使用邮件合并来发送批量电子邮件

使用邮件合并来发送批量电子邮件

开始之前,在 Word 中打开一个空白文档,然后键入想要发送的电子邮件的正文。

若要发送电子邮件,需安装兼容 MAPI 的电子邮件程序,例如 Outlook或 Gmail。

步骤 1:准备主文档

  • 转到“邮件”>“开始邮件合并”>“电子邮件​​”。

    “开始邮件合并”命令,选中了“电子邮件”选项

步骤 2:设置邮件列表

邮寄列表是你的数据源。 有关详细信息,请参阅可用于邮件合并的数据源

提示

  • 如果你没有邮寄列表,可以在邮件合并过程中进行创建。

  • 如果使用的是 Excel 电子表格,则请将邮政编码列的格式设置为文本来保留所有零。 有关详细信息,请参阅在 Excel 中设置邮件合并数字、日期和其他值的格式

  • 如果想要使用 Outlook 联系人,请确保 Outlook 是你的默认电子邮件程序且与 Word 的版本相同。

请确保数据源中有一列是电子邮件地址,且其中包含要向其发送电子邮件的每个人的电子邮件地址。

  1. 转到“邮件”>“选择收件人”。

  2. 选择一个数据源。 有关详细信息,请参阅可用于邮件合并的数据源

  3. 选择“文件”>“保存”。

如果需要对邮寄列表进行编辑、排序或筛选,请参阅邮件合并:编辑收件人

  1. 转到“邮件”>“问候语”。

  2. 选择要使用的格式。

  3. 选择“确定”以插入合并域。

  4. 选择“文件”>“保存”。

也可以从数据源向电子邮件添加其它域。 有关详细信息,请参阅插入邮件合并域

注意: 插入域后需要手动设置电子邮件格式。

如果地址或其他域的任一部分缺失,请参阅邮件合并:匹配域进行修复。

若要更改合并内容的字体、字号或间距,请选择合并域的名称,然后进行所需的更改。

  1. 选择“预览结果”,然后选择“下一记录“下一条记录”按钮,针对的是邮件合并预览结果 或“上一记录“上一条记录”按钮,针对的是邮件合并预览结果 按钮,以查看信函正文中的姓名和地址。

    Word 中“邮件”选项卡的屏幕截图,显示“预览结果”组。

  2. 选择“完成并合并”>”发送电子邮件”。

    Word 中“邮件”选项卡的屏幕截图,显示“完成并合并​​”命令及其选项。

  3. 在“收件人”框中,选择邮寄列表中的电子邮件地址列或域。

    注意: Word 将向每个电子邮件地址发送单独的邮件。 你无法抄送或密送其他收件人。 可包括链接,但无法向电子邮件添加附件。

  4. 在“主题行”框中,键入邮件的主题行

  5. 在“邮件格式”框中,选择“HTML”(默认设置)或“纯文本”以将文档作为电子邮件的正文发送。

  6. 在“发送记录”下,使用下列选项之一:

    • 全部”记录(默认)。

    • 当前记录”:邮件仅发送屏幕上可查看的记录。

    • ”和“”仅发送一定范围的记录。

  7. 选择“确定”运行邮件合并。

转到“文件”>“保存”。 保存主文档时,还会保存它与数据源的连接。 若要再次使用该文档,请将其打开,然后在系统提示保留与数据源的连接时回答“”。

另请参阅

开始之前,在 Word 中打开一个空白文档,然后键入想要发送的电子邮件的正文。

若要发送电子邮件,需安装兼容 MAPI 的电子邮件程序,例如 Outlook或 Gmail。

步骤 1:在 Word 中创建主文档

  1. 转到“邮件”>“开始邮件合并”>“电子邮件​​”。

    邮件合并的电子邮件

  2. 在 Word 中,键入要发送的电子邮件。

步骤 2:设置邮寄列表

邮寄列表是你的数据源。 有关详细信息,请参阅可用于邮件合并的数据源

提示

  • 如果你没有邮寄列表,可以在邮件合并过程中进行创建。

  • 如果使用的是 Excel 电子表格,则请将邮政编码列的格式设置为文本来保留所有零。 有关详细信息,请参阅在 Excel 中设置邮件合并数字、日期和其他值的格式

  • 如果想要使用 Outlook 联系人,请确保 Outlook 是你的默认电子邮件程序且与 Word 的版本相同。

请确保数据源中有一列是电子邮件地址,且其中包含要向其发送电子邮件的每个人的电子邮件地址。

  1. 转到“邮件”>“选择收件人”。

  2. 选择一个数据源。 有关详细信息,请参阅可用于邮件合并的数据源

  3. 选择“文件”>“保存”。

如果需要对邮寄列表进行编辑、排序或筛选,请参阅邮件合并:编辑收件人

  1. 转到“邮件”>“插入合并域”,然后选择要添加的域。

    在“邮件”选项卡上,突出显示“插入合并域”

  2. 在主文档中,选择“将字段拖入到此框中或键入文字”,然后单击或点击文本以将其删除。

  3. 添加想要包含在邮件中的域并设置它的格式,然后选择“确定”。

  1. 转到“邮件”>“预览结果”,查看电子邮件的显示效果。

    在“邮件”选项卡上,突出显示“预览结果”

    使用“邮件”选项卡上的左右箭头按钮,可以滚动浏览每封电子邮件。

  2. 再次选择“预览结果”以添加或删除合并域。

  3. 准备就绪后,转到“邮件”>“完成并合并​​”>“合并到电子邮件”。

    如果没有选择默认的电子邮件程序,则“合并到电子邮件”选项不可用。

  4. 选择“收件人”合并域、主题以及是以文本、HTML 还是附件形式发送。 以附件形式发送时,电子邮件无正文文本,邮件以附加文档的形式发送。

  5. 选择“邮件合并到发件箱”。

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