使用“联系人 Web 数据库”模板更高效地实施客户市场营销

Access 2010 的“联系人 Web 数据库”以易于管理的方式,通过关键信息帮助了解客户和合作伙伴的详细信息。该模板使您能够快速启动跟踪姓名和地址信息、电话号码、电子邮件地址,甚至附加的图片、文件,或其他与每个联系人相关的文件。

下列视频是有关如何使用该模板的一个简要方案。

如果您还没有下载该模板,请单击链接下载联系人 Web 数据库模板

请马上阅读,学习如何开始将此模板用于您现有的联系人列表,帮助您更有效地经营业务。

本文内容

首次启动数据库

了解有关联系人 Web 数据库的详细信息

添加新联系人的方式

查看和编辑联系人

查看和编辑“通讯簿”表单中的联系人

查看和编辑“数据表”表单中的联系人

编辑下拉列表中的项目

将文件附加到记录中

搜索联系人

查看和打印报表

查看报表

打印报表

将数据库发布到 Access Services

后续步骤

首次启动数据库

首次启动联系人数据库时,Access 将显示“入门”页面。同时还将显示下列选项卡,单击可添加、编辑或查找联系人信息。

联系人数据库模板的入门屏幕

选项卡

功能

入门

关于如何使用模板的信息。

通讯簿

添加和编辑联系人姓名及信息。

数据表

联系人数据表视图。

报告中心

快速查看和访问数据库报表。

了解有关联系人 Web 数据库的详细信息

单击“欢迎使用联系人 Web 数据库”页面中的链接,可观看视频以了解有关使用模板的详细信息,或查找自定义数据库的有用信息,聘请专家,或提供有关模板的反馈。下一节说明了如何构建联系人数据库、如何将其用于制作报表、管理数据库和用于后续步骤的资源的方式。

添加新联系人的方式

对于 Web 数据库和客户端数据库,使用模板创建数据库的流程是相同的。

  1. 单击“通讯簿”选项卡,然后单击“新增”

    提示:  您也可在数据表中输入数据,单击“数据表”选项卡,并在“ID”字段中单击“新建”

  2. “联系人详细信息”表单中,填入已有信息。

  3. 若要添加其他联系人,单击“保存并新建”,并重复步骤 3。否则,请单击“保存并关闭”

    提示:  如拥有在 Microsoft Excel 中创建的现有联系人列表,可导入数据库以节省时间。

有关详细信息,请参阅导入或链接 Excel 工作簿中的数据

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查看和编辑联系人

Access 提供了多种方式来查看或编辑联系人。在“通讯簿”“数据表”任一选项卡均可打开“联系人详细信息”表单。“数据表”视图更适于查看信息,或进行少量编辑。“联系人详细信息”表单适用于进行更详细的更改。

查看和编辑“通讯簿”表单中的联系人

  1. 单击“通讯簿”选项卡。

  2. 在左侧窗格,单击“要查看的联系人姓名”

  3. 若要为该联系人添加注释,在“添加注释”框中键入注释,然后单击“保存”

  4. 若要编辑有关该联系人的其他信息,单击“编辑详细信息”,根据需要编辑此信息,然后单击“保存并关闭”

查看和编辑“数据表”表单中的联系人

  1. 滚动至要编辑的联系人,并单击“ID”列。
    Access 打开“联系人详细信息”表单。

  2. 进行所需的更改,然后单击“保存并关闭”

编辑下拉列表中的项目

联系人 Web 数据库的多数下拉列表可根据需要进行编辑。请使用以下步骤:

  1. 单击下箭头,以显示列表。如果列表可编辑,“编辑列表项”按钮将显示在列表下方。

  2. 单击“编辑列表项”按钮。

  3. “编辑列表项”对话框中,每行键入一项所需列表项。

  4. 您可在“默认值”列表中选择默认值。

  5. 单击“确定”

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将文件附加到记录中

在含有“附件”字段的表单或数据表内,可使用该字段将图片、文档或其他文件附加到记录中。请使用以下步骤:

  1. 双击“附件”字段。

  2. “附件”对话框中,单击“添加”

  3. 通过浏览找到要附加的文件,然后单击“打开”

  4. “附件”对话框中,单击“确定”

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搜索联系人

“通讯簿”表单和“数据表”表单内含有搜索框。若要搜索联系人,请执行以下步骤:

  • 在搜索框中键入姓名、公司、地址或电话号码的任意部分,然后单击搜索图标或按 Enter。Access 将筛选出那些含有所输入搜索词的记录。

  • 若要清除搜索,请删除搜索框中的内容,然后单击搜索图标或按 Enter。

Web 数据库中的搜索文本框

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查看和打印报表

选择满足需求的最佳报表格式。模板的“报告中心”选项卡下具有下列五种报表:

报告名称

格式

通讯簿

以目录格式显示联系人和详细信息。

联系人详细信息

显示字段名称及联系信息。

电话簿

显示联系人和电话号码。

可打印标签

以标签格式显示联系人。

联系人列表

按字母顺序显示联系人。

查看报表

  • 单击“报告中心”选项卡,然后在“选择报表”下,单击需要查看的报表。

打印报表

  1. 单击报表进行预览,然后单击“在新选项卡中打开”

  2. “文件”选项卡中单击“打印”,然后选择所需的打印选项。

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将数据库发布到 Access Services

如果您可以访问运行 Access Services 的 SharePoint Server,则可将联系人 Web 数据库发布到服务器,与工作组共享。请使用以下步骤:

  1. 单击“文件”选项卡,然后单击“发布到 Access Services”

  2. “服务器 URL”框中,键入您要使用的 SharePoint 服务器的 URL。

  3. “网站名称”框中,键入用于该数据库的网站名称。这将成为 URL 的一部分。

  4. 单击“发布到 Access Services”

    Access 将数据库发布到该服务器。如果一切正常,Access 将显示一条成功消息,其中含有指向新 Web 数据库的链接。

后续步骤

当您开始使用联系人 Web 数据库管理联系人时,很可能在考虑查询或过滤数据的新方法。您也许会发现要修改数据库,以便更好地满足需要。本节包含一些有关可执行典型任务和修改的详细信息链接。

有关在 Access 中查找、筛选或查询数据的帮助

有关修改数据库的方式

如何在 Web 服务器中使用该模板

有关创建新数据库对象的详细信息

保护数据

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