使用邮件合并大宗邮件的信函进行个性化设置

使用邮件合并大宗邮件的信函进行个性化设置

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当有批量邮件以发送给您的邮件列表上的用户时,可以使用邮件合并创建一批个性化信函。将产生每个字母具有相同的布局、 格式、 文本和图形。仅特定部分的字母各不相同,并进行个性化设置。

创建和打印信函使用邮件合并过程中包含有三个文件︰

  • 主文档中
    此文档中包含文本和图形 (徽标或图像,例如),为每个合并文档的版本相同。信函正文是内容的一个示例相同。

  • 您的邮件列表
    这是用于填充信息字母中的数据源。邮件列表中具有名称,例如,并且主文档中将发往您的列表中的名称的字母。

  • 合并的文档
    本文档是主文档和邮寄列表的组合。邮件合并中抽取从邮件列表中的信息,并将其放在主文档中,每个人员得到一个个性化的字母。

您可以了解有关使用邮件合并获取字母下面的视频的培训课程的一部分中的工作方式。

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步骤 1︰ 准备主文档

在开始邮件合并之前,准备信函。如果您正在让用户了解即将到来的事件,例如,包括名称、 日期、 时间和事件的位置。很重要的信函的所有收件人的详细信息。

  1. 邮件选项卡上的开始邮件合并组中,选择开始邮件合并>字母

    在 Word 中,在邮件选项卡上,选择开始邮件合并,然后选择选项。

  2. 在Word,键入要向每个人发送的字母 (示例如下所示) 的正文。

    在 Word 中的字母到 bel 用于邮件合并的示例。

步骤 2︰ 设置您的邮件列表

邮件列表中的数据源。 可以为Excel电子表格、 Outlook联系人目录、 Access数据库或Office地址列表。它包含的记录的Word用于提取信息以生成信函。

提示

  • 如果您没有邮件列表中,您可以创建一个邮件合并过程。在开始邮件合并过程之前,收集所有数据记录中,并将它们添加到数据源。

  • 如果您正在使用Excel电子表格,请确保,以便不会丢失任何零邮政编码或邮政编码的列的格式设置为文本。

  • 如果您想要使用Outlook联系人,请确保Outlook默认电子邮件程序。

步骤 3︰ 将邮件列表中链接到主文档

现在,您就可以打开邮件列表中的数据源,并将其链接到信函。

  1. 邮件选项卡上的开始邮件合并组中,选择选择收件人、,然后选择选项。

    作为 Word 邮件合并,在邮件选项卡上,在开始合并组中,选择选择的收件人,然后选择键入新列表

  2. 执行下列操作之一:

    • 如果您没有邮件列表中,选择键入新列表,然后创建一个。

      或者

    • 如果您的邮件列表中为Excel电子表格、 Access数据库或其他类型的数据文件,请选择使用现有列表。然后浏览到您的列表,并选择打开

      或者

    • 如果您使用的Outlook联系人,选择从 Outlook 联系人中的选择

  3. 选择文件>另存为

  4. 文件名框中,键入文件名,,然后选择保存


编辑收件人列表

如果您正在创建和打印字母每个人在您的列表,请转到"第 4 步︰ 添加指向信函的个性化的内容。"如果您想要发送给 live 的人员的字母,例如,您正在托管的事件 20 英里范围内然后使用筛选器,如邮政编码或邮政编码缩小列表范围。

  1. 选择编辑收件人列表

    作为一部分 Word 邮件合并,在邮件选项卡上,在开始合并组中,选择编辑收件人列表。

  2. 邮件合并收件人对话框中,选择您想要接收电子邮件的每个人员的名称旁边的复选框。

    通过选中复选框选择行

邮件合并收件人对话框中,有选项来调整收件人列表。两个最常用的选项是进行排序和筛选列表,以使其更容易找到姓名和地址。

在 Word 邮件合并文档中,选择编辑收件人,然后在邮件合并收件人对话框中,在调整收件人列表下选择一个选项。

更多详细信息,请参阅排序和筛选邮件合并的数据

步骤 4︰ 添加指向信函个性化的内容

将内容添加到每个人员收到不同的信函 — 例如,他们的姓名和地址。添加以下详细信息的最佳做法是在主文档中插入合并域。

  1. 邮件选项卡上的编写和插入域组中,选择地址块

    作为一部分 Word 邮件合并,在邮件选项卡上的编写和插入域组中,选择地址块。

  2. 将出现在字母,请在插入地址块对话框中,选择收件人的姓名的格式。

    地址块选项

  3. 选择“确定”。

    注意: 若要查看如何地址将显示在字母后,在预览,选择预览结果。选择下一步 邮件合并预览结果的下一步录制按钮上一条 邮件合并预览结果的的上一个记录按钮 记录按钮,若要移动数据源中的记录。

  4. 编写和插入组中,选择问候语

    作为一部分 Word 邮件合并,在邮件选项卡上的编写和插入域组中,选择问候语。

  5. 插入问候语对话框中,选择要使用的格式。

  6. 选择确定以字母中插入合并域。

  7. 选择文件>保存以保留您正在进行邮件合并创建的字母 (示例如下所示)。

    在"地址块"域和"问候语"域显示的 Word 中的示例邮件合并信函。

若要从邮件列表中的字母中插入自定义的其他信息,请参阅添加邮件合并域,一次


验证合并域的名称

请确保Word邮件列表中找到的姓名和地址。

  1. 邮件选项卡上的编写和插入域组中,选择匹配域

    提示: 合并域还可以从打开插入地址块对话框中用于添加到主文档的地址块。

  2. 匹配域对话框中,验证列表中显示的记录字段匹配的列标题邮寄列表数据源中的记录的名称。

    “匹配域”对话框

    注意: 在对话框中有两个列。左侧的列,例如是业务记录中的常见姓名的列表。右侧的列是映射到数据源文件中的列标题的常见名称的字段名称。

  3. 执行下列操作之一:

    • 如果字段名称显示的匹配列标题在邮件列表中的数据源中使用的记录,不执行任何操作。

      或者

    • 如果(不匹配)出现在预期以匹配您的数据源中的列标题字段名称,选择下拉箭头,,然后在邮件列表中的数据源中选择字段名称。根据需要重复。

  4. 选择“确定”。


邮件合并域的格式

若要更改字体、 大小或间距合并的内容,请选择合并域的名称,并进行所需的更改。

  1. 邮件选项卡上的预览结果组中,选择预览结果从合并结果切换回信函中的邮件合并域。

    在 Word 中,在邮件选项卡,预览结果组。

  2. 选择合并域的名称。

    选择“地址块”域

  3. 开始选项卡上,选择字体和您想要使用的字体大小。

    在 Word 中,在开始选项卡上的字体组中,选择一种字体和字号。

  4. 页面布局选项卡上 (Word 2013) 或布局选项卡上 (Word 2016) 中,选择所需的段落间距。

    在 Word 中,在布局选项卡上,在段落组中,设置间距。

    注意: 因为Word将为段落地址块中的每一行,您可能希望减少各行之间的间距。

步骤 5。预览和打印信函

  1. 选择预览结果,,然后选择下一步 邮件合并预览结果的下一步录制按钮上一条 邮件合并预览结果的的上一个记录按钮 记录按钮,以确保的姓名和地址信函的正文中外观符合要求。

    提示: 若要转到列表的开头,选择第一个 邮件合并预览结果的的第一条记录按钮 记录按钮,并转到列表末尾,选择最后一个 邮件合并预览结果的的最后一个记录按钮 记录按钮。

  2. 选择完成并合并>打印文档

    作为部分 Word 邮件合并,在邮件选项卡的完成组中,选择完成并合并,然后选择一个选项。

步骤 6︰ 保存个性化的信函

保存邮件合并文档时,它会保持连接到您的邮件列表,以便您可以将其用于下一个大宗邮件。


若要重复使用邮件合并文档

  • 打开邮件合并文档并Word提示保持连接时,请选择


若要更改邮件合并文档中的地址

  • 打开邮件合并文档,然后选择编辑收件人列表进行排序、 筛选和选择特定的地址。

更多信息

注意: 机器翻译免责声明:本文是由无人工介入的计算机系统翻译的。Microsoft 提供机器翻译是为了帮助非英语国家/地区用户方便阅读有关 Microsoft 产品、服务和技术的内容。由于机器翻译的原因,本文可能包含词汇、语法或文法方面的错误。

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