使用 Office 365 组,而不是网站邮箱

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许多组织已使用网站邮箱作为其协作工具的选项。附带公用邮箱来协调和存储工作组或项目相关的电子邮件在一个位置和 SharePoint 网站来存储您常用的所有文件。但是,数年以来,人员合作的方式已发生更改,如客户已请求促进协作的更多的活动窗体的解决方案。因此,我们已否决网站邮箱,并鼓励可以移动到 Office 365 组其提供更丰富的协作体验。

有关该决定详细信息,请参阅网站邮箱弃用

在 Office 365 中的组中,可以选择您想要与协作,并轻松地设置为这些用户共享资源的集合的人员的一组。您不必担心手动将权限分配给所有这些资源,因为不提供添加到组的成员自动为其提供他们需要工具组的权限。

Office 365 组超越网站邮箱提供,包括:

  • 来宾访问-您无法人员提供您的组织访问外部网站邮箱。使用组中,您可以提供来宾访问电子邮件对话、 文件和甚至共享的 OneNote 笔记本。

  • 共享收件箱-传统上拥有邮箱中的对话会发生的位置。此共享收件箱是完全可搜索的因此在其创建组的邮件的生活存档。可以搜索组新手,或滚动浏览历史记录,以获取快速在已交流的内容与组以前加快返回。

  • 共享的文件库-您的组具有 SharePoint 文件库可以存储、 共享和协作处理文档、 工作簿、 演示文稿、 图像或任何其他类型的文件时需要处理您的用户。

  • 共享的日历-你的组获取共享的日历发布与组相关的事件。每个成员都具有订阅了组是自动邀请发送到日历,因此如果他们希望这些事件也会出现在其 Office 365 日历事件。

  • 共享的 OneNote 笔记本中的组自动具有共享的 OneNote 笔记本组成员可以收集和协作处理信息的位置。多个组使用笔记本的常见问题和其他资源创建居住 wiki。

  • 内容是发现-在 Outlook 中的组是公共的默认情况下,这意味着它们是您的组织中的其他人可以发现和加入或查看的组中的资料轻松您组织中。更多敏感组的内容时,您可以切换为私有,组中的隐藏内容从非成员并要求组所有者审批任何请求加入。

  • 自助服务创建-管理员不必糟糕通过从用户的请求创建组。根据需要用户可以创建自己的组。如果您希望的控制您的组织中的哪些用户可以创建组,请参阅控制哪些人可以创建 Office 365 组

目录管理

保留您在控件下的目录是每个管理员的问题。以下是一些 Office 365 组提供,以便更方便的工具:

  • 命名策略-命名策略允许您定义的内容,和不可用,可以接受组名称。向组授予亵渎或禁止名称,防止用户。此外,您可以强制实施公司标准前缀或后缀为组名称。

  • 动态成员身份的动态成员身份允许您设置的规则,其中添加 (或删除) 基于元数据 (例如所在的部门或角色) 在您的 active directory 组成员的组成员身份。

  • 隐藏组的成员身份-如果您有想要机密,例如,如果成员学生您组的成员身份列表的原因,您可以隐藏外部方成员列表。

  • 创建权限-有可能是您不希望用户能够创建新组的组织中的某些人。有多种方法来管理创建目录中的权限。

  • 审核日志-您可以拥有多个 confidence 允许用户创建组和管理组成员身份,因为 Office 365 组审核日志允许您创建或删除特定组或用户对组的成员身份所做的更改跟踪。

传递管理

传递管理提供一些方法来处理如何发送或接收组的邮件。此外,可以使用一些工具监控这些邮件流。

  • 形式发送或代表发送-这些设置允许发送电子邮件,就像它们来自指定的用户或代表,组中。

  • 发件人限制-这些设置允许您控制可以向组发送邮件。可以将组配置为允许从外部方,电子邮件,但您可能想要的限制为只有特定外部方。

  • 外部用户支持-邀请来宾向您可以选择让他们的组中的电子邮件对话中包含的组。

  • 传输规则-与它们的 Exchange 传输规则工作的组。规则可以查找符合特定条件,然后可对这些邮件的邮件。

  • 邮件提醒-邮件提醒是他们正在撰写邮件时,向用户显示的信息性消息。有助于减少 Ndr 警告用户其邮件是否可能会转到外部方,或超过消息配额。

  • 多个代理地址的一组可以有别名,就像用户邮箱。其他代理地址可以方便接受邮件发送到这些其他别名或使其更容易到达具有一个 long 类型的组或难于拼写的名称。

  • 最大发送/接收大小-这些配额有助于减少问题与组接收 (或发送) 非常大的邮件以更好地管理存储和带宽要求。

内容策略

Office 365 还提供了一些工具来管理获取共享您的组中的内容的类型。

使用指南-能够为 Office 365 组定义使用指南,以使用户了解帮助保留其组有效,并让他们在内部内容策略的最佳做法。示例,请参阅:使用 Microsoft 客户和合作伙伴的指南

数据分类-您能够创建允许的组策略类型分离的 Office 365 组的可自定义数据分类系统 (例如,"未分类,""公司机密"或"最高机密")。这种方式,您的组可能出现在您的组织中的其他内容的策略。可扩展策略允许您的组织配置只要创建或更改一组称为终结点,然后可以实现您自己的组创建的策略,或更改。

我们为什么进行此更改?

网站邮箱鼓励协作的被动形式。使用协作变得更为重要的现代团队,我们的客户越来越已经在要求提供更多的活动的协作体验的解决方案。因此,我们决定要撤销网站邮箱并将升级组的用法。

开始使用组非常简单,并且您可以安装和运行的分钟数。

创建 SharePoint Online 工作组网站的附带了 Office 365 组中,通过执行下列步骤:

  1. 请转到 SharePoint Online。您可以通过登录到您在https://www.office.com的 Office 365 门户,然后单击应用启动器在浏览器的右上角中那里获取。

  2. 单击+ 创建网站的 SharePoint 主页上,选择工作组网站

  3. 输入新的工作组网站名称和说明,在弹出的窗格中。填写您的组织要求,并单击下一步其他字段。

  4. 添加到下窗格中的网站的所有者和成员,然后单击完成。您可以选择添加相同的成员属于您经典体验工作组网站。

新创建的 SharePoint Online 工作组网站已准备好使用。有关详细信息,请参阅创建 SharePoint Online 中的工作组网站

若要访问您的组,单击应用启动器,然后转到邮件。在文件夹下的选项卡上,您将找到并为您使用 SharePoint 上的网站名称相同的名称创建组。此组托管在一个对话空格,这将从 SharePoint 网站、 组日历和笔记本,也可以从 SharePoint 网站中查看使快速查看文档页面的文件选项卡的形式共享的邮箱。

现在您可以使用组。

什么是我的现有网站邮箱?

我们理解您的一些可能会在您的网站邮箱的所需的操作的连续性具有关键数据。您现有的网站邮箱将继续像以前一样操作目前。

如果我使用的 Project Online?

如果您是Project Online的客户将无法连接到 SharePoint Online 工作组网站。但是,您可以继续使用经典体验的项目工作组网站,这会继续工作,减去的能力来创建新的网站邮箱。如果您需要网站以及邮件解决方案,我们建议您创建新的 Office 365 组并为电子邮件中使用它。更多详细信息,请参阅在 Outlook 中的组创建

我们正在处理的长期解决方案,并将通知您有一个解决方案后。

下一步是什么?

在 11 月,我们将具有将帮助您连接到 Office 365 组您现有的 SharePoint 工作组网站的过程。这将不必从头开始创建新的 SharePoint Online 工作组网站。更多详细信息,请参阅新 SharePoint 和加速您数字转换 OneDrive 功能。与此同时我们建议您要用于组的所有方案,您可能已经创建新的网站邮箱。

更多信息

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这篇文章上次更新 2017 年 8 月第二个,因您的批注。如果找到此信息非常有用,并特别如果没有,请使用下面的反馈控件,让我们了解如何可以使其更好。

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