使用 Excel 中使用 Access 的 10 大理由

重要:  本文是由机器翻译的,请参阅免责声明。请在 此处 中查找本文的英文版本以便参考。

在使用 Office 产品系列时,您应该使用 Excel 也应使用 Access 管理表格式数据?助理文章,使用 Access 或 Excel 管理数据,讨论他们带来的一切和每个产品的好处。但为什么选择一个或另一个之间?如果您在 Access 中存储数据,并从 Excel 连接到它,您将获得的好处。下面是为什么一起使用 Excel 和 Access 使大量有意义的十个原因。

即使 Excel 不是一个数据库,广泛用于存储数据,并通常用于解决简单的数据库的问题。但是,Excel 可以平面文件数据库,而不是关系数据库。简单的表格需要发展为相关数据的多个表,请访问时,信息工作者可以快速创建的数据库应用程序的第一个选项。Access 一直极好"数据登陆拨号盘"用于收集和合并不同数据的整个企业级、 其所在的 Excel 工作簿内的空间。Access 数据后,您可以添加更多表和联接它们、 创建查询 (或数据的视图)、 设置数据结构和定义以帮助确保数据完整性、 共享和更新多个用户,之间的数据的数据类型和创建功能强大的报表和窗体。

Excel 的简单的电子表格布局,与 Access 组织方式可能令人望而生畏的多个相互关联对象与最初。但是,您不必是专家也可使用 Access。访问适用于所有类型的用户,并仅就需要转携带数据。

一次,返回剥落访问图层。

访问图层

1.使用 Access 中的三种方法: 作为偶尔的用户、 超级用户或开发人员。

2.表、 查询、 窗体和报表相互依赖和构成数据库应用程序的核心。

3.偶尔用户拥有以便快速完成的作业向导、 属性生成器、 Office Fluent 用户界面和类似于 Excel 的功能。

4.power 用户拥有宏、 属性窗格中,表达式和数据库设计工具更深入地并执行更多操作。

5.开发人员可以使用模块和开发 VBA 代码创建自定义数据库解决方案和部署运行时应用程序。

将 excel 数据复制到 access

若要开始的好方法是将数据从 Excel 复制到 Access。您可以创建 Access 表并将其显示在数据表视图,密切类似于 Excel 工作表。您可以执行常见的表创建任务,例如在数据表视图中定义数据类型、 字段名称,或新字段、 右侧。例如,如果您在空白字段中输入日期,Access 会设置日期/时间数据类型为该字段。如果您输入文本,如名称,Access 将适用于字段的文本数据类型。如果您想要移动的字段,只需单击并拖动它。

将数据从 Excel 复制并粘贴到 Access,您不甚至需要首先,创建一个表,或在数据表视图中打开表。Access 会自动将询问您是否数据具有标题,使良好猜测在使用正确的数据类型,并创建 Access 表。无法很简单。

有关详细信息,请参阅打开空白数据表

将 excel 数据链接到 access

一个好处的 Excel 和 Access 的最简单方法是要链接到 Access 表的 Excel 工作表。当您打算将数据保存在 Excel 中,但还定期利用许多访问功能,如报告和查询的一些,请使用 Access 链接。在 Access 中,而不是从 Excel 的数据的链接。

Access 支持创建数据库表的两种本质上不同方法。用户可以创建新的本机表格,以将数据存储在 Access 数据库中,或他们可以创建链接到 Access 数据库之外的现有数据。链接表中的数据的外观和行为在许多方面,就像本机表一样。链接表管理器向导可帮助您跟踪、 查找和更新 Excel 工作表或如果将其他数据源和链接分页符。

链接到 Excel 工作表或命名的区域时,Access 将创建一个链接到 Excel 数据的新表。如果您想要添加、 编辑或删除数据,您在 Excel 中,进行的更改并将 Access 表中的数据刷新 (或重新查询)。但是,不能编辑在 Access 中表格的内容。链接到 Excel 数据,您可以在 Access 中创建报表、 查询和只读窗体。

有关详细信息,请参阅导入或链接到 Excel 工作簿中的数据

将 Excel 中的数据导入到 Access

如果您决定要剪切的数据线,可以通过将数据导入 Access 中将数据移动到 Excel。请注意,word将导入Excel 和 Access 之间的两个不同的含义。在 Excel 中,当您导入 (或连接),请与可刷新的数据的永久连接。在 Access 中,当您导入,您将数据到 Access 一次,但不永久数据连接。导入数据时,Access 存储在新的或现有的表具有而无需更改 Excel 中的数据的数据。在 Access 中,您可以导入任何或所有工作表中的一个操作中的 Excel 工作簿。

导入向导将引导您完成导入步骤,并帮助您做出重要决定是否要更改数据类型,并添加标题。如果您遇到错误,导入数据时,Access 通知您,并在表中保存错误,以便您可以快速找到并更正。例如,可能有字母数字邮政编码隐藏深下您认为的列中的所有数字,或者为主键字段检测到重复的 ID。您可以在 Excel 工作簿进行的更改和重新导入数据,或新的 Access 表中进行的更改。完成操作后,可以保存您所使用的步骤,甚至创建 Outlook 任务以提醒您何时执行定期导入操作。

一旦在导入的数据,现在是本机到 Access,,您可以使用数据表和窗体添加,编辑和删除数据。导入数据后,您可以决定是否要从 Excel 中删除数据。通常是个好主意只包含一个位置的更新数据。

注意: 从 Excel 的数据导入到 Access 不导入公式,仅这些公式的结果。

有关详细信息,请参阅:

连接以访问 excel 数据

您也可以重新连接到 Excel 的 Access 数据。若要执行此操作,创建在 Excel 中,通常存储在 Office 数据连接文件 (.odc) 连接到 Access 数据库和从一个表或查询检索的所有数据。连接到的数据之后,您可以也会自动刷新 (或更新) 从原始的 Access 数据库的新信息更新数据库时的 Excel 工作簿。

有关详细信息,请参阅:

采用表格式布局的员工报表

Access 数据后,您可以利用漂亮数组的报表的创建和自定义工具。要只需几次单击创建的报表?使用报表向导。设计和修改报表布局与实时数据的实时、 移动和调整大小的数据块、 添加和删除字段,并生成时立即看到所做的更改?使用布局视图。想要与搜索、 筛选和排序实时数据的报表交互?使用报表视图。要添加所有上您自己的命令按钮、 页码、 图片、 超链接和专业水准的样式?使用功能区的设计选项卡上的许多控件向导和控件布局组中的库。通过使用 Access,您可以轻松地创建简单报表、 分组和汇总报表、 邮件标签、 图形报表和子报表。

创建报表后,使用 Access 电子方式分发报表。例如,可以通过使用电子邮件中发送报告或保存在不同的格式,如访问快照或 PDF 文件,以将其添加到网页或 SharePoint 网站中的报表。

有关详细信息,请参阅:

示例表单

Access 数据后,您可以利用多个窗体创建和自定义工具。要只需几次单击创建表单?使用窗体向导。设计和修改的实时数据的实时的窗体布局、 移动和调整大小的数据块、 添加和删除字段,并生成时立即看到所做的更改?使用布局视图。要添加所有上您自己的命令按钮、 列表框、 组合框、 选项组、 图片、 输入的掩码、 图表、 超链接和专业水准的样式?使用功能区的设计选项卡上的许多控件向导和控件布局组中的库。通过使用 Access 可以轻松地创建简单的窗体、 选项卡式窗体、 连续窗体、 弹出式窗体、 模式对话框和子窗体。

在 Access 中,您可以轻松地创建分割窗体,显示已同步的数据表和窗体视图,以便您可以获得充分利用两。一旦您创建精美的窗体,很容易地滚动、 筛选和甚至底部的窗体使用标准的导航按钮和搜索框中搜索窗体后面的数据。

分割窗体

有关详细信息,请参阅:

自动筛选

使用时,无论产品筛选数据,可以使用数据的子集,并对数据进行排序其您想要的样子。在 Access 中,Excel 用户可以查看而无需重新学习全新的用户界面的数据表中的筛选和排序数据。无论您正在使用文本、 数字、 日期或空白,图标、 命令菜单、 命令、 条件,和对话框都非常相似。您甚至可以保存的筛选器和排序,以及数据表视图。

您可以在 Access 中,创建查询和甚至不知道 SQL 代表。四个查询向导可帮助您创建简单查询、 查找重复项、 查找不匹配的记录和创建交叉表查询。您甚至不必创建查询的灵活性。只需筛选和排序的数据与数据表保存它以查找所需的方式。

国家/地区条件

有关详细信息,请参阅:

标签向导的第一页

现在,您的家人已发展壮大,您的假日卡片列表突然有更大,并需要跟踪的更多的生日和纪念日。有问题。可以将 Access 表或查询用作邮件合并数据源,并使用字母、 卡片、 电子邮件和信封的 Word 邮件合并向导中,创建邮件合并操作。如果您只需要创建邮件标签,用于在标签向导在 Access 中创建和打印标签中创建的报表。您可以甚至自动添加条码对应于每个客户地址。

有关详细信息,请参阅:

Access 和 Excel 提供了用于连接到 SharePoint 列表中的数据的命令。Excel 提供了只读模式 (单向) 连接到链接的 SharePoint 列表;而 Access 允许您读取和写入 (双向) 的数据链接的 SharePoint 列表中。访问和 SharePoint 列表工作很好地协作。访问和 SharePoint 数据类型 — 格式的文本,如仅追加 (支持跟踪修订历史记录备注字段中的),附件、 自动编号、 查找以及多值的字段 — 平滑集成和进行少,如果任何数据不一致。

一旦将 SharePoint 列表数据链接到 Access 数据库中时,您甚至可以 SharePoint 列表数据脱机本地的 Access 数据库中处理数据的本地,然后再重新连接到要上载的任何更改的 SharePoint 网站。冲突解决向导将处理其他用户所做的任何冲突的数据更改。窗体和报表在 Access 中创建基于相同的数据,但链接到 SharePoint 列表。

Excel 提供了下列与 SharePoint Server 的集成点。

Excel 以数据为核心的集成点

1. 将 Excel 工作表数据一次导入 SharePoint 列表,或者将 Excel 工作表数据导出到 SharePoint 列表,创建一个永久的单向数据连接。

2. 使用该永久的单向数据连接从 SharePoint 列表刷新 Excel 工作表中的数据。

3.在Excel Services,发布的 Excel 工作簿和显示,并在 Web 部件页上使用 Excel Web Access Web 部件与数据交互。

4.导入 (连接) 数据导入到 Excel 工作簿从 OLAP 服务器、 SQL Server 和访问数据库和平面文件。

Access 提供了下列与 SharePoint Server 的集成点。

1. 在 Access 视图和 SharePoint 列表之间一次性导入或导出数据。

2.通过创建永久的双向连接,将链接的 Access 表和 SharePoint 列表之间的数据。(更新的列表数据在中可以看到 Access 表; 可以在列表中看到更新后的 Access 表数据)。

3. 使列表数据脱机,在 Access 中更新,使数据再次联机,同步更新并解决冲突。

4. 在 Access 数据表视图、窗体视图和报表视图中显示和编辑列表数据。

有关详细信息,请参阅:

您可以创建非常复杂的桌面数据库应用程序,而无需不断编写一行 VBA 代码。每个 Access 对象具有广泛的属性和事件轻松访问从属性表可帮助您自定义您的解决方案。每个对象具有详细设计器向您显示可用的所有功能。在 Office Online 上提供了其他数据库模板。字段和表模板帮助您创建和自定义快速的新表。您可以设计使用内置的数据库的设计工具从头为新数据库。

Access 宏使用声明性环境,无需编写任何 VBA 代码,因此不需要开发人员。每个宏操作执行任务,例如打开窗体、 运行查询,查找记录,或显示一条消息。您可以将嵌入的报表、 窗体或控件的任何事件宏。大多数宏有参数,并且您可以添加到它们可以获得它们以执行所需的条件逻辑。甚至可以定义变量,并且不使用错误检查再次编写 VBA 代码。

设计原型并运行它由 IT 部门联系。当他们需要它 ASAP,然后执行此操作在 shoestring 单纯的人员创建您的工作组的解决方案。跟踪销售公司聚会票证、 跟踪制造材料,保存期限或打印接受标记的部分。跟踪任务、 问题和团队项目中的可交付结果。创建销售渠道数据库监控专业销售人员的小型组内的预期销售。

更多信息

返回页首

注意: 机器翻译免责声明:本文是由无人工介入的计算机系统翻译的。Microsoft 提供机器翻译是为了帮助非英语国家/地区用户方便阅读有关 Microsoft 产品、服务和技术的内容。由于机器翻译的原因,本文可能包含词汇、语法或文法方面的错误。

扩展你的技能
了解培训
抢先获得新功能
加入 Office 预览体验计划

此信息是否有帮助?

谢谢您的反馈!

谢谢你的反馈! 可能需要转接到 Office 支持专员。

×