使用邮件合并对信函进行个性化设置

邮件合并允许您创建一批个性化的字母, 其中每个字母在版式、格式、文本和图形中均相同, 除了称呼之类的个性化部分。

准备信函

  1. 转到 "邮件" >开始邮件合并>信函

    选中 "信函" 的 "邮件合并开始" 菜单

  2. 在 Word 中, 键入要发送到邮寄列表的信函正文。

设置邮寄列表

您的邮寄列表是一个数据源, 其中包含 Word 用于自定义信函的信息。 请参阅可用于邮件合并的数据源

如果需要对邮寄列表进行排序或筛选, 请参阅邮件合并: 编辑收件人

向信函添加个性化内容

将内容添加到您的信函中, 每个收件人都可以使用不同的内容。

  1. 转到“邮件”>“地址块”。

    作为 Word 邮件合并的一部分, 在 "邮件" 选项卡上的 "写入 & 插入域" 组中, 选择 "地址块"。

  2. 在 "插入地址块" 对话框中, 选择收件人姓名的格式。

    地址块选项

    有关详细信息, 请参阅插入地址块

  3. 选择“确定”。

  4. 选择“问候语”。

    作为 Word 邮件合并的一部分, 在 "邮件" 选项卡上的 "写入 & 插入域" 组中, 选择 "问候语"。

  5. 在 "插入问候语" 对话框中选择要使用的格式。

    有关详细信息,请参阅插入问候语

  6. 选择"确定"插入 "问候" 行字段。

  7. 转到“文件”>“保存”。

若要从邮寄列表中插入其他自定义信息, 请参阅一次添加一个邮件合并域

预览和打印信函

  1. 转到 "邮件" >预览结果以预览您的信函。

    在 Word 中,在“邮件”选项卡上的“预览结果”组。

  2. 选择 "下一步" “下一条记录”按钮,针对的是邮件合并预览结果 或 "上一步" “上一条记录”按钮,针对的是邮件合并预览结果 滚动数据集以确保名称和地址正确显示。

  3. 再次选择 "预览结果" 从合并结果切换回信函中的邮件合并域

  4. 选择 "完成 & 合并" >打印文档

    选择 "编辑单个文档"、"打印文档" 或 "发送电子邮件"。

    作为 Word 邮件合并的一部分, 在 "邮件" 选项卡上的 "完成" 组中, 选择 "完成 & 合并", 然后选择一个选项。

保存个性化信函

转到“文件”>“保存”。 保存邮件合并文档时, 该文档会保持连接到您的邮寄列表, 以便将来使用。

若要重复使用邮件合并文档, 请打开邮件合并文档。 当 Word 提示您保留连接时, 选择"是"

准备主文档

  1. 转到 "邮件" >开始邮件合并>信函

    套用信函

  2. 在 Word 中, 键入要发送到邮寄列表的信函正文。

设置邮寄列表

您的邮寄列表是一个数据源, 其中包含 Word 用于自定义信函的信息。 请参阅可用于邮件合并的数据源

如果需要对邮寄列表进行排序或筛选, 请参阅邮件合并: 编辑收件人

向信函添加个性化内容

通过合并字段在数据库中添加名称、地址和其他字段。

  1. 转到 "邮件" > "插入合并域", 然后选择要添加的域。

    在“邮件”选项卡上,突出显示“插入合并域”

    继续添加字段,直到添加信函上需要的所有信息。

  2. 选择“确定”。

预览和打印信函

  1. 转到 "邮件" >预览结果以预览信函。 使用左箭头和右箭头滚动浏览每条记录。

    在“邮件”选项卡上,突出显示“预览结果”

  2. 若要进行其他更改, 请再次选择 "预览结果" 以返回到 "字段" 视图。

  3. 当信函外观符合您的需要时, 请选择 "邮件" > "完成" & 合并>打印文档

    在“邮件”选项卡上,突出显示“完成并合并”和“打印文档”选项

    转到 "邮件" > "完成 & 合并" >编辑单个文档以在打印前逐个查看和更新每个信函。

  4. 选择 "文件" > "打印" 以打印信函。

保存个性化信函

保存邮件合并文档时, 该文档会保持连接到您的邮件列表供以后使用。

若要重复使用邮件合并文档, 请打开邮件合并文档。 当 Word 提示您保留连接时, 选择"是"

您可以在以下视频中了解有关信函的邮件合并如何在本培训课程的一部分。

你的浏览器不支持视频。 请安装 Microsoft Silverlight、Adobe Flash Player 或 Internet Explorer 9。

注意:  本页面是自动翻译的,可能包含语法错误或不准确之处。 我们的目的是使此内容能对你有所帮助。 能否告知我们此信息是否有所帮助? 下面是该参考内容的英文版

扩展你的 Office 技能
了解培训
抢先获得新功能
加入 Office 预览体验计划

此信息是否有帮助?

谢谢您的反馈!

谢谢你的反馈! 可能需要转接到 Office 支持专员。

×