使用邮件合并将数据发送到 Word

使用邮件合并将数据发送到 Word

邮件合并是使 Access 数据工作的好方法。此视频向您介绍如何通过开始在 Access 2013 中使用“Word 合并”命令来在 Word 2013 中创建典型的套用信函。或者,如果您愿意,请查看视频下方的基本步骤。

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在视频中

下面介绍了在 Access 内创建 Word 邮件合并的常规过程:

  1. 打开包含要与 Word 合并的地址的 Access 数据库。

  2. 如果导航窗格未打开,请按 F11 将其打开。

  3. 选择包含地址的表或查询。如果地址字段分布在多个表中,请创建一个包含您所需的字段的查询,然后为合并操作选择该查询。

  4. 单击“外部数据”>“Word 合并”。

  5. 选择是希望向导将地址合并到现有 Word 文档中,还是从新的空白文档开始。

  6. 单击“确定”。

Word 将启动并显示“邮件”选项卡和“邮件合并”窗格。

  1. 通过单击“邮件合并”窗格底部的“下一步”和“上一步”链接逐步完成向导步骤。

  2. 在向导的步骤 3 中,您不需要选择收件人列表。您在 Access 中选择时已确定它。但是,您可能需要通过单击“编辑收件人列表”来微调列表。在打开的框中,您可以从合并中删除单个收件人、应用筛选器、对列表进行排序等等。

  3. 在向导的步骤 4 中,撰写信函(除非您正在使用现有文档)。

  4. 将光标放在您希望显示地址数据的文档中,然后在“邮件合并”窗格中单击“地址块”、“问候语”或“其他项目”以将 Access 数据插入文档中。在显示的框中,选择所需格式,然后单击“匹配域”以确保域已正确匹配。

  5. 在向导的步骤 5 中,单击“下一步”(>>) 和“上一步”(<<) 按钮以预览打印文档时合并数据的外观。

  6. 在向导的步骤 6 中,单击“打印”,选择所需的打印选项。

  7. 保存并关闭 Word 文档。

    注释: 

    • 如果在完成向导之后需要返回调整任何合并设置,则 Word 的“邮件”选项卡上将提供所有操作。

    • 如果您在 Access 数据库中进行设计更改,则可能需要调整 Word 中的一些合并设置以使合并再次正常工作。

    • 邮件合并向导设计与邮寄地址数据一起工作。但是,可使用邮件合并功能将任何种类数据(例如库存记录、任务或存储在 Access 中的任何内容)与 Word 合并。

有关 Word 的邮件合并功能的更多详细信息,请参阅以下文章:

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