使用项目 Access 数据库模板

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使用Access 项目管理数据库管理项目及其关联任务和员工。 你还可以搜索和筛选项目详细信息, 输入常见任务, 以及通过电子邮件发送或接收数据。

注意: 过去几年中的项目管理数据库模板已更新。 这些说明指的是可下载的最新模板版本。 如果下面的步骤与您看到的不匹配, 则您可能正在使用较旧版本的模板。

使用数据库

在本文中, 我们将介绍使用 "项目桌面数据库" 模板的基本步骤。

准备数据库以供使用

若要确保所有数据库内容均已启用, 请使用以下过程:

  • 若要确保所有数据库内容处于启用状态, 请在消息栏中单击 "启用此内容"。

    有关启用数据库内容的详细信息, 请参阅确定是否信任数据库一文。

添加员工

若要开始使用 "项目" 数据库模板, 第一步是添加员工, 以便您有其他人将项目和任务分配给他们。 使用此过程可手动添加员工, 或请参阅下一节以从 Outlook 联系人添加员工。

  1. 在 "项目列表" 表单中, 单击 "雇员列表"。

  2. 在 "员工列表" 窗体中, 填写每个员工的详细信息。

  3. 若要输入有关员工的更多详细信息, 请在 "员工列表" 窗体中双击该员工的姓名, 然后在 "员工详细信息" 窗体中输入信息。

  4. 单击 "关闭" 以返回到 "项目列表" 窗体。

从 Microsoft Outlook 添加联系人

如果您使用的是 Microsoft Outlook, 则可以从该程序添加员工, 而无需重新键入信息。

  1. 在 "项目列表" 表单中, 单击 "雇员列表"。

  2. 在 "雇员列表" 窗体中, 单击 "从 Outlook 添加"。

  3. 在 "选择要添加的名称" 对话框中, 选择要添加到数据库的名称。

  4. 单击“添加”,然后单击“确定”。

添加新项目

  1. 在 "项目列表" 表单中, 单击 "新建项目"。

  2. 在 "项目详细信息" 表单上, 填写项目的详细信息, 然后单击 "关闭"。

编辑现有项目

  1. 在 "项目列表" 表单中, 双击要编辑的项目。

  2. 在 "项目详细信息" 表单中, 添加或编辑项目的详细信息。

    添加任务

    • 在 "项目详细信息" 表单中, 单击 "添加任务"。

    • 在 "任务详细信息" 表单上, 填写任务的详细信息, 然后单击 "关闭"。

      Access 将在 "项目详细信息" 窗体上的 "项目任务" 列表中显示新项目。

      编辑任务

    • 在 "项目详细信息" 表单中, 单击 "项目任务" 选项卡。

    • 双击要编辑的任务。

    • 在 "任务详细信息" 表单中, 编辑任务的详细信息, 然后单击 "关闭"。

      添加常见任务

      常见任务是在许多不同项目 (例如预算或培训) 中经常使用的任务。 输入常规任务后, 可以将其添加到 project 数据库中的任何项目, 而无需重新输入任务详细信息。

    • 在 "项目详细信息" 表单上, 单击 "常见任务"。

    • 选中要添加到项目中的每个常见任务旁边的复选框。 将新的常见任务添加到列表的末尾。

    • 单击 "关闭" 以返回到 "项目详细信息" 窗体。

筛选项目列表

在 "项目列表" 表单中, 您可以筛选项目列表并保存您喜爱的筛选器以供将来使用。

  1. 通过右键单击窗体并选择所需的筛选器来应用筛选器。

  2. 单击 "保存筛选器"。

  3. 在 "筛选详细信息" 窗体中, 输入筛选器名称和说明, 然后单击 "关闭"。

  4. 使用 "筛选器收藏夹" 框应用已保存的筛选器, 或单击 " (清除筛选) " 以删除筛选器。

显示项目或员工详细信息

"项目详细信息" 表单和 "员工详细信息" 窗体可用于查看和输入有关项目或员工的详细信息。 若要显示 "项目详细信息" 窗体或 "员工详细信息" 窗体:

  • 在 "项目列表" 表单或 "员工列表" 表单中, 双击要查看的项目。

添加附件

在 "项目详细信息" 窗体、"任务详细信息" 表单和 "员工详细信息" 表单中, 您可以添加图片和其他附件。

  • 在任何详细信息窗体中, 双击 "附件" 字段 (在 "员工详细信息" 表单中, 双击 "图片" 图标)。

  • 在 "附件" 对话框中, 单击 "添加"。

  • 在 "选择文件" 对话框中, 浏览到包含该文件的文件夹。

  • 选择要添加的文件, 然后单击 "打开"。

  • 在 "附件" 对话框中, 单击"确定"

注意: 您可以为每个项目附加多个文件, 包括不同的文件类型, 例如文档或电子表格。

显示报表

"项目" 数据库包含多个报表, 包括 "打开的项目"、"任务详细信息"、"员工通讯簿" 等。 若要显示报表, 请执行以下操作:

  • 在 "项目列表" 表单上, 从 "报告" 列表中选择要显示的报告。

要打印报表, 请执行以下操作:

  • 单击“文件”>“打印”。

您可以创建自己的自定义报表。 有关详细信息, 请参阅创建简单报表一文。

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