使用规则管理邮件

使用规则管理邮件

重要:  本文是由机器翻译的,请参阅免责声明。请在 此处 中查找本文的英文版本以便参考。

规则是 Outlook for Windows 传入或传出的邮件自动执行的操作。您选择的触发器规则以及规则所采用的操作。例如,您可以创建一个规则来从您的经理的所有邮件都移至文件夹或删除与"Buy now!"主题中的所有邮件。

规则如何帮助您管理电子邮件

通过使用规则,可以减少管理您的电子邮件所需的手动分页符和重复操作。当您打开规则时,它们运行不断和自动。

规则通常分为两个类别 — 组织或通知。您可以使用规则向导来帮助您设计规则管理邮件。

规则向导包含最常用的规则的模板。

Outlook 规则向导

  • 保持有组织   
    这些规则帮助您不仅对文件的邮件,还执行后续操作的邮件。您可以创建来自特定发件人的邮件的规则。因此,您可以设置的规则,例如,"销售额",在主题框中的标记需执行后续操作,从 Keri 先生收到与 word 的邮件归类为销售额,并移到文件夹中名为 Keri 的销售额。

  • 保持最新   
    这些规则通知您,基于您所做的选择,当您收到的特定邮件。您可以创建一条规则,例如,当您收到来自家庭成员的邮件自动将消息发送到移动设备。

  • 从空白规则开始   
    这些是您可以创建和自定义不规则模板的规则。


步骤 1: 选择Outlook规则模板

  1. 选择规则>管理规则和通知从功能区或选择文件选项卡,然后选择管理规则和通知

  2. 规则和通知对话框中,在电子邮件规则选项卡上,选择新建规则

  3. 规则向导中,在下步骤 1: 选择模板,选择一个默认模板中下保持有序状态保持最新、 或,从空白规则开始


步骤 2: 编辑规则说明

规则模板,您在步骤 1 中选择的每个具有略微不同选项的步骤 2。时的选项要求您进行选择,例如,若要指定发件人,或者选择一个文件夹中,为带有下划线的选项。对于此示例中,我们已选择其中一个最常见的规则,则还可以将来自某人的邮件移至文件夹。

  1. 在编辑说明框以显示您的通讯簿中选择个人或公用组。或者从您的通讯簿中选择姓名或在框中,键入此人的地址,然后选择确定

  2. 选择指定要显示的文件夹列表。您可以选择一个现有文件夹,或选择新建以创建新文件夹。当选择了相应的文件夹时,选择确定

如果您想要了解规则的高级的选项,选择下一步,然后下方跳到高级规则选项。否则,选择完成。此操作将返回到规则和通知窗口。从这里,您可以创建另一个规则,或选择确定以保存所做的更改。

• 移动某人的邮件文件夹

  1. 选择人员或公用文件夹链接。

  2. 规则地址对话框中,执行下列操作之一:

    • 搜索框中,键入一个名称

    • 通讯簿列表中,选择源。

  3. 当您选择显示在框中时,选择确定

  4. 选择指定的文件夹链接,并在规则和通知对话框中,选择一个文件夹,然后选择确定

  5. 选择下一步,然后转到步骤 3: 设置规则的条件

• 移动到文件夹主题中包含特定词语的邮件

  1. 选择特定词语主题链接。

  2. 搜索文字对话框中,在指定单词或短语,在主题中搜索框中,键入单词或短语要搜索。

  3. 选择添加搜索列表窗格中,添加您的条目,然后选择确定

  4. 选择指定的文件夹链接,并在规则和通知对话框中,选择一个文件夹,然后选择确定

  5. 选择下一步,然后转到步骤 3: 设置规则的条件

• 移动邮件发送到公共组的文件夹

  1. 选择人员或公用文件夹链接。

  2. 规则地址对话框中,执行下列操作之一:

    • 搜索框中,键入一个名称

    • 通讯簿列表中,选择源。

  3. 当您选择显示在框中时,选择确定

  4. 选择指定的文件夹链接,并在规则和通知对话框中,选择一个文件夹,然后选择确定

  5. 选择下一步,然后转到步骤 3: 设置规则的条件

• 执行后续操作的人的邮件标记

  1. 选择人员或公用文件夹链接。

  2. 规则地址对话框中,执行下列操作之一:

    • 搜索框中,键入一个名称

    • 通讯簿列表中,选择源。

  3. 当您选择显示在框中时,选择确定

  4. 标记邮件对话框中,在标记为框中,接受默认设置的后续标志,或列表中选择另一个项目。

  5. 框中,接受默认设置的今天,或在列表中选择另一个项目。

  6. 选择确定>下一步,和然后转到步骤 3: 设置规则的条件

• 移动 RSS 项目从特定的 RSS 源的文件夹

注意: 若要使用此选项,您必须订阅 RSS 源。选择此选项时,没有提示以继续。如果选择时,您将无法继续,但如果您选择,则可以。

保持设置为日期模板

• 显示来自新项目通知窗口中的某人的邮件

  1. 选择人员或公用文件夹链接。

  2. 规则地址对话框中,执行下列操作之一:

    • 搜索框中,键入一个名称

    • 通讯簿列表中,选择源。

  3. 当您选择显示在框中时,选择确定

  4. 在新邮件通知窗口链接中选择特定邮件

  5. 通知消息对话框中,指定一条警告消息框中,键入消息,,然后选择确定

  6. 选择下一步,,然后转到步骤 3: 设置规则的条件

• 收到来自某人的邮件时播放声音

  1. 选择人员或公用文件夹链接。

  2. 规则地址对话框中,执行下列操作之一:

    • 搜索框中,键入一个名称

    • 通讯簿列表中,选择源。

  3. 当您选择显示在框中时,选择确定

  4. 选择播放声音链接,并在选择播放的声音窗口中,选择一个文件 (例如,.wav 文件),然后选择打开

  5. 选择下一步,,然后转到步骤 3: 设置规则的条件

• 向我的移动设备发送通知,当收到来自某人的邮件

  1. 选择人员或公用文件夹链接。

  2. 规则地址对话框中,执行下列操作之一:

    • 搜索框中,键入一个名称

    • 通讯簿列表中,选择源。

  3. 当您选择显示在框中时,选择确定

  4. 选择转发给个人或公用组链接。

  5. 规则地址对话框中,执行下列操作之一:

    • 搜索框中,键入一个名称

    • 通讯簿列表中,选择源。

  6. 当您选择显示在框中时,选择确定

  7. 选择下一步,,然后转到步骤 3: 设置规则的条件

从空白规则模板

  1. 选择下列选项之一。

    • 对我接收的邮件应用规则

    • 在我发送的邮件应用规则

  2. 选择下一步,,然后转到步骤 3: 设置规则的条件


步骤 3: 设置规则的条件

现在,您可以添加到选项中选择的条件的机会步骤 2: 编辑规则说明。基于您所选择的条件,可编辑规则说明选项会有所不同。

设置何时应用启动规则向导时,选择保持有序状态模板或保持最日期模板中的选项的规则的条件

  1. 在下步骤 1: 选择条件,选择您想要添加条件的复选框。

    注意: 您可以选择多个复选框。

  2. 在下步骤 2: 编辑规则说明 (单击带下划线的值),请选择一个链接、 完成所需的操作,并完成后,选择确定

  3. 选择下一步链接,完成所需的操作,完成后,选择确定

  4. 如果另一个链接可用,请选择、 完成所需的操作,完成后,选择确定

  5. 选择完成

  1. 文件选项卡上,选择管理规则和通知

  2. 规则和通知框中的在电子邮件规则选项卡上,选择新建规则

  3. 从空白规则开始,选择我接收的邮件应用规则应用在我发送的邮件的规则

  4. 选择下一步,,然后执行下列操作:

    • 在下步骤 1: 选择条件,选择 (条件) 所需的邮件需要满足 (匹配) 哪些条件才能应用规则。

      然后

    • 在下步骤 2: 编辑规则说明,选择您添加的任何条件为带有下划线的值,然后指定该值。

  5. 选择下一步,,然后执行下列操作:

    • 在“步骤 1:选择操作”下,选择满足特定条件时您希望规则采取的操作。

      然后

    • 在“步骤 2:编辑规则说明”下,对您添加的任何操作单击带有下划线的值,然后指定该值。

  6. 选择下一步,,然后执行下列操作:

    • 在下步骤 1: 选择例外,选择该规则,任何例外情况,然后选择下一步

      然后

    • 在下步骤 2: 编辑规则说明,选择您添加的任何例外带有下划线的值,然后指定该值。

  7. 选择下一步,并执行下列操作:

    • 在下步骤 1: 指定此规则的名称,键入一个名称

      然后

    • 在“步骤 2:设置规则选项”下,选中所需选项的复选框。

      提示: 

      • 要对已位于收件箱中的邮件运行规则,请选择立即对已在"收件箱"中的邮件运行此规则复选框。

      • 若要关闭的规则,自动处于打开状态,请清除启用此规则复选框。

      • 若要将规则应用到您在Outlook中设置的所有电子邮件帐户,请选择所有帐户上创建此规则复选框。

  8. 选择“完成”。

您可以从任何邮件创建规则。此方法的优点是基于邮件发件人或收件人建议规则。例如,当您启动的邮件,其中一个建议的规则的所有邮件从都移动发件人到您选择一个文件夹。

  1. 在您的收件箱中,选择要为其创建规则的消息,然后在开始选项卡上的移动组中,选择规则

    注意: 在规则列表中,基于邮件发件人和收件人显示推荐的规则。

  2. 执行下列操作之一:

    • 选择建议的规则,选择目标文件夹,,然后选择确定以完成规则的工作分配。

    • 选择创建规则,然后转到下一步。

  3. 创建规则对话框中,在当我收到所有选定条件的邮件时,下选择无或一个或多个可用的复选框。

  4. 执行下列操作,下选择所需的规则,当满足指定的条件 (条件) 时要执行的操作对应的复选框。

  5. 选择移动项目文件夹复选框。

  6. 执行下列操作之一:

    • 选择选择文件夹,然后选择一个现有文件夹。

    • 选择新建创建文件夹。

    注释: 

    • 要添加更多条件、 操作或例外到规则,请选择高级选项,然后按照规则向导中的说明的其余部分。

    • 有关详细信息,请参阅设计自定义规则

  7. 选择“确定”。

  8. 在通知框中,执行下列操作之一:

    • 选择“确定”。

    • 选择立即对已在当前文件夹中的邮件运行此规则复选框,然后选择确定

请参阅导入或导出一组规则,以了解如何导入或导出规则,以便其他人可以使用这些规则。

当不再需要,您可以删除规则。

  1. 文件选项卡上,选择管理规则和通知

  2. 规则和通知对话框中,在电子邮件规则选项卡上,选择要删除的规则。

  3. 选择删除 “删除”图标 >确定

您可以手动运行一个或多个规则。

  1. 文件选项卡上,选择管理规则和通知,,然后在电子邮件规则选项卡上选择立即运行规则

  2. 立即运行规则框中,选择要运行的规则,请在下选择要运行每个规则的复选框。

  3. 文件夹中运行框中,若要选择另一个文件夹,选择浏览、 选择的文件夹,,然后选择确定

    选择包括子文件夹复选框以包括步骤 3 中所选的文件夹下的所有文件夹。

  4. 规则应用于列表中,接受默认设置的所有邮件,或更改阅读或未读的邮件。

  5. 选择立即运行

有两种类型的Outlook中的规则 — 服务器和基于客户端专用的。

  • 基于服务器的规则   
    时使用的Microsoft Exchange Server 帐户,一些规则是基于服务器的。即使当Outlook未运行时,这些规则运行Exchange邮件服务器上您的邮箱。 

    首先传递到您的收件箱中,并且规则必须能够运行,直到它们在服务器上完成时,必须将基于服务器的规则应用于邮件。例如,直到完成在服务器上,不能运行指定打印邮件的规则。如果无法在服务器上应用规则,它启动Outlook时应用,并将成为客户端专用的规则。

  • 客户端专用规则   
    客户端专用的规则是仅在您的计算机运行的规则。这些是Outlook而不是在Exchange服务器运行的规则。当Outlook正在运行时,仅可以运行客户端专用的规则。

提示: 如果您的规则列表包含两种规则,则首先应用服务器端的规则,然后应用客户端专用的规则。

送达回执、 投票响应和自动答复

当应用规则时,就像它们是邮件处理送达回执、 已读回执、 投票响应和自动答复 (外出通知)。将邮件移动"会议"word主题框中为特定文件夹,例如,一个规则也会移动所有送达回执、 投票响应或对该文件夹的自动答复。

注意: 如果规则从收件箱投票响应移到另一个文件夹,跟踪投票会受到影响。打开包含投票按钮已发送的邮件时,跟踪信息将不包含规则移动的响应的标签。手动移动或删除响应不会影响跟踪。

会议请求、 任务请求和文档

会议请求、 任务请求和文档都被视为邮件。如果您创建的规则,将项目移动到特定文件夹基于 (匹配) 满足特定条件 (条件),则移也匹配这些条件的任何会议和任务请求。请注意,但是,当您创建规则会影响这些类型的项目的以下限制:

  • 如果将项目移动到文件夹以外的邮件文件夹中,按预期移动之后,可能无法工作项目。例如,如果邮件移动到日历文件夹中,不创建新约会。

  • 如果通过使用规则将会议或任务响应移至“已删除邮件”文件夹,则邮件原件不会跟踪该响应。

  • 如果会议请求自动移至“已删除邮件”文件夹,则不会将该会议添加到“日历”中。

  • 影响已发送邮件的规则不应用于任务请求和会议请求。

联系人组

包括联系人组的规则的行为可以与其他规则处理根据创建规则的方式不同。

  • 移动到公用组向文件夹发送邮件   
    此规则是您正在使用Exchange Server帐户时,才可用。发送到联系人组中的邮件移到指定的文件夹。从联系人组的成员的人员的邮件不移动到指定的文件夹。

(从Exchange Server 2010年开始) Exchange Server帐户可以使用规则转发邮件的电子邮件地址您的组织外部。Exchange管理员,但是,可以阻止邮件自动转发到特定域中的收件人。

有关详细信息,请参阅确定我的帐户连接到的 Microsoft Exchange Server 版本

规则如何帮助您管理电子邮件

规则是 Microsoft Outlook 对收到或发送的符合指定条件的邮件自动执行的一种操作。 您可以使用“规则向导”来选择多个条件和操作。

规则可以分为两类:组织和通知。 规则不支持已读邮件,仅支持未读邮件。

“规则向导”中的规则模板

“规则向导”包含最常用的规则的模板,其中包括:

  • 保持有序    这些规则有助于您对邮件进行归档和后续操作。 例如,您可以为来自特定发件人(如 Bobby Moore)且“主题”行中包含单词“销售”的邮件创建以下规则:标记为跟踪,归类为“销售”,并移动到名称为“Bobby 的销售”的文件夹中。

  • 保持最新状态    当您收到特殊的邮件时,这些规则将以某种方式通知您。 例如,您可以创建一个规则,当您收到来自家庭成员的邮件时,会自动将邮件发送到移动设备上。

  • 从空白规则开始    无需借助规则模板,您就可以创建这些规则,而且您可以完全自定义这些规则。

创建规则

Outlook 包括适用于常见方案的规则模板。 使用这些规则模板,或创建设计自己的自定义规则。

使用 Outlook 规则模板

  1. 单击“文件”选项卡。

  2. 单击“管理规则和通知”。

  3. 在“规则和通知”对话框中的“电子邮件规则”选项卡上,单击“新建规则”。

  4. 在“步骤 1:选择模板”下,从“保持有序状态”或“保持最新状态”模板集合中选择所需的模板。

  5. 在“步骤 2:编辑规则说明”下,单击带下划线的值。 例如,如果您单击“个人或公用组”链接,将打开通讯簿。

  6. 单击“下一步”

  7. 在“步骤 1:选择条件”下,选择邮件需要满足哪些条件才能应用规则。

  8. 在“步骤 2:编辑规则说明”下,对您添加的任何条件单击带有下划线的值,然后指定该值。

  9. 单击“下一步”

  10. 在“步骤 1:选择操作”下,选择满足特定条件时您希望规则采取的操作。

  11. 在“步骤 2:编辑规则说明”下,对您添加的任何操作单击带有下划线的值,然后指定该值。

  12. 单击“下一步”

  13. 在“步骤 1:选择例外”下,选择规则的任何例外,然后单击“下一步”。

  14. 在“步骤 2:编辑规则说明”下,对您添加的任何例外单击带有下划线的值,然后指定该值。

  15. 单击“下一步”

  16. 在“步骤 1:指定规则的名称”下,输入一个名称。

  17. 在“步骤 2:设置规则选项”下,选中所需选项的复选框。

    • 如果要对已位于“收件箱”中的邮件运行此规则,则选中“立即对已在‘收件箱’中的邮件运行此规则”复选框。

    • 默认情况下,新规则处于打开状态。 若要关闭该规则,请清除“启用此规则”复选框。

    • 要对您在 Outlook 中设置的所有电子邮件帐户应用此规则,选中“在所有帐户上创建此规则”复选框。

  18. 单击“完成”。

  1. 单击“文件”选项卡。

  2. 单击“管理规则和通知”。

  3. 在“规则和通知”对话框中的“电子邮件规则”选项卡上,单击“新建规则”。

  4. 在“从空白规则开始”下,单击“邮件到达时检查”或“发送邮件后检查”。

  5. 单击“下一步”

  6. 在“步骤 1:选择条件”下,选择邮件需要满足哪些条件才能应用规则。

  7. 在“步骤 2:编辑规则说明”下,对您添加的任何条件单击带有下划线的值,然后指定该值。

  8. 单击“下一步”

  9. 在“步骤 1:选择操作”下,选择满足特定条件时您希望规则采取的操作。

  10. 在“步骤 2:编辑规则说明”下,对您添加的任何操作单击带有下划线的值,然后指定该值。

  11. 单击“下一步”

  12. 在“步骤 1:选择例外”下,选择规则的任何例外,然后单击“下一步”。

  13. 在“步骤 2:编辑规则说明”下,对您添加的任何例外单击带有下划线的值,然后指定该值。

  14. 单击“下一步”

  15. 在“步骤 1:指定规则的名称”下,输入一个名称。

  16. 在“步骤 2:设置规则选项”下,选中所需选项的复选框。

    • 如果要对已位于“收件箱”中的邮件运行此规则,则选中“立即对已在‘收件箱’中的邮件运行此规则”复选框。

    • 默认情况下,新规则处于打开状态。 若要关闭该规则,请清除“启用此规则”复选框。

    • 要对您在 Outlook 中设置的所有电子邮件帐户应用此规则,选中“在所有帐户上创建此规则”复选框。

  17. 单击“完成”。

可从任何邮件快速创建规则。 以这种方式创建规则的优势是,规则是根据邮件发件人或收件人建议的。 例如,您可以开始处理邮件时,推荐的一个规则是将来自该发件人的所有邮件移到您选择的文件夹中。

  1. 单击要为其创建规则的邮件,然后在“开始”选项卡上的“移动”组中,单击“规则”。

    基于邮件的发件人和收件人,将显示推荐规则。

  2. 请执行下列操作之一:

    • 单击其中一个推荐规则,单击一个目标文件夹,然后单击“确定”。

    • 对于基于邮件的发件人、收件人或主题的多个规则选项,单击“创建规则”。

如果您在步骤 2 中选择了“创建规则”,则会显示“创建规则”对话框。 继续执行下面的步骤。

  1. 在“当我接收到符合所有选定条件的邮件时”下,选中所需的条件相对应的复选框。

  2. 在“执行下列操作”下,选择满足指定条件时您希望规则采取的操作相对应的复选框。

  3. 选中“将该项目移至文件夹”复选框。

  4. 单击一个现有文件夹或单击“新建”创建用来存储这些邮件的新文件夹。

    要向规则添加更多条件、操作或例外,单击“高级选项”,然后按照“规则向导”中的其余说明进行操作。 单击“文件”选项卡,在 Backstage 视图中,单击“管理规则和通知”时,也将显示此向导。 请参阅设计自定义规则以获取更多信息。

  5. 单击“确定”。

请参阅导入或导出一组规则,以了解如何导入或导出规则,以便其他人可以使用这些规则。

如果要手动运行一个或多个规则,请执行下列操作:

  1. 单击“文件”选项卡。

  2. 单击“管理规则和通知”。

  3. 单击“立即运行规则”。

  4. 在“立即运行规则”对话框中的“选择要运行的规则”下,选中要运行的规则旁边的复选框。

  5. 在“在此文件夹中运行”框中,如果要选择不同的文件夹,单击“浏览”,单击该文件夹,然后单击“确定”。

    选中“包括子文件夹”复选框以包括步骤 5 中指定的文件夹下的所有文件夹。

  6. 在“规则应用于”列表中,默认邮件为所有邮件。 您可以将其更改为已读或未读邮件。

  7. 单击“立即运行”。

Outlook 中有两种类型的规则 — 服务器端的规则和客户端专用的规则。

  • 服务器端的规则    如果您使用的是 Microsoft Exchange Server 帐户,则您创建的某些规则为服务器端的规则。 这些规则运行于 Exchange 邮件服务器上的邮箱上,即使 Outlook 不在您的计算机上运行也不例外。 服务器端规则必须应用于首次发送到您的“收件箱”的邮件,而且这些规则必须能够运行,直到在服务器上已完成。 例如,一个用于指定打印邮件的规则无法运行,直到它在服务器上已完成。 如果一个规则无法应用于服务器上,当您启动 Outlook 时此规则将被应用,该规则即变成客户端专用的规则。

  • 客户端专用的规则    客户端专用的规则是只能运行于计算机上的规则。 这些规则在服务器上未完成之前无法运行,例如指定打印特定的邮件。 客户端专用的规则只能在 Outlook 运行时才能运行。

如果您的规则列表包含两种规则,则首先应用服务器端的规则,然后应用客户端专用的规则。

将规则应用于其他 Outlook 项目

应用规则后,送达回执、已读回执、投票响应和自动答复(外出通知)将作为邮件进行处理。 例如,一个规则可以将主题中包括“会议”一词的项目移动到特定文件夹中,同时还可以移动所有送达回执、投票响应或主题中包含“会议”一词的自动答复。

注意:  如果一个规则将投票响应从“收件箱”移到另一个文件夹,则将会影响投票跟踪。 打开包含投票按钮的已发送邮件时,跟踪信息内将不包含规则所移动响应的记录。 手动移动或删除响应不影响跟踪。

应用规则后,会议请求、任务请求和文档都会被视为邮件。 例如,当您将“主题”框中包括“会议”一词的项目移动到特定文件夹中时,还可以移动满足此条件的任何任务请求或会议请求。 但是,当您创建影响这些类型的项目的规则时,请注意以下限制:

  • 被移至邮件文件夹以外的其他文件夹的项目在移动后可能无法按预期正常运行。 例如,如果邮件移至“日历”文件夹中,则不会创建新约会。

  • 如果通过使用规则将会议或任务响应移至“已删除邮件”文件夹,则邮件原件不会跟踪该响应。

  • 如果会议请求自动移至“已删除邮件”文件夹,则不会将该会议添加到“日历”中。

  • 影响已发送邮件的规则不应用于任务请求和会议请求。

联系人组

包含“联系人组”的规则的操作将因创建规则的方式而异。

  • 将已发送邮件移到“联系人组”文件夹中      此规则仅在您正在使用 Exchange 帐户时可用。 仅发送到“联系人组”的邮件会被移至该指定文件夹。 “联系人组”成员的邮件不会被移至该指定文件夹。

如果您使用的是 Microsoft Exchange Server 2010 帐户,默认情况下不能使用规则将邮件转发到组织外的电子邮件地址。 此设置有助于防止机密性和私密性的组织信息被泄漏。 此设置只能由 Exchange 管理员进行更改。

有关详细信息,请参阅确定我的帐户连接到的 Microsoft Exchange Server 版本

规则如何帮助您管理邮件

规则是一种操作该Microsoft Outlook自动采用符合您指定在规则的条件的送达或已发送邮件。您可以通过使用规则和通知向导中选择多个条件和操作。规则请勿已阅读,仅对有未读的邮件。

规则分为两个常规类别: 组织和通知。规则和通知向导包含最常用的规则的模板。

  • 保持有序   以下是帮助您的文件和跟进的邮件的规则。例如,您可以在主题行中,执行后续操作标记、 归类为销售额,并移到文件夹中名为 Bobby 的销售创建来自特定发件人,如 Bobby Moore 与 word"销售额"的邮件的规则。

  • 保持最新状态   以下是当您收到的特定消息,通知您以某种方式的规则。例如,您可以创建的规则,自动将通知发送给您的移动电话,当您收到来自家庭成员的邮件。

  • 从空白规则开始   这些是您从头开始创建的规则。

    规则模板
    图 1: 规则和通知向导包含几个预定义的规则,称为模板。

异常

您可以向您的特殊的情况下,如邮件时的后续操作标记或标记为高重要性的规则添加例外。如果满足甚至指定例外项之一,规则不应用到邮件。

  1. 在导航窗格中,单击邮件

  2. 工具菜单上,单击规则和通知

  3. 如果您有多个电子邮件帐户,请在将更改应用于此文件夹列表中,选择所需收件箱

  4. 单击“新建规则”

  5. 在“步骤 1:选择模板”下,从“保持有序状态”或“保持最新状态”模板集合中选择所需的模板。

  6. 在下步骤 2: 编辑规则说明,单击带有下划线的值。例如,如果您单击人员或通讯组列表链接,将打开通讯簿。

  7. 在“步骤 1:选择条件”下,选择邮件需要满足哪些条件才能应用规则。

  8. 在下步骤 2: 编辑规则说明,如果您没有完成此操作,请单击带下划线的值,然后单击下一步

  9. 在“步骤 1:选择操作”下,选择满足特定条件时您希望规则采取的操作。

  10. 在下步骤 2: 编辑规则说明,如果您没有完成此操作,请单击带下划线的值,然后单击下一步

  11. 在“步骤 1:选择例外”下,选择规则的任何例外,然后单击“下一步”。

  12. 若要完成创建规则,为该规则,输入一个名称,然后选择所需的任何其他选项。

    • 如果您想要对已位于您的一个文件夹中的邮件运行此规则,选择立即对已在"文件夹"的邮件运行此规则复选框。

    • 若要对你的所有电子邮件帐户和收件箱与每个帐户应用此规则,选择所有帐户上创建此规则复选框。

  13. 单击“完成”。

若要选择您自己的条件、 操作和例外创建规则,请执行下列操作:

  1. 在导航窗格中,单击邮件

  2. 工具菜单上,单击规则和通知

  3. 如果您有多个电子邮件帐户,请在将更改应用于此文件夹列表中,选择所需收件箱

  4. 单击“新建规则”

  5. 从空白规则开始,下选择检查邮件到达时发送邮件后的检查,然后单击下一步

  6. 在“步骤 1:选择条件”下,选择邮件需要满足哪些条件才能应用规则。

  7. 在下步骤 2: 编辑规则说明,如果您没有完成此操作,请单击带下划线的值,然后单击下一步

  8. 在“步骤 1:选择操作”下,选择满足特定条件时您希望规则采取的操作。

  9. 在下步骤 2: 编辑规则说明,如果您没有完成此操作,请单击带下划线的值,然后单击下一步

  10. 在“步骤 1:选择例外”下,选择规则的任何例外,然后单击“下一步”。

  11. 若要完成创建规则,为该规则,输入一个名称,然后选择所需的任何其他选项。

    • 如果您想要对已位于您的一个文件夹中的邮件运行此规则,选择立即对已在"文件夹"的邮件运行此规则复选框。

    • 若要对你的所有电子邮件帐户和收件箱与每个帐户应用此规则,选择所有帐户上创建此规则复选框。

  12. 单击“完成”。

您可以直接从邮件创建规则。例如,您可以创建规则以将来自某人的邮件移动到特定文件夹。

  1. 右键单击您想要将该规则,基于该邮件,然后单击快捷菜单上的创建规则

    创建规则对话框中,选择已经填充信息从所选邮件的选项对应的复选框。

  2. 选中“将该项目移至文件夹”复选框。

  3. 单击一个现有文件夹,或单击新建以创建新文件夹来存储这些邮件。

  4. 要添加更多条件、 操作或例外到规则,请单击高级选项,然后按照规则和通知向导中的说明的其余部分。

    提示    若要立即运行创建该规则,请选择规则和通知向导的最后一页上的立即对已在文件夹的邮件运行此规则复选框。

    的收件箱中的所有邮件或您选择的任何文件夹,满足条件和与规则相关的例外情况将被移到指定的文件夹。要测试您的新规则,请打开新建文件夹。已移动了正确的邮件?

如果您想要定期而不是始终运行规则,请执行下列操作:

  1. 工具菜单上,单击规则和通知

  2. 规则和通知对话框中,通过清除该规则旁边的复选框将关闭规则。

  3. 单击“立即运行规则”。

  4. 立即运行规则对话框中,选择要运行的规则,请在下选择要运行的规则旁边的复选框。

  5. 选择您想要对其应用规则的文件夹。

  6. 选择您想要对其应用规则的邮件的类别。

    例如,您可以仅对文件夹中的未读邮件应用规则。

  7. 单击“立即运行”。

基于服务器的规则   如果您有Microsoft Exchange 帐户,服务器可以为您的邮件应用规则,即使未运行 Outlook。这些称为基于服务器的规则。要应用于邮件传递到在服务器上,您的收件箱和规则必须能够在服务器上运行完成时,必须设置规则。例如,规则无法完成在服务器上运行如果操作指定打印邮件。如果无法在服务器上应用规则,则会应用启动 Outlook 时。

客户端专用的规则   "客户"是个人的计算机运行的电子邮件程序。不能应用服务器的规则是"客户端专用的规则",因为它仅在单个计算机上运行。如果您的规则列表包含可以在服务器,以及这些不能运行的规则,基于服务器的规则将首先应用,后面跟有客户端专用的规则。

送达回执、 已读回执、 投票响应和的外出通知被视为邮件。例如,当您创建一个规则,将在主题框中的单词"会议"的项目移动到特定文件夹,所有送达回执、 投票响应,并且也会移动满足该条件的外出邮件。

注意: 如果将投票响应移出收件箱中,是不在原始邮件中自动跟踪响应。

会议请求、 任务请求和文档视为邮件。例如,当您创建的规则,在主题框中的单词"会议"的项目移动到特定文件夹,任何任务要求或满足该条件的会议请求移动以及。但是,请记住以下限制当您创建影响这些类型的项目的规则:

  • 按预期方式移动之后,可能无法工作项目移动到邮件文件夹。例如,如果邮件移动到日历文件夹,则不会创建新的约会。

  • 如果通过使用规则情况下,会议或任务响应移到已删除邮件文件夹,原邮件将不会跟踪该响应。

  • 如果会议请求自动移到已删除邮件文件夹中,不向日历添加会议。

  • 影响您发送的邮件的规则不应用于任务请求和会议要求。

用于通讯组列表的新规则将行为有所不同,具体取决于您如何创建规则:

  • 移动到的文件夹的通讯组列表发送的邮件   如果您选择此规则模板,只发送给通讯组列表的邮件移到指定的文件夹。从发生通讯组列表的人员的邮件不被移动到指定的文件夹中。

    注意: 此规则仅适用于 Exchange 帐户。

  • 移动到文件夹某人的邮件   如果您选择此规则模板,您指定的通讯组列表成员的任何个人邮件也移至指定的文件夹。

如果你的组织中使用Exchange,默认情况下,您将转到外部电子邮件地址使用规则组织外部的邮件不会发送。此设置是以帮助防止被泄露公司数据,并由您的 Exchange 管理员控制。

注意: 机器翻译免责声明:本文是由无人工介入的计算机系统翻译的。Microsoft 提供机器翻译是为了帮助非英语国家/地区用户方便阅读有关 Microsoft 产品、服务和技术的内容。由于机器翻译的原因,本文可能包含词汇、语法或文法方面的错误。

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