使用联系人组(通讯组列表)进行通信

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使用联系人组将电子邮件发送给多名人员(项目工作组、委员会,甚至一群好友),无需在每次向其写信时添加其姓名。

创建联系人组

  1. 在导航栏中,单击“人员”。

  2. 在“我的联系人”下,选择要在其中添加联系人组的位置。本例中,单击“联系人”。

  3. 单击“开始”>“新建联系人组”。

  4. 在“联系人组”选项卡上,在“名称”框中,键入组的名称。

  5. 单击“添加成员”,然后从通讯簿或联系人列表添加人员。若要添加“通讯簿”或“联系人”中没有的人员,请创建联系人或将人员添加为联系人

  6. 单击“保存并关闭”。

向联系人组发送电子邮件

  1. 单击“开始”>“新建邮件”。

  2. 在新的电子邮件中,单击“收件人”。在 Outlook 中,“全局通讯簿”设置为默认通讯簿。但可对通讯簿进行更改。若要更改通讯簿,请在“通讯簿”下,单击向下箭头,然后选择其他通讯簿。

  3. 在“搜索”框中,键入联系人组的名称。

  4. 双击该名称将其添加到“收件人”框,然后单击“确定”。

希望获得更多信息?

创建联系人组

从电子邮件中的名称列表创建联系人组

从 Excel 中的联系人列表创建联系人组

密件抄送详解

如果您经常向同一组人发送电子邮件,您可以通过使用通讯组列表来节省时间,

这在 Outlook 中称为联系人组。

每当向一组人发送电子邮件时,无需键入每个人的地址,只需键入联系人组的名称。

下面介绍如何创建联系人组。

单击“联系人”,然后选择要在其中保存列表的联系人文件夹,单击“新建联系人组”。

如果“新建联系人组”不可用,请尝试不同的联系人文件夹(如果有的话)。

如果这样做不起作用,请观看视频 2 以了解更多选项。

键入联系人组的名称。然后单击“添加成员”。

您可以从 Outlook 联系人、通讯簿中添加成员,也可以创建新的电子邮件联系人。

确保选中“仅名称”。然后选择列表中的名称,单击“成员”以添加他们。

按住 Shift 或 Ctrl 键以选择多个名称。

您还可以直接在成员列表中键入电子邮件地址。

或者,您甚至可以从其他地方(例如电子邮件)中复制名称。

完成添加名称后,单击“确定”,名称和地址将添加到联系人组中。

如果您忘记了某人,不用担心。您始终可以在稍后添加更多名称。单击“保存并关闭”。

联系人组显示在文件夹列表中,您可以像使用任何其他联系人一样使用它。

如果您想在电子邮件中使用该组,只需在“收件人”行中键入该联系人组的名称。

您可以单击加号以显示组的所有成员。或者保持现状,然后单击“发送”。

成员在收到电子邮件时,会在“收件人”行中看到其他成员的地址,就像您手动输入了所有成员一样。

如果要向收件人隐藏名称,您可以使用密件抄送。

有关使用密件抄送的详细信息,请参阅课程摘要。

在创建联系人组后的任何时间,

您都可以在联系人文件夹中双击联系人组来查看或编辑成员列表。

您可以添加更多成员,或通过在列表中选择成员并按 Delete 键来删除成员。

通过单击“删除组”可删除整个联系人组。

此外,您可能希望与同事共享联系人组。单击“转发组”。

您可以将组作为 Outlook 联系人发送。

或者,如果联系人文件被用户的电子邮件系统阻止,请单击“采用 Internet 格式”以便使用文本文件发送组。

将打开一封新的电子邮件,其中已附加联系人文件。

然后,收件人可以将 Outlook 联系人文件拖动到其联系人文件夹中。

联系人组非常有用,

尤其是当您在与某个电子邮件帐户关联的联系人文件夹中创建联系人组时。

因为您之后可以在访问电子邮件的任何位置使用联系人组。

例如,在使用 Outlook Web App 的另一台计算机上,我们可以使用在 Outlook 中创建的联系人组。

但是,如果 Outlook 不支持您的电子邮件帐户的联系人组,您可以使用其他选项。

接下来,使用类别对联系人分组。

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