使用 Access 或 Excel 管理数据

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Microsoft Access 和 Microsoft Excel 具有许多相似性,可以将很难确定应使用哪种程序。例如,这两个程序可以存储大量数据、 运行功能强大的查询和分析工具交叉剖析该数据,并执行复杂的计算返回的数据,您需要的。

但是,每个应用程序具有明显优势,具体取决于您正在管理的数据和您想要对该数据的类型。例如,如果这是您的目标,以维护数据完整性的多个用户可以访问的格式,Access 是最佳选择,而 Excel 是更好地适用于您想要深入分析的复杂数值数据。

在许多情况下,您可以使用这两个程序,使用每个向其是最适合的目的。一般情况下,Access 是更好地管理数据: 帮助您将其保留有序、 易于搜索,且可用到多个用户。Excel 是通常会更好的分析数据: 执行复杂计算、 浏览可能的结果,并产生高质量的图表。如果您使用 Access 存储 Excel 对其进行分析和数据,您可以获得这两个程序的好处。

决定使用哪种程序之前,您可能想要比较的优点的每个应用程序中,了解当最好使用一个或另一个,并了解如何使用这两个要获得准确的结果所需的程序。

注意: 所有 Microsoft Office 套件都包含 Excel,但不是所有套件都都包含访问.

比较每个应用程序的好处

选择合适的程序至关重要如果您想要访问和使用最高性能和准确性更新您的信息。若要了解哪种程序是最适合于您想要完成的任务,它可帮助比较每个应用程序必须提供有关数据存储、 数据分析、 多用户协作和安全的好处。

平面与关系数据   若要帮助确定最适合存储数据所带来的程序,问自己以下问题: 是否处于数据关系?可以高效地包含在一个表或工作表中的数据称为平面非关系型数据。例如,如果您想要使用每个客户只有一个地址和联系的人员创建一个简单的客户列表,Excel 可能是更好的选择。但是,如果您想要储存更复杂的客户列表包含帐单和每个客户或为每个客户的多个联系人的邮寄地址,Access 将是更好的解决方案。

关系数据库,在您组织到多个表信息。在设计良好的关系数据库中,每个表保持不变,以及包含有关仅一种数据类型的信息。例如,如果您创建客户数据库的客户名称应存储在一个表中,而这些客户的帐单和发运地址应存储在单独的表。存储地址单独的名称是一个好主意,因为每个客户可以有多个地址,并且您希望用户能够为每个客户输入多个地址,而无需重新输入每个地址的客户名称。

本地与外部数据   您可以使用 Access 从多种外部数据源连接到数据,以便您可以查看,查询,并编辑这些数据,而无需将其导入。例如,Access 将提供用于连接到 Microsoft SQL Server 数据库、 dBASE 文件或 Outlook 文件夹,以及许多其他数据源中的现有数据命令。您可以使用 Excel 连接到各种数据源,包括 Access、 SQL Server Analysis Services 数据库、 文本和 XML 文件和 ODBC 和 OLE DB 数据源。但是,不能编辑以更改通过 Excel 用户界面的源数据的数据。

Access 和 Excel 提供了用于连接到Windows SharePoint Services列表中的数据的命令。但是,Excel 提供了只是只读的连接到 SharePoint 列表;而 Access 允许您读取和写入数据到 SharePoint 列表。

灵活性与数据完整性   唯一标识符帮助保持您的数据完整性,并确保没有两行 (或记录) 包含相同的数据。唯一标识符还提供的最快方法时,搜索或排序数据检索数据。在 Access 中,您可以使用自动编号数据类型自动生成的唯一标识符的每条记录。您可以使用这些标识符要与另一个表中的一个或多个记录在一个表中的记录。

访问适用于您的数据的结构有助于确保数据完整性。Access 可能需要在一个表中的新记录具有不同的表中的现有相应值,以便您不能创建"孤立"记录。例如,不希望能够未包括客户信息的顺序。Access 可能需要在 Orders 表中的每个新记录客户表中具有相应的客户值。此所需的值的信函称为引用完整性。

此外可以附加您自己的限制和规则来进一步确保正确输入数据。Excel 允许您以更自由格式的方式输入数据,但 Excel 不支持关系数据,因为它不支持参照完整性。但是,您可以使用数据有效性命令来控制在 Excel 中的输入数据。

查询   如果您经常需要通过多种方式,具体取决于更改条件或事件,以查看数据访问可能是更好的选择,用于存储和处理您的数据。Access 可让您使用结构化查询语言 (SQL) 查询是否在一个表或多个表中包含数据快速检索只需的行和列所需的数据。您可以在查询中使用表达式来创建计算的字段。在 Access 中使用表达式是类似于在 Excel 中使用公式计算的值的过程。您还可以使用 Access 查询汇总数据,并显示聚合的值,例如,合计、 平均值和计数。

建模   在 Excel 中,您可以使用模拟分析工具预测工作表模型的结果。模拟分析允许您运行在您的数据,例如最佳情况的不同方案和最差的情况下,并可比较结果几种方案摘要报表中的数据。没有类似的功能是在 Access 中可用。

Pivoting 和图表   在这两个程序,您可以创建数据透视表报表和数据透视表图表。但是,Excel 还提供了更高级数据透视表报告和访问不超过图表功能。 如果您打算创建丰富的数据透视表或提供具有专业水准定期图表,您应使用报告数据透视表或数据透视表在 Excel 中图表,而不在 Access 中相同的功能。

在协作环境中,如 Windows SharePoint Services 和网络文件共享,可以使用 Access 和 Excel,但存在多个用户可以访问数据的方式的差异。

对数据的多个用户访问   Access 在正常运行,允许多个用户同时; 打开一个数据库这适用也是因为访问锁定正在编辑; 数据因此,其他用户可以编辑冲突没有的其他记录。在 Excel 中,您可以共享工作簿与其他用户,但最多用户协作功能时,用户在不同的时间,而不是同时处理该工作簿中的数据。实际上,Access 数据库的用户设置的数据,请在协作和 Excel 工作簿的用户协作处理文档

使用 Windows SharePoint Services 进行协作   这两个程序集成 Microsoft Windows SharePoint Services 技术,例如 SharePoint 列表和文档库。

Access 提供多种方式与在 SharePoint 网站上的多个用户进行协作。例如,您可以上载到 Windows SharePoint Services 文档库的完整数据库、 进行窗体和报表可以作为 Windows SharePoint Services 的视图,并链接到存储的数据的数据库中的 SharePoint 列表。

Excel 提供了与 SharePoint Services 网站上的多个用户协作只有一种方法。您可以将工作簿上载到 Windows SharePoint Services 的文档库,其中各个用户可以查看工作簿进行更改,防止其他用户同时修改的工作簿。用户可以编辑工作簿不将其签出文档库中,在这种情况下他们必须使用与其他用户以避免数据冲突。

使用网络文件夹进行协作   如果您在共享的网络文件夹中存储 Access 数据库,多个用户可以打开数据库并同时处理其数据。当用户编辑其锁定个别记录。如果您在共享的网络文件夹中存储的 Excel 工作簿,只能有一个用户可以一次编辑工作簿。用于查看目的,多个用户可以打开工作簿,而其他用户正在编辑它,但这些用户无法进行任何更改的数据,直到正在编辑工作簿的用户将其关闭。

这两个程序提供类似的功能-密码和加密,可以帮助您防止数据丢失,以防止未经授权访问您的数据。但是也存在一些差异 Access 和 Excel 之间用户级数据保护的工作方式。

数据丢失保护   在 Access 中,您的工作不断保存,以便在发生了意外错误,则不太可能失去剩余工时 (如果有)。但是,因为 Access 将不断保存您的工作,它也可能是为您进行更改,您以后决定您不希望提交。若要确保您可以对所需的方式还原数据库,应创建适合您的需求的时间表上的数据库文件的备份副本。您可以从备份,恢复整个数据库,或者只是表或其他数据库对象,您需要可以还原。如果您使用的文件系统备份实用程序,您可以使用从文件系统备份的数据库的副本还原数据。在 Excel 中,您可以更新您的数据时保存自动恢复信息时间间隔设置。

用户级数据保护   在 Excel 中,可以通过隐藏列和行的数据,从视图中删除关键或私有数据,然后保护整个工作表中,以控制用户访问隐藏的数据。除了保护工作表和其元素,也可以锁定和解除锁定以防止其他用户无意中修改重要的数据的工作表中的单元格。

文件级安全机制   在文件级别,可以使用加密这两个程序以防止未经授权的用户看到的数据。您还可以要求输入密码打开数据库文件或工作簿。此外,您可以帮助保护数据库文件或工作簿采用数字签名。

受限访问数据   在 Excel 中,您可以指定基于用户的权限,才能访问数据,或设置只读防止其他用户对他们有权访问的数据进行更改的权限。Access 不提供用户级安全功能,但 Access 支持连接到任何数据库服务器的用户安全模型。例如,如果您链接到 SharePoint 列表,请访问 heeds SharePoint 列表的用户权限。如果您想要保留注销您的 Access 数据未经授权的用户,则可以通过设置密码加密数据库。用户必须输入密码以进行阅读从数据库中的数据,即使他们访问使用另一个程序,例如 Excel。

有关如何帮助保护您的数据的详细信息,请参阅帮助保护 Access 2007 数据库保护和 Excel 中的安全

何时使用 Access

在非常常规术语中,Access 时的最佳选择定期,有对跟踪和记录数据,然后显示、 导出或打印的数据的子集。Access 窗体提供处理您的数据的 Excel 工作表比更方便的界面。您可以使用 Access 自动执行经常执行的操作,Access 报表允许您汇总印刷或电子表单中的数据。Access 提供了更多的结构,为您的数据;例如,您可以控制哪些类型的数据可以输入,可以输入值,并且您可以指定一个表中的数据与其他表中的数据。此结构可帮助您确保输入正确类型的数据。

Access 存储空间相同的外观与工作表的表中的数据,但 Access 表设计进行复杂查询存储在其他表中的数据。

在以下情况中可以使用 Access:

  • 预测许多数据库中的工作的人和所需的强大安全地处理更新您的数据,例如记录锁定和冲突解决方法的选项。

  • 预计需要为平面或非关系型表格来源的数据集添加更多表。

  • 希望运行复杂查询。

  • 想要生成各种报表或邮件标签。

  • 管理联系人   您可以管理联系人和邮件地址,然后在 Access 中创建报表或合并数据和 Microsoft Office Word 打印套用信函、 信封或邮件标签。

  • 库存和资产跟踪   您可以在您的家庭版或企业版中创建项目的清单,并将照片或其他相关的文档与数据一起存储。

  • 订单跟踪   您可以输入有关产品、 客户和订单的信息,然后创建按照员工、 区域、 时间段或一些其他值显示销售额的报表。

  • 跟踪任务   可以为一组人员,跟踪任务和其他人要更新其在同一个数据库中的现有任务的同时输入新任务。

  • 组织出借库   可以使用 Access 来存储有关您的书籍和 Cd、 数据和跟踪的有借到它们的人员。

  • 活动计划   您可以输入有关事件的日期、 位置和参与者的信息,然后打印日程安排或有关事件的摘要。

  • 营养跟踪   跟踪食谱,并登录低糖和行使活动。

何时使用 Excel

为电子表格程序,Excel 可以包含一个或多个工作表的工作簿中存储大量数据。但是,而不是用作 Access 等数据库管理系统,Excel 优化以进行数据分析和计算。此灵活程序可用于生成用于分析数据模型、 编写简单和复杂的公式来对该数据,数据透视表数据所需的任何方式执行计算和显示不同的专业外观的图表中的数据。

在以下情况中可以使用 Excel:

  • 需要平面或非关系型数据,而不是使用多个表, 关系数据库的视图,当您的数据是大部分数字。

  • 经常对数据运行计算和统计比较。

  • 需要使用数据透视表报表中紧凑而灵活的版式查看层次结构数据。

  • 计划定期创建图表,并且想要使用新的图表格式在 Excel 中可用。

  • 要通过使用条件格式图标、 数据条强调数据和颜色刻度。

  • 想要执行复杂的假设分析操作在您的数据,例如统计、 工程、 分析和回归分析。

  • 想要跟踪的项目中的简单的列表,供个人使用或出于有限的协作。

  • 记帐   您可以使用许多财务会计报表中的 Excel 功能强大的计算功能,例如现金流量表、 利润表或损益表。

  • 预算   您的需求非常个人或业务相关,您可以在 Excel 中创建任何类型的预算,例如营销预算计划、 活动预算或退休预算。

  • 帐单和销售   Excel 也可用于管理帐单和销售数据,您可以轻松地创建所需的窗体,例如销售发票、 装箱单或采购订单。

  • 报告   您可以在反映您的数据分析或汇总数据的 Excel 中创建各种类型的报表,例如衡量项目绩效报告预测数据、 汇总数据,或者提供方差数据。

  • 规划   Excel 是创建专业计划或实用计划器的绝妙工具,例如,一周教案、 营销研究计划、 年终税收计划或帮助您的计划每周的餐饮、 聚会或假期。

  • 跟踪   您可以使用 Excel 跟踪的工作时间表或列表中的数据,例如,时间表来跟踪工作或跟踪的设备库存列表。

  • 使用日历   由于它类似网格的特性,Excel 适合用来创建任何类型的日历,例如,学院日历学校一年中跟踪的活动或会计年度的日历以跟踪业务事件和里程碑。

有用的 Excel 模板中的任何一种这些类别,请参阅 Microsoft Office Online 上的excel 模板

将 Access 和 Excel 一起使用

有时可能要充分利用这两个程序所提供的好处。例如,您可以在其中计算和分析数据,Excel 中创建工作表,但工作表具有变得太大而复杂,和许多其他用户需要具有数据的访问。此时,您可能希望导入或链接到 Access 的工作表并将其用作数据库,而不是在 Excel 中使用它。或者,您或许有您要为其创建一些详细的 Excel 数据透视表报表和专业外观的 Excel 图表 Access 数据库中数据。

无论您首先使用哪种程序,您可以始终传输数据从一个程序到其他,您可以继续对其进行处理。使用或不使用数据连接,您可以将数据引入 Access 从 Excel (反之亦然),通过复制、 导入,或将其导出。

有关如何在这两个程序之间交换数据的详细信息,请参阅Excel 和 Access 之间交换 (复制、 导入、 导出) 数据

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