使用邮件合并创建和打印标签

使用邮件合并创建和打印标签

如果想要使用标签向地址列表中的人员发送批量邮件,可使用邮件合来创建地址标签工作表。每个标签均包含一个列表中的地址。还可以创建和打印标签,而不使用邮件合并。

注意: 如果想要直接对信封进行邮件合并,请参阅使用信封的邮件合并

邮件合并流程中的三个文件,包括主文档和邮件列表,后者生成多组信函或电子邮件、信封或标签。

使用邮件合并流程创建和打印标签所涉及的文档:

  • 主文档
    此文档在邮件合并过程中用于设置标签的布局。此外,还可以设置希望在每个标签上重复出现的任何内容,如公司徽标或者发货标签上的寄信人地址。

  • 邮件列表
    邮件列表是 Word 在邮件合并中使用的数据源。它是一个包含要在标签上打印的地址的文件。

合并这两个文档时,将获得地址标签。

步骤 1:设置邮件列表

邮件列表可以是 Excel 电子表格Outlook 联系人目录、Access 数据库或 Office 地址列表。它包含 Word 从中提取信息以生成标签地址的记录。

  • 如果你没有邮件列表,可以在邮件合并过程中在 Word 中创建一个新列表

  • 如果你使用的是 Excel 电子表格,请确保将邮政编码列的格式设置为文本,以确保不会丢失任何零。有关详细信息,请参阅为 Word 邮件合并准备 Excel 数据源

  • 如果想要使用 Outlook 联系人,请确保 Outlook 是你的默认电子邮件程序。

步骤 2:为标签准备主文档

  1. 在 Word 中,选择“文件”>“新建”>“空白文档”。

  2. 在“邮件”选项卡上的“开始邮件合并”组中,选择“开始邮件合并”>“标签”。

    单击“开始邮件合并”,选择“标签”,创建要合并到的标签表。

  3. 在“标签选项”对话框中的“标签信息”下,选择“标签供应商”列表中的标签供应商。

    标签供应商和产品编号选项

  4. 在“产品编号”列表中,选择与标签包装上的产品编号相匹配的数字。

    注意: 如果你使用的是连续送纸打印机,则具有不同的产品编号列表。请确保选择“打印机信息”下的“连续送纸打印机”以查看相关列表。

  5. 选择“确定”。

    文档应显示所选标签的尺寸和形状。如未显示,在“布局”选项卡上的“表格”组中,选择“查看网格线”。

    Word 2016 中的空白标签页

步骤 3:将邮件列表链接到标签

  1. 在“邮件”选项卡上的“开始邮件合并”组中,选择“选择收件人”,然后选择以下选项之一:

    “键入新列表”命令

    • 如果没有邮件列表,请选择“键入新列表”进行创建。

      或者

    • 如果邮件列表位于 Excel 电子表格、Access 数据库或其他类型的数据文件中,请选择“使用现有列表”。然后浏览至相应列表并选择“打开”。

      或者

    • 如果使用 Outlook 联系人,请选择“从 Outlook 联系人中选择”。

  2. 执行下列操作之一:

    • 若要为整个邮件列表生成标签,请转到“步骤 4:向标签添加地址。”

      或者

    • 若要仅为列表中的某些姓名生成标签,在“邮件”选项卡上选择“编辑收件人列表”。

      作为 Word 邮件合并的一部分,在“邮件”选项卡上的“开始合并”组中,选择“编辑收件人列表”。

  3. 在“邮件合并收件人”框中,选择想要添加到标签的姓名。

    通过选中复选框选择行

    注意: 你也可以对列表进行排序或筛选以便更容易找到姓名和地址。

步骤 4:向标签添加地址

地址块是一个邮件合并域。通常也称为占位符,使用合并域标记想要地址在标签上显示的位置。

提示: 如果想要向标签添加图片(如徽标)并使其在地址块前出现,最好立即执行此操作。请按照步骤 4 的“向标签添加图片”小节中的指南进行操作。

  1. 在“邮件”选项卡上的“编写和插入域”组中,选择“地址块”。

    作为 Word 邮件合并的一部分,在“邮件”选项卡上的“编写和插入域”组中,选择“地址块”。

  2. 在“插入地址块”对话框中,选择收件人姓名的格式,标签上将按该格式显示收件人姓名。

    地址块选项

    注意: 选择“预览结果”,然后选择“下一条“下一条记录”按钮,针对的是邮件合并预览结果 记录按钮或选择“上一条“上一条记录”按钮,针对的是邮件合并预览结果 记录按钮以浏览数据源中的记录,查看地址在标签中的显示方式。

  3. 选择“确定”。

    提示: 若要更改地址块在标签上的对齐方式,选择地址块,然后在“主页”选项卡上的“段落”组中,选择“左对齐”、“居中对齐”、“右对齐”或“两端对齐”。

  4. 在“编写和插入域”组中,选择“更新标签”将更改应用到每个标签。

    单击功能区上的“更新标签”按钮,​​将更改应用到整张标签。

    注意: 如果看不到地址,选择“预览结果”。


向标签添加图片

可以向标签插入图片(如徽标)。插入后,可以更改图片的大小、格式和样式。

  1. 选择“插入地址块”对话框中的标签格式后,将光标放在 «AddressBlock» 域代码的左侧。

    在“布局选项”中,可以通过选择“四周型”或“紧密型”来放置图片

  2. 在“插入”选项卡上选择“图片”,查找所需文件,选中该文件,然后选择“插入”。

  3. 如有必要,请执行下列操作之一对图像进行调整:

    • 手动调整大小(选择一个句柄)、更改方向(选择旋转)或移动(拖动)图片。

      或者

    • 选择“布局选项“布局选项”按钮 并使用任何可用选项。

  4. 选择“邮件”>“更新标签”,查看每个标签上的图片。

有关使用图片的提示,请参阅在 Office 2013 和 Office 2016 中插入图片


验证合并域名称

确保 Word 能够找到邮件列表中的姓名和地址。

  1. 在“邮件”选项卡上的“编写和插入域”组中,选择“匹配域”。

  2. 在“匹配域”框中,左侧的列是 Word 在地址块中使用的域名。通过右侧的列,可将数据源中的域与这些域名相匹配。验证左侧显示的域名与邮件列表中记录的列标题名称是否相匹配,以便 Word 可以将正确数据放在标签上的正确位置。

    “匹配域”对话框
  3. 执行下列操作之一:

    • 如果显示的域名与邮件列表数据源中记录所用的列标题相匹配,则不进行任何操作。

      或者

    • 如果预期与数据源中列标题匹配的域名中显示“(不匹配)”,请选择下拉箭头,然后在邮件列表数据源中选择域名。根据需要重复。

  4. 选择“确定”。

步骤 5:预览和打印标签

打印标签前进行最后一次检查。

  1. 在“邮件”选项卡上,选择“预览结果”。

    在 Word 中,在“邮件”选项卡上的“预览结果”组。

  2. 选择“下一条“下一条记录”按钮,针对的是邮件合并预览结果 记录按钮或“上一条“上一条记录”按钮,针对的是邮件合并预览结果 记录按钮,确保所有标签上的姓名和地址均正确显示。

    提示:  若要转到列表开头,请选择“第一条“第一条记录”按钮,针对的是邮件合并预览结果 记录按钮;若要转到列表末尾,请选择“最后一条“最后一条记录”按钮,针对的是邮件合并预览结果 记录按钮。

  3. 选择“完成并合并”>“打印文档”。

    Word 中“邮件”选项卡的屏幕截图,显示“完成并合并​​”命令及其选项。

步骤 6:保存标签文档

保存邮件合并文档时,该文档会保持连接到邮件列表,以便下次群发邮件时可以再次使用该邮件合并文档。下次打开邮件合并文档时,在 Word 提示保留该连接时选择“”。

更改邮件合并文档中的标签地址

  • 打开标签的邮件合并文档,然后选择“编辑收件人列表”,对特定地址进行排序、筛选和选择。

另请参阅

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