使用邮件合并对大量邮件的信函进行个性化设置

使用邮件合并对大量邮件的信函进行个性化设置

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如果要向邮寄列表中的人员群发邮件,可以使用邮件合并功能创建一批个性化信函。生成的每封信函都具有相同的布局、格式、文本和图形。信函仅在指定部分有所不同和个性化。

使用邮件合并流程创建和打印信函涉及三个文件:

  • 主文档
    此文档包含对于合并文档的每个版本都相同的文本和图形(例如徽标)。相同内容的示例有信函的正文。

  • 您的邮寄列表
    这是用于填充信函中的信息的数据源。例如, 您的邮件列表具有名称, 而您的主文档是将发送给您的列表中的名称的字母。

  • 合并文档
    此文档是主文档和邮件列表的组合。邮件合并从邮件列表中提取信息, 并将其放在主文档中, 从而为每个人提供个性化信函。

您可以在以下视频中了解有关信函的邮件合并如何在本培训课程的一部分中工作的详细信息。

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步骤 1:准备主文档

开始邮件合并之前,请先准备信函。例如,若要让收件人了解即将发生的事件,请添加事件的名称、日期、时间和位置。这些详细信息对信函的所有收件人来说都很重要。

  1. 在“邮件”选项卡上的“开始邮件合并”组中,选择“开始邮件合并”>“信函”。

    在 Word 中, 在 "邮件" 选项卡上, 选择 "开始邮件合并", 然后选择一个选项。

  2. 在 " Word" 中, 键入要发送给每个人的字母的正文 (示例如下)。

    Word 中用于邮件合并的字母的示例 bel。

步骤 2:设置邮寄列表

邮寄列表是你的数据源。它可以是 Excel 电子表格、Outlook 联系人目录、Access 数据库或 Office 地址列表。它包含 Word 用于从其中提取信息以构造信函的记录。

诀窍

  • 如果你没有邮寄列表,可以在邮件合并过程中进行创建。在开始邮件合并流程之前,请收集所有数据记录,并将其添加到数据源。

  • 如果你使用的是 Excel 电子表格,请确保将邮政编码列的格式设置为文本,以确保不会丢失任何零。

  • 如果想要使用 Outlook 联系人,请确保 Outlook 是你的默认电子邮件程序。

步骤 3:将邮寄列表链接到主文档

现在, 您已准备好打开邮件列表的数据源, 并将其链接到您的信函。

  1. 在“邮件”选项卡上的“开始邮件合并”组中,选择“选择收件人”,然后选择一个选项。

    作为 Word 邮件合并的一部分, 在 "邮件" 选项卡上的 "开始合并" 组中, 选择 "选择收件人", 然后选择 "键入新列表"

  2. 执行下列操作之一:

    • 如果没有邮寄列表,请选择“键入新列表”进行创建。

      或者

    • 如果邮寄列表位于 Excel 电子表格、Access 数据库或其他类型的数据文件中,请选择“使用现有列表”。然后浏览至相应列表并选择“打开”。

      或者

    • 如果使用 Outlook 联系人,请选择“从 Outlook 联系人中选择”。

  3. 选择“文件”>“另存为”。

  4. 在“文件名”框中,键入文件名,然后选择“保存”。


编辑收件人列表

如果要为列表中的每个人创建和打印信函, 请转到 "步骤 4: 向信函添加个性化内容"。如果要向居住的人发送信函 (例如, 在您托管的某个事件的20英里内), 请使用类似邮政编码或邮政编码的筛选器来缩小列表范围。

  1. 选择“编辑收件人列表”。

    作为 Word 邮件合并的一部分,在“邮件”选项卡上的“开始合并”组中,选择“编辑收件人列表”。

  2. 在 "邮件合并收件人" 对话框中, 选中要接收电子邮件的每个人员的姓名旁边的复选框。

    通过选中复选框选择行

在 "邮件合并收件人" 对话框中, 有一些选项可用于细化收件人列表。最常用的两个选项是对列表进行排序和筛选, 以便更容易找到姓名和地址。

在 Word 邮件合并文档中,选择“编辑收件人”,然后在“邮件合并收件人”对话框中的“调整收件人列表”下,选择一个选项。

有关更多详细信息, 请参阅对数据进行排序和筛选以进行邮件合并

步骤 4:向信函添加个性化内容

向信函中的每个人 (例如, 其姓名和地址) 添加不同的内容。添加这些详细信息的最佳做法是在主文档中插入合并域。

  1. 在“邮件”选项卡上的“编写和插入域”组中,选择“地址块”。

    作为 Word 邮件合并的一部分,在“邮件”选项卡上的“编写和插入域”组中,选择“地址块”。

  2. 在 "插入地址块" 对话框中, 选择收件人姓名的格式, 因为它将显示在信函中。

    地址块选项

  3. 选择“确定”。

    注意: 若要查看地址在信函中的显示方式, 请在 "预览" 下选择 "预览结果"。选择 "下一 “下一条记录”按钮,针对的是邮件合并预览结果 " 或 "一条 “上一条记录”按钮,针对的是邮件合并预览结果 记录" 按钮, 在数据源中的记录之间移动。

  4. 在 "编写和插入" 组中, 选择 "问候行"。

    作为 Word 邮件合并的一部分, 在 "邮件" 选项卡上的 "编写和插入域" 组中, 选择 "问候语"。

  5. 在“插入问候语”对话框中,选择要使用的格式。

  6. 选择"确定"以在信函中插入合并域。

  7. 选择 "文件" > "保存" 以保留要为邮件合并创建的字母 (示例如下)。

    在 Word 中显示 "地址块" 字段和 "问候行" 字段的示例邮件合并信函。

若要在邮件列表中插入信函中的其他自定义信息, 请参阅一次添加一个邮件合并域


验证合并域名称

确保 Word 能够找到邮件列表中的姓名和地址。

  1. 在“邮件”选项卡上的“编写和插入域”组中,选择“匹配域”。

    提示:  也可向主文档的“插入地址块”对话框中添加地址块以打开“合并域”。

  2. 在“匹配字段”对话框中,验证列表中显示的记录字段是否与邮寄列表数据源中记录的名称和列标题相匹配。

    “匹配域”对话框

    注意: 该对话框中有两个列。左侧的列可以是业务记录中常见名称的列表。右侧的列是该常见名称的域名,映射到数据源文件中的列标题。

  3. 执行下列操作之一:

    • 如果显示的域名与邮寄列表数据源中记录所用的列标题相匹配,则不进行任何操作。

      或者

    • 如果预期与数据源中列标题匹配的域名中显示“(不匹配)”,请选择下拉箭头,然后在邮寄列表数据源中选择域名。根据需要重复。

  4. 选择“确定”。


设置邮件合并域格式

若要更改合并内容的字体、字号或间距,请选择合并域的名称,然后进行所需的更改。

  1. 在“邮件”选项卡上的“预览结果”组中,选择“预览结果”以从合并结果切换回信函中的邮件合并域。

    在 Word 中,在“邮件”选项卡上的“预览结果”组。

  2. 选择合并域的名称。

    选择“地址块”域

  3. 在“开始”选项卡上,选择要使用的字体和字号。

    在 Word 中,在“开始”选项卡的“字体”组中,选择字体和字号。

  4. 在“页面布局”选项卡上 (Word 2013) 或布局选项卡上 (Word 2016),选择需要的段落间距。

    在 Word 中,在“布局”选项卡上的“段落”组中设置间距。

    注意: 因为 Word 将地址块中的每一行视为一个段落,所以可能需要缩小行距。

步骤5。预览和打印信函

  1. 选择“预览结果”,然后选择“下一条“下一条记录”按钮,针对的是邮件合并预览结果 或“上一条“上一条记录”按钮,针对的是邮件合并预览结果 记录按钮,确保函件正文中的名称和地址正确显示。

    提示:  若要转到列表开头,请选择“第一条“第一条记录”按钮,针对的是邮件合并预览结果 记录按钮;若要转到列表末尾,请选择“最后一条“最后一条记录”按钮,针对的是邮件合并预览结果 记录按钮。

  2. 选择“完成并合并”>“打印文档”。

    作为 Word 邮件合并的一部分, 请在 "邮件" 选项卡上的 "完成" 组中选择 "完成并合并", 然后选择一个选项。

步骤 6:保存个性化信函

保存邮件合并文档时,该文档会保持连接到邮寄列表,以便下次群发邮件时可以再次使用该邮件合并文档。


重复使用邮件合并文档

  • 打开邮件合并文档,然后在 Word 提示保留该连接时选择“”。


更改邮件合并文档中的地址

  • 打开邮件合并文档,然后选择“编辑收件人列表”,对特定地址进行排序、筛选和选择。

更多信息

开始邮件合并之前,请先准备信函。例如,若要让收件人了解即将发生的事件,请添加事件的名称、日期、时间和位置。这些详细信息对信函的所有收件人来说都很重要。

  1. 在“邮件”选项卡上的“开始邮件合并”组中,选择“开始邮件合并”>“信函”。

    套用信函

  2. 在 Word 中键入要向每个人发送的信函的正文。

邮寄列表是你的数据源。它可以是 Excel 电子表格、Outlook 联系人目录、Access 数据库或 Office 地址列表。它包含 Word 用于从其中提取信息以构造信函的记录。

提示

  • 如果你没有邮寄列表,可以在邮件合并过程中进行创建。在开始邮件合并流程之前,请收集所有数据记录,并将其添加到数据源。

  • 如果你使用的是 Excel 电子表格,请确保将邮政编码列的格式设置为文本,以确保不会丢失任何零。

  • 如果想要使用 Outlook 联系人,请确保 Outlook 是你的默认电子邮件程序。若要执行此操作,请打开 Apple Mail,然后在“邮件”菜单上,选择“偏好设置”。在“常规”选项卡上的“默认电子邮件阅读程序”旁,选择“Microsoft Outlook

  • 此外,还可以使用 Apple 联系人,但请确保 Apple 邮件是默认邮件程序。

  • 将 FileMaker Pro 数据库用作邮件合并的数据源。

  1. 在“邮件”选项卡上,选择“选择收件人”,然后选择一个选项。

    在“邮件”选项卡上,突出显示“选择收件人”以及选项列表

    选择

    目的

    创建新列表

    在设置邮件合并时启动新的地址列表

    使用现有列表

    使用 Excel 电子表格或其他类型的数据文件作为地址列表

    从 Outlook 联系人中选择

    直接从 Outlook 联系人中选择姓名作为地址列表

    Apple 联系人

    直接从 Apple 通讯簿中选择姓名作为地址列表

    FileMaker Pro

    从 FileMaker Pro 数据库中导入数据

  2. 如果已选择“创建新列表”,请按照以下步骤操作:

    1. 在“编辑列表字段”对话框中,Word 会自动为某些基本信息创建字段(例如,名字、姓氏和地址)。如果要添加新字段(例如,消息字段),请立即添加,以便可在键入条目时进行填充。在“新建字段名称”中,键入要添加的字段名称,然后选择加号 (+)。

      提示:  若要更改字段的顺序,请选择要移动的字段,然后使用向上或向下箭头将字段移到列表中所需的位置。

    2. 以所需方式设置完所有字段后,选择“创建”以创建列表。

  3. 如果选择“使用现有列表”,请按照以下步骤操作:

    1. 浏览找到要使用的文件,然后选择“打开”。

    2. 如果选择打开 Excel 电子表格,请在“打开工作簿”对话框中,选择要使用的工作表,并将“单元格区域”保留为空白以使用整个工作表或输入要使用的数据的单元格区域,然后选择“确定”。

  4. 如果已选择“从 Outlook 联系人中选择”或“Apple 联系人”,请按照以下步骤操作:

    1. 选择“筛选收件人”选择要包含的收件人。

    2. 对于 Outlook 联系人,请在“查询选项”中“邮件合并收件人列出方式”旁边,选择“完整记录”。在联系人列表中,选择要群发邮件的联系人,然后选择“确定”。

    3. 对于 Apple 联系人,请在“查询选项”对话框中的“Apple 组联系人”下,选择要群发邮件的组,然后选择“确定”。

    4. 对于“FileMaker Pro 数据库”,请在“选择用作数据源的 FileMaker Pro 数据库”对话框中选择数据库文件,然后选择“打开

  1. 在“邮件”选项卡中,选择“插入合并域”,然后选择要添加的字段。

    在“邮件”选项卡上,突出显示“插入合并域”

    继续添加字段,直到添加信函上需要的所有信息。

  2. 设置信函中字段的格式,使其按照你对其余信封的期望显示。例如,在“名字”和“姓氏”字段之间添加一个空格,然后按 Return 为“地址”字段另起新行。

    提示: 要对收件人列表排序或删除收件人,请在“邮件”选项卡上选择“筛选收件人”,然后选择“排序记录”或“筛选记录”。完成后,选择“确定”。

  1. 在“邮件”选项卡上,选择“预览结果”查看信函外观。使用“邮件”选项卡上的左右箭头,滚动浏览每封信函。

    在“邮件”选项卡上,突出显示“预览结果”

  2. 若要进行其他格式更改,请再次选择“预览结果”。此操作可使你添加或删除合并域。

  3. 如果信函外观为你所需,请在“邮件”选项卡上,选择“完成并合并”>“打印文档”以完成邮件合并。

    在“邮件”选项卡上,突出显示“完成并合并”和“打印文档”选项

    提示: 如果要在打印前单独查看和更新每封信函,请在“邮件”选项卡上选择“完成并合并”>“编辑单个文档”。完成后,单击“文件”>“打印”打印信封。

保存邮件合并文档时,该文档会保持连接到邮寄列表,以便下次群发邮件时可以再次使用该邮件合并文档。

重复使用邮件合并文档

  • 打开邮件合并文档,然后在 Word 提示保留该连接时选择“”。

更改邮件合并文档中的地址

  • 打开邮件合并文档,然后选择“编辑收件人列表”,对特定地址进行排序、筛选和选择。

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