使用“对话清理”删除多余的邮件

使用“对话清理”删除多余的邮件

Outlook 中的“对话清理”功能可减少邮件文件夹中的邮件数。“对话”中多余的邮件移到“已删除邮件”文件夹中。

什么是对话?

您可能由术语“电子邮件线程”而知道“对话”。“对话”是完整的一组从第一封邮件到所有答复的电子邮件。“对话”的邮件有相同的主题。

例如,向某人发一封邮件,然后他答复,就形成了一个“对话”。在许多“对话”中,可能有许多次往来答复。多人可能答复“对话”中的不同邮件。

“对话清理”执行哪些操作?

“对话清理”评估“对话”中每封邮件的内容。 如果邮件完全包含在答复之一中,则删除上一封邮件。 请考虑以下示例。

Jeff 向 Anne 和 Tim 发送邮件。Anne 在她的 Outlook 邮件正文中答复 Jeff 和 Tim,其中包括 Jeff 的完整原始邮件。现在,Tim 看到 Anne 的邮件并答复 Jeff 和 Anne。Tim 的答复包括对话中的所有上一封邮件。“对话清理”可以删除除来自 Tim 的最后一封邮件以外的所有邮件,因为该邮件包含所有上一封邮件的副本。

“对话清理”对于有许多反复答复,尤其是有许多收件人的“对话”最有用。

删除多余的邮件

  1. “开始”选项卡上的“删除”组中,单击“清理”

  2. 单击下列命令之一:

    • 清理对话    审阅当前对话,并删除多余的邮件。

    • 清理文件夹    审阅选定文件夹中的所有会话,并删除多余的邮件。

    • 清理文件夹和子文件夹    审阅选定文件夹及其包含的任何文件夹中的所有对话,并删除多余的邮件。

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更改“对话清理”选项

您可以指定从“清理”中删除的邮件以及删除时移动邮件的位置。

  1. 单击“文件”选项卡。

  2. 单击“选项”。

  3. 单击“邮件”

  4. “对话清理”下,执行下列操作之一:

    • 要更改项目移至的位置,对于“已清理的项目将转到此文件夹”,单击“浏览”,然后选择一个 Outlook 文件夹。默认情况下,邮件移至“已删除邮件”文件夹。如果 Outlook 配置文件中有多个电子邮件帐户,则每个帐户都有自己的“已删除邮件”文件夹。邮件移至对应于电子邮件帐户的“已删除邮件”文件夹。

    • 若要复制“清理”所删除邮件的文件夹结构(使用“清理文件夹和子文件夹”命令时),选择“清理子文件夹时,在目标文件夹中重新创建文件夹层次结构”。

      注意:  如果目标是“已删除邮件”文件夹,则此选项不可用。

    • 若要始终保留任何未读邮件,请选择“不要移动未读邮件”复选框。建议不要选择此选项。剩余的“对话”邮件将包含已删除的任何邮件,如未读邮件。

    • 若要始终保留任何已分类的邮件,请选择“不要移动已分类邮件”复选框。建议选择此选项。类别应用于特定邮件,删除分类邮件将导致分类邮件丢失。

    • 若要始终保留任何带标志的邮件,请选择“不要移动已标记邮件”复选框。建议选中此选项。标志应用于特定邮件,删除已标记的邮件将导致已标记的邮件丢失。

    • 若要始终保留任何数字签名邮件,请选择“不要移动数字签名邮件”复选框。建议选择此选项。

    • 有人修改了答复中包含的邮件时,若要始终保留原始邮件,请选中“答复修改邮件时,不要移动邮件原件”复选框。建议选择此选项。如果有人修改答复中包含的邮件,这可确保留有“对话”中所有内容的完整记录。

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