使用邮件合并将 Access 数据发送到 Word

使用邮件合并将 Access 数据发送到 Word

邮件合并是使 Access 数据有效的一种好方法。 此视频介绍如何在 Microsoft Word 中使用 Access 中的 " Word 合并" 命令开始创建典型的套用信函。 或者,如果您愿意,请查看视频下方的基本步骤。

注意: 此视频是使用 Access 2013 录制的,但是相同的基本步骤适用于 access 2010、Access 2016 和 Access 订阅版本。

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在视频中

下面是在 Access 中创建 Word 邮件合并的一般过程:

  1. 打开包含要与 Word 合并的地址的 Access 数据库。

  2. 如果 "导航窗格" 未打开,请按 F11 将其打开。

  3. 选择包含地址的表或查询。 如果地址字段分布在多个表中,请创建一个包含所需字段的简单选择查询,然后选择该查询进行合并操作。

  4. 在 "外部数据" 选项卡上的 "导出" 组中,单击 " Word 合并"。

  5. " Microsoft Word 邮件合并向导" 对话框随即打开。

    选择以将数据链接到现有 Word 文档或创建新文档。

  6. 选择是希望向导将地址数据链接到现有 Word 文档,还是从新的空白文档开始。

  7. 单击“确定”。

Word 将启动并显示 "邮件" 选项卡和 "邮件合并" 窗格。

  1. 通过单击 "邮件合并" 窗格底部的 "下一个" 和 "上一个" 链接,完成向导步骤的工作。

  2. 在向导的步骤3中,无需选择收件人列表。 在 Access 中选中它时确定的。 但是,你可能希望通过单击 "编辑收件人列表" 来微调列表。 在打开的框中,可以从合并中删除单个收件人、应用筛选器、对列表进行排序等。

  3. 在向导的步骤4中,编写字母(除非您使用的是现有文档)。

  4. 将光标放在文档中要显示地址数据的位置,然后单击 "邮件合并" 窗格中的 "地址块"、"问候语" 或 "更多项目",将 Access 数据插入到文档中。 在出现的框中,选择所需的格式,然后单击 "匹配域" 以确保字段正确匹配。

  5. 在向导的步骤5中,单击 "下一个" (>>)和 "上一个" (<<)按钮预览合并数据在打印文档时的外观。

  6. 在向导的步骤6中,单击 "打印",然后选择所需的打印选项。

  7. 保存并关闭 Word 文档。

    注意: 

    • 如果在完成向导后需要返回并调整任何合并设置,所有操作均可在 Word 中的 "邮件" 选项卡上使用。

    • 如果在 Access 数据库中进行设计更改,可能需要调整 Word 中的某些合并设置以使合并正常工作。

    • 邮件合并向导是针对处理通讯地址数据而设计的。 但是,你可以使用邮件合并功能将任何类型的数据与 Word (如库存记录、任务或任何存储在 Access 中的任何数据)合并。

有关 Word 的邮件合并功能的更多详细信息,请参阅以下文章:

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