使用 Outlook 发送和接收 InfoPath 电子邮件表单的简介

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本文内容

InfoPath 电子邮件表单简介

使用 InfoPath 电子邮件表单的先决条件

InfoPath 电子邮件表单简介

如果您已经使用 Microsoft Office InfoPath 表单的任务,例如提交每周状态报告,如果您使用Microsoft Office Outlook 2007管理电子邮件,可以帮助 InfoPath 电子邮件表单简化使用协作和共享数据的过程。这是因为您可以打开,填写,然后提交 InfoPath 表单从内Office Outlook 2007,而不必打开 InfoPath。如果您收到 InfoPath 电子邮件表单,可以回复、 转发它,并将其存储,就像使用任何其他项目中Office Outlook 2007。

有关 InfoPath 表单和表单模板

InfoPath 是使用 open XML 标准为用户提供灵活尚未结构化的方式来收集数据的程序。InfoPath 基于 XML 标准,因为在组织中可重用使用 InfoPath 表单收集的数据。数据保存在零用金报销单表单中,例如,可以访问和突出显示的部门的预算趋势的网页上显示。

当窗体设计器创建新的 InfoPath 表单时,他或她实际创建所谓的表单模板。表单模板定义数据结构、 外观和行为的用户填写的窗体。思考的表单模板作为蓝图 — 使用户能够创建使用和存储方式相同的数据的新窗体的起始点。由于之前,您可以填写表单,必须用表单模板,表单模板必须部署到位置可以访问这些用户的位置。表单模板的常用部署到共享的文件夹、 Web 服务器或Windows SharePoint Services 3.0或 Microsoft Windows SharePoint Services 2.0 网站库如公司网络上的位置。

如果用户有权访问存储表单模板的位置,他们可以填写基于该模板使用 InfoPath、 Web 浏览器、 移动设备或Office Outlook 2007窗体。是否窗体可以填写使用 InfoPath 或其他方法之一取决于多种因素,包括设计表单模板和部署方式。例如,可以在浏览器中填写,必须将窗体设计为在浏览器中运行,必须将表单模板中的窗体部署到服务器运行InfoPath Forms Services。

可以使用 InfoPath 电子邮件表单共享您自己的数据或从其他 Office Outlook 2007 用户那里收集数据。

使用 InfoPath 电子邮件表单共享数据

您可以使用 InfoPath 电子邮件表单共享数据。例如,如果您当前在 InfoPath 中填写每周状态报告,然后将完成的表单以电子邮件附件的形式发送给经理,则您可以使用 Office Outlook 2007 简化此过程。以 InfoPath 电子邮件表单的形式将状态报告从其发布位置打开,对表单进行填写,然后使用 Office Outlook 2007 将数据发送给您的经理 - 所有这些操作都不用打开 InfoPath。此外,如果将表单配置为将数据提交到某个数据源,通过使用 Outlook 提交表单即会将数据发送到该数据源。提交数据之后,您可以根据需要将 InfoPath 电子邮件表单的一个副本及其所含数据保存在当前文件夹中。 

使用 InfoPath 电子邮件表单收集数据

您可以使用 InfoPath 电子邮件表单从其他人那里收集数据。例如,如果您是一位经理,每周会向您的团队发送一封电子邮件来提醒他们填写零用金报销单表单,您可以使用 Office Outlook 2007 以 InfoPath 电子邮件表单的形式发送零用金报销单表单。如果您的团队成员在提交数据时将您的电子邮件地址添加到 InfoPath 电子邮件表单的“收件人”框中,您将会在 Office Outlook 2007 收件箱中收到他们的零用金报销单表单的副本。在使用 InfoPath 电子邮件表单收集数据时,您还可以通过执行下列任务来管理数据:

  • 将数据存储在文件夹中    在 Office Outlook 2007 中,您可以使用一种新类型的文件夹(称为“InfoPath 表单”文件夹)来存储相关 Office InfoPath 2007 表单的集合。例如,如果使用 Office Outlook 2007 从您的团队成员那里收集状态报告表单,您可以将完成的状态报告存储在收件箱中的“InfoPath 表单”文件夹中。您还可以选择在该文件夹中按列显示每个表单的数据。这样,将可以对多个表单中的数据进行快速分组、筛选和排序。

    必须将表单的表单模板配置为使用属性升级,然后才能在“InfoPath 表单”文件夹的视图中显示该表单中的数据。属性升级使表单中的域能够在 Office Outlook 2007 的“InfoPath 表单”文件夹中或在运行 Windows SharePoint Services 3.0 或 InfoPath Forms Services 的服务器上显示值。只有表单模板设计者才能通过使用 InfoPath 为表单模板启用属性升级。

  • 合并数据    可以将多个 InfoPath 电子邮件表单中的数据合并到一个表单中。例如,如果使用 Office Outlook 2007 从您的团队成员那里收集状态报告表单,您可以为您的经理将这些表单中的数据合并到一个汇总表单中。

  • 导出数据    如果想要对表单数据进行详细分析,您可以将其从 Outlook 中的表单文件夹导出到 Microsoft Office Excel 2007 工作簿。您也可以将单独的 InfoPath 电子邮件表单以 .xml 文件的形式导出到桌面。

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使用 InfoPath 电子邮件表单的先决条件

要成功使用 InfoPath 电子邮件表单,应确保您以及与您协同工作的人员均安装和配置了正确的软件。

安装先决条件

若要发送或接收 InfoPath 电子邮件表单中Microsoft Office Outlook 2007, Microsoft Office InfoPath 2007必须安装在计算机上,并且必须配置Office Outlook 2007发送和接收 InfoPath 电子邮件表单。如果您有在您的计算机上安装这些程序并Office Outlook 2007被配置为发送 InfoPath 电子邮件表单,但不是真正的收件人的 InfoPath 电子邮件表单,您发送的窗体将向这些收件人显示为电子邮件附件。收件人可以保存的附件的窗体,然后使用 InfoPath 中打开它们。默认情况下, Office Outlook 2007配置发送和接收 InfoPath 电子邮件表单。若要打开 InfoPath 电子邮件表单打开或关闭Office Outlook 2007选项对话框中,单击高级选项其他选项卡,然后选择或清除高级选项对话框中的启用 InfoPath 电子邮件表单复选框。

收件人的安装先决条件

如果您的 InfoPath 电子邮件表单的收件人不Microsoft Office Outlook 2007和Microsoft Office InfoPath 2007安装和配置为使用 InfoPath 电子邮件表单,他们将收到电子邮件包含 HTML 表示的默认窗体视图中,而 InfoPath 表单将附加到电子邮件。如果收件人有早期版本的 InfoPath 安装,和窗体中包含向后兼容性功能,他们可以保存附加的窗体文件,并且使用早期版本的 InfoPath 打开它。

表单模板相关性

如果您希望用户填写 InfoPath 电子邮件表单并提交给您的数据和窗体的关联的表单模板未存储在您的用户可以访问共享位置,您可以通过单击邮件选项任务窗格中的包含表单模板选项包括具有 InfoPath 电子邮件表单的表单模板。转发 InfoPath 电子邮件表单或答复,或将其发送通过单击提交窗体上时,将显示任务窗格。或者,您可以发送表单的只读版本。

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