使用自定义格式指定数据的显示方式

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具有通过应用自定义格式显示特定格式的字段中的数据。自定义格式的更改数据如何显示以及如何将数据存储在 Microsoft Access 数据库中,或如何用户可以输入或编辑数据不会影响。

应用自定义格式是一个选项,当您使用的数据类型,或者没有预定义的访问格式设置选项,或者如果预定义的格式不符合您的需求。您可以通过向字段中输入文本字符和占位符字符集应用自定义格式。将格式应用到表字段时,该相同格式是自动应用于任何窗体或报表控件绑定 (链接) 的表的字段。

本文介绍了可与特定数据类型一起使用的文本和占位符字符的类型,并演示了如何应用格式设置。

您要做什么?

了解有关自定义格式的详细信息

指定数字和货币数据类型的格式

指定文本和备注数据类型的格式

指定格式的日期/时间数据类型

了解有关格式设置选项的详细信息

了解有关自定义格式的更多信息

当创建自定义格式时,可在表字段的“格式”属性中输入各种字符。这些字符包括占位符(如 0 和 #)、分隔符(如句点和逗号)、文本字符和颜色。

此外,还可以为以下四种类型的数值指定格式:正值、负值、零 (0) 和 Null 值(未定义)。如果选择为每种类型的值均创建格式,则必须依次放置正值的格式、负值的格式、零值的格式和 Null 值的格式。另外,还必须用分号将每种格式分开。

自定义格式的示例   

#,###.##;(#,###.##)[红色];0,000.00;"未定义"

此字符串包含四种自定义格式并按以下形式显示:

  • 带有两个小数位的正值。

  • 带有两个小数位的负值,但位于圆括号中且为红色。

  • 零值显示为数字 0,始终带有两个小数位。

  • Null 值显示为单词"未定义。

该字符串中的四个部分每个均用分号 (;) 隔开。

以下是对每部分的说明:

  • 数字记号 (#) 是数字的占位符。如果格式未遇到任何值,则 Access 会显示空格。如果要显示零而不是空格(例如,将 1234 显示为 1234.00),请将数字 0 用作占位符。

  • 默认情况下,第一部分显示正值。如果要对更大的值或更多小数位使用格式,可以为小数值添加更多占位符(如 #,###.###)。例如,将 1234.5678 显示为 1,234.568。请注意,此格式将逗号用作千位数分隔符,并将句点用作小数分隔符。

    如果记录中的小数值超出自定义格式中的占位符数,则 Access 会对值进行四舍五入并仅显示格式指定的值数。例如,如果字段包含 3,456.789,但其格式指定两个小数位,则 Access 会将小数值四舍五入为 .79。

  • 默认情况下,第二部分只显示负值。如果您的数据中不包含负值,Access 会将该字段留空。前面的示例格式用文字字符(左括号和右括号)括起来任何负值。它还使用 [红色] 颜色声明来将任何负值显示为红色字样。 

  • 默认情况下,第三部分定义所有零 (0) 值的格式。在此情况下,当字段包含为零的值时,将显示 0,000.00。若要显示文本而不是数字,可以改用 "零"(用双引号引起)。

  • 默认情况下,第四部分定义当记录包含空值时用户看到的内容。在此情况下,用户将看到单词“未定义”。也可以使用其他文本,如“空”或“****”。请记住,使用双引号引起字符会导致格式将这些字符视为文本,并在您输入这些字符时按原样显示它们。

注意: 请记住,无需使用所有四个部分。例如,如果表字段确实接受 Null 值,则可以忽略第四部分。

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为“数值”和“货币”数据类型指定格式

如果未指定数值和货币值的自定义格式,则 Access 将以常规数字格式显示数值并以货币格式显示货币值。

若要创建自定义格式,请使用下表中显示的格式设置字符。您还可以指定希望数字或货币采用的颜色。

字符

说明

#

用于显示一个数字。此字符的每个实例都表示一个数字的位置。如果某个位置不存在任何值,则 Access 将显示空格。同样,它也可以用作占位符。

例如,如果您应用的格式#、 ## ,在字段中输入值 45,将显示 45。在字段中,Access 将显示 12145 输入 12145 — 即使定义只有一个占位符左侧的千位分隔符。

0

用于显示一个数字。此字符的每个实例都表示一个数字的位置。如果某个位置不存在任何值,则 Access 将显示零 (0)。

千位分隔符和小数分隔符

用于指示您希望 Access 放置千位分隔符和小数分隔符的位置。访问 Windows 区域设置中用于定义分隔符。有关这些设置的信息,请参阅更改 Windows 区域设置以修改一些数据类型的外观

空格 + - $ ()

用于根据需要在格式字符串中的任何位置插入空格、数学字符 (+ -)、金融符号 (¥ £ $)。如果您想使用其他常见的数学符号,如斜杠(\ 或 /)和星号 (*) 等,请用双引号引起它们(请注意,可以将这些字符置于任何位置)。

\

用于强制 Access 显示紧随其后的字符,这与用双引号引起一个字符具有相同的效果。

!

用于强制所有值的左的对齐。当强制左的对齐时,不能使用 # 和 0 数字占位符,但您可以使用占位符文本字符。有关这些占位符的详细信息,请参阅自定义格式的文本和备注数据类型

*

用于强制将紧随星号之后的字符变成填充字符(用来填充空格的字符)。Access 一般会以右对齐方式显示数值数据,并用空格填充值左侧的任何区域。可以在格式字符串中的任何位置添加填充字符,当您这样做时,Access 会用指定的字符填充任何空格。

例如,格式 £##*~.00 会将货币金额显示为 £45~~~~~.15。字段中显示的波形符 (~) 的数量取决于表字段中的空格的数量。

%

用作格式字符串中的最后一个字符。将该值乘以 100 并在结果后面显示一个尾随百分号。

E+、E-

- 或 -

e+、e-

用于使用科学(指数)记数法显示值。

当预定义的科学记数格式未为您的值提供足够的空间时,请使用此选项。使用 E+ 或 e+ 显示正指数,并使用 E- 或 e- 显示负指数。必须将这些占位符与其他字符一起使用。

例如,假设将格式 0.000E+00 应用于一个数值字段然后输入 612345,则 Access 将显示 6.123E+05。Access 首先将小数位四舍五入为三位(小数分隔符右侧或左侧零的个数)。接下来,Access 根据原始值中小数分隔符右侧(或左侧,具体取决于语言设置)的位数计算指数值。在本例中,原始值在小数点的右侧放置“12345”(五位)。因此,Access 显示 6.123E+05,生成的值相当于 6.123 x 105。

"文本"

用双引号引起您希望显示给用户的任何文本。

[颜色]

用于向格式中某个部分的所有值应用颜色。必须用方括号括起颜色的名称并使用下列名称之一:黑色、蓝色、蓝绿色、绿色、洋红色、红色、黄色或白色。

若要将自定义格式应用于“数值”或“货币”数据类型,请执行下列操作:

  1. 在导航窗格中,右键单击要更改的表,然后单击快捷菜单上的“设计视图”

  2. 选择要设置格式的字段,然后在“常规”选项卡上,单击“格式”框旁边的单元格。

  3. 根据格式设置需要输入特定的字符。

  4. 按 Ctrl+S 以保存所做的工作。

在对字段应用自定义格式之后,可以通过执行下列任一或所有操作来测试格式:

  • 输入不带千位分隔符或小数分隔符的值,并查看格式如何处理数据。格式是否会将分隔符放置在正确的位置?

  • 输入比预期的值更长或更短的值(可带分隔符,也可不带分隔符),并查看格式如何操作。格式将添加不需要的空格、前导零还是尾随零?

  • 在表示正值或负值的格式中输入零或 Null 值,并确认是否对结果满意。

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为“文本”和“备注”数据类型指定格式

文本和备注数据类型不接受预定义的格式。文本数据类型接受仅自定义格式,备注数据类型接受自定义和格式文本格式。

通常,您会将自定义格式应用于“文本”和“备注”数据类型,以便能更轻松地读取表数据。例如,如果使用 Web 窗体收集信用卡号码,并在存储这些号码时不添加任何空格,则可以使用自定义格式添加适当的空格,以便能更轻松地读取信用卡号码。

“文本”和“备注”数据类型的自定义格式仅允许在一个字符串中包含两个格式部分。格式字符串的第一个部分将控制文本的外观,而第二个部分将显示空值或零长度的字符串。如果不指定格式,则 Access 会将数据表中的所有文本对齐。

下表列出并说明了可应用于具有“文本”和“备注”数据类型的字段的自定义格式。

字符

说明

@

用于显示在格式字符串中的相应位置上可用的任何字符。如果 Access 将所有字符放置在基础数据中,则任何剩余的占位符将显示为空格。

例如,如果格式字符串为 @@@@@ 而基础文本为 ABC,则该文本将添加两个前导空格以便向左对齐。

&

用于显示在格式字符串中的相应位置上可用的任何字符。如果 Access 将所有字符放置在基础数据中,则任何剩余的占位符将不会显示任何内容。

例如,如果格式字符串为 &&&&& 且文本为 ABC,则仅显示向左对齐的文本。

!

用于强制从左至右而不是从右至左填充占位符。必须在任何格式字符串的开头使用此字符。

<

用于将所有文本强制为小写。必须在格式字符串的开头使用此字符,但可以在其前面放置一个感叹号 (!)。

>

用于将所有文本强制为大写。必须在格式字符串的开头使用此字符,但可以在其前面放置一个感叹号 (!)。

*

使用星号时,紧随其后的字符将变成填充字符(用来填充空格的字符)。Access 一般会以左对齐方式显示文本,并用空格填充该值右侧的任何区域。可以在格式字符串中的任何位置添加填充字符。当您这样做时,Access 会用指定的字符填充任何空格。

空格 + - $ ()

用于根据需要在格式字符串中的任何位置插入空格、数学字符 (+ -)、金融符号 ($ ¥ £) 和圆括号。如果您想使用其他常见的数学符号,如斜杠(\ 或 /)和星号 (*) 等,请用双引号引起它们(请注意,可以将这些字符放置在格式字符串中的任何位置)。

"文本"

用双引号引起您希望显示给用户的任何文本。

\

用于强制 Access 显示紧随其后的字符,这与用双引号引起一个字符具有相同的效果。

[颜色]

用于向格式中某个部分的所有值应用颜色。必须用方括号括起颜色的名称并使用下列名称之一:黑色、蓝色、蓝绿色、绿色、洋红色、红色、黄色或白色。

注意: 当指定格式时,Access 将使用来自基础字段的数据填充占位符。

若要应用自定义格式,请执行下列操作:

  1. 在导航窗格中,右键单击要更改的表,然后单击快捷菜单上的“设计视图”

  2. 选择要设置格式的字段,然后在“常规”选项卡上,单击“格式”框旁边的单元格。

  3. 输入您的格式。

    可以指定的自定义格式类型取决于为字段选择的数据类型。

  4. 按 Ctrl+S 以保存所做的工作。

您可以用以下任一方法测试自定义格式:

  • 输入大小或小写值并查看格式如何处理数据。结果是否有效?

  • 输入比预期的值更长或更短的值(可带分隔符,也可不带分隔符),并查看格式如何操作。格式是会添加不需要的空格、前导或尾随空格还是意外的字符?

  • 输入零长度的字符串或空值,并确认是否对结果满意。

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为“日期/时间”数据类型指定格式

如果您没有指定预定义或自定义格式,Access 将应用“常规日期”格式,即 yyyy/m/dd 上午/下午 h:nn:ss。

“日期/时间”字段的自定义格式可以包含两部分:一部分用于日期,另一部分用于时间。可以用分号分隔这两部分。例如,可以按如下形式重新创建“常规日期”格式:m/dd/yyyy;h:nn:ss。

字符

说明

日期分隔符

用于控制 Access 在何处放置分隔符天数、 月和年。Access 将使用在 Windows 区域设置中定义的分隔符。有关这些设置的信息,请参阅更改 Windows 区域设置以修改某些数据类型的外观

c

用于显示常规日期格式。

d 或 dd

用于将月中的某一天显示为一位或两位数字。对于一位数字,使用单个占位符;对于两位数字,使用两个占位符。

ddd

用于将星期几缩写为三个字母。

例如,星期一显示为 Mon。

dddd

用于拼写出星期几的全称。

ddddd

用于显示短日期格式。

dddddd

用于显示长日期格式。

w

用于显示星期几的编号。

例如,星期一显示为 2。

m 或 mm

用于将月份显示为一位或两位数字。

mmm

用于将月份的名称缩写为三个字母。

例如,十月显示为 Oct。

mmmm

用于拼写出月份的全称。

q

用于显示当前日历季度的编号 (1-4)。

例如,对于五月中的日期,Access 将季度值显示为 2。

y

用于显示一年中的某一天 (1-366)。

yy

用于显示年份中的最后两个数字。

注意: 建议输入和显示给定年份的全部四个数字。

yyyy

用于显示介于 0100 和 9999 之间的年份的所有数字。

时间分隔符

用于控制 Access 放置小时、分钟和秒钟的分隔符。Access 将使用在 Windows 区域设置中定义的分隔符。

h 或 hh

用于将小时显示为一位或两位数字。

n 或 nn

用于将分钟显示为一位或两位数字。

s 或 ss

用于将秒钟显示为一位或两位数字。

ttttt

用于显示长时间格式。

AM/PM

用于显示尾随有 AM 或 PM 的 12 小时制时间值。Access 根据计算机中的系统时钟来设置该值。

A/P 或 a/p

用于显示尾随有 A、P、a 或 p 的 12 小时制时间值。Access 根据计算机中的系统时钟来设置该值。

AMPM

用于显示 12 小时制时间值。Access 使用在 Windows 区域设置中指定的上午和下午指示符。

空格 + - $ ()

用于根据需要在格式字符串中的任何位置插入空格、数学字符 (+ -)、金融符号 ($ ¥ £) 和圆括号。如果您想使用其他常见的数学符号,如斜杠(\ 或 /)和星号 (*) 等,请用双引号引起它们(请注意,可以将这些字符放置在任何位置)。

\

用于强制 Access 显示紧随其后的字符,这与用双引号引起一个字符具有相同的效果。

*

用于强制将紧随星号之后的字符变成填充字符(用来填充空格的字符)。Access 一般会以左对齐方式显示文本,并用空格填充该值右侧的任何区域。可以在格式字符串中的任何位置添加填充字符。当您这样做时,Access 会用指定的字符填充任何空格。

"文本"

用双引号引起您希望显示给用户的任何文本。

[颜色]

用于向格式中某个部分的所有值应用颜色。必须用方括号括起颜色的名称并使用下列名称之一:黑色、蓝色、蓝绿色、绿色、洋红色、红色、黄色或白色。

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了解有关格式设置选项的更多信息

如果您希望数据表、 窗体或报表,以显示某个值,而域存储不同的值中的字段,创建查阅字段。若要了解有关查阅字段的详细信息,请阅读自定义数据通过创建查阅字段的显示方式。若要控制在其中输入数据的格式,请阅读创建输入的掩码来输入字段或控件中的特定值。若要了解如何添加格式文本字段的格式,请阅读插入或添加格式文本字段

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注意: 机器翻译免责声明:本文是由无人工介入的计算机系统翻译的。Microsoft 提供机器翻译是为了帮助非英语国家/地区用户方便阅读有关 Microsoft 产品、服务和技术的内容。由于机器翻译的原因,本文可能包含词汇、语法或文法方面的错误。

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