使用联系人 Access 数据库模板

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使用Access 联系人数据库模板来跟踪姓名、地址、电话号码和其他信息。 这一新版本的流行的 Access 模板还允许您对每个联系人进行分类、发送电子邮件以及创建地址的地图。

想要观看有关使用此模板的视频? 请参阅这篇文章,使用 "联系人" 数据库模板

注意: 最近几年更新了联系人数据库模板。 这些说明指的是可下载的最新模板版本。 如果下面的步骤与您看到的不匹配, 则您可能正在使用较旧版本的模板。

入门

在本文中, 我们将介绍使用联系人数据库模板的基本步骤。

准备数据库以供使用

  • 首次打开数据库时, Access 将显示 "欢迎" 窗体。 若要防止下次打开数据库时显示此表单, 请清除 "打开此数据库时显示欢迎" 复选框。

    关闭 "欢迎" 窗体以开始使用数据库。

  • 若要确保所有数据库内容处于启用状态, 请在消息栏中单击 "启用此内容"。

    有关启用数据库内容的详细信息, 请参阅确定是否信任数据库一文。

从 Microsoft Outlook 添加联系人

如果您使用的是 Microsoft Outlook, 则可以从该程序添加联系人, 而无需重新键入信息。

  1. 在 "联系人列表" 窗体中, 单击 "从 Outlook 添加"。

  2. 在 "选择要添加的名称" 对话框中, 选择要添加到数据库的名称。

  3. 单击“添加”,然后单击“确定”。

搜索联系人

"快速搜索" 框使您可以快速查找 "联系人列表" 窗体上的联系人。

  • 在 "联系人列表" 窗体的 "快速搜索" 框中, 键入要搜索的文本, 然后按 enter。

    Access 会对列表进行筛选以仅显示包含您搜索的文本的记录。 若要返回到完整列表, 请单击 "清除当前搜索"。 (它是 "搜索" 框中的 "X"。)

显示或隐藏栏

在 "联系人列表" 窗体中, 某些字段 (列) 在默认情况下处于隐藏状态。 若要更改显示的字段, 请执行以下操作:

  1. 单击 "显示/隐藏字段"。

  2. 在 "取消隐藏列" 对话框中, 选中要显示的每个列旁边的复选框。 清除复选框以隐藏列。

显示联系人详细信息

"联系人详细信息" 窗体允许你查看和输入有关每个联系人的详细信息。 若要显示 "联系人详细信息" 窗体:

  • 在 "联系人列表" 窗体上, 单击要查看的联系人旁边的 "打开"。

添加图片

在 "联系人详细信息" 窗体中, 您可以为该联系人添加图片。

  1. 在图片框架下, 单击 "编辑图片"。

  2. 在 "附件" 对话框中, 单击 "添加"。

  3. 在 "选择文件" 对话框中, 浏览到包含该文件的文件夹。

  4. 选择要添加的文件, 然后单击 "打开"。

  5. 在 "附件" 对话框中, 单击"确定"

注意: 你可以将多个文件附加到每个联系人, 包括不同的文件类型, 例如文档或电子表格。

显示联系人地址的地图

在 "联系人详细信息" 窗体中, 如果您输入了联系人的街道地址, 则可以显示该位置的地图:

  • 单击"单击进行映射"

显示报表

"联系人" 数据库包含两个报表: "目录" 和 "通讯簿"。 若要显示报表, 请执行以下操作:

  • 在导航窗格中的 "报表" 下, 双击要显示的报表。

您可以创建自己的自定义报表。 有关详细信息, 请参阅创建简单报表一文。

修改联系人数据库

您可以通过将新字段添加到 "联系人" 表中, 然后将该字段添加到联系人列表窗体和 "联系人详细信息" 窗体来自定义联系人数据库。

将字段添加到 "联系人" 表

  1. 关闭所有打开的选项卡。

  2. 在导航窗格中, 双击 "联系人" 表。

  3. 向右滚动, 直到看到名为 "添加新字段" 的列。 双击列标题, 然后键入字段名称。

首次在列中输入数据时, Access 会为您设置数据类型。

将字段添加到窗体

将某个字段添加到表后, 您可以将其添加到窗体。

  1. 在导航窗格中右键单击窗体, 然后单击 "布局视图"。

  2. “设计”选项卡上的“工具”组中,单击“添加现有字段”

  3. 将所需字段从 "字段列表" 拖动到窗体中。

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