使用项目 Access 数据库模板

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作者:Michael Groh,Access MVP

使用 Access 2007 项目管理数据库 管理项目和相关任务及员工。还可以搜索和筛选项目详细信息,输入常见任务,然后通过电子邮件发送或接收数据。

项目数据库模板

使用数据库

本文将介绍使用项目桌面数据库模板的几个基本步骤。

准备要使用的数据库

若要确保启用所有数据库内容,请使用以下过程:

  1. 在消息栏中,单击“选项”

  2. “Microsoft Office 安全选项”对话框中,单击“启用此内容”,然后单击“确定”

有关启用数据库内容的详细信息,请参阅决定是否信任数据库一文。

添加员工

若要开始使用项目数据库模板,第一步是要添加员工,以便你可以向其分配项目和任务。通过这一步骤可手动添加员工,或参阅下一节,从 Outlook 2007 联系人中添加员工。

  1. 在“项目列表”窗体,单击“员工列表”。

  2. 在“员工列表”窗体中,填写每位员工的详细信息。

  3. 若要输入有关某位员工的更多详细信息,请在“员工列表”窗体中双击该员工的姓名,然后在“员工详细信息”窗体中输入相关信息。

  4. 单击“关闭”返回到“项目列表”窗体。

从 Microsoft Office Outlook 2007 添加联系人

如果使用 Office Outlook 2007,则可以直接从该程序添加员工,而不必重新键入信息。

  1. 在“项目列表”窗体,单击“员工列表”。

  2. 在“员工列表”窗体中,单击“从 Outlook 添加”。

  3. 在“选择要添加的名称”对话框中,选择想要添加到数据库的名称。

  4. 单击“添加”,然后单击“确定”

创建新项目

  1. 在“项目列表”窗体中,单击“新建项目”。

  2. 在“项目详细信息”窗体中,填写项目的详细信息,然后单击“关闭”。

编辑现有项目

  1. 在“项目列表”窗体中,双击要编辑的项目。

  2. 在“项目详细信息”窗体中,添加或编辑项目的详细信息。

    添加任务

    • 在“项目详细信息”窗体,单击“新建任务”。

    • 在“任务详细信息”窗体中,填写任务的详细信息,然后单击“关闭”。

      Access 将在“项目详细信息”窗体上的“项目任务”列表中显示新项目。

      编辑任务

    • 在“项目详细信息”窗体,单击“项目任务”选项卡。

    • 双击要编辑的任务。

    • 在“任务详细信息”窗体中,编辑任务的详细信息,然后单击“关闭”。

      添加常见任务

      常见任务是指在许多不同项目中经常用到的任务,例如预算或培训任务。输入一个常见任务之后,可以将其添加到项目数据库中的任何项目,而不必重新输入任务详细信息。

    • 在“项目详细信息”窗体,单击“常见任务”。

    • 选择要添加到项目的每个常见任务旁的复选框。将新的常见任务添加到列表末尾。

    • 单击“关闭”返回到“项目详细信息”窗体。

通过电子邮件收集数据

通过使用电子邮件向电子邮件用户发送数据输入窗体,可从这些用户收集关于项目或员工的数据。用户返回已完成的窗体后,便可以在任务列表中处理和存储此数据。

  1. 在“项目列表”或“员工列表”窗体,单击“收集数据”。

  2. 按照“通过电子邮件收集数据”向导中的说明,从指定的电子邮件收件人收集数据。

筛选项目列表

在“项目列表”窗体中,可以筛选项目列表,并保存你喜爱的筛选器以备日后使用。

  1. 右键单击该窗体,选择所需的筛选器以应用筛选器。

  2. 单击“保存筛选器”。

  3. 在“筛选器详细信息”窗体中,输入筛选器名称和说明,然后单击“关闭”。

  4. 使用“筛选器收藏夹”框,可以应用保存的筛选器,或单击“(清除筛选器)”以删除筛选器。

显示项目或员工详细信息

可以在“项目详细信息”和“员工详细信息”窗体查看和输入关于项目或员工的详细信息。显示“项目详细信息”窗体或“员工详细信息”窗体:

  • 在“项目列表”窗体或“员工列表”窗体中,双击要查看的项目。

添加附件

在“项目详细信息”窗体、“任务详细信息”窗体和“员工详细信息”窗体中,可以添加图片和其他附件。

  • 在任一“详细信息”窗体中,双击“附件”字段(在“员工详细信息”窗体,则双击该图片图标)。

  • 在“附件”对话框中,单击“添加”。

  • 在“选择文件”对话框中,浏览到包含该文件的文件夹。

  • 选择要添加的文件,然后单击“打开”。

  • 在“附件”对话框中,单击“确定”。

注意: 可以为每个项目附加多个文件,包括不同的文件类型,如文档或电子表格。

显示报表

项目数据库包含多个报表,包括“打开项目”、“任务详细信息”、“员工通讯簿”等。显示报表:

  • 在“项目列表”窗体中,选择想要从“报表”列表显示的报表。

打印报表:

  • 单击“Microsoft Office 按钮Office 按钮图像 ,然后单击“打印”。

你还可以创建自己的自定义报表。有关详细信息,请参阅创建简单报表一文。

注意: 机器翻译免责声明:本文是由无人工介入的计算机系统翻译的。Microsoft 提供机器翻译是为了帮助非英语国家/地区用户方便阅读有关 Microsoft 产品、服务和技术的内容。由于机器翻译的原因,本文可能包含词汇、语法或文法方面的错误。

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