使用访问资产跟踪模板

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使用 " 访问资产跟踪模板跟踪计算机、office 设备或任何其他由人员拥有或维护的内容。 此版本的常用访问模板还允许你搜索资产详细信息、显示或隐藏栏、发送电子邮件, 以及映射资产所有者的地址。

想要观看有关使用此模板的视频? 请参阅此文章,使用资产跟踪数据库模板

注意: 资产跟踪数据库模板已在最近几年更新。 这些说明指的是可下载的最新模板版本。 如果下面的步骤与您看到的不匹配, 则您可能正在使用较旧版本的模板。

入门

在本文中, 我们将介绍使用资产跟踪模板的基本步骤。

准备数据库以供使用

  • 首次打开数据库时, Access 将显示 "欢迎" 窗体。 若要防止下次打开数据库时显示此表单, 请清除 "打开此数据库时显示欢迎" 复选框。

    关闭 "欢迎" 窗体以开始使用数据库。

  • 若要确保所有数据库内容处于启用状态, 请在消息栏中单击 "启用此内容"。

    有关启用数据库内容的详细信息, 请参阅确定是否信任数据库一文。

显示或隐藏已停用的资产

已停用资源是指在当前日期或之前已停用日期的项目。 当资产过期、损坏或以其他方式使用时, 它们可能会被停用。 您可以显示或隐藏资产列表表单上的已停用资产。

  • 在 "资源列表" 表单上, 选中或清除 "显示已停用" 复选框。

搜索资产或联系人

"快速搜索" 框使您可以快速查找资产列表表单上的资产, 以及 "联系人列表" 窗体上的联系人。

  • 在 "快速搜索" 框中键入要搜索的文本, 然后按 enter。

    Access 会对列表进行筛选以仅显示包含您搜索的文本的记录。 若要返回到完整列表, 请单击 "清除当前搜索"。 (它是 "搜索" 框中的 "X"。)

筛选资产列表

在 "资产列表" 表单上, 您可以筛选资产列表, 保存您的收藏的筛选器以供将来使用。

  1. 通过右键单击窗体并选择所需的筛选器来应用筛选器。

  2. 单击 "保存筛选器"。

  3. 在 "筛选详细信息" 窗体中, 输入筛选器名称和说明, 然后单击 "关闭"。

  4. 使用 "筛选器收藏夹" 框应用已保存的筛选器, 或单击 " (清除筛选) " 以删除筛选器。

显示或隐藏栏

在 "资产列表" 窗体和 "联系人列表" 窗体中, 某些字段 (列) 在默认情况下处于隐藏状态。 若要更改显示的字段, 请执行以下操作:

  1. 单击 "显示/隐藏字段"。

  2. 在 "取消隐藏列" 对话框中, 选中要显示的每个列旁边的复选框。 清除复选框以隐藏列。

显示资源或联系人详细信息

"资产详细信息" 窗体和 "联系人详细信息" 窗体可用于查看和输入有关项目的详细信息。 若要显示资产详细信息联系人详细信息, 请执行以下操作:

  • 在 "资源列表" 窗体或 "联系人列表" 窗体中, 单击要查看的项目旁边的 "打开"。

添加图片

在 "资产详细信息" 窗体和 "联系人详细信息" 窗体中, 您可以添加图片和其他附件。

  • 在 "资产详细信息" 表单上的图片框架下, 单击 "添加或删除附件"。

    在 "联系人详细信息" 窗体上的图片框架下, 单击 "编辑图片"。

  • 在 "附件" 对话框中, 单击 "添加"。

  • 在 "选择文件" 对话框中, 浏览到包含该文件的文件夹。

  • 选择要添加的文件, 然后单击 "打开"。

  • 在 "附件" 对话框中, 单击"确定"

注意: 您可以为每个项目附加多个文件, 包括不同的文件类型, 例如文档或电子表格。

从 Microsoft Outlook 添加联系人

如果您使用的是 Microsoft Outlook, 则可以添加该程序中的联系人或资产所有者, 而无需重新键入信息。

  1. 在 "联系人列表" 窗体中, 单击 "从 Outlook 添加"。

  2. 在 "选择要添加的名称" 对话框中, 选择要添加到数据库的名称。

  3. 单击“添加”,然后单击“确定”。

显示联系人地址的地图

在 "联系人详细信息" 窗体中, 如果您输入了联系人的街道地址, 则可以显示该位置的地图:

  • 单击 "映射此地址"。

显示报表

资产跟踪包括多个报表, 包括所有资源资产详细信息、已停用的资源联系人通讯簿等。 若要显示报表, 请执行以下操作:

  • 在导航窗格中的 "报表" 下, 双击要显示的报表。

您可以创建自己的自定义报表。 有关详细信息, 请参阅创建简单报表一文。

修改资产跟踪数据库

您可以通过将新字段添加到资产表中, 然后将该字段添加到资产列表窗体、资产详细信息窗体和资产详细信息报告来自定义资产跟踪数据库。

将字段添加到 "资源" 表

  1. 关闭所有打开的选项卡。

  2. 在导航窗格中, 双击 "资源" 表。

  3. 向右滚动, 直到看到名为 "添加新字段" 的列。 双击列标题, 然后键入字段名称。

首次在列中输入数据时, Access 会为您设置数据类型。

向窗体或报表添加字段

将字段添加到表后, 您可以将其添加到窗体或报表。

  1. 在导航窗格中右键单击窗体或报表, 然后单击 "布局视图"。

  2. “设计”选项卡上的“工具”组中,单击“添加现有字段”

  3. 将所需字段从 "字段列表" 拖动到窗体或报表。

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