使用翻译管理工作流

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翻译管理工作流可在翻译管理库中创建源文档的副本,并将该副本传送给指定的翻译人员以进行翻译。翻译管理工作流只可用于翻译管理库。

本文内容

翻译管理工作流是如何工作的?

翻译管理库中添加翻译管理工作流

自定义翻译人员列表用于翻译管理工作流

启动翻译管理工作流

完成翻译管理工作流任务

翻译管理工作流的工作方式

翻译管理工作流旨在帮助组织管理文档的手动翻译管理和跟踪分配翻译任务。此工作流可仅用于翻译管理库。有关翻译管理库的详细信息,请参阅创建翻译管理库

翻译管理工作流可与翻译人员列表配合使用,该列表列出了负责将文档翻译为特定语言的人员。对于源文档,可以将该工作流配置为手动或自动启动。

对源文档启动翻译管理工作流后,它会为在源文档语言的翻译人员列表中指定的每位翻译人员创建一个源文档副本。工作流还会为每个占位符文档设置相应的语言属性,并创建占位符文档与源文档之间的关系。然后,工作流便可向每位翻译人员分配翻译任务。工作流参与者会收到有关其工作流任务的电子邮件通知。

翻译人员完成翻译任务之后,他或她可将其任务标记为完成。当工作流中的所有翻译任务都已完成后,将工作流标记为“完成”。

可对该工作流进行配置,以便在工作流的进行过程中源文档发生更改时,工作流会自动结束并取消所有未完成的翻译任务。

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向翻译管理库中添加翻译管理工作流

在创建翻译管理库时,可以向其中添加翻译管理工作流。另外,您也可以随时向现有的翻译管理库中添加翻译管理工作流。

创建具有翻译管理工作流的新的翻译管理库

您可以创建一个翻译管理库,并同时将翻译管理工作流添加到该库中。您必须具有管理列表权限才能为网站创建翻译管理库。

创建翻译管理库

  1. 在“快速启动”上,单击“查看所有网站内容”,然后单击“创建”

  2. “库”下,单击“翻译管理库”

    1. “名称”框中,键入库的名称。库名称是必填的。

      该名称出现在库页面顶部,成为库页面地址的一部分,此外还出现在可以帮助用户查找和打开库的导航元素中。

    1. “说明”框中,键入对库用途的说明。该说明是可选的。

      该说明将显示在库页面顶部的库名称下面。如果计划允许该库通过电子邮件来接收内容,则可以将该库的电子邮件地址添加到其说明中,以便用户可以轻松地找到电子邮件地址。

  3. 若要在“快速启动”上添加指向此库的链接,请确认在“导航”部分中选择“是”

  4. 要在每次将文件签入到库中时都创建一个版本,请在“文档版本记录”中,单击“是”

    您可在以后选择是否要同时存储主要版本和次要版本以及您希望跟踪每个库的版本数。

  5. “文档模板”部分的列表中,单击要用作在库中所创建文件的模板的默认文件类型。

  6. “翻译管理工作流”部分中,单击“是”以将翻译管理工作流添加到库中。

  7. 单击“下一步”以配置翻译管理工作流。

配置翻译管理工作流

  1. “添加工作流”页面上的“名称”部分中,如果要更改默认值“翻译管理”,请为此工作流键入唯一的名称。

  2. “任务列表”部分中,指定要用于此工作流的任务列表。

    • 您可以使用默认的任务列表,也可以创建新的列表。如果使用默认的任务列表,工作流的参与者将能够通过使用任务列表的“我的任务”视图轻松查找并查看其工作流任务。

    • 如果此工作流的任务将包含或显示要保持其与一般任务列表分离的敏感或机密数据,请创建一个新的任务列表。

    • 如果您的组织拥有许多工作流,或者如果工作流包含许多任务,请创建一个新的任务列表。在此情况下,您可能需要为每个工作流都创建任务列表。

  3. “历史记录列表”部分中,选择一个要用于此工作流的历史记录列表。该历史记录列表显示在每个工作流实例进行期间发生的所有活动。

    您可以使用默认的“历史记录”列表,也可以创建新的列表。如果您的组织将拥有许多工作流,则您可能需要为每个工作流都创建单独的历史记录列表。

  4. “启动选项”部分中,指定工作流的启动方式、启动时间或启动者。

    • 如果您选择的工作流模板不支持某些特定的选项,则这些选项可能不可用。

    • 仅当为库启用了对主要和次要版本控制的支持,并且选定的工作流模板可用于内容审批时,“启动此工作流,以便批准发布项目的主要版本”选项才可用。

  5. 单击“下一步”

  6. “语言和翻译人员列表”部分中,执行以下操作之一:

    • 要指定工作流使用现有翻译人员列表来分配翻译任务,单击“使用网站中现有的语言和翻译人员列表”,然后选择您要使用的列表。

      注意: 只有当您的网站已经存在翻译人员列表时,此选项才可用。

    • 要为工作流的实例创建新的语言和翻译人员列表,单击“为此工作流新建语言和翻译人员列表”,在“列表名称”框中为列表键入一个唯一的名称,然后如果要在自定义工作流完成后开始向新的翻译人员列表中添加姓名,则选中“在单独的窗口中打开新翻译人员列表”复选框。

  7. “截止日期”部分中,指定天数的范围,在该范围内自动启动的工作流的工作流任务应该完成。

    只有选择了在库中创建或更改文档时工作流自动启动,设置截止日期的选项才可用。

  8. “完成工作流”部分中,如果要工作流在所有任务完成时或有人更改翻译的源文档时结束,则请选中“源文档已被更改”复选框。

    如果不选中此复选框,则工作流会在所有翻译任务完成时结束。

  9. 单击“确定”

  10. 如果选择为此工作流创建新的翻译人员列表并且在新窗口中打开此列表,则会打开一个单独的窗口,您可以向该列表中添加姓名。

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向现有的翻译管理库中添加翻译管理工作流

您可以随时向现有的翻译管理库中添加翻译管理工作流。如果要在同一库中对不同源文档使用单独的翻译人员列表,或者对不同源文档使用不同的翻译规则,则您可能需要向一个库中添加多个翻译管理工作流。

  1. 打开要向其中添加新的翻译管理工作流的翻译管理库。

    1. 在“设置”菜单上 设置菜单 ,单击要打开的库类型的设置。

      例如,在文档库中,单击“文档库设置”

  2. “权限和管理”下,单击“工作流设置”

    如果已在此列表、库或内容类型中添加了工作流,则此步骤将直接将您带到“更改工作流设置”页面,您需要单击“添加工作流”才会转到“添加工作流”页面。如果未向此列表、库或内容类型中添加工作流,则此步骤将直接将您带到“添加工作流”页面。

  3. “名称”部分中,如果您想要更改默认值“翻译管理”,请为此工作流键入一个唯一的名称。

  4. “任务列表”部分中,指定要用于此工作流的任务列表。

    • 您可以使用默认的任务列表,也可以创建新的列表。如果使用默认的任务列表,工作流的参与者将能够通过使用任务列表的“我的任务”视图轻松查找并查看其工作流任务。

    • 如果此工作流的任务将包含或显示要保持其与一般任务列表分离的敏感或机密数据,请创建一个新的任务列表。

    • 如果您的组织拥有许多工作流,或者如果工作流包含许多任务,请创建一个新的任务列表。在此情况下,您可能需要为每个工作流都创建任务列表。

  5. “历史记录列表”部分中,选择一个要用于此工作流的历史记录列表。该历史记录列表显示在每个工作流实例进行期间发生的所有活动。

    您可以使用默认的“历史记录”列表,也可以创建新的列表。如果您的组织将拥有许多工作流,则您可能需要为每个工作流都创建单独的历史记录列表。

  6. “启动选项”部分中,指定工作流的启动方式、启动时间或启动者。

    • 如果您选择的工作流模板不支持某些特定的选项,则这些选项可能不可用。

    • 仅当为库启用了对主要和次要版本控制的支持,并且选定的工作流模板可用于内容审批时,“启动此工作流,以便批准发布项目的主要版本”选项才可用。

  7. 单击“下一步”

  8. “语言和翻译人员列表”部分中,执行以下操作之一:

    • 要指定工作流使用现有翻译人员列表来分配翻译任务,单击“使用网站中现有的语言和翻译人员列表”,然后选择您要使用的列表。

    • 要为工作流的实例创建新的语言和翻译人员列表,单击“为此工作流新建语言和翻译人员列表”,在“列表名称”框中为列表键入一个唯一的名称,然后如果要在自定义工作流完成后开始向新的翻译人员列表中添加姓名,则选中“在单独的窗口中打开新翻译人员列表”复选框。

  9. “截止日期”部分中,指定天数的范围,在该范围内自动启动的工作流的工作流任务应该完成。

    只有选择了在库中创建或更改文档时工作流自动启动,设置截止日期的选项才可用。

  10. “完成工作流”部分中,如果要工作流在所有任务完成时或有人更改翻译的源文档时结束,则请选中“源文档已被更改”复选框。

    如果不选中此复选框,则工作流会在所有翻译任务完成时结束。

  11. 单击“确定”

  12. 如果选择为此工作流创建新的翻译人员列表并且在新窗口中打开此列表,则会打开一个单独的窗口,您可以向该列表中添加姓名。

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自定义翻译人员列表以用于翻译管理工作流

在启动翻译工作流后,该工作流可为在该工作流的翻译人员列表中指定的每种目标语言都创建一个源文档副本。然后,它会向在翻译人员列表中为这些语言指定的翻译人员分配翻译任务。如果为特定的翻译类型(例如,将英语文档翻译为西班牙语)指定了多位翻译人员,那么每位翻译人员都将收到一项翻译任务。

  1. 如果翻译人员列表尚未打开,请为您的工作流打开该列表。

    如果列表的名称未显示,请单击“查看所有网站内容”,然后单击列表的名称。

  2. 新建菜单 “新建”菜单 ,单击新建项目

  3. “源语言”部分中,从列表中选择此翻译人员将从其翻译文档的源文档的原始语言,或者单击“指定自定义值”并在框中键入所需语言。

  4. “目标语言”部分中,从列表中选择此翻译人员将文档翻译到的语言,或者单击“指定自定义值”并在框中键入所需语言。

  5. “翻译人员”部分中,键入将执行此类翻译的翻译人员姓名,或者单击“浏览”按钮以便从目录服务中选择姓名。

  6. 单击“确定”

  7. 要向列表中添加其他翻译人员,请重复步骤 2 到步骤 6。

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启动翻译管理工作流

如果已经将翻译工作流配置为手动启动,则可以在翻译管理工作流中手动对文档启动该工作流。您必须至少具有“编辑项目”权限才能启动工作流。某些工作流可能还需要您拥有管理列表权限才能启动工作流。

注意: 如果您要确保在启动工作流后工作流参与者可收到有关其工作流任务的电子邮件通知和提醒,请向您的服务器管理员核实,以确保已经对您的网站启用了电子邮件。

  1. 打开包含要对其启动工作流的文档的翻译管理库。

  2. 指向要对其启动工作流的文档,单击出现的箭头,然后单击“工作流”

  3. “启动新工作流”下,单击要启动的工作流名称。

  4. “请求翻译”下的“截止日期”框中,键入或选择想要完成翻译的截止日期。

  5. 键入想要在翻译请求中包含的消息。

  6. 单击“发送”

    工作流会立即启动。它会使用在工作流的翻译人员列表中指定的每种目标语言创建一个源文档副本。它还会为翻译人员列表中的每位翻译人员创建翻译任务。这些任务会要求将源文档翻译为指定语言。如果为特定的翻译类型(例如,将英语文档翻译为西班牙语)指定了多位翻译人员,那么每位翻译人员都将收到一项翻译任务。如果已经为网站启用了电子邮件,则工作流参与者也将收到有关其翻译任务的电子邮件通知。

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完成翻译管理工作流任务

要彻底地完成翻译管理工作流,您必须完成两项操作:

  • 将源文档的已翻译副本保存到翻译管理库中。

  • 对工作流任务进行编辑以指示其状态为“已完成”

由于翻译文档可能花费一定的时间,因此您可能想要对工作流任务表单进行编辑,以便在实际完成任务之前传送翻译任务的进度。

  1. 打开网站的“任务”列表,然后选择“查看”菜单上的“我的任务”,以找到您的工作流任务。

    如果工作流没有使用默认的任务列表,则您的工作流任务可能不会出现在任务列表中。要找到您的工作流任务,请转到保存工作流项目的列表或库。指向所需的项目,单击出现的箭头,然后单击“工作流”。在“工作流状态”页面上的“正在运行的工作流”下,单击您参与的工作流的名称。在“任务”下,找到您的工作流任务。

  2. 指向要完成的任务名称,单击出现的箭头,然后单击“编辑项目”

  3. 单击指向需要翻译的文档的链接,然后单击“打开”

  4. 在翻译文档的过程中,最好将该文档签出。单击“Microsoft Office 按钮”,指向“服务器任务”,然后单击“签出”

  5. 翻译该文档。

  6. 在完成文档的翻译工作后,请单击“Microsoft Office 按钮”,然后单击“保存”

  7. 单击“Microsoft Office 按钮”,指向“服务器任务”,然后单击“签入”

  8. 在工作流任务表单的“将翻译状态更改为”的旁边,选择所需的状态值。例如,选择“正在进行”“已完成”

  9. 单击“确定”

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