使用邮件合并功能在 Word 2016 for Mac 中创建表单电子邮件

如果要通过电子邮件向多人发送一封函件,并希望针对每个收件人进行个性化,请使用邮件合并。可以创建一批具有相同格式设置、使用相同文本的个性化电子邮件。电子邮件仅在指定部分有所不同和个性化。邮件合并(与向一组人员广播一封邮件不同)将邮件的每个收件人作为独立收件人。

使用邮件合并流程创建电子邮件涉及三个文件:

  • 主文档
    此文档即电子邮件,它包含对于合并文档的每个版本都相同的文本。

  • 您的邮件列表
    这是数据源,通常为Excel电子表格,用于填充电子邮件中的信息。邮件列表中具有名称,例如,并且主文档中的电子邮件将发往您的列表中的名称中。

  • 合并文档
    此文档是主文档和邮件列表的组合。邮件合并将从邮件列表提取信息并将其置于主文档中,为邮件列表中的每个人生成个性化的合并文档。

在邮件合并过程中的第一步是创建主文档。

  1. 邮件选项卡上选择开始邮件合并>电子邮件

    邮件合并的电子邮件

  2. 在Word,键入要向每个人发送电子邮件。

Excel电子表格中的第一行是标题记录。在行中的每一列具有表示的信息类别的标签名称。例如,电子邮件地址名称街道地址城市状态邮政编码,可能是列标签。每个后续行包含数据的单个记录的每个收件人。必须不有任何空白的行或列表中的列。

提示: 以使您Outlook通讯簿的Excel电子表格,将联系人导出为以制表符分隔 (.txt) 文件,然后在Excel中打开.txt 文件。有关详细信息,请参阅导出或手动存档 Outlook 项目

  1. Excel电子表格的第一行中键入收件人的列标签。例如,在第一列中,键入电子邮件地址。在第二列中,键入名字;然后,在第三列中,键入姓氏

    重要: 建议的第一列包含每个收件人的电子邮件地址。

  2. 在第二个和后续行中,键入收件人的电子邮件地址名字姓氏

  3. 文件菜单中,选择保存,并输入文件名。

    注意: 请记住电子表格; 的位置您需要更高版本,以将其链接到您的邮件合并文档。

  4. 保存并关闭电子表格。

    注意: 如果不关闭Excel电子表格包含您的列表,或者如果您重新打开它完成邮件合并之前,您无法完成合并。

邮件选项卡上,选择选择收件人、,然后选择选项。

在邮件选项卡上,选择收件人已突出显示的选项列表

选项

说明

创建新的列表

在您正在设置邮件合并时启动新的地址列表

使用现有列表

使用Excel电子表格或其他类型的数据文件,为地址列表

从Outlook联系人中选择

直接从Outlook联系人地址列表中选择名称

Apple 联系人

直接从 Apple 通讯录地址列表中选择姓名

FileMaker Pro

从 FileMaker Pro 数据库导入数据

创建新的列表

编辑列表字段对话框中, Word自动创建一些基本信息,如名字、 姓氏和地址的字段。如果您想要添加新字段 — 例如,消息字段-现在,添加,以便您可以填写字段时键入的项。

  1. 新的字段名称下键入您想要添加,然后单击字段名称+ (加号)。

    提示: 若要更改字段的顺序,请选择您想要移动,然后使用向上或向下箭头以移动字段的字段。

  2. 您希望设置所有字段,选择创建要将新列表。

使用现有列表

  1. 浏览到要使用,并选择打开的文件。

  2. 打开的工作簿对话框中,选择所需的电子表格,然后执行下列操作之一:

    • 保留为空以使用整个电子表格的单元格区域

      或者

    • 输入要使用的数据的单元格区域。

  3. 选择“确定”。

从Outlook联系人中选择

  1. 选择筛选收件人选择要包括的收件人。

  2. 查询选项对话框中的将邮件合并收件人列表的旁边,选择完整的记录

  3. 在联系人列表中,选择您想要在邮件合并中包括的联系人,然后选择确定

Apple 联系人

  1. 选择筛选收件人选择要包括的收件人。

  2. 查询选项对话框中的在Apple 对联系人分组下,选择要包含在邮件合并,的组,然后选择确定

FileMaker Pro

  1. 浏览到要使用,并选择打开的文件。

  2. 页眉记录分隔符对话框中,选择一个字段分隔符分隔每个数据字段和记录分隔符分隔每条数据记录中,,然后选择确定

  1. 邮件选项卡上,选择插入合并域,,然后选择您想要添加的域。

    在邮件选项卡上突出显示插入合并域

  2. 在主文档中,在将字段拖到此框或键入文本框中,单击,然后单击以将其删除的文本。

  3. 添加和设置您想要包括在电子邮件中,的字段的格式并选择确定

  1. 邮件选项卡上,选择可查看电子邮件的外观预览结果

    在邮件选项卡上突出显示预览结果

    注意: 使用邮件选项卡上的左右箭头按钮以滚动浏览每封电子邮件。

  2. 若要使其他格式更改,请选择预览结果再次,这样就可以添加或删除合并域。

  3. 如果邮件看起来如何要在邮件选项卡上选择完成并合并>合并到电子邮件以完成邮件合并。

    提示: 合并到电子邮件是不可用,如果您没有选择默认电子邮件程序。

注释: 

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