使用雇员数据自动创建组织结构图

使用雇员数据自动创建组织结构图

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组织结构图是展示雇员、职务和部门之间关系的图表。

如果您在 Excel 工作表或 Exchange Server 目录等文档中保存了所有雇员信息,Visio 可生成为您添加形状和连接线的图表。如果您不想自动生成图表,您可以在不使用外部数据源的情况下绘制图表

若要开始组织结构图向导,请单击文件>新建并单击组织结构图类别,然后单击创建

在 Visio 2016 中,单击文件>新建>业务>组织结构图,然后单击创建

组织结构图

自动生成来自现有数据源的图表

当您单击以从模板创建图表时,组织图表向导将启动。在向导的第一页上,选择“已存储在文件或数据库中的信息”,然后按照向导中的说明进行操作。

您可使用的数据源

  • Microsoft Excel 工作表

  • 文本文件

  • Microsoft Exchange Server 目录

  • 符合 ODBC 的数据源

数据源中所需的列

数据源需要具有雇员姓名、唯一标识符和雇员要向其报告的人员的列。数据源中有哪些列名称都无关紧要,因为在向导中您可手动确定哪些列(或者字段名称)包含雇员姓名和向其报告的人员姓名。

  • 雇员姓名    雇员姓名在该域中的显示方式就是他们显示在组织结构图形状中的方式。

  • 唯一标识符    如果所有姓名都唯一,此列就可为“雇员姓名”列。否则,请包含其值唯一标识每个雇员的列。

  • 雇员的上级    此域必须包含每个经理的唯一标识符,该标识符可以是姓名或 ID 号。对于在组织结构图顶级的雇员,将此域留空。

文本文件作为数据源的示例

在下面的示例中,展示了一个具有五列四行、以逗号分隔的文本文件,其中第一行为标题行。Visio 将为您生成此样本文本文件 – 启动“组织结构图向导”,选择“使用向导输入的信息”,并单击“下一步”。在下一页上,选择“以符号分隔的文本”,键入文件名,然后单击“下一步”。Visio 打开带有此示例数据作为指南的文本编辑器。

姓名、向其报告的人员、职务、部门、电话

Joe Sampleboss,CEO,主管,x5555
Jane Samplemgr,Joe Sampleboss,开发经理,产品开发,x6666
John Samplepos,Jane Samplemgr,软件开发商,产品开发,x6667

从新数据文件创建组织结构图

如果您还未将数据输入不同的程序中,但是您想要这么做,Visio 将使用良好示例格式中的示例数据打开 Excel 或文本编辑器。使用真实数据替换示例数据,完成向导以生成组织结构图。

  1. 若要开始组织结构图向导,请单击文件>新建并单击组织结构图类别,然后单击创建

    在 Visio 2016 中,单击文件>新建>业务>组织结构图,然后单击创建

  2. 在向导的第一页上,选择“使用向导输入的信息”,然后单击“下一步”。

  3. 选择Excel文本分隔符号,为新的文件中,键入一个名称,然后单击下一步
    Microsoft Excel 工作表如果选择Excel,打开带有示例文本。如果您选择分隔文本,记事本页面随即打开带有示例文本。

  4. 当 Excel 或记事本打开时,请使用示例文本作为要包含的信息的示例,并在所显示的文本处键入您的信息。雇员姓名列和向其报告的人列是必需的,但是您可添加或删除其他列。

  5. 退出 Excel 或记事本,然后完成向导。

更改布局、更改形状和插入图片

组织结构图”模板添加“组织结构图”选项卡至功能区。使用此选项卡上的工具,可对图表外观进行较大更改。

布局”和“排列”组具有更改形状布局和层次结构的工具。

使用“形状”库选择图表中的形状样式。使用“图片”组中的工具,可在选定形状中插入图片,删除占位符图片,并对插入形状的图片进行更改。如果您没有使用向导对所有形状添加图片,现在您可对其进行添加。在“组织结构图”选项卡上,单击“插入”>“多张图片”。所有图片应位于一个文件夹中,且文件名为“Employee Name.FileType”格式 – 例如,Jonathan Foster.jpg(名称必须与数据源中的姓名精确匹配)。

组织数据”组具有使用向导导入外部来源数据、将组织数据导出为 Excel 或文本文件,以及比较图表中的数据和外部数据来源等工具。

使用小组框架或虚线显示小组

创建组织结构图后,可以重新排列信息以反应虚拟的小组关系。在接近彼此的位置移动相关形状,然后添加虚线连接线显示从属报告结构。或使用“小组框架”突出显示虚拟团队。将“小组框架”形状从“形状”窗口拖到绘图中,然后使用侧面的尺寸控点使其包括虚拟团队上的各个项目。

小组框架

更新外部数据源使用组织结构图

以反映组织结构更改,您可以刷新图表数据或手动更新组织结构图 ︰

  • 单击“数据”>“外部数据”>“全部刷新”。

如果新数据与构建图表所使用的数据不匹配,您可能需要手动移动。

如果您拥有一个新图表,请使用 Visio 将其与较旧图表进行比较,并告诉您更改的内容。

  1. 打开较新或较旧版本的组织结构图。

  2. 单击“组织结构图”>“组织数据”>“比较”。在“比较组织结构数据”框中,查找到要比较的版本。

  3. 在“比较类型”下,选择情形,具体取决于您打开的版本。

  4. 在“报告类型”下,选择所需的选项。

  5. 单击“确定”。

如果您仍然无法按需更新图表,则可能需要重建图表。

注意: 机器翻译免责声明:本文是由无人工介入的计算机系统翻译的。Microsoft 提供机器翻译是为了帮助非英语国家/地区用户方便阅读有关 Microsoft 产品、服务和技术的内容。由于机器翻译的原因,本文可能包含词汇、语法或文法方面的错误。

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