使用自定义格式指定数据的显示方式

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具有通过应用自定义格式显示特定格式的字段中的数据。自定义格式的更改数据如何显示以及如何将数据存储在 Microsoft Access 数据库中,或如何用户可以输入或编辑数据不会影响。

应用自定义格式是一个选项,当您使用的数据类型,或者没有预定义的访问格式设置选项,或者如果预定义的格式不符合您的需求。您可以通过向字段中输入文本字符和占位符字符集应用自定义格式。将格式应用到表字段时,该相同格式是自动应用于任何窗体或报表控件绑定 (链接) 的表的字段。

本文介绍您可以使用特定的数据类型,并说明如何应用格式的文字和占位符字符的类型。

你要做什么?

了解有关自定义格式的更多信息

指定数字和货币数据类型的格式

指定文本和备注数据类型的格式

指定格式的日期/时间数据类型

了解有关格式设置选项的详细信息

了解有关自定义格式的更多信息

创建自定义格式时,您可以为表字段的格式属性中输入各种字符。字符包含 (例如 0 和 #) 的占位符分隔符 (如句点和逗号)、 字面字符和颜色。

此外,您可以指定四种类型的数字值的格式 — 正值、 负值、 零 (0) 和 null (未定义)。如果您选择要创建每种类型的值的格式,必须首先将正值的格式、 的格式第二个负值,、 的格式第三步,零值和空值的格式值最后一个。此外,您必须用分号分隔每种格式。

自定义格式的示例   

#,# # #。 # #;(#,###.##) [Red]; 0,000.00;"Undefined"

此字符串具有四个自定义格式,并显示下列:

  • 带有两个小数位的正值。

  • 带有两个小数位的负值,但位于圆括号中且为红色。

  • 零值显示为数字 0,始终带有两个小数位。

  • Null 值显示为单词"未定义。

每个字符串中的四个部分被用分号隔开 (;)。

下面介绍了每个部分:

  • 井号 (#) 是一个数字占位符。如果格式不遇到任何值,Access 会显示一个空格。如果您想要显示为零,而不是空格 (例如,若要显示为 1234.00 1234年),您将使用数字 0 为占位符。

  • 默认情况下,部分中第一个显示正值。如果您想要使用较大的值或更多小数位数的格式,您可以添加更多占位符,对于小数位数的值,例如 #,# # #。 # # #。例如,1234.5678 显示为 1,234.568。请注意,此格式使用逗号作为千位分隔符和小数分隔符为期间。

    如果在记录中的小数值超出占位符中的自定义格式的字符数,Access 将舍入值,并显示仅指定的格式的值的个数。例如,如果您的域包含 3,456.789,但其格式指定两个小数位数,Access 将舍入到.79 十进制数。

  • 默认情况下,第二部分显示负数的数值。如果数据不包含负值,则 Access 将字段留空。前面的示例格式周围文本字符与任何负值-左大括号和右括号。它也使用 [Red] 颜色声明显示红色类型中的任何负数的数值。

  • 默认情况下,第三部分定义所有零 (0) 值的格式。在此例中,当字段包含值为 0,0,000.00 会显示。若要显示文本,而不是数字,您可以使用"0"(用双引号括起来) 改为。

  • 默认情况下,第四部分定义记录包含 null 值时用户看到的内容。在此例中,用户看到的单词"未定义。您还可以使用其他文本,如"空"或"***"。请记住,周围用双引号括起来的字符会导致将这些字符视为文本,并将它们的显示,完全按照您输入它们的格式。

注意: 请记住,您不需要使用全部四个部分。例如,如果表字段接受空值,则可以省略第四部分。

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指定数字和货币数据类型的格式

如果您未指定自定义格式的数字和货币值,Access 会在常规数字格式和货币以货币格式显示数字。

若要创建自定义格式,请使用下表所示的格式设置字符。您还可以指定所需的数字或货币的颜色。

字符

说明

#

用于显示数字。每个字符实例表示一位数字。如果某个位置不存在任何值,则 Access 将显示空格。也可以用作占位符。

例如,如果您应用的格式#、 ## ,在字段中输入值 45,将显示 45。在字段中,Access 将显示 12145 输入 12145,即使您定义只有一个占位符左侧的千位分隔符。

0

用于显示数字。每个字符实例表示一位数字。如果某个位置不存在任何值,则 Access 将显示零 (0)。

千位分隔符和小数分隔符

用于指示您希望 Access 放置千位分隔符和小数分隔符的位置。访问 Windows 区域设置中用于定义分隔符。有关这些设置的信息,请参阅更改 Windows 区域设置以修改某些数据类型的外观

空格 + - $ ()

用于根据需要在格式字符串中的任何位置插入空格、数学字符 (+ -)、金融符号 ($ ¥ £)。如果您想使用其他常见的数学符号,如斜杠(\ 或 /)和星号 (*),请用双引号将其括起来。请注意,您可以将这些符号置于任何位置。

\

用于强制 Access 显示紧随其后的字符。这与用双引号引起一个字符具有相同的效果。

!

用于强制所有值的左的对齐。当强制左的对齐时,不能使用 # 和 0 数字占位符,但您可以使用占位符文本字符。有关这些占位符的详细信息,请参阅自定义格式的文本和备注数据类型

*

用于强制紧接星号之后的字符变成填充字符 —用来填充空格的字符。Access 通常显示为右对齐数字数据,并将其填入带有空格的值左侧的任何区域。您可以在格式字符串中的任何位置添加填充字符,当您这样做时,Access 会用指定的字符填充所有空格。

例如,格式 £##*~.00 将货币金额显示为 £45~~~~~.15。字段中显示的波形符 (~) 的数量取决于表字段中空格的数量。

%

用作格式字符串中的最后一个字符。将值乘以 100,并用尾随百分号显示结果。

E+、E-

- 或 -

e+、e-

用于使用科学(指数)记数法显示值。

当预定义的科学记数格式未为您的值提供足够的空间时,请使用此选项。使用 E+ 或 e+ 将值显示为正指数,并使用 E- 或 e- 显示负指数。您必须将这些占位符与其他字符一起使用。

例如,假设您将格式 0.000E+00 应用到数字字段,然后输入 612345。Access 会显示 6.123E+05。Access 首先将小数位数向下舍入到三个小数位数(小数分隔符左侧或右侧的零的位数)。下一步,Access 将从原始值小数分隔符右侧(或左侧,具体取决于您的语言设置)的位数计算指数值。在这种情况下,原始值可能已将“612345”(五位数)放置到小数点的右侧。因此,Access 显示 6.123E+05,并且所得的值等效于 6.123 x 105。

"字面文字"

用双引号引起您希望显示给用户的任何文本。

[颜色]

用于向格式中某一部分的所有值应用颜色。您必须将颜色名称括在括号中,并使用下列名称之一:黑色、蓝色、蓝绿色、绿色、洋红色、红色、黄色或白色。

若要将自定义格式应用于数字或货币数据类型,请执行下列操作:

  1. 在导航窗格中,右键单击要更改的表,然后单击快捷菜单上的设计视图

  2. 选择要设置格式的字段,然后在“常规”选项卡上,单击“格式”框旁边的单元格。

  3. 输入特定的字符基于格式需求。

  4. 按 Ctrl+S 以保存所做的工作。

自定义格式应用到域后,您可以通过执行以下部分或全部测试格式:

  • 输入值不带千位分隔符或小数分隔符,并查看格式如何处理数据。格式是否在正确位置放置分隔符?

  • 输入加长或缩短预计 (使用和不带分隔符),而看到格式的工作方式的值。格式是否添加不需要的空格或前导或尾随零?

  • 按想要了解有关的正数或负数的数值,格式输入零或 null 值,并查看是否您喜欢的结果。

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指定文本和备注数据类型的格式

文本和备注数据类型不接受预定义的格式。文本数据类型接受仅自定义格式,备注数据类型接受自定义和格式文本格式。

通常情况下,您将自定义格式应用于文本和备注数据类型,以使表格数据更易于阅读。例如,如果您使用 Web 窗体收集信用卡号和存储这些数字不带空格,您可以使用自定义格式添加适当的空格轻松地阅读信用卡号。

自定义格式的文本和备注数据类型允许只有两个格式字符串中的节。格式字符串的第一部分控制文本的外观和第二部分显示空值或零长度字符串。如果您不指定格式时,Access 会左对齐数据表中的所有文本。

下表列出并说明了可应用于具有文本或备注的数据类型的字段的自定义格式。

字符

说明

@

用于显示在格式字符串中相应位置上可用的任何字符。如果 Access 将所有字符放置在基础数据中,则剩余的所有占位符将显示为空格。

例如,如果格式字符串为 @@@@@ 而基础文本为 ABC,则该文本将添加两个前导空格以便向左对齐。

用于显示在格式字符串中相应位置上可用的任何字符。如果 Access 将所有字符放置在基础数据中,则剩余的所有占位符将不会显示任何内容。

例如,如果格式字符串为 &&&&& 且文本为 ABC,则仅显示向左对齐的文本。

!

用于强制从左到右(而非从右到左)填充占位符字符。您必须在任何格式字符串的开头使用此字符。

<

用于将所有文本强制为小写。您必须在格式字符串的开头使用此字符,但可以在其前面放置一个感叹号 (!)。

>

用于将所有文本强制为大写。您必须在格式字符串的开头使用此字符,但可以在其前面放置一个感叹号 (!)。

*

当使用时,紧跟在星号 (*) 之后的字符将变成填充字符 —用来填充空格的字符。Access 通常会显示为左对齐文本,并使用空格填充该值右侧的任何区域。您可以在格式字符串中的任何位置添加填充字符。执行此操作时,Access 用指定的字符填充所有空格。

空格 + - $ ()

用于根据需要在格式字符串中的任何位置插入空格、数学字符 (+ -)、金融符号 ($ ¥ £) 和括号。如果您想使用其他常见的数学符号,如斜杠(\ 或 /)和星号 (*),请用双引号将其括起来 —请注意,可以将这些字符放置在格式字符串中的任何位置。

"字面文字"

用双引号引起您希望显示给用户的任何文本。

\

用于强制 Access 显示紧随其后的字符。这与用双引号引起一个字符具有相同的效果。

[颜色]

用于向格式中某一部分的所有值应用颜色。您必须将名称括在括号中,并使用下列名称之一:黑色、蓝色、蓝绿色、绿色、洋红色、红色、黄色或白色。

注意: 当指定格式时,Access 将使用基础字段中的数据填充占位符字符。

若要应用自定义格式,请执行下列操作:

  1. 在导航窗格中,右键单击要更改的表,然后单击快捷菜单上的设计视图

  2. 选择要设置格式的字段,然后在“常规”选项卡上,单击“格式”框旁边的单元格。

  3. 输入您的格式。

    您可以指定的自定义格式的类型取决于您选择的字段的数据类型。

  4. 按 Ctrl+S 以保存所做的工作。

您可以测试您在任何通过以下方式自定义格式:

  • 输入大写或小写值,并查看格式如何处理数据。结果意义?

  • 输入加长或缩短预计 (使用和不带分隔符),而看到格式的工作方式的值。格式是否添加不需要的空格或前导或尾随空格或意外的字符?

  • 输入零长度字符串或 null 值,并查看是否您喜欢的结果。

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指定格式的日期/时间数据类型

如果您不指定预定义或自定义格式时,Access 应用的常规日期格式-m/dd/yyyy h:nn: ss AM/PM。

自定义格式的日期/时间字段可以包含两个部分 — 一个用于的日期和时间的另一种 —,用分号分隔各节。例如,您可以重新创建常规日期格式,如下所示: m/dd/yyyy; h:nn:ss。

字符

说明

日期分隔符

用于控制 Access 在何处放置分隔符天数、 月和年。Access 将使用在 Windows 区域设置中定义的分隔符。有关这些设置的信息,请参阅更改 Windows 区域设置以修改某些数据类型的外观

c

用于显示常规日期格式。

d 或 dd

用于将该月份的某一天显示为一位或两位数字。对于一位数字,使用单个占位符。对于两位数字,使用两个占位符。

ddd

用于将星期几缩写为三个字母。

例如,星期一显示为 Mon。

dddd

用于拼写出星期几的全称。

ddddd

用于显示短日期格式。

dddddd

用于显示长日期格式。

w

用于显示星期几的编号。

例如,星期一显示为 2。

m 或 mm

用于将月份显示为一位或两位数字。

mmm

用于将月份的名称缩写为三个字母。

例如,十月显示为 Oct。

mmmm

用于拼写出月份的全称。

q

用于显示当前日历季度的编号 (1-4)。

例如,对于五月中的日期,Access 将季度值显示为 2。

y

用于显示一年中的某一天 (1-366)。

yy

用于显示年份中的最后两个数字。

注意: 建议输入和显示给定年份的全部四个数字。

yyyy

用于显示介于 0100 和 9999 之间的年份的所有数字。

时间分隔符

用于控制 Access 在何处放置分隔符小时、 分钟和秒。Access 将使用在 Windows 区域设置中定义的分隔符。.

h 或 hh

用于将小时显示为一位或两位数字。

n 或 nn

用于将分钟显示为一位或两位数字。

s 或 ss

用于将秒钟显示为一位或两位数字。

ttttt

用于显示长时间格式。

AM/PM

用于显示具有尾随 AM 或 PM 的 12 小时制时间值。Access 根据计算机中的系统时钟来设置该值。

A/P 或 a/p

用于显示具有尾随 A、P、a 或 p 的 12 小时制时间值。Access 根据计算机中的系统时钟来设置该值。

AMPM

用于显示 12 小时制的时间值。Access 将使用在 Windows 区域设置中指定的上午和下午指示符。

空格 + - $ ()

用于根据需要在格式字符串中的任何位置插入空格、数学字符 (+ -)、金融符号 ($ ¥ £) 和括号。如果您想使用其他常见的数学符号,如斜杠(\ 或 /)和星号 (*),请用双引号将其括起来。请注意,您可以将这些符号置于任何位置。

\

用于强制 Access 显示紧随其后的字符。这与用双引号引起一个字符具有相同的效果。

*

用于强制紧接星号之后的字符变成填充字符 —用来填充空格的字符。Access 通常会显示为左对齐文本,并使用空格填充该值右侧的任何区域。您可以在格式字符串中的任何位置添加填充字符。执行此操作时,Access 用指定的字符填充所有空格。

"字面文字"

用双引号引起您希望显示给用户的任何文本。

[颜色]

用于向格式中某一部分的所有值应用颜色。您必须将名称括在括号中,并使用下列名称之一:黑色、蓝色、蓝绿色、绿色、洋红色、红色、黄色或白色。

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了解有关格式设置选项的详细信息

如果您希望数据表、 窗体或报表,以显示某个值,而域存储不同的值中的字段,创建查阅字段。若要了解有关查阅字段的详细信息,请阅读自定义数据通过创建查阅字段的显示方式。若要控制在其中输入数据的格式,请阅读创建输入的掩码来输入字段或控件中的特定值。若要了解如何添加格式文本字段的格式,请阅读插入或添加格式文本字段

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