使用规则管理邮件

使用规则管理邮件

规则指 Outlook for Windows 针对传入或传出邮件自动运行的操作。用户可选择规则的触发因素以及规则执行的操作。例如,可以创建一个规则将经理发来的所有邮件移至某个文件夹中,或删除所有主题中包含"Buy now!"的邮件。

规则如何帮助管理电子邮件

利用规则,可以减少管理电子邮件所需的手动和重复操作。打开规则后,它们会自动持续运行。

规则通常分为两类 - 组织或通知。用户可以借助规则向导设计用于管理邮件的规则。

规则向导包含最常用规则的模板。

Outlook 规则向导

  • 保持有序状态   
    这些规则不仅有助于归档邮件,还有助于对邮件进行后续操作。可以创建针对来自特定发件人的邮件的规则。例如,可以创建一个规则,用于将发件人为陶湘且“主题”框包含“销售”一词的邮件标记为待跟进、归类为“销售”,并移至名为“陶湘的销售”的文件夹中。

  • 保持最新状态   
    当收到特殊邮件时,这些规则将根据你的选择通知你。例如,可以创建一个规则,用于在收到来自家庭成员的邮件时,自动将邮件发送到移动设备上。

  • 从空白规则开始   
    无需借助规则模板,即可创建这些规则并进行自定义。


步骤 1:选择 Outlook 规则模板

  1. 从功能区选择“规则”>“管理规则和通知”,或者选择“文件”选项卡,然后选择“管理规则和通知”。

  2. 在“规则和通知”对话框的“电子邮件规则”选项卡上,选择“新建规则”。

  3. 在“规则向导”中的“步骤 1: 选择模板”下,在“保持有序状态”、“保持最新状态”或“从空白规则开始”下选择一个默认模板。


步骤 2: 编辑规则说明

步骤 1 中选择的每个规则模板在步骤 2 中的选项略有不同。当选项要求你做出选择时,例如指定发件人或选择文件夹,该选项将用下划线标识。本例选择了最常用的规则之一,将某人发来的邮件移至文件夹。

  1. 在编辑说明框中选择“个人或公用组”,以显示你的通讯簿。从通讯簿选择姓名,或者在“发件人”框中键入联系人地址,然后选择“确定”。

  2. 选择“指定”以显示文件夹列表。可以选择现有文件夹,也可选择“新建”创建新文件夹。选中合适的文件夹后,请选择“确定”。

如果要浏览规则的高级选项,请选择“下一步”,然后跳至下方的高级规则选项。否则,请选择“完成”。此操作将返回到“规则和通知”窗口。可在此处创建其他规则,或选择“确定”保存所做的更改。

 

• 将某人发来的邮件移至文件夹

  1. 选择“个人或公用文件夹”链接。

  2. 在“规则地址”对话框中,执行下列操作之一:

    • 在“搜索”框中键入姓名。

      或者

    • 在“通讯簿”列表中选择源。

  3. 当选项在“发件人”框中显示时,选择“确定”。

  4. 选择“指定文件夹”链接,在“规则和通知”对话框中选择文件夹,然后选择“确定”。

  5. 选择“下一步”,然后转到“步骤 3:设置规则条件”。

 

• 将主题中包含特定词语的邮件移至文件夹

  1. 选择“特定词语”主题链接。

  2. 在“查找文本”对话框的“指定在主题中要查找的字词或短语”框中,键入要搜索的字词或短语。

  3. 选择“添加”,将输入内容添加到“搜索列表”窗格,然后选择“确定”。

  4. 选择“指定文件夹”链接,在“规则和通知”对话框中选择文件夹,然后选择“确定”。

  5. 选择“下一步”,然后转到“步骤 3:设置规则条件”。

 

• 将发给公用组的邮件移至文件夹

  1. 选择“个人或公用文件夹”链接。

  2. 在“规则地址”对话框中,执行下列操作之一:

    • 在“搜索”框中键入姓名。

      或者

    • 在“通讯簿”列表中选择源。

  3. 当选项在“收件人”框中显示时,选择“确定”。

  4. 选择“指定文件夹”链接,在“规则和通知”对话框中选择文件夹,然后选择“确定”。

  5. 选择“下一步”,然后转到“步骤 3:设置规则条件”。

 

• 将来自某人的邮件标记为待跟进

  1. 选择“个人或公用文件夹”链接。

  2. 在“规则地址”对话框中,执行下列操作之一:

    • 在“搜索”框中键入姓名。

      或者

    • 在“通讯簿”列表中选择源。

  3. 当选项在“发件人”框中显示时,选择“确定”。

  4. 在“标记邮件”对话框的“标志”框中,接受默认设置“跟进”,或者选择列表中的其他项。

  5. 在“期限”框中,接受默认设置“今天”,或者选择列表中的其他项。

  6. 选择“确定”>“下一步”,然后转到“步骤 3: 设置规则条件”。

 

• 将来自特定 RSS​​ 源的 RSS​​ 项目移至文件夹

注意: 要使用此选项,必须订阅 RSS 源。选择此选项时,会提示是否继续。如果选择“”则无法继续;选择“”即可继续。

保持最新状态模板

 

• 在“新邮件通知”窗口显示某人发来的邮件

  1. 选择“个人或公用文件夹”链接。

  2. 在“规则地址”对话框中,执行下列操作之一:

    • 在“搜索”框中键入姓名。

      或者

    • 在“通讯簿”列表中选择源。

  3. 当选项在“发件人”框中显示时,选择“确定”。

  4. 选择在“新邮件通知”窗口显示“特定消息”链接。

  5. 在“通知邮件”对话框的“指定通知消息”框中,键入消息,然后选择“确定”。

  6. 选择“下一步”,然后转到“步骤 3:设置规则条件”。

 

• 收到某人发来的邮件时播放声音

  1. 选择“个人或公用文件夹”链接。

  2. 在“规则地址”对话框中,执行下列操作之一:

    • 在“搜索”框中键入姓名。

      或者

    • 在“通讯簿”列表中选择源。

  3. 当选项在“发件人”框中显示时,选择“确定”。

  4. 选择“播放声音”链接,在“选择播放的声音”窗口,选择一个文件(如 .wav 文件),然后选择“打开”。

  5. 选择“下一步”,然后转到“步骤 3:设置规则条件”。

 

• 收到来自某人的邮件时给我的移动设备发送通知

  1. 选择“个人或公用文件夹”链接。

  2. 在“规则地址”对话框中,执行下列操作之一:

    • 在“搜索”框中键入姓名。

      或者

    • 在“通讯簿”列表中选择源。

  3. 当选项在“发件人”框中显示时,选择“确定”。

  4. 选择“转发给个人或公用组”链接。

  5. 在“规则地址”对话框中,执行下列操作之一:

    • 在“搜索”框中键入姓名。

      或者

    • 在“通讯簿”列表中选择源。

  6. 当选项在“收件人”框中显示时,选择“确定”。

  7. 选择“下一步”,然后转到“步骤 3:设置规则条件”。

从空白规则模板开始

  1. 选择以下选项之一。

    • 对我接收的邮件应用规则

      或者

    • 对我发送的邮件应用规则

  2. 选择“下一步”,然后转到“步骤 3:设置规则条件”。


步骤 3:设置规则条件

现在可以向“步骤 2: 编辑规则说明”中所选的选项添加条件。根据所选条件,可用于编辑规则说明的选项会有所不同。

设置条件,确定在启动规则向导后,何时为“保持有序状态”模板或“保持最新状态”模板中所选的选项应用规则

  1. 在“步骤 1: 选择条件”下,选中要添加的条件的复选框。

    注意: 可以选中多个复选框。

  2. 在“步骤 2: 编辑规则说明(单击带下划线的值)”下,选择一个链接并完成所需操作。完成后,请选择“确定”。

  3. 选择下一个链接并完成所需操作,完成后,请选择“确定”。

  4. 如果还有其他链接,请选择该链接并完成所需操作。完成后,请选择“确定”。

  5. 完成后,请选择“完成”。

  1. 在“文件”选项卡上,选择“管理规则和通知”。

  2. 在“规则和通知”框的“电子邮件规则”选项卡上,选择“新建规则”。

  3. 在“从空白规则开始”下,选择“对我接收的邮件应用规则”或“对我发送的邮件应用规则”。

  4. 选择“下一步”,然后执行下列操作:

    • 在“步骤 1: 选择条件”下,选择邮件需要满足(匹配)哪些条件才能应用规则。

      以及

    • 在“步骤 2: 编辑规则说明”下,对添加的任何条件单击带有下划线的值,然后指定该值。

  5. 选择“下一步”,然后执行下列操作:

    • 在“步骤 1: 选择操作”下,选择满足特定条件时希望规则采取的操作。

      以及

    • 在“步骤 2: 编辑规则说明”下,对添加的任何操作单击带有下划线的值,然后指定该值。

  6. 选择“下一步”,然后执行下列操作:

    • 在“步骤 1: 选择例外”下,选择规则的任何例外,然后选择“下一步”。

      以及

    • 在“步骤 2: 编辑规则说明”下,对添加的任何操作选择带有下划线的值,然后指定该值。

  7. 选择“下一步”,然后执行下列操作:

    • 在“步骤 1: 指定规则的名称”下,键入一个名称。

      以及

    • 在“步骤 2: 设置规则选项”下,选中所需选项的复选框。

      提示: 

      • 要对已位于“收件箱”中的邮件运行此规则,则选中“立即对已在‘收件箱’中的邮件运行此规则”复选框。

      • 要关闭已自动打开的规则,请清除“启用此规则”复选框。

      • 要对在 Outlook 中设置的所有电子邮件帐户应用此规则,请选中“在所有账户上创建此规则”复选框。

  8. 选择“完成”。

可从任何邮件创建规则。此方法的优点是根据邮件的发件人或收件人推荐规则。例如,开始处理邮件时,会建议使用一个规则 - 将来自该发件人的所有邮件移至你选择的文件夹。

  1. 在“收件箱”中,选择要为其创建规则的邮件,然后在“开始”选项卡上的“移动”组中,选择“规则”。

    注意: 在“规则”列表中,将基于邮件的发件人和收件人显示推荐规则。

  2. 执行下列操作之一:

    • 选择推荐规则并选择目标文件夹,然后选择“确定”,完成规则分配。

      或者

    • 选择“创建规则”,然后转到下一步。

  3. 在“创建规则”对话框的“当我接收到符合所有选定条件的邮件时”下,选中一个或多个可用复选框。

  4. 在“执行下列操作”下,选中满足指定条件时希望规则采取的操作相对应的复选框。

  5. 选中“将该项目移至文件夹”复选框。

  6. 执行下列操作之一:

    • 选择“选择文件夹”,选择一个现有文件夹。

      或者

    • 选择“新建”,创建一个文件夹。

    注意: 

    • 要向规则添加更多条件、操作或例外,请选择“高级选项”,然后按照“规则向导”中的其他说明进行操作。

    • 有关详细信息,请参阅设计自定义规则

  7. 选择“确定”。

  8. 在通知框中,执行下列操作之一:

    • 选择“确定”。

      或者

    • 选中“对当前文件夹中的现有邮件立即运行此规则”复选框,然后选择“确定”。

请参阅导入或导出一组规则,以了解如何导入或导出规则,以便其他人可以使用这些规则。

不再需要某个规则时可将其删除。

  1. 在“文件”选项卡上,选择“管理规则和通知”。

  2. 在“规则和通知”对话框的“电子邮件规则”选项卡上,选择要删除的规则。

  3. 选择“删除“删除”图标 >“确定”。

可以手动运行一个或多个规则。

  1. 在“文件”选项卡上,选择“管理规则和通知”,然后在“电子邮件规则”选项卡上,选择“立即运行规则”。

  2. 在“立即运行规则”框的“选择要运行的规则”下,选中要运行的规则相对应的复选框。

  3. 在“在此文件夹中运行”框中,若要选择不同的文件夹,请选择“浏览”,选择该文件夹,然后选择“确定”。

    选中“包括子文件夹”复选框以包括步骤 3 中所选文件夹下的所有文件夹。

  4. 在“规则应用于”列表中,接受所有邮件的默认设置,或将其更改为已读或未读邮件。

  5. 选择“立即运行”。

Outlook 中有两种类型的规则 - 基于服务器的规则和客户端专用的规则。

  • 基于服务器的规则   
    使用 Microsoft Exchange Server 帐户时,某些规则是基于服务器的规则。这些规则运行于 Exchange 邮件服务器上的邮箱上,即使 Outlook 未在计算机上运行也不例外。

    基于服务器的规则必须应用于首次发送到你的“收件箱”的邮件,而且这些规则必须能够在服务器上运行至完成。例如,一个用于指定打印邮件的规则便无法在服务器上运行至完成。如果某个规则无法应用于服务器,但在启动 Outlook 时被应用,该规则即成为客户端专用的规则。

  • 客户端专用的规则   
    客户端专用的规则是只能运行于计算机上的规则。这些规则在 Outlook 中而不是在 Exchange 服务器上运行。客户端专用的规则只能在 Outlook 运行时才能运行。

提示: 如果你的规则列表包含两种规则,则首先应用基于服务器的规则,然后应用客户端专用的规则。

送达回执、投票响应和自动答复

应用规则后,送达回执、已读回执、投票响应和自动答复(外出通知)将作为邮件进行处理。例如,一个规则可以将“主题”框包含“会议”一词的邮件移至特定文件夹,同时还可将所有送达回执、投票响应或自动答复移至该文件夹。

注意: 如果一个规则将投票响应从“收件箱”移至另一个文件夹,则会影响投票跟踪。打开包含投票按钮的已发送邮件时,跟踪信息不会包括规则所移动响应的记录。手动移动或删除响应不影响跟踪。

会议请求、任务请求和文档

会议请求、任务请求和文档会被视作邮件。如果创建一个规则,用于在某些条件被满足(匹配)时将某个项移至特定文件夹,那么任何符合这些条件的会议和任务请求也将一并移动。但是,创建影响这些类型的项目的规则时,请注意以下限制:

  • 如果某个项被移至邮件文件夹以外的文件夹,则该项在移动后可能无法按预期正常运行。例如,如果邮件移至“日历”文件夹,则不会创建新约会。

  • 如果通过使用规则将会议或任务响应移至“已删除邮件”文件夹,则邮件原件不会跟踪该响应。

  • 如果会议请求自动移至“已删除邮件”文件夹,则不会将该会议添加到“日历”中。

  • 影响已发送邮件的规则不应用于任务请求和会议请求。

联系人组

包含“联系人组”的规则的行为可能与其他规则不同,具体取决于创建规则的方式。

  • 将发给公用组的邮件移至文件夹   
    此规则仅在你正在使用 Exchange Server 帐户时可用。仅发送到“联系人组”的邮件会被移至该指定文件夹。“联系人组”成员的邮件不会被移至该指定文件夹。

Exchange Server 帐户(从 Exchange Server 2010 开始)可以使用规则将邮件转发到组织外的电子邮件地址。但是,Exchange 管理员可以阻止将邮件自动转发给特定域中的收件人。

有关详细信息,请参阅确定我的帐户连接到的 Microsoft Exchange Server 版本

规则如何帮助您管理电子邮件

规则是 Microsoft Outlook 对收到或发送的符合指定条件的邮件自动执行的一种操作。 您可以使用“规则向导”来选择多个条件和操作。

规则可以分为两类:组织和通知。 规则不支持已读邮件,仅支持未读邮件。

规则向导中的规则模板

“规则向导”包含最常用的规则的模板,其中包括:

  • 保持有序    这些规则有助于您对邮件进行归档和后续操作。 例如,您可以为来自特定发件人(如 Bobby Moore)且“主题”行中包含单词“销售”的邮件创建以下规则:标记为跟踪,归类为“销售”,并移动到名称为“Bobby 的销售”的文件夹中。

  • 保持最新状态    当您收到特殊的邮件时,这些规则将以某种方式通知您。 例如,您可以创建一个规则,当您收到来自家庭成员的邮件时,会自动将邮件发送到移动设备上。

  • 从空白规则开始    无需借助规则模板,您就可以创建这些规则,而且您可以完全自定义这些规则。

创建规则

Outlook 包括适用于常见方案的规则模板。 使用这些规则模板,或创建设计自己的自定义规则。

使用 Outlook 规则模板

  1. 单击“文件”选项卡。

  2. 单击“管理规则和通知”。

  3. 在“规则和通知”对话框中的“电子邮件规则”选项卡上,单击“新建规则”。

  4. 在“步骤 1:选择模板”下,从“保持有序状态”或“保持最新状态”模板集合中选择所需的模板。

  5. 在“步骤 2:编辑规则说明”下,单击带下划线的值。 例如,如果您单击“个人或公用组”链接,将打开通讯簿。

  6. 单击“下一步”

  7. 在“步骤 1:选择条件”下,选择邮件需要满足哪些条件才能应用规则。

  8. 在“步骤 2:编辑规则说明”下,对您添加的任何条件单击带有下划线的值,然后指定该值。

  9. 单击“下一步”

  10. 在“步骤 1:选择操作”下,选择满足特定条件时您希望规则采取的操作。

  11. 在“步骤 2:编辑规则说明”下,对您添加的任何操作单击带有下划线的值,然后指定该值。

  12. 单击“下一步”

  13. 在“步骤 1:选择例外”下,选择规则的任何例外,然后单击“下一步”。

  14. 在“步骤 2:编辑规则说明”下,对您添加的任何例外单击带有下划线的值,然后指定该值。

  15. 单击“下一步”

  16. 在“步骤 1:指定规则的名称”下,输入一个名称。

  17. 在“步骤 2:设置规则选项”下,选中所需选项的复选框。

    • 如果要对已位于“收件箱”中的邮件运行此规则,则选中“立即对已在‘收件箱’中的邮件运行此规则”复选框。

    • 默认情况下,新规则处于打开状态。 若要关闭该规则,请清除“启用此规则”复选框。

    • 要对您在 Outlook 中设置的所有电子邮件帐户应用此规则,选中“在所有帐户上创建此规则”复选框。

  18. 单击“完成”。

  1. 单击“文件”选项卡。

  2. 单击“管理规则和通知”。

  3. 在“规则和通知”对话框中的“电子邮件规则”选项卡上,单击“新建规则”。

  4. 在“从空白规则开始”下,单击“邮件到达时检查”或“发送邮件后检查”。

  5. 单击“下一步”

  6. 在“步骤 1:选择条件”下,选择邮件需要满足哪些条件才能应用规则。

  7. 在“步骤 2:编辑规则说明”下,对您添加的任何条件单击带有下划线的值,然后指定该值。

  8. 单击“下一步”

  9. 在“步骤 1:选择操作”下,选择满足特定条件时您希望规则采取的操作。

  10. 在“步骤 2:编辑规则说明”下,对您添加的任何操作单击带有下划线的值,然后指定该值。

  11. 单击“下一步”

  12. 在“步骤 1:选择例外”下,选择规则的任何例外,然后单击“下一步”。

  13. 在“步骤 2:编辑规则说明”下,对您添加的任何例外单击带有下划线的值,然后指定该值。

  14. 单击“下一步”

  15. 在“步骤 1:指定规则的名称”下,输入一个名称。

  16. 在“步骤 2:设置规则选项”下,选中所需选项的复选框。

    • 如果要对已位于“收件箱”中的邮件运行此规则,则选中“立即对已在‘收件箱’中的邮件运行此规则”复选框。

    • 默认情况下,新规则处于打开状态。 若要关闭该规则,请清除“启用此规则”复选框。

    • 要对您在 Outlook 中设置的所有电子邮件帐户应用此规则,选中“在所有帐户上创建此规则”复选框。

  17. 单击“完成”。

可从任何邮件快速创建规则。 以这种方式创建规则的优势是,规则是根据邮件发件人或收件人建议的。 例如,您可以开始处理邮件时,推荐的一个规则是将来自该发件人的所有邮件移到您选择的文件夹中。

  1. 单击要为其创建规则的邮件,然后在“开始”选项卡上的“移动”组中,单击“规则”。

    基于邮件的发件人和收件人,将显示推荐规则。

  2. 请执行下列操作之一:

    • 单击其中一个推荐规则,单击一个目标文件夹,然后单击“确定”。

    • 对于基于邮件的发件人、收件人或主题的多个规则选项,单击“创建规则”。

如果您在步骤 2 中选择了“创建规则”,则会显示“创建规则”对话框。 继续执行下面的步骤。

  1. 在“当我接收到符合所有选定条件的邮件时”下,选中所需的条件相对应的复选框。

  2. 在“执行下列操作”下,选择满足指定条件时您希望规则采取的操作相对应的复选框。

  3. 选中“将该项目移至文件夹”复选框。

  4. 单击一个现有文件夹或单击“新建”创建用来存储这些邮件的新文件夹。

    要向规则添加更多条件、操作或例外,单击“高级选项”,然后按照“规则向导”中的其余说明进行操作。 单击“文件”选项卡,在 Backstage 视图中,单击“管理规则和通知”时,也将显示此向导。 请参阅设计自定义规则以获取更多信息。

  5. 单击“确定”。

请参阅导入或导出一组规则,以了解如何导入或导出规则,以便其他人可以使用这些规则。

如果要手动运行一个或多个规则,请执行下列操作:

  1. 单击“文件”选项卡。

  2. 单击“管理规则和通知”。

  3. 单击“立即运行规则”。

  4. 在“立即运行规则”对话框中的“选择要运行的规则”下,选中要运行的规则旁边的复选框。

  5. 在“在此文件夹中运行”框中,如果要选择不同的文件夹,单击“浏览”,单击该文件夹,然后单击“确定”。

    选中“包括子文件夹”复选框以包括步骤 5 中指定的文件夹下的所有文件夹。

  6. 在“规则应用于”列表中,默认邮件为所有邮件。 您可以将其更改为已读或未读邮件。

  7. 单击“立即运行”。

Outlook 中有两种类型的规则 — 服务器端的规则和客户端专用的规则。

  • 服务器端的规则    如果您使用的是 Microsoft Exchange Server 帐户,则您创建的某些规则为服务器端的规则。 这些规则运行于 Exchange 邮件服务器上的邮箱上,即使 Outlook 不在您的计算机上运行也不例外。 服务器端规则必须应用于首次发送到您的“收件箱”的邮件,而且这些规则必须能够运行,直到在服务器上已完成。 例如,一个用于指定打印邮件的规则无法运行,直到它在服务器上已完成。 如果一个规则无法应用于服务器上,当您启动 Outlook 时此规则将被应用,该规则即变成客户端专用的规则。

  • 客户端专用的规则    客户端专用的规则是只能运行于计算机上的规则。 这些规则在服务器上未完成之前无法运行,例如指定打印特定的邮件。 客户端专用的规则只能在 Outlook 运行时才能运行。

如果您的规则列表包含两种规则,则首先应用服务器端的规则,然后应用客户端专用的规则。

将规则应用于其他 Outlook 项目

应用规则后,送达回执、已读回执、投票响应和自动答复(外出通知)将作为邮件进行处理。 例如,一个规则可以将主题中包括“会议”一词的项目移动到特定文件夹中,同时还可以移动所有送达回执、投票响应或主题中包含“会议”一词的自动答复。

注意:  如果一个规则将投票响应从“收件箱”移到另一个文件夹,则将会影响投票跟踪。 打开包含投票按钮的已发送邮件时,跟踪信息内将不包含规则所移动响应的记录。 手动移动或删除响应不影响跟踪。

应用规则后,会议请求、任务请求和文档都会被视为邮件。 例如,当您将“主题”框中包括“会议”一词的项目移动到特定文件夹中时,还可以移动满足此条件的任何任务请求或会议请求。 但是,当您创建影响这些类型的项目的规则时,请注意以下限制:

  • 被移至邮件文件夹以外的其他文件夹的项目在移动后可能无法按预期正常运行。 例如,如果邮件移至“日历”文件夹中,则不会创建新约会。

  • 如果通过使用规则将会议或任务响应移至“已删除邮件”文件夹,则邮件原件不会跟踪该响应。

  • 如果会议请求自动移至“已删除邮件”文件夹,则不会将该会议添加到“日历”中。

  • 影响已发送邮件的规则不应用于任务请求和会议请求。

联系人组

包含“联系人组”的规则的操作将因创建规则的方式而异。

  • 将已发送邮件移到“联系人组”文件夹中      此规则仅在您正在使用 Exchange 帐户时可用。 仅发送到“联系人组”的邮件会被移至该指定文件夹。 “联系人组”成员的邮件不会被移至该指定文件夹。

如果您使用的是 Microsoft Exchange Server 2010 帐户,默认情况下不能使用规则将邮件转发到组织外的电子邮件地址。 此设置有助于防止机密性和私密性的组织信息被泄漏。 此设置只能由 Exchange 管理员进行更改。

有关详细信息,请参阅确定我的帐户连接到的 Microsoft Exchange Server 版本

规则如何帮助管理邮件

规则是 Microsoft Outlook 对收到或发送的符合指定条件的邮件自动执行的一种操作。利用规则和通知向导,可选择多个条件和操作。规则不会对已读邮件进行操作,只会对未读邮件进行操作。

规则通常分为两类:组织和通知。规则和通知向导包含最常用规则的模板。

  • 保持有序状态    这些规则有助于对邮件进行归档和后续操作。例如,可以为来自特定发件人(如赵强)且“主题”行包含“销售”一词的邮件创建以下规则:标记为待跟进,归类为“销售”,并移至名为“赵强的销售”的文件夹中。

  • 保持最新状态    当收到特殊的邮件时,这些规则将以某种方式通知你。例如,可以创建一个规则,用于在收到来自家庭成员的邮件时,自动向手机发送通知。

  • 从空白规则开始    这些是你从头创建的规则。

    规则模板
    图 1:规则和通知向导包含几种预定义的规则,称为模板。

例外

可以针对特殊情况为规则添加例外,例如,当邮件标记为待后续操作或高重要性时。只要邮件满足任一指定例外,规则便不会应用于该邮件。

  1. 在 导航窗格 中,单击“邮件”。

  2. 在“工具”菜单上,单击“规则和通知”。

  3. 如果有多个电子邮件帐户,请在“将更改应用于此文件夹”列表中,选择所需的“收件箱”。

  4. 单击“新建规则”。

  5. 在“步骤 1:选择模板”下,从“保持有序状态”或“保持最新状态”模板集合中选择所需的模板。

  6. 在“步骤 2: 编辑规则说明”下,单击带下划线的值。例如,如果单击“个人或通讯组列表”链接,将打开通讯簿。

  7. 在“步骤 1: 选择条件”下,选择邮件需要满足哪些条件才能应用规则。

  8. 在“步骤 2: 编辑规则说明”下,单击带下划线的值(如果尚未完成),然后单击“下一步”。

  9. 在“步骤 1: 选择操作”下,选择满足特定条件时希望规则采取的操作。

  10. 在“步骤 2: 编辑规则说明”下,单击带下划线的值(如果尚未完成),然后单击“下一步”。

  11. 在“步骤 1: 选择例外”下,选择规则的任何例外,然后单击“下一步”。

  12. 要完成创建规则,请为规则输入名称,然后选择所需的任何其他选项。

    • 如果要对已位于任一文件夹中的邮件运行此规则,则选中“立即对已在‘文件夹’中的邮件运行此规则”复选框。

    • 要对所有电子邮件帐户和各帐户关联的“收件箱”应用此规则,请选中“在所有帐户上创建此规则”复选框。

  13. 单击“完成”。

要通过自行选择条件、操作和例外来创建规则,请执行下列操作:

  1. 在 导航窗格 中,单击“邮件”。

  2. 在“工具”菜单上,单击“规则和通知”。

  3. 如果有多个电子邮件帐户,请在“将更改应用于此文件夹”列表中,选择所需的“收件箱”。

  4. 单击“新建规则”。

  5. 在“从空白规则开始”下,选择“邮件到达时检查”或“发送邮件后检查”,然后单击“下一步”。

  6. 在“步骤 1: 选择条件”下,选择邮件需要满足哪些条件才能应用规则。

  7. 在“步骤 2: 编辑规则说明”下,单击带下划线的值(如果尚未完成),然后单击“下一步”。

  8. 在“步骤 1: 选择操作”下,选择满足特定条件时希望规则采取的操作。

  9. 在“步骤 2: 编辑规则说明”下,单击带下划线的值(如果尚未完成),然后单击“下一步”。

  10. 在“步骤 1: 选择例外”下,选择规则的任何例外,然后单击“下一步”。

  11. 要完成创建规则,请为规则输入名称,然后选择所需的任何其他选项。

    • 如果要对已位于任一文件夹中的邮件运行此规则,则选中“立即对已在‘文件夹’中的邮件运行此规则”复选框。

    • 要对所有电子邮件帐户和各帐户关联的“收件箱”应用此规则,请选中“在所有帐户上创建此规则”复选框。

  12. 单击“完成”。

可以直接从邮件创建规则。例如,可以创建规则将来自某人的邮件移至特定文件夹。

  1. 右键单击要对其应用规则的邮件,然后单击快捷菜单上的“创建规则”。

    在“创建规则”对话框中,选中已从所选邮件填入信息的选项相对应的复选框。

  2. 选中“将该项目移至文件夹”复选框。

  3. 单击一个现有文件夹,或单击“新建”创建新文件夹来存储这些邮件。

  4. 要向规则添加更多条件、操作或例外,请单击“高级选项”,然后按照规则和通知向导中的其他说明进行操作。

    提示    要在创建后立即运行规则,请选中规则和通知向导最后一页上的“立即对已在文件夹中的邮件运行此规则”复选框。

    收件箱”或你选择的任何文件夹中的所有邮件,只要满足与规则相关的条件和例外,均将被移至特定文件夹。要测试新规则,请打开新的文件夹。是否移动了正确的邮件?

如果想要定期而非始终运行规则,请执行下列操作:

  1. 在“工具”菜单上,单击“规则和通知”。

  2. 在“规则和通知”对话框中,通过清除规则旁的复选框关闭规则。

  3. 单击“立即运行规则”。

  4. 在“立即运行规则”对话框的“选择要运行的规则”下,选中要运行的规则旁的复选框。

  5. 选择要对其应用规则的文件夹。

  6. 选择要对其应用规则的邮件类别。

    例如,可以将规则仅应用于某个文件夹中的未读邮件。

  7. 单击“立即运行”。

基于服务器的规则    如果使用 Microsoft Exchange 帐户,服务器可将规则应用到邮件列表,即使未运行 Outlook 也不例外。这些规则称为基于服务器的规则。必须将这些规则设置为在邮件发送到服务器上的“收件箱”时应用到该邮件,并且这些规则必须能够在服务器上运行至完成。例如,一个用于指定打印邮件的规则便无法在服务器上运行至完成。如果某个规则无法应用于服务器,则它将在启动 Outlook​​ 时应用。

客户端专用的规则    “客户端”是在个人计算机上运行的电子邮件程序。服务器无法应用的规则便是“客户端专用的规则”,因为这些规则只能在个人计算机上运行。如果你的规则列表同时包含可在服务器上运行以及不可在服务器上运行的规则,则首先应用基于服务器的规则,然后应用客户端专用的规则。

送达回执、已读回执、投票响应和外出通知会被视为邮件。例如,如果创建一个规则,用于将“主题”框包含“会议”一词的项目移至特定文件夹,那么满足此条件的所有送达回执、投票响应和外出邮件也将一并移动。

注意: 如果投票响应被移出“收件箱”,那么原始邮件中不会自动跟踪响应。

会议请求、任务请求和文档都会被视为邮件。例如,如果创建一个规则,用于将“主题”框包含“会议”一词的项目移至特定文件夹,那么满足此条件的所有任务请求或会议请求都将一并移动。但是,创建影响这些类型的项目的规则时,请注意以下限制:

  • 被移至非邮件文件夹的项目在移动后可能无法按预期正常运行。例如,如果邮件移至“日历”文件夹,则不会创建新约会。

  • 如果通过使用规则将会议或任务响应移至“已删除邮件”文件夹,则邮件原件不会跟踪该响应。

  • 如果会议请求自动移至“已删除邮件”文件夹,则不会将该会议添加到“日历”。

  • 影响已发送邮件的规则不应用于任务请求和会议请求。

根据创建规则的方式,通讯组列表新规则的行为会有所不同。

  • 将发给通讯组列表的邮件移至文件夹    如果选择此规则模板,则只有发给通讯组列表的邮件才会移至特定文件夹。不会将来自通讯组列表中个人的邮件移至特定文件夹。

    注意: 此规则仅适用于 Exchange 帐户。

  • 将某人发来的邮件移至文件夹    如果选择此规则模板,那么来自通讯组列表成员的邮件也将移至特定文件夹。

如果你工作的组织使用 Exchange,默认情况下,利用规则向组织外部电子邮件地址转发的邮件将不会发送。此设置由 Exchange 管理员控制,有助于防止企业数据泄露。

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