使用项目 Access 数据库模板

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通过 Michael Groh 访问 MVP

使用Access 2007 项目管理数据库 管理项目及其关联的任务和员工。您也可以搜索和筛选项目详细信息、 输入的常见任务,并发送或接收电子邮件通过数据。

项目数据库模板

使用数据库

在本文中,我们将介绍使用项目桌面数据库模板的基本步骤。

准备好使用数据库

若要确保所有已启用数据库内容,请使用以下过程:

  1. 在消息栏中,单击“选项”。

  2. 在“Microsoft Office 安全选项”对话框中,单击“启用此内容”,然后单击“确定”。

有关启用数据库内容的详细信息,请参阅决定是否信任数据库一文。

添加员工

若要开始使用项目数据库模板,第一步是要添加的员工,以便您有某人分配项目和任务添加到。使用此过程来手动添加的员工,或者请参阅下一节,从 Outlook 2007 联系人添加员工。

  1. 项目列表表单上,单击雇员列表

  2. 雇员列表表单上,填写每个员工的详细信息。

  3. 要输入有关员工的更多详细的信息,请双击员工的姓名在雇员列表表单中,并在员工详细信息窗体中输入信息。

  4. 单击关闭以返回到项目列表窗体。

从Microsoft Office Outlook 2007添加联系人

如果您使用Office Outlook 2007,您可以从该程序添加的员工,而不必重新键入信息。

  1. 项目列表表单上,单击雇员列表

  2. 雇员列表表单上,单击从 Outlook 中添加

  3. 选择要添加的名称对话框中,选择您想要添加到数据库的名称。

  4. 单击“添加”,然后单击“确定”

添加新项目

  1. 项目列表表单上,单击新建项目

  2. 项目详细信息表单填写项目的详细信息,然后单击关闭

编辑现有项目

  1. 项目列表表单上,双击要编辑的项目。

  2. 项目详细信息窗体中,添加或编辑项目的详细信息。

    添加任务

    • 项目详细信息表单中,单击新建任务

    • 任务详细信息窗体中,填写,任务的详细信息,然后单击关闭

      Access 会显示在项目详细信息窗体上的项目任务列表中的新项目。

      编辑任务

    • 项目详细信息表单中,单击项目任务选项卡。

    • 双击要编辑的任务。

    • 任务详细信息窗体中,编辑该任务的详细信息,然后单击关闭

      添加常见任务

      常见任务是在许多不同的项目,如预算或培训常用的任务。输入的常见任务后,它可以无需重新输入任务详细信息添加到 Project 数据库中的任何项目。

    • 项目详细信息窗体中,单击的常见任务

    • 选择您想要添加到项目中的每个常见任务旁边的复选框。将新的常见任务添加到列表末尾。

    • 单击关闭以返回到项目详细信息窗体。

通过电子邮件收集数据

通过向他们发送电子邮件中的数据输入窗体,您可以从电子邮件用户收集有关项目或员工的数据。当用户返回完成的表单时,则可以处理的数据,并将其存储在您的任务列表。

  1. 项目列表雇员列表表单上,单击收集数据

  2. 按照通过电子邮件收集数据向导中的说明操作以从指定的电子邮件收件人收集数据。

筛选项目列表

项目列表表单上,您可以筛选项目的列表,并保存以供将来使用您喜欢的筛选。

  1. 右键单击窗体并选择所需的筛选器应用筛选器。

  2. 单击保存筛选器

  3. 筛选的详细信息窗体中,输入筛选器名称和说明,,然后单击关闭

  4. 使用筛选器收藏夹框中应用保存的筛选器,或单击(清除筛选器)以删除筛选器。

显示项目或员工的详细信息

项目详细信息窗体和员工详细信息窗体允许您查看和输入有关项目或员工的详细信息。若要显示项目详细信息窗体或员工详细信息窗体:

  • 项目列表窗体或雇员列表窗体上,双击您想要查看的项目。

添加附件

项目详细信息窗体、任务详细信息窗体中,和员工详细信息窗体,您可以添加图片和其他附件。

  • 在任何详细信息窗体中,双击附件字段 (员工的详细信息窗体中,双击图片图标)。

  • “附件”对话框中,单击“添加”

  • 选择文件对话框中,浏览到包含该文件的文件夹。

  • 选择您想添加的文件,然后单击打开

  • “附件”对话框中,单击“确定”

注意: 您可以附加为每个项目,包括不同的文件类型,如文档或电子表格的多个文件。

显示报表

项目数据库中包含多个报表,包括打开的项目任务详细信息员工通讯簿和详细信息。若要显示报表:

  • 项目列表表单上,选择您想要从报告列表中显示的报表。

若要打印报表:

  • 单击“Microsoft Office 按钮Office 按钮图像 ,然后单击“打印​​”。

您可以创建您自己的自定义报表。有关详细信息,请参阅文章创建简单报表

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