使用规则答复邮件

使用规则答复邮件

如果使用的是 POP 或 IMAP 帐户,则无法使用问自动答复(外出)功能。但是,如果在外出期间让 Outlook 继续运行,则可使用规则自动答复电子邮件。通过规则还可将电子邮件转发到另一帐户、将邮件标记为已读或自动将其移动到文件夹。有关使用规则的详细信息,请参阅在 Outlook 中创建一条规则。

外出时使用规则答复收到的电子邮件

默认情况下,Microsoft Exchange Server 帐户(从 Exchange Server 2010 开始)不能使用规则将邮件转发到组织外的电子邮件地址。此设置有助于防止机密性和私密性的组织信息被泄漏。仅 Exchange 管理员可以更改此设置。

如果使用的是 POP 或 IMAP 帐户,则可通过以下步骤答复收到的所有电子邮件,并附上信息表明你不在办公室。

  1. 选择“文件”选项卡。

  2. 选择“管理规则和警报”。

  3. 在“规则和通知”对话框中的“电子邮件规则”选项卡上,单击“新建规则”。

  4. 在“从空白规则开始”下,单击“对我接收的邮件应用规则”,然后单击“下一步”。

  5. 若要答复收到的所有电子邮件,请勾选步骤 1 和步骤 2 框,然后再次单击“下一步”。 

  6. 在“要如何处理邮件?”下的“步骤 1: 选择操作”中,选择以下任一选项:

    • 转发给个人或公共组

    • 重定向到个人或公共组

  7. 在“步骤 2:编辑规则说明”下,单击个人或公用组的下划线文本,指定要向其转发邮件的个人或公用组,然后单击“下一步”。

  8. 在“步骤 1:选择例外(如有必要)”下,选择所需的任何例外。

  9. 在“步骤 2:编辑规则说明”下,单击每段下划线文本,指定值,然后单击“下一步”。

  10. 在“步骤 1: 指定规则的名称”下,输入一个名称。

  11. 在“步骤 2:设置规则选项”下,选中所需选项的框。

    • 如果要对已位于“收件箱”中的邮件运行此规则,则选中“立即对已在‘收件箱’中的邮件运行此规则”框。

    • 默认情况下,新规则处于打开状态。要关闭该规则,请取消选中“启用此规则”框。

    • 要对您在 Outlook 中设置的所有电子邮件帐户应用此规则,请选中“在所有帐户上创建此规则”框。

  12. 单击“完成”。

注意:如果使用的是 POP 或 IMAP 帐户,外出时必须使 Outlook 继续运行,这样才可通过规则在外出时自动答复电子邮件。

注意: 若要为公用文件夹创建规则,则必须通过文件夹的“属性”对话框执行此操作。

  1. 单击“导航窗格”中的“邮件”。

  2. 在“工具”菜单上,单击“规则和通知”。

  3. 如果 Outlook 电子邮件配置文件中有多个电子邮件帐户,请在“将更改应用于此文件夹”列表中单击要应用新规则的收件箱。

  4. 单击“新建规则”。

  5. 在“从空白规则开始”下,单击“邮件到达时检查”,然后单击“下一步”。

  6. 在“步骤 1: 选择条件”下,选中收到的消息要匹配的每个条件旁的复选框。

  7. 在“步骤 2: 编辑规则说明”下,单击与条件对应的带下划线的值,然后选择或键入条件所需的信息。

    1. 在“步骤 1: 选择条件”下,选择“来自个人或通讯组列表”复选框。

    2. 在“步骤 2: 编辑规则说明”下,单击“个人或通讯组列表”。

    3. 在其中一个地址列表中,双击收件人姓名,然后单击“确定”。

  8. 单击“下一步”。

  9. 在“步骤 1: 选择操作”下,选择以下任一复选框:

    • 转发给个人或公共组

    • 重定向到个人或公共组

  10. 在“步骤 2: 编辑规则说明”下,单击“个人或通讯组列表”。

  11. 在其中一个地址列表中,双击要将邮件转发到的个人姓名或通讯组列表,然后单击“确定”。

  12. 单击“下一步”两次。

  13. 在“步骤 1: 指定规则的名称”下,键入一个名称。

    若要对已位于文件夹中的邮件运行此规则,请选中“立即对已在‘文件夹’中的邮件运行此规则”复选框。

    若要对所有电子邮件帐户和收件箱应用此规则,请选中“在所有帐户上创建此规则”复选框。如果只有一个电子邮件帐户或收件箱,则此选项为灰显。

  14. 单击“完成”。

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