使用 Excel 电子表格进行邮件合并

使用 Excel 电子表格进行邮件合并

邮件合并用于一次性创建多个文档。这些文档具有相同的布局、格式设置、文本和图形。每个文档只有某些特定部分有所不同,具有个性化内容。可以通过批量使用标签信函信封电子邮件等邮件合并选项创建 Word 文档。邮件合并过程中涉及三个文档:

  • 主文档

  • 数据源

  • 合并后的文档

可以通过培训课程中包含的以下视频了解如何将 Excel 数据用于邮件合并:提升邮件合并级别

步骤 1:在 Excel 中准备用于邮件合并的数据

邮件合并过程最重要的步骤是设置并准备数据。Excel 电子表格将作为收件人列表的数据源。

下面是为邮件合并准备数据的一些提示。确保:

  • 电子表格中的列名与要在邮件合并中插入的域名匹配。例如,要按照文档中读者的名字向他们发送邮件,请确保姓氏和名字有单独的列。

  • 要合并的所有数据都位于电子表格的第一个工作表中。

  • 电子表格中包含百分比、货币和邮政编码的数据项格式正确,以便 Word 可以正确读取其值。

  • 邮件合并中要使用的 Excel 电子表格存储在本地计算机上。

  • 在将电子表格连接到 Word 中的邮件合并文档之前,完成对电子表格的更改或内容添加。

注释: 

步骤 2:开始邮件合并

  1. 在 Word 中,选择“文件”>“新建”>“空白文档”。

  2. 在“邮件”选项卡上的“开始邮件合并”组中,选择“开始邮件合并”,然后选择要运行的合并类型。

    Word 中“邮件”选项卡的屏幕截图,显示“开始邮件合并”命令和要运行的合并类型可用选项列表。

  3. 选择“选择收件人”>“使用现有列表”。

    Word 中“邮件”选项卡的屏幕截图,显示“选择收件人”命令,并选中“使用现有列表”选项。

  4. 浏览到 Excel 电子表格,然后选择“打开”。

  5. 如果 Word 发出提示,请选择“Sheet1$”>“确定”。

    注意: 现在,Excel 电子表格已连接到在 Word 中创建的邮件合并文档。


编辑邮件列表

可以限制接收邮件的人员。

  1. 选择“编辑收件人列表”。

    Word 中“邮件”选项卡的屏幕截图,显示“编辑收件人列表”命令处于高亮状态。

  2. 如果不希望某人收到邮件,可在“邮件合并收件人”对话框中取消选中其姓名旁边的复选框。

    通过选中复选框选择行

    注意: 还可以对列表进行排序或筛选,以便更容易找到姓名和地址。有关对各项目进行排序和筛选的详细信息,请参阅邮件合并数据的排序和筛选

步骤 3:插入合并域

可以插入一个或多个邮件合并域,将电子表格中的信息提取到文档中。

插入信封、标签、电子邮件或信函的地址块

  1. 在“邮件”选项卡上的“编写和插入域”组中,选择“地址块”。

    插入“地址块”合并域

  2. 在“插入地址块”对话框中,选择收件人姓名的格式,信封上将按该格式显示收件人姓名。

    地址块选项

  3. 选择“确定”。

  4. 单击“文件”>“保存”。

在电子邮件或信函中插入问候语

  1. 在“邮件”选项卡上的“编写和插入域”组中,选择“问候语”。

    Word 中“邮件”选项卡的屏幕截图,显示“问候语”命令处于高亮状态。

  2. 在“插入问候语”对话框中,执行下列操作:

    • 在“问候语格式”下,如果需要更改称呼,请选择问候语(默认为“Dear”),还可更改收件人姓名的格式以及结束标点符号(默认设置是逗号)。

      然后

    • 在“应用于无效收件人名称的问候语”下,在称呼列表中选择一个选项。

  3. 选择“确定”。

  4. 单击“文件”>“保存”。

将电子表格中的数据插入电子邮件或信函

  1. 在“邮件”选项卡上的“编写和插入域”组中,选择“插入合并域”。

  2. 在“插入合并域”对话框中的“”下,选择域名(电子表格中的列名),然后选择“插入”。

  3. 根据需要重复步骤 2,然后在完成时选择“关闭”。

  4. 单击“文件”>“保存”。

有关从电子表格向合并文档添加域的详细信息,请参阅插入邮件合并域。如果想要深入了解设置电子邮件的选项,请参阅 Word 中的电子邮件合并

步骤 4:预览并完成邮件合并

插入所需合并域后,预览结果并确认内容正确,然后准备完成合并过程。

  1. 在“邮件”选项卡上,选择“预览结果”。

    Word 中“邮件”选项卡的屏幕截图,显示“预览结果”组。

  2. 选择“下一记录“下一条记录”按钮,针对的是邮件合并预览结果 或“上一记录“上一条记录”按钮,针对的是邮件合并预览结果 按钮,浏览数据源中的记录,并查看记录在文档中的显示方式。

  3. 在“完成”组中选择“完成并合并”,然后选择“打印文档”或“发送电子邮件”。

    Word 中“邮件”选项卡的屏幕截图,显示“完成并合并​​”命令及其选项。

步骤 5:保存邮件合并

保存邮件合并文档时,该文档会保持连接到数据源。下次群发邮件时可以再次使用该邮件合并文档。

  • 打开邮件合并文档,然后在 Word 提示保留该连接时选择“”。

另请参阅

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