使用网站邮箱协作和协调工作组电子邮件

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组织和组织内的团队通常一次使用多个不同的电子邮件线程。可轻松地将线条交叉、信息丢失或被忽略, 并使通信中断。网站邮箱可帮助您协调团队或与项目相关的电子邮件, 并将其存储在一个位置, 以便团队中的每个人都可以看到所有通信。

重要: SharePoint Online中的网站邮箱功能从2017年3月开始。在将来的版本中, 此功能将完全删除。新SharePoint Online组织无法再访问网站邮箱功能。现有SharePoint Online组织无法再创建新的网站邮箱。2017在3月之前设置和部署的任何网站邮箱都将继续运行。
我们将提供一种有助于将现有网站邮箱网站转换为9月2017的 Office 365 组的过程。如果当前使用SharePoint Online中的 "网站邮箱" 功能, 则应考虑改为 "Office 365 组" 以支持电子邮件协作方案。有关详细信息, 请参阅使用 Office 365 组而不是网站邮箱

注意: 网站邮箱功能将保持受支持, 但在 SharePoint Server 2019、 SharePoint Server 2016、 SharePoint Server 2013和SharePoint Server 2010产品中已弃用。 建议客户使用共享邮箱作为网站邮箱的备用浏览。

在“快速启动”上,单击“邮箱”。

“快速启动”上的“邮箱”

网站邮箱在您的个人电子邮件帐户旁边以第二个、单独的收件箱和文件夹结构打开。在SharePoint网站上拥有参与者权限的所有人共享从网站邮箱帐户发送到和收到的邮件。

设置网站邮箱

您可以将网站邮箱添加为邮件收件人, 从邮箱发送邮件, 或将其添加到您的 "收藏夹"。若要向网站添加邮箱, 请参阅添加网站邮箱应用以将电子邮件保存在网站上的上下文中。您的网站需要启用邮件功能。如果未与管理员联系。

当你在重要的电子邮件线程上包括网站邮箱时, 该线程中的信息副本将存储在可由团队中的任何人访问的位置。

在电子邮件的 "收件人"、 "抄送" 或"密件抄送" 行中添加网站邮箱。

“抄送”字段中包含网站邮箱的电子邮件。

您可以将网站邮箱电子邮件地址添加到任何团队联系人组或通讯组列表。这样, 相关的电子邮件将自动存储在团队的网站邮箱中。

当您从网站邮箱写入并发送电子邮件时, 它似乎就像来自你。

具有网站上的 "参与者" 权限的每个人都可以访问网站邮箱, 因此多人可以协同工作以起草电子邮件。

若要撰写邮件, 请单击 "新建邮件"。

网站邮箱的“新建邮件”按钮。

这将在您的网站邮箱中打开一封新邮件。

在网站邮箱中向电子邮件添加地址

如果您在使用 Outlook 中的“收藏夹”列表,那么将网站邮箱的文件夹包含到“收藏夹”列表中也可能是非常有用的。

在 Outlook 中, 您可以右键单击某个网站邮箱文件夹 (如"收件箱"), 然后单击"在收藏夹中显示"。如果你的 "常用联系人" 列表中包含相同名称的两个文件夹 (例如, 两个收件箱), Outlook 会自动将邮箱名称添加到文件夹名称 (例如, "收件箱-HRTeamSite@contosobistro.onmicrosoft.com"), 这样你就可以识别哪个文件夹是用.

有关 Outlook 收藏夹的详细信息, 请参阅在收藏夹中保留经常使用的邮件文件夹

使用网站邮箱与团队协作

你的团队可以使用网站邮箱协作撰写重要电子邮件或收集相关的团队级别的电子邮件对话。你的团队也可以使用网站邮箱安全地共享重要文档。

您的网站设置网站邮箱后, 将使用您的网站名称创建新的电子邮件帐户。例如, 团队网站使用 URL: http://contoso.sharepoint.com/HRTeamSite。该网站邮箱的电子邮件地址为 HRTeamSite@contoso.sharepoint.com。

Web 部件图块

许多团队定期通过电子邮件进行对话。通常情况下, 这些对话会导致信息, 这些信息对该行中的某处位置来说是有用的。你可以将该线程中最有用的电子邮件转发到你的网站邮箱以保留它。然后, 对您的网站具有 "参与" 权限的所有人都可以打开网站邮箱并查看该邮件。工作组成员以后可以打开网站邮箱, 在该帐户中搜索捕获的邮件, 并查看相关问题的历史记录。

收集这些团队级电子邮件对话的另一种方法是, 当您向团队发送电子邮件时, 可将网站邮箱电子邮件地址转发给您。你也可以将网站邮箱电子邮件地址添加到联系人组或通讯组列表, 以便每当你向你的团队发送邮件时, 都会自动包含该地址。

“抄送”字段中包含网站邮箱的电子邮件。

如果你将团队的文档存储在SharePoint网站上, 你可以利用网站邮箱应用与具有网站访问权限的用户共享这些文档。

重要: 当用户在 Outlook 中查看网站邮箱时, 他们将看到该网站的文档库中的所有文档的列表。网站邮箱向所有用户显示相同的文档列表, 因此一些用户可能会看到他们没有打开权限的文档。

如果你使用的是 Exchange, 你的文档还会显示在 Outlook 中的一个文件夹中, 以便更轻松地将文档转发给其他人。

从网站邮箱转发文档

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