使用邮件合并大宗邮件的信函进行个性化设置

使用邮件合并大宗邮件的信函进行个性化设置

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如果要向邮件列表中的人员群发邮件,可以使用邮件合并功能创建一批个性化信函。生成的每封信函都具有相同的布局、格式、文本和图形。信函仅在指定部分有所不同和个性化。

使用邮件合并流程创建和打印信函涉及三个文件:

  • 主文档
    此文档包含对于合并文档的每个版本都相同的文本和图形(例如徽标)。相同内容的示例有信函的正文。

  • 您的邮件列表
    这是用于填充信息字母中的数据源。邮件列表中具有名称,例如,并且主文档中将发往您的列表中的名称的字母。

  • 合并的文档
    本文档是主文档和邮寄列表的组合。邮件合并将提取从邮件列表中的信息,并将其放在主文档中,每个人员得到一个个性化的字母。

您可以了解有关使用邮件合并获取字母下面的视频的培训课程的一部分中的工作方式。

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步骤 1:准备主文档

开始邮件合并之前,请先准备信函。例如,若要让收件人了解即将发生的事件,请添加事件的名称、日期、时间和位置。这些详细信息对信函的所有收件人来说都很重要。

  1. 在“邮件”选项卡上的“开始邮件合并”组中,选择“开始邮件合并”>“信函”。

    在 Word 中,在邮件选项卡上,选择开始邮件合并,然后选择选项。

  2. 在Word,键入要向每个人发送的字母 (示例如下所示) 的正文。

    在 Word 中的字母到 bel 用于邮件合并的示例。

步骤 2:设置邮件列表

邮件列表是你的数据源。它可以是 Excel 电子表格、Outlook 联系人目录、Access 数据库或 Office 地址列表。它包含 Word 用于从其中提取信息以构造信函的记录。

提示

  • 如果你没有邮件列表,可以在邮件合并过程中进行创建。在开始邮件合并流程之前,请收集所有数据记录,并将其添加到数据源。

  • 如果您正在使用Excel电子表格,请确保,以便不会丢失任何零邮政编码或邮政编码的列的格式设置为文本。

  • 如果想要使用 Outlook 联系人,请确保 Outlook 是你的默认电子邮件程序。

步骤 3: 将邮件列表中链接到主文档

现在,您就可以打开邮件列表中的数据源,并将其链接到信函。

  1. 在“邮件”选项卡上的“开始邮件合并”组中,选择“选择收件人”,然后选择一个选项。

    作为 Word 邮件合并,在邮件选项卡上,在开始合并组中,选择选择的收件人,然后选择键入新列表

  2. 执行下列操作之一:

    • 如果没有邮件列表,请选择“键入新列表”进行创建。

      或者

    • 如果邮件列表位于 Excel 电子表格、Access 数据库或其他类型的数据文件中,请选择“使用现有列表”。然后浏览至相应列表并选择“打开”。

      或者

    • 如果使用 Outlook 联系人,请选择“从 Outlook 联系人中选择”。

  3. 选择“文件”>“另存为”。

  4. 在“文件名”框中,键入文件名,然后选择“保存”。


编辑收件人列表

如果您正在创建和打印字母每个人在您的列表,请转到"第 4 步: 添加指向信函的个性化的内容。"如果您想要发送给 live 的人员的字母,例如,您正在托管的事件 20 英里范围内然后使用筛选器,如邮政编码或邮政编码缩小列表范围。

  1. 选择“编辑收件人列表”。

    作为 Word 邮件合并的一部分,在“邮件”选项卡上的“开始合并”组中,选择“编辑收件人列表”。

  2. 邮件合并收件人对话框中,选择您想要接收电子邮件的每个人员的名称旁边的复选框。

    通过选中复选框选择行

邮件合并收件人对话框中,有选项来调整收件人列表。两个最常用的选项是进行排序和筛选列表,以使其更容易找到姓名和地址。

在 Word 邮件合并文档中,选择“编辑收件人”,然后在“邮件合并收件人”对话框中的“调整收件人列表”下,选择一个选项。

更多详细信息,请参阅排序和筛选邮件合并的数据

步骤 4:向信函添加个性化内容

将内容添加到信函中因不同接收对象而异的每个人员,— 例如,他们的姓名和地址。添加以下详细信息的最佳做法是在主文档中插入合并域。

  1. 在“邮件”选项卡上的“编写和插入域”组中,选择“地址块”。

    作为 Word 邮件合并的一部分,在“邮件”选项卡上的“编写和插入域”组中,选择“地址块”。

  2. 将出现在字母,请在插入地址块对话框中,选择收件人的姓名的格式。

    地址块选项

  3. 选择“确定”。

    注意: 若要查看如何地址将显示在字母后,在预览,选择预览结果。选择下一步 “下一条记录”按钮,针对的是邮件合并预览结果上一条 “上一条记录”按钮,针对的是邮件合并预览结果 记录按钮,若要移动数据源中的记录。

  4. 编写和插入组中,选择问候语

    作为一部分 Word 邮件合并,在邮件选项卡上的编写和插入域组中,选择问候语。

  5. 插入问候语对话框中,选择要使用的格式。

  6. 选择确定以字母中插入合并域。

  7. 选择文件>保存以保留您正在进行邮件合并创建的字母 (示例如下所示)。

    在"地址块"域和"问候语"域显示的 Word 中的示例邮件合并信函。

若要从邮件列表中的字母中插入自定义的其他信息,请参阅添加邮件合并域,一次


验证合并域名称

确保 Word 能够找到邮件列表中的姓名和地址。

  1. 在“邮件”选项卡上的“编写和插入域”组中,选择“匹配域”。

    提示:  也可向主文档的“插入地址块”对话框中添加地址块以打开“合并域”。

  2. 在“匹配字段”对话框中,验证列表中显示的记录字段是否与邮件列表数据源中记录的名称和列标题相匹配。

    “匹配域”对话框

    注意: 该对话框中有两个列。左侧的列可以是业务记录中常见名称的列表。右侧的列是该常见名称的域名,映射到数据源文件中的列标题。

  3. 执行下列操作之一:

    • 如果显示的域名与邮件列表数据源中记录所用的列标题相匹配,则不进行任何操作。

      或者

    • 如果预期与数据源中列标题匹配的域名中显示“(不匹配)”,请选择下拉箭头,然后在邮件列表数据源中选择域名。根据需要重复。

  4. 选择“确定”。


设置邮件合并域格式

若要更改合并内容的字体、字号或间距,请选择合并域的名称,然后进行所需的更改。

  1. 在“邮件”选项卡上的“预览结果”组中,选择“预览结果”以从合并结果切换回信函中的邮件合并域。

    在 Word 中,在“邮件”选项卡上的“预览结果”组。

  2. 选择合并域的名称。

    选择“地址块”域

  3. 在“开始”选项卡上,选择要使用的字体和字号。

    在 Word 中,在“开始”选项卡的“字体”组中,选择字体和字号。

  4. 在“页面布局”选项卡上 (Word 2013) 或布局选项卡上 (Word 2016),选择需要的段落间距。

    在 Word 中,在“布局”选项卡上的“段落”组中设置间距。

    注意: 因为 Word 将地址块中的每一行视为一个段落,所以可能需要缩小行距。

步骤 5。预览和打印信函

  1. 选择“预览结果”,然后选择“下一条“下一条记录”按钮,针对的是邮件合并预览结果 或“上一条“上一条记录”按钮,针对的是邮件合并预览结果 记录按钮,确保函件正文中的名称和地址正确显示。

    提示:  若要转到列表开头,请选择“第一条“第一条记录”按钮,针对的是邮件合并预览结果 记录按钮;若要转到列表末尾,请选择“最后一条“最后一条记录”按钮,针对的是邮件合并预览结果 记录按钮。

  2. 选择“完成并合并”>“打印文档”。

    作为一部分 Word 邮件合并,在邮件选项卡上的完成组中,选择完成并合并,然后选择一个选项。

步骤 6:保存个性化信函

保存邮件合并文档时,该文档会保持连接到邮件列表,以便下次群发邮件时可以再次使用该邮件合并文档。


若要重复使用邮件合并文档

  • 打开邮件合并文档,然后在 Word 提示保留该连接时选择“”。


若要更改邮件合并文档中的地址

  • 打开邮件合并文档,然后选择“编辑收件人列表”,对特定地址进行排序、筛选和选择。

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