使用 Excel 电子表格进行邮件合并

下面是为邮件合并准备 Excel 电子表格的一些提示。 确保:

  • 电子表格中的列名与要在邮件合并中插入的域名匹配。 例如,若要按照文档中读者的名字来称呼他们,则需要让姓氏和名字各使用单独的列。

  • 要合并的所有数据都位于电子表格的第一个工作表中。

  • 电子表格中包含百分比、货币和邮政编码的数据项格式正确,以便 Word 可以正确读取其值。

  • 邮件合并中要使用的 Excel 电子表格存储在本地计算机上。

  • 在将电子表格连接到 Word 中的邮件合并文档之前,完成对电子表格的更改或内容添加。

注意: 

连接和编辑邮寄列表

连接到数据源。 有关详细信息,请参阅可用于邮件合并的数据源

编辑邮寄列表

  1. 选择“编辑收件人列表”。

    Word 中“邮件”选项卡的屏幕截图,显示“编辑收件人列表”命令处于高亮状态。

  2. 如果不希望某人收到邮件,可在“邮件合并收件人”中取消选中其姓名旁边的复选框。

    通过选中复选框选择行

    注意: 还可对列表进行排序或筛选,以便更容易找到姓名和地址。 有关详细信息,请参阅对用于邮件合并的数据进行排序筛选用于邮件合并的数据

可以插入一个或多个邮件合并域,将电子表格中的信息提取到文档中。

在信封、标签、电子邮件或信函上插入合并域

  1. 转到“邮件”>“地址块”。

    插入“地址块”合并域

    有关详细信息,请参阅插入地址块

  2. 若要添加问候语,请选择“问候语”。

    Word 中“邮件”选项卡的屏幕截图,显示“问候语”命令处于高亮状态。

    有关详细信息,请参阅插入问候语

  3. 若要添加其他合并域(例如发票编号),请参阅插入邮件合并域

  4. 选择“确定”。

  5. 单击“文件”>“保存”。

如果想要深入了解设置电子邮件的选项,请参阅 Word 中的电子邮件合并

插入所需的合并域后,预览结果,确认内容是否正常。 然后,你就可以完成合并过程了。

  1. 转到“邮件”>“预览结果”。

    Word 中“邮件”选项卡的屏幕截图,显示“预览结果”组。

  2. 选择“下一记录“下一条记录”按钮,针对的是邮件合并预览结果 或“上一记录“上一条记录”按钮,针对的是邮件合并预览结果 ,浏览数据源中的记录,并查看记录在文档中的显示方式。

  3. 转到“完成并合并”>“打印文档”或“发送电子邮件”。

    Word 中“邮件”选项卡的屏幕截图,显示“完成并合并​​”命令及其选项。

保存邮件合并文档时,该文档会保持连接到数据源。 下次群发邮件时可以再次使用该邮件合并文档。

  • 打开邮件合并文档,然后在 Word 提示保留该连接时选择“”。

下面是为邮件合并准备 Excel 电子表格的一些提示。 确保:

  • 电子表格中的列名与要在邮件合并中插入的域名匹配。 例如,若要按照文档中读者的名字来称呼他们,则需要让姓氏和名字各使用单独的列。

  • 要合并的所有数据都位于电子表格的第一个工作表中。

  • 电子表格中包含百分比、货币和邮政编码的数据项格式正确,以便 Word 可以正确读取其值。

  • 邮件合并中要使用的 Excel 电子表格存储在本地计算机上。

  • 在将电子表格连接到 Word 中的邮件合并文档之前,完成对电子表格的更改或内容添加。

有关详细信息,请参阅准备 Excel 数据源,以便在 Word 中进行邮件合并

连接和编辑邮寄列表

连接到数据源。 有关详细信息,请参阅可用于邮件合并的数据源

  1. 选择“编辑收件人列表”。

    有关详细信息,请参阅邮件合并:编辑收件人

    有关排序和筛选的详细信息,请参阅对用于邮件合并的数据进行排序筛选用于邮件合并的数据

  2. 选择“确定”。

可以插入一个或多个邮件合并域,将电子表格中的信息提取到文档中。

  1. 转到“邮件”>“插入合并域”。

  2. 添加所需的域。

  3. 必要时重复步骤 1 和 2。

  4. 单击“文件”>“保存”。

如果想要深入了解设置电子邮件的选项,请参阅 Word 中的电子邮件合并

插入所需的合并域后,预览结果,确认内容是否正常。 然后,你就可以完成合并过程了。

  1. 转到“邮件”>“预览结果”。

  2. 选择“下一记录”或“上一记录”,浏览数据源中的记录,并查看记录在文档中的显示方式。

  3. 转到“完成并合并”>“打印文档”或“合并到电子邮件”。

保存邮件合并文档时,该文档会保持连接到数据源。 下次群发邮件时可以再次使用该邮件合并文档。

  • 打开邮件合并文档,然后在 Word 提示保留该连接时选择“”。

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