使用 Microsoft Query 检索外部数据

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您可以使用 Microsoft Query 检索外部来源的数据。通过使用 Microsoft Query 检索数据从您的公司数据库和文件,您不必重新键入您想要在 Excel 中分析的数据。使用新信息更新数据库时,您还可以刷新 Excel 报表和自动从原始源数据库的摘要。

使用 Microsoft Query 可以连接到外部数据源、 选择从这些外部源的数据,该数据导入到您的工作表和刷新的数据,根据需要以使外部源中的数据与同步工作表数据。

您可以访问的数据库的类型    您可以从多种类型的数据库,包括 Microsoft Office Access、 Microsoft SQL Server,和 Microsoft SQL Server OLAP 服务检索数据。您还可以从 Excel 工作簿和文本文件检索数据。

Microsoft Office 提供了可用于从下列数据源检索数据的驱动因素:

  • Microsoft SQL Server Analysis Services (OLAP 提供程序)

  • Microsoft Office Access

  • dBASE

  • Microsoft FoxPro

  • Microsoft Office Excel

  • Oracle

  • 困境

  • 文本文件数据库

您也可以使用 ODBC 驱动程序或其他制造商提供的数据源驱动程序此处未列出,包括其他类型的 OLAP 数据库的数据源检索信息。有关安装的 ODBC 驱动程序或未在此处列出的数据源驱动程序的信息,查看数据库中的文档或联系您的数据库供应商。

选择数据库中的数据    通过创建查询,这是问题您提出的有关存储在外部数据库中的数据,可以从数据库检索数据。例如,如果您的数据存储在 Access 数据库中,您可能想知道的产品和地区的销售额。您可以通过选择仅的产品和地区要分析的数据检索数据的一部分。

使用 Microsoft Query,您可以选择您希望和仅数据导入 Excel 的数据的列。

更新您的工作表在一个操作    外部数据的 Excel 工作簿中后,每当您的数据库更改,您可以刷新更新您的分析的数据,而无需重新创建汇总报表和图表。例如,您可以创建每月的销售汇总并刷新它每个月中新的销售数据的情形。

Query 如何使用数据源    设置特定数据库的数据源后,您可以使用它当您想要创建的查询以选择,然后从该数据库检索数据,而不必重新键入所有连接信息。Microsoft Query 使用数据源连接到外部数据库并显示您的数据才可用。创建您的查询并返回到 Excel 数据后,Microsoft Query 提供了使用查询和数据源信息的 Excel 工作簿,以便您可以重新连接到数据库时要刷新的数据。

Query 如何使用数据源的图示

将外部数据导入 Excel Microsoft Query 与使用 Microsoft Query 导入数据   ,请按照以下基本步骤,其中每个以下各节中的更详细地介绍。

什么是数据源?    数据源是信息的一组存储允许 Excel 和 Microsoft Query 连接到外部数据库。当您使用 Microsoft Query 设置数据源时,您的数据源命名,,然后提供名称和位置的数据库或服务器、 数据库和登录和密码信息的类型。信息还包括 OBDC 驱动程序或数据源驱动程序,这是对特定类型的数据库连接的程序的名称。

若要通过使用 Microsoft Query 设置数据源:

  1. 数据选项卡上的获取外部数据组中,单击从其他源,然后单击来自 Microsoft Query

  2. 执行下列操作之一:

    • 若要指定数据库、 文本文件或 Excel 工作簿的数据源,请单击数据库选项卡。

    • 若要指定 OLAP 多维数据集数据源,请单击OLAP 多维数据集选项卡。此选项卡是从 Excel 运行 Microsoft Query 才可用。

  3. 双击< 新数据源 >

    - 或 -

    单击< 新数据源 >,然后单击确定

    将显示创建新的数据源对话框。

  4. 在步骤 1 中,键入一个名称来标识数据源。

  5. 在步骤 2 中,单击要用作数据源的数据库类型的驱动程序。

    注释: 

    • 如果您想要访问外部数据库不支持通过使用 Microsoft Query 安装的 ODBC 驱动程序,则您需要获取并从第三方供应商,如的制造商安装 Microsoft Office 兼容的 ODBC 驱动程序数据库。与数据库供应商联系的安装说明。

    • OLAP 数据库不需要的 ODBC 驱动程序。安装 Microsoft Query 时,将为使用 Microsoft SQL Server Analysis Services 创建的数据库安装驱动程序。若要连接到其他 OLAP 数据库,需要安装数据源驱动程序和客户端软件。

  6. 单击连接,然后提供连接到数据源所需的信息。数据库、 Excel 工作簿和文本文件,为您提供的信息取决于所选数据源的类型。可能会要求您提供的登录名称、 密码、 正在使用的数据库、 数据库的位置或针对特定类型的数据库的其他信息的版本。

    重要: 

    • 使用由大写字母、小写字母、数字和符号组合的强密码。弱密码不混合使用这些元素。例如,Y6dh!et5 是强密码;House27 是弱密码。密码长度应大于等于 8 个字符。最好使用包括 14 个或更多个字符的密码。

    • 记住密码是非常重要的。如果您忘记了密码,Microsoft 无法为您找回。请将记好的密码保存在安全位置,远离密码所要保护的信息。

  7. 输入所需的信息之后,单击确定完成以返回到创建新的数据源对话框中。

  8. 如果您的数据库具有表,并且您希望特定表自动显示在查询向导中,单击框中的步骤 4,,然后单击所需的表。

  9. 如果您不想要使用的数据源时,键入您的登录名和密码,,选择在数据源定义保存我的用户 ID 和密码复选框。未加密保存的密码。如果该复选框不可用,请参阅您的数据库管理员联系,以决定是否可以将此选项可用。

    安全注释 : 避免连接到数据源时保存登录信息。此信息可能存储为纯文本和恶意用户无法访问破坏安全性的数据源的信息。

完成这些步骤后,您的数据源的名称显示在选择数据源对话框。

使用查询向导的大多数查询    查询向导更加方便地选择并组合数据从不同表和数据库中的字段。使用查询向导中,您可以选择表和要包含的字段。当向导识别一个表中的主键字段和第二个表中的相同名称与字段时,将自动创建内部联接 (指定两个表中的行的组合查询操作基于相同的字段值)。

结果集进行排序,并执行简单的筛选,您还可以使用该向导。在向导的最后一步,您可以选择将数据返回到 Excel 中,或进一步优化 Microsoft Query 中的查询。创建查询后,您可以运行它可能是 Excel 或 Microsoft Query 中。

若要开始查询向导,请执行以下步骤。

  1. 数据选项卡上的获取外部数据组中,单击从其他源,然后单击来自 Microsoft Query

  2. 选择数据源对话框中,请确保选中使用查询向导来创建/编辑查询复选框。

  3. 双击要使用的数据源。

    - 或 -

    单击所需的数据源,然后单击确定

直接在 Microsoft Query 的其他类型的查询中的工作    如果您想要创建更复杂的查询不是查询向导允许,您可以直接在 Microsoft Query 中进行处理。若要查看和更改您开始在查询向导中创建,或您可以不使用向导创建新查询的查询,您可以使用 Microsoft Query。工时直接在 Microsoft Query 当您想要创建的查询,请执行下列操作:

  • 选择字段中的特定数据    在大型数据库中,您可能希望在字段中选择的某些数据并省略不需要的数据。例如,如果您需要为两个字段包含许多产品的信息中的产品的数据,您可以使用条件选择仅两个产品所需的数据。

  • 根据不同条件每次运行查询检索数据    如果您需要创建相同的 Excel 报表或多个区域的摘要中相同的外部数据-如单独为每个地区销售报表,您可以创建参数查询。运行参数查询时,系统会提示查询选择记录时,将用作条件的值。例如,参数查询可能会提示您输入的特定区域,然后就可以重复使用此查询创建每个地区销售报表。

  • 加入数据不同的方式    查询向导创建的内部联接是联接的最常见的用于创建查询类型。有时,但是,您希望使用不同类型的联接。例如,如果您有产品销售信息表格和客户信息的表格,内部联接 (通过查询向导创建的类型) 将会阻止检索客户记录有未进行购买的客户。使用 Microsoft Query,您可以加入,以便检索所有客户记录时,对于已购买的那些客户的销售数据以及这些表。

若要开始 Microsoft Query,请执行以下步骤。

  1. 数据选项卡上的获取外部数据组中,单击从其他源,然后单击来自 Microsoft Query

  2. 选择数据源对话框中,请确保已清除使用查询向导来创建/编辑查询复选框。

  3. 双击要使用的数据源。

    - 或 -

    单击所需的数据源,然后单击确定

重复使用和共享查询    在查询向导和 Microsoft Query 中,您可以为.dqy,您可以修改、 重用和共享该文件保存您的查询。Excel 可以.dqy 直接打开文件,这样,您或其他用户从同一个查询中创建其他外部数据区域。

若要从 Excel 中打开已保存的查询:

  1. 数据选项卡上的获取外部数据组中,单击从其他源,然后单击来自 Microsoft Query。将显示选择数据源对话框。

  2. 选择数据源对话框中,单击查询选项卡。

  3. 双击要打开已保存的查询。查询将显示在 Microsoft Query。

如果您要打开已保存的查询,Microsoft Query 已打开,单击 Microsoft Query文件菜单,然后单击打开

如果双击.dqy 文件时,Excel 将打开、 运行查询,和新的工作表中插入结果。

如果您想要共享的 Excel 汇总或基于外部数据的报表,您可以授予其他用户的工作簿包含外部数据区域,也可以创建模板。模板允许您保存外部数据,以使文件更小的情况下保存汇总或报表。当用户打开的报告模板检索外部数据。

在查询向导或 Microsoft Query 创建查询后,您可以返回到 Excel 工作表的数据。数据会变为外部数据区域或数据透视表 ,您可以设置格式和刷新。

格式检索数据    在 Excel 中,您可以使用工具,如图表或自动分类汇总,显示并汇总 Microsoft Query 检索的数据。您可以设置格式的数据,并刷新外部数据时保留您的格式。您可以使用您自己的列标签,而不是字段名称,并自动添加行号。

Excel 可以自动设置格式的结尾处键入的新数据的区域以匹配前面的行。Excel 还可以自动复制公式的重复前面的行中,并将它们扩展到其他行。

注意: 为了能扩展到区域中的新行,必须出现在五个前面的行中的至少三个格式和公式。

您可以打开此选项 (或关闭再次) 随时:

  1. 单击“文件”>“选项”>“高级”。

    在Excel 2007: 单击Microsoft Office 按钮 Office 按钮图像 ,单击Excel 选项,然后单击高级类别。

  2. 编辑选项部分中,选择扩展数据区域格式和公式检查。若要关闭自动数据区域格式再次,请清除此复选框。

刷新外部数据    刷新外部数据时,当您运行查询检索满足指定条件的任何新的或更改数据。您可以刷新 Microsoft Query 和 Excel 中的查询。Excel 提供了用于刷新查询,包括您打开工作簿时刷新数据和定期自动刷新的多个选项。您可以继续在 Excel 中工作时刷新数据时,并且正在刷新数据时,您也可以检查状态。有关详细信息,请参阅刷新连接 (导入) 的数据

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