使用“即时搜索”查找邮件或项目

使用“即时搜索”查找邮件或项目

需要在拥挤的收件箱或文件夹中查找重要邮件?“即时搜索”可助你快速查找 Outlook 中的项目。“即时搜索”窗格在邮件、日历和任务等所有 Outlook 文件夹中始终可用。

有关使用“即时搜索”获得更好的搜索结果的提示,请参阅学习缩小搜索条件的范围

您要做什么?

  1. 在屏幕底部的导航栏中,单击“邮件”。

    以文本形式显示视图的导航栏

    如果没有看到此信息,则表示可能启用了“紧凑型导航”,此时显示的将是图标,如下所示:

    以图标形式显示视图的导航栏

    除了启用“紧凑型导航”之外,还有可能最小化了文件夹窗格,因此这些图标呈垂直排列。 此时,您可以单击“最小化/展开”按钮展开文件夹窗格,如下所示:

    最小化的文件夹窗格中以图标形式显示的视图

  2. 找到搜索框。它位于邮件顶部,如下所示:

    邮件上方的“即时搜索”框

  3. 要查找包含已知单词的邮件或者特定人员发送的邮件,可在搜索框中键入这个单词或人员的姓名(可以使用名称、姓氏和部分名称)。 结果中将显示包含指定单词或姓名的邮件,并突出显示搜索文本。

    与一个单词匹配的搜索结果

  4. 您可以通过更改搜索进一步缩小结果范围。下面提供了几个常见示例:

    • 键入“费用报表”(包括引号),查找包含完全匹配短语“费用报表”的邮件。

    • 键入费用 AND 报表(这里的“AND”需要大写)以查找同时包含“费用”和“报表”这两个词的邮件,但两个词的出现不分先后顺序。 还可以使用“OR”。

    • 键入费用 NOT 报表(这里的“NOT”需要大写)以查找包含“费用”但不包含“报表”的邮件。

  5. 完成后,单击搜索框中的 X 即可清除搜索。

如果你无法找到所需的内容,请使用功能区上的搜索工具缩小搜索范围。 当你单击搜索框时,可以在功能区左侧选择范围选项。 确定好范围后,便可以选择主题行或发件人等选项来进一步优化搜索。

范围(要搜索的位置):在这里,你可以选择在特定文件夹中搜索(例如所有邮箱),也可以选择仅在已选择的当前文件夹(大多数情况下是收件箱)中搜索。

选择范围缩小搜索结果

优化(搜索内容):选定范围后,可在“优化”组中添加其他条件。选中某个选项后,Outlook 会向搜索框添加特定脚本以限制其搜索。

使用“精简”组选项缩小搜索结果

我们来看一下这些选项。

  • 发件人:筛选搜索结果,仅显示由特定人员发送的邮件。 例如,你可以搜索丁娜发送的所有邮件。

  • 主题:根据电子邮件的主题行筛选搜索结果。 例如,你可以搜索主题行中含有关键字“报表”的所有邮件。

  • 有附件:提供含有附件的所有邮件。

  • 已分类:选择类别以查看你已用特定类别标记的所有邮件。

  • 本周:在下拉菜单中,选择一个期限以根据邮件接收时间缩小搜索结果的范围。

  • 收件人:在下拉菜单中,选择一个选项以基于电子邮件收件人筛选结果。例如,抄送给你的邮件或发送给特定人员的邮件。

  • 未读:显示所选文件夹中的所有未读邮件。

  • 已标记:显示已标记要关注的邮件。

  • 重要:显示标记为重要性高的所有邮件。

  • 更多:在菜单上选择一个选项,以进一步缩小搜索结果。 例如,你可以按敏感度或邮件大小进行筛选。

请记住,可混合匹配这些选项。

示例如下:你可以搜索上个月 Sara 发送给你、主题行带关键字“报表”的所有邮件。

若要设置此示例的搜索:

  1. 确保选择了“收件箱”,然后在“搜索”框中单击。

  2. 范围组中选择子文件夹

  3. 单击“发件人”,然后键入“Sara”以替换搜索框中突出显示的文本。

  4. 单击“主题”,然后键入“报表”以替换搜索框中突出显示的文本。

  5. 从“本周”旁边的下拉菜单中,选择“上个月”。

    搜索工具选项的示例

获得的结果太多? 或者没有找到所需内容?

  1. 单击搜索框内部。

  2. 在“搜索”选项卡上,单击“搜索工具”>“高级查找”。

    “搜索工具”下的“高级查找”

在“高级查找”对话框中,可以指定更多复杂条件,甚至可以在你的日历、联系人列表、便笺和任务中搜索。

  1. 单击“高级”选项卡。

  2. 在“定义其他条件”下,单击“字段”按钮,然后单击“所有‘邮件’字段”。 您将看到包含可搜索字段的菜单,例如“发件人”、“收件人”、“接收时间”、“主题”等。

    “高级搜索”字段菜单

  3. 首先选择一个字段,然后选择一个条件和要测试的值。例如:

    发件人/包含/月英将搜索发件人姓名中包括“月英”的邮件。请注意,我们使用“包含”作为条件而非“是(精确地)”,以保证不查找精确匹配。 因此,如果月英的电子邮件姓名为“任月英”。发件人/是(精确地)/月英将无法找到结果,因为此时必须指定月英的全名“任月英”才能获得精确匹配。 因此“包含”这个条件非常方便。

  4. 根据您的需要或者希望测试的内容添加任意多个其他条件。 我们将添加另外三个条件:

发件人 | 包含 | 月英将搜索发件人姓名中包括“月英”的邮件。请注意,我们使用“包含”作为条件而非“是(精确)”以保证不查找精确匹配。因此,如果月英的电子邮件姓名为“任月英”。发件人 | 是(精确) |月英将无法找到结果,因为此时必须指定月英的全名“任月英”才能获得精确匹配。 因此“包含”这个条件非常方便。

然后,假设你还添加下述条件:

  • 接收时间 | 介于 | 13/5/01/ 和 13/5/31

  • 邮件 | 包括 | 预算

  • 发件人 | 包含 | Rob

    构建搜索条件列表

现在,Outlook 将搜索发件人的姓名中包含“月英”、在 2013 年 5 月送达收件箱、邮件正文中包含“预算”以及(除了发送给您之外)同时发送给姓名中包含“德威”的收件人的邮件。 下面是我们添加的四个条件的列表放大图。

字段、条件和值

最后,单击“立即查找”运行搜索。

“高级搜索”的结果

如果您可以接受超过 250 个结果数,您可以绕过该限制:

  1. 单击“文件”>“选项”>“搜索”。

  2. 在“结果”下,清除“限制显示的结果数来提升搜索速度”复选框。

您要做什么?

  1. 在 导航窗格 中,单击要搜索的文件夹。

  2. “即时搜索”框中,键入搜索文本。

    “即时搜索”框

    • 包含您所键入的文本的项目将显示出来,且会突出显示搜索文本。

    • 可键入更多字符缩小搜索范围。

  3. 若要扩大搜索范围,使其包括所有文件夹,请在搜索结果结尾处单击“尝试重新搜索”

    注释: 

    • 若要将插入点返回到“即时搜索”框中,请按 Ctrl+E。

    • 完成搜索后,可单击“即时搜索”框旁边的“关闭搜索 “关闭搜索”按钮 ”来清除搜索内容。

    • 系统也会搜索附件,但不会突出显示附件的搜索结果。

可添加条件来缩小搜索范围。单击“即时搜索”框或在其中键入内容时,将创建“搜索工具”选项卡。“优化”组中有很多条件选项,可让搜索更特定。

功能区上的“搜索工具”选项卡

注意:  所添加的搜索字段特定于在 Outlook 中的位置,例如邮件、日历、联系人、任务、笔记、文件夹列表或日记。搜索字段也特定于当前使用的 Outlook 电子邮件配置文件。退出并重启 Outlook 后,搜索字段保持不变。但不会保留搜索查询。

您最近执行的 10 次搜索将被保存,而且可以重用。

  • 单击“即时搜索”框,在“搜索工具”选项卡上的“选项”组中单击“最近执行的搜索”,然后单击要再次使用的搜索字词或短语。

    功能区上的“最近执行的搜索”命令

另请参阅

了解如何缩小搜索条件的范围以便在 Outlook 中更好地搜索

您要做什么?

  1. “邮件”中,单击要搜索的文件夹。

  2. 在“即时搜索”框中,键入搜索文本。

    • 即时搜索结果”窗格中将显示包含所键入文本的邮件,并突出显示搜索文本。

      注意: 默认情况下,无需单击“搜索”按钮 按钮图像 即可开始搜索。只有清除“搜索选项”对话框中的“键入时显示搜索结果”复选框后,才会启用“搜索”按钮。有关详细信息,请参阅下文的“更改‘即时搜索’选项”部分。

    • 可键入更多字符缩小搜索范围。

  3. 要将搜索扩大到包含“邮件”中的所有文件夹,请在搜索结果结尾处单击“尝试在所有邮件项目中重新搜索”

    还可在“邮件文件夹”的 导航窗格 中单击“所有邮件项目”或按 Ctrl+Alt+A。

    搜索结果

    1.单击要搜索的文件夹。

    2.在“即时搜索”框中键入搜索文本。

    3.结果中将显示包含键入文本的邮件,并突出显示搜索文本。

    4. 单击清除“即时搜索”框,然后开始新的搜索。

    5.单击将搜索范围扩大到“邮件”中的所有文件夹。

若要查看示例了解如何精确查找当前搜索的内容,请参阅了解如何缩小搜索条件以在 Outlook 中更好地搜索

注释: 

  • 按 Ctrl+E 可将插入点返回到“即时搜索”框中。

  • 执行搜索并在结果列表中找到项目后,即可清除搜索。Outlook 会定位在所单击的最后一项上。

  • 还会搜索附件,但不高亮附件中的搜索结果。

可以通过添加条件来缩小搜索范围。

  1. “即时搜索”窗格中,单击“展开查询生成器”

    “即时搜索”窗格

  2. 若要添加多个搜索条件,请在“发件人”、“正文”、“主题”或“收件人”行中键入搜索文本。

    添加条件

  3. 要在查询生成器中显示更多搜索字段,请单击“添加条件”,然后从列表中选择所需的搜索字段。

    注意: 也可以通过单击搜索字段列表中的“删除”,删除查询生成器中的搜索字段。

  4. 在新的搜索字段中输入搜索条件。

    输入搜索字段的条件后,“即时搜索”框会将条件显示为搜索查询语法。该语法包含搜索条件,后接一个冒号,再接输入的条件值,如下图所示。更为熟悉搜索查询语法后,即可在“即时搜索”框中键入查询而不是使用搜索字段。

    “即时搜索”窗格

  5. “即时搜索”窗格下方的列表中会显示搜索结果。

    注释: 

    • 所添加的搜索字段特定于在 Outlook 中的位置,例如邮件、日历、联系人、任务、笔记、文件夹列表或日记。搜索字段也特定于当前使用的 Outlook 电子邮件配置文件。退出并重启 Outlook 后,搜索字段保持不变。但不会保留搜索查询。

Outlook 显示最多 10 个最近的搜索。

  • “即时搜索”窗格中,单击“显示即时搜索窗格菜单”,指向“最近执行的搜索”,然后在列表中单击所需的搜索。

    搜索窗格

在即时搜索中包括子文件夹

即时搜索 可搜索 Outlook 文件夹列表 中的所有文件夹(包括子文件夹),但默认未选中用于搜索所有文件夹的选项。必须启用此搜索选项。

  1. 在“工具”菜单中,指向“即时搜索”,然后单击“搜索选项”。

    也可单击“即时搜索”窗格中的箭头,然后单击“搜索选项”。

  2. 在“即时搜索窗格”下,选择“所有文件夹”。

在即时搜索中包括已删除邮件文件夹

搜索所有邮件项目时,默认不包括已删除邮件文件夹。若要包括此文件夹,请执行以下操作:

  1. 在“工具”菜单中,指向“即时搜索”,然后单击“搜索选项”。

    您也可以单击“即时搜索”窗格中的箭头,然后单击“搜索选项”

  2. 在“已删除邮件”下,选中“搜索所有邮件时,在每个数据文件中包含‘已删除邮件’文件夹中的邮件”复选框。

在搜索中包括数据文件

搜索“所有邮件项目”时,Outlook 会默认包括以下数据文件

  • 编入索引的所有数据文件。这包括个人文件夹文件 (.pst) 和脱机文件夹文件 (.ost)。索引可确保快速执行即时搜索。

  • 默认电子邮件帐户的 Outlook 数据文件(无论是否编入索引)。

不过,可以选择任何数据文件,将其包含在搜索中。

所有邮件项目

注意: 只有跨一个或多个数据文件的所有邮件项目搜索才会选择要包含在搜索中的数据文件。

选择要包括在搜索中的数据文件

  1. 在“邮件”的“导航窗格”,单击“所有邮件项目”中的箭头。

  2. 选择要包括在搜索中或排除在搜索外的数据文件的名称。

    例如:

    • 你的 POP3 帐户可能仅针对家庭和个人电子邮件,因此你希望在工作时只搜索工作电子邮件帐户。该情况下,请清除“我的家庭电子邮件”复选框,将其从搜索范围中排除。

    • 要从搜索范围中排除的数据文件可能是一个大型存档文件。

    • 你可能就职于法律事务所,需要将每个案件的相关信息保存在始终打开的不同的 .pst 数据文件中。如果你正在处理特定案件,搜索特定案件时,可能不希望搜索中包括其他案件的 .pst 文件。

  1. 在“工具”菜单上,单击“即时搜索”,然后单击“搜索选项”。

    也可以单击“即时搜索”窗格中的箭头,然后单击“搜索选项”

  2. 选择所需的选项:

    编制索引

    • 对数据文件中的邮件编制索引    选择希望 Outlook 对其编制索引进行搜索的数据文件。

    • 当搜索结果可能因仍在编制邮件索引而不完整时提示我    默认选中此选项。如果 Outlook 由于未在所选数据文件中完成所有邮件的索引编制而延迟显示所有搜索结果,其会在“即时搜索”中显示一条消息。单击该消息将打开一个对话框,显示仍待编制索引的项目数。如果不想查看这些消息,请清除复选框。

      搜索

    • 键入时显示搜索结果     默认选中此选项。如果不希望在键入时显示搜索结果,请清除此复选框。例如,你可能不希望在按 Enter 或单击“搜索”按钮之前查看任何搜索结果。只有在清除此选项后“搜索”按钮 按钮图像 才会启用。你还可能因为搜索结果的显示速度比期望的慢而想要清除此复选框。

    • 限制显示的结果数来提升搜索速度    默认选中此选项。搜索返回超大量的结果时,Outlook 会限制显示的数量来提升搜索速度并显示最近用过的项目。Outlook 会在“即时搜索”窗格中显示一条消息,提示你注意此限制。可单击此消息打开相应对话框并查看所有结果。

    • 突出显示搜索词     默认选中此选项。如果不想突出显示搜索结果,请清除此复选框。若要更改突出显示颜色,请单击“更改”,然后选择“颜色”对话框中的颜色。

      已删除邮件

    • 搜索所有邮件时,在每个数据文件中包含‘已删除邮件’文件夹中的邮件     默认选中此选项。如果要在搜索所有邮件项目时搜索已删除邮件,请选择此复选框。

      “即时搜索”窗格

    • 搜索时显示下述范围的结果     默认选中“仅当前所选文件夹”选项。如果希望所有搜索均包含 Outlook 文件夹列表中的每个文件夹,请选择“所有文件夹”复选框。

另请参阅

了解如何缩小搜索条件的范围以便在 Outlook 中更好地搜索

通过重建“即时搜索”目录重置索引

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