使用 Access 资产数据库模板

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使用Access 资产数据库模板 若要跟踪的计算机、 办公设备或其他任何拥有或维护的人员。此版本的常用的 Access 模板还可以搜索资产的详细信息、 显示或隐藏列、 发送电子邮件和资产所有者地址映射。

使用资产数据库模板

入门

在本文中,我们将介绍使用资产数据库模板的基本步骤。

准备好使用数据库

  • 当您首次打开数据库时,Access 将显示入门页面。若要防止此页面显示下次打开数据库时,请清除打开此数据库时显示入门教程复选框。

    关闭入门页面以开始使用该数据库。

  • 若要确保所有已启用数据库内容,请使用以下过程:

    1. 在消息栏中,单击“选项”。

    2. 在“Microsoft Office 安全选项”对话框中,单击“启用此内容”,然后单击“确定”。

      有关启用数据库内容的详细信息,请参阅决定是否信任数据库一文。

通过电子邮件收集数据

通过向他们发送电子邮件中的数据输入窗体,您可以从电子邮件用户收集资产信息。当用户返回完成的表单时,则可以处理的数据,并将其存储在您的资产列表。

  1. 资产列表窗体中,单击收集数据

  2. 2.按照通过电子邮件收集数据向导中的说明操作以从指定的电子邮件收件人收集数据。

显示或隐藏废弃的资产

废弃的资产是具有已停止使用日期或当前日期之前的项目。已过期、 损坏,或以其他方式,可能会成为退休资产未使用。您可以显示或隐藏废弃的资产资产列表窗体上。

  • 资产列表窗体中,选择或清除显示已停止使用复选框。

资产或联系人搜索

快速搜索框中,您可以快速找到的资产列表窗体中,在某项固定资产和联系人列表窗体上的联系人。

  • 键入您想要搜索在快速搜索框中,然后按 ENTER 或单击前往的文本。

    Access 筛选列表以显示包含您搜索的文本的记录。若要返回到的完整列表,请单击显示所有记录

筛选的资产列表

资产列表窗体,您可以筛选的资产列表,并保存您最常用的筛选器,以供将来使用。

  1. 右键单击窗体并选择所需的筛选器应用筛选器。

  2. 单击保存筛选器

  3. 筛选的详细信息窗体中,输入筛选器名称和说明,,然后单击关闭

  4. 使用筛选器收藏夹框中应用保存的筛选器,或单击(清除筛选器)以删除筛选器。

显示或隐藏栏

资产列表窗体和联系人列表窗体,默认情况下是隐藏某些字段 (列)。若要更改显示哪些字段:

  1. 单击字段显示/隐藏

  2. 取消隐藏列对话框中,选择要显示的每一列旁边的复选框。清除隐藏列复选框。

显示资产或联系人详细信息

资产详细信息窗体和联系人详细信息窗体可以查看和输入有关项目的详细信息。若要显示资产的详细信息联系人详细信息窗体:

  • 资产列表窗体或联系人列表窗体上,单击您想要查看的项目旁边的打开

添加图片

资产详细信息窗体和联系人详细信息窗体,您可以添加图片和其他附件。

  • 在下的图片框中,单击+ /-图像

  • “附件”对话框中,单击“添加”

  • 选择文件对话框中,浏览到包含该文件的文件夹。

  • 选择您想添加的文件,然后单击打开

  • “附件”对话框中,单击“确定”

注意: 您可以附加为每个项目,包括不同的文件类型,如文档或电子表格的多个文件。

从Microsoft Office Outlook 2007添加联系人

如果您使用Office Outlook 2007,您可以添加联系人或资产所有者从该程序而不必重新键入信息。

  1. 联系人列表表单上,单击从 Outlook 中添加

  2. 选择要添加的名称对话框中,选择您想要添加到数据库的名称。

  3. 单击“添加”,然后单击“确定”

显示联系人的地址的地图

上的联系人详细信息窗体,如果您输入街道地址的联系人,您可以显示该位置的地图:

  • 单击单击映射到

显示报表

资产数据库包含几个报表,包括所有资产资产的详细信息已停止使用资产联系人通讯簿和详细信息。若要显示报表:

  • 报表下的导航窗格中双击您要显示的报表。

您可以创建您自己的自定义报表。有关详细信息,请参阅文章创建简单报表

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