使用网站邮箱协作处理文档

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除了协作处理电子邮件, 您可能还希望使用网站邮箱协作处理文档。 对文档协作使用网站邮箱的优点是, 您可以访问存储在 SharePoint 网站或 Outlook 中的文档。 您也可以轻松地与其他人共享文档。 了解有关网站邮箱用途的详细信息,请参阅添加网站邮箱应用程序以将电子邮件保留在网站上的环境中

重要: SharePoint Online 中的网站邮箱功能从2017年3月开始。 此功能将完全在未来版本中被删除。 新的SharePoint Online 组织无法再访问网站邮箱功能。 现有SharePoint Online 组织无法再创建新的网站邮箱。 在2017年3月之前设置和部署的任何网站邮箱都将继续运行。
我们将提供一个流程, 帮助您在9月 (2017) 将现有网站邮箱网站转到 Office 365 组。 如果您当前在SharePoint Online 中使用网站邮箱功能, 则应考虑改为 Office 365 组, 以支持电子邮件协作方案。 有关详细信息, 请参阅使用 Office 365 组而不是网站邮箱

注意: 网站邮箱功能将保持受支持, 但在 sharepoint Server 2019、 SharePoint Server 2016 、sharepoint 2013 和 sharepoint 2010 产品中已弃用。 建议客户将共享邮箱视为网站邮箱的备用浏览。

重要:  用户在 Outlook 中查看网站邮箱时,将看到该网站的文档库内包含的所有文档的列表。 网站邮箱会向所有用户显示相同的文档列表,因此部分用户可能会看到他们无权打开的文档。

若要使用网站邮箱添加文档, 只需将文档拖动到电子邮件中, 即可将其添加到 SharePoint 网站上的文档库中。

提示:  您是否知道您还可以使用网站邮箱协调工作组电子邮件

从网站邮箱转发文档

在将文档存储在 SharePoint 网站上之后, 对文档所做的任何更改都将在存储在网站上的版本中发生, 这一点很重要。 若要帮助将人员指向文档的正确版本, 可以通过右键单击文档, 然后单击 "转发", 轻松地将其转发到 Outlook。

从网站邮箱转发文档

如果要共享多个文档, 只需将其拖放到电子邮件中即可自动包含指向每个文档的链接。

在电子邮件中包括文档的链接。

将 "文档" 文件夹添加到 Outlook 中的 "收藏夹"

如果在 Outlook 中使用 "常用联系人" 列表, 您可能会发现还有助于将网站邮箱中的 "文档" 文件夹包含在 "常用联系人" 列表中。 您可以右键单击 "文档" 文件夹, 然后单击"在收藏夹中显示"。

如果您的 "常用联系人" 列表中有两个 "文档" 文件夹具有相同的名称, Outlook 会自动将邮箱名称添加到文件夹名称 (例如 "Documents-HRTeamSite@contosobistro.onmicrosoft.com"), 以便您可以轻松地查看哪个文件夹就.

阅读将常用邮件文件夹保留在收藏夹中,了解有关 Outlook 收藏夹的详细信息。

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