使用筛选功能可以修改 SharePoint 视图

使用筛选功能可以修改 SharePoint 视图

重要:  本文是由机器翻译的,请参阅免责声明。请在 此处 中查找本文的英文版本以便参考。

筛选减少到仅数据视图中显示的项数您想要查看。筛选器选择符合特定条件,例如位置、 项类型或一系列价格的项目。使用索引和筛选器也可以帮助您获取您返回到您的数据或防止超过列表视图阈值。筛选器可以本身返回的数据或分组或排序的更好的格式。

索引使用筛选器以提高性能。如果您的列表或库中的项数超过列表视图阈值,但仍在 20000 个项目,您通常可以添加到现有的列索引。然后,您可以应用筛选器以获取列表视图阈值 5000 项下显示的数据。

减少返回选择基于操作的项目数据的筛选器 (如大于或小于比) 和匹配的数据。当您创建筛选的视图时,您在筛选表达式中的第一个索引的列应减少数据集的最大数量。例如上的状态或日期字段的筛选通常可以减轻数据集得多。如果您有 15000 项目,您需要具有返回的第一个索引低于 5000 项。如果数据集中不超过 5000 个项目,仍然是一个好的做法。

SharePoint在查询中,选择第一个索引的列,然后使用所列的其余部分选择数据。视图筛选器中指定的其他列,也不可以编制索引。视图不使用这些索引,即使筛选的视图的结果返回列表视图阈值小于。

例如,你拥有以下查询:大小 = 大型 AND 颜色 = 红色。在列表中,不会为大小建立索引,但会为颜色建立索引。只要列表中的“红色”项目少于 5000,查询就会在大型列表中成功。但是,如果有一个查询:大小 = 大型 OR 颜色 = 红色,尽管数据库可能会找出所有红色项目,但它必须扫描整个列表来查找所有大型项目。如果返回的项目数超过 5000,则会阻止该查询。

如果在筛选表达式中使用两个或多个列,则决定索引应使用 AND 运算符。例如,如果想从大型动物列表中返回“狗”。你拥有名为“物种”的无索引列,其中将“狗”作为了一个值。如果只查询“物种 = 狗”,则会阻止该查询。但是,如果拥有名为“种类”的索引列,则查询会变为:种类 = 哺乳动物 AND 物种 = 狗。也可以使用查询:种类 = 哺乳动物 AND (物种 = 狗 OR 物种 = 猫) 来搜索猫和狗。第二个查询选择所有哺乳动物,然后再筛选狗和猫。

注意: 如果将项目移动到回收站中,在确定筛选表达式是否超过列表视图阈值时仍会计入这些项目。如果清空回收站,则不再计入这些项目。请参阅清空回收站或还原文件了解详细信息。

如果您将使用筛选的列不索引,您需要首先创建索引。有关详细信息,请参阅添加到 SharePoint 列索引

索引列后,可以将其添加,当您创建或修改视图,并使用它筛选的视图。在创建视图之前,可能需要向列表中添加更多栏,以便更加灵活地进行排序、分组和筛选。进行排序和筛选,您可以选择在数据组中,但不显示的列。

创建视图

  1. 打开列表或库您要在其中创建视图。

  2. 根据你的版本,请执行以下操作之一:

    • 在SharePoint 2016、 2013、 2010年或SharePoint Online经典体验,单击列表选项卡,然后单击创建视图

      功能区上的 SharePoint 库“创建视图”按钮。
    • 在SharePoint Online或组连接SharePoint中,单击视图选项按钮上的向下箭头,然后单击管理视图编辑当前视图

      已选择“管理”视图的视图选择菜单
      编辑当前视图
  3. 向下滚动到“视图”部分,然后单击“创建视图”。

  4. 在“视图类型”页面上,单击要使用的视图。如果不确定,请选择“标准视图”。

    查看类型页面
  5. 键入视图名称

    设置名称和可以选择文件名的视图
  6. 编辑视图的 web 地址或接受默认值。可以回来,并将其更改更高版本。

  7. 在“筛选器”部分中,单击“只有在以下条件为真时才显示项目”,然后选择希望如何基于其中一个索引栏筛选项目。

    例如,若要创建仅今天更改的项目的视图,请选择“修改日期(已索引)”列以及“”条件,然后键入“[今天]”。

    在 SharePoint Online 中,选择一个索引的字段

    注意: 如果没有看到任何名称后带有“(已编入索引)”字样的栏,则说明您没有可用于该列表或库的任何索引栏。必须首先创建简单或复合索引

  8. 若要限制每页上显示的项目数,请向下滚动到“项目限制”并设置“要显示的项目数”值。创建视图时,默认显示的项目数为 30。

    设置要在“视图设置”页面中显示的项目数。
  9. 设置页面上的项目限制时,有两个选项可供您选择:

    • 按指定大小分批显示项目”会创建逐页的数据显示,在使用非交互式方法浏览项目时非常有用。

      项目数超过限制设置时,将分页进行显示。

      功能图像

    • 将返回的总项目数限制在指定数量内”会创建一个硬性限制,该限制可能或可能不会返回筛选操作的全部结果。这在测试视图、创建原型或者只想检索视图中的最高值时非常有用。

  10. 样式下,您可以选择预览窗格以查看垂直窗格格式列表中的项目中的所有信息。编辑或创建视图时,可从“样式”下选择“视图样式”中的预览窗格。

    “视图设置”页面中的样式选项

    通过将鼠标悬停在页面左侧滚动区域中的项目标题上,你可以快速导航数据,以查看页面右侧垂直列出的当前项目的所有列值。显示的初始数据较少,这有助于更快显示视图。当列表较宽或存在许多列且需要水平滚动才可查看数据时,此样式非常有用。

    功能图像

  11. 单击“确定”。

有更多的视图,可以执行的步骤,但这是足以查看已超过列表视图阈值,如果您正在阻止的数据。您可以排序或分组设置汇总、 展开文件夹,优化视图与移动设备查看。

修改视图

  1. 打开列表或库您要在其中创建视图。

  2. 执行下列操作之一:

    • 在SharePoint 2016、 2013、 2010年或SharePoint Online经典体验,单击列表选项卡,选择的视图,在当前视图,然后单击修改视图

      突出显示“修改视图”的库选项卡
    • 在SharePoint Online,单击视图选项按钮上的向下箭头,然后单击编辑当前视图

      已选择“管理”视图的视图选择菜单
  3. 向下滚动到“视图”部分,然后单击视图。

  4. 步骤 5 至在上面的创建视图步骤 9 中所述,您可以更改设置。

  5. 单击“确定”。

若要快速筛选的许多项目的视图,必须创建索引筛选器中的第一列。在视图筛选器中指定的其他列可以是或可以不是索引列,但视图不会使用那些索引。筛选器的第一列应返回超过列表视图阈值较少的项目。

如果筛选器的第一栏返回的项目超过“列表视图阈值”,则可以使用包含两个或更多栏的筛选器。当您定义筛选的视图使用两个或多个列时,使用AND运算符来限制返回的项目的总数。但即使在这种情况下,仍旧需要将最有可能返回较少数据的栏指定为筛选器中的第一栏。使用筛选几乎永恒增加返回的项目数,不会在这些情况下有效。

视图的详细信息,请参阅创建、 更改或删除列表或库的视图

重要:  虽然可索引单个查找列提高性能,但将索引查找列用于防止超过列表视图阈值无效。请使用其他类型的列作为主要或次要索引。

重要: 如果要筛选的索引的字段列表,选中已删除项目的列表或库的回收站。在回收站中的项目箱算列表视图阈值,并直到它们将从回收站中删除不从后端数据库中删除。如果筛选项在列表中,在回收站中的总行数大于列表阈值限制,然后您可能会收到的结果,不完整的设置,或被阻止。有关详细信息,请参阅清空回收站或还原文件

有两个键可用于筛选的单词基于 [今天] 中的当前日期或当前用户 [我]。这些是动态,它们与用户或日期更改。

当您只想要查看您在大型库中的文档时,使用 [我] 会有帮助。对基于用户的列,如创建者或修改者,[我] 进行操作。例如,若要查看您已创建的所有文档,设置筛选器与创建按列等于 [我]。如果您是编辑器,并想要查看您所处理的最后一个文件,设置上修改者到列的筛选器等于 [我]。 若要同时查看创建两个筛选器通过连接。

筛选使用 [我]
捕获文档创建或修改由您的筛选器

[今天] 关键字适用于基于的日期列。您可以使用数学获取当天的日期更改的区域。例如,若要查看已修改在过去 30 天内的所有文档,您可以创建筛选器上的日期列的大于或等于 [今天]-30。要离开出当前日期,在日期列设置第二个筛选器到小于 [今天],并将其连接

使用 [今天] 筛选
捕获在过去 30 天内已修改的文件的筛选器

您可以也快速筛选直接从您的列表或库中,而无需添加另一个视图的开销。您没有设置如大于或等于运算符的灵活性。筛选器列表取自列中的数据。例如,与部门列中,您可以筛选 HR 或 IT 部门联系。

  1. 在列表或库中,将鼠标悬停在您想要筛选,请单击向下箭头列的标题。

  2. 在下拉框中的下半部分中,单击您想要对其进行筛选的值。如果它们不最初显示,将显示与所选内容的复选框。

    单击列标题,然后选择所需通过 fillter 值。
    SharePoint 2010、 2013年或 2016
    单击一个列以快速筛选上的页眉
    SharePoint Online 或 SharePoint 组连接网站
  3. 当您完成后,并且想要返回以显示所有值时,单击向下箭头,然后单击 [从列名称],清除筛选器,然后单击关闭

下面针对可与索引栏很好地配合工作的典型视图提出了一些建议:

筛选依据:

为以下栏编制索引:

例如:

最近更改的项目

修改时间”列

若要仅查看过去一周内更改的项目,请应用筛选器“修改时间”“大于”“[今天]-7”。

新项目

创建时间”列

若要创建仅在过去一周内添加的项目的视图,请应用筛选器“创建时间”“大于”“[今天]-7”。

我的项目

创建者”列

若要仅为你添加的项目创建视图,请应用筛选器“创建者”“”“[我]”。

今天到期的项目

截止日期”列(由你在列表或库中创建)

若要仅为截止日期为今天的项目创建视图,请应用筛选器“截止日期”“”“[今天]”。

讨论板更新

上次更新时间”项

若要创建仅含过去一个月更新过的讨论的视图,请应用筛选器“上次更新时间” 晚于 [今天]-30

文档库中的存档文件

修改日期

若要创建的文档 (即要然后存档) 2016 年以来未更改的视图,请应用筛选器修改日期小于 2016 年 12 月 31 日。

查找财务数据子集

地区”、“年份”(作为两个简单索引)

若要创建 2015年东北地区财务数据的视图,请应用筛选器区域等于"新"和年等于 2015年,因为地区列是可能会产生较少的值比年份列。

注意: 即使您创建基于栏索引,如果您是通过列表视图阈值筛选的视图,因为它们需要访问整个列表或库,可能仍被阻止某些其他操作。这些操作包括以下内容︰ 添加或删除索引,在视图定义; 创建排序显示列汇总;添加、 更新或删除计算的字段。如果出现此情况,请尝试在“每日时间段”期间运行该操作,此时上限有所提高。

支持的列类型

  • 单行文本

  • 选择(单值)

  • 数字

  • 货币

  • 日期和时间

  • 人员或组(单值)

  • 托管元数据

  • 是/否​​

  • 查找

不支持的列类型

  • 多行文本

  • 选择(多值)

  • 计算

  • 超链接或图片

  • 自定义栏

  • 人员或组(多值)

  • 外部数据

我们将认真倾听

创建 2017 年 4 月 30,

此文章是否有帮助?如果有帮助,请在本页底部告知我们。如果没有帮助,请告诉我们哪些内容不清楚或缺失。请包含您正在使用的SharePoint、 操作系统和浏览器版本。我们将根据你的反馈确认是否属实,添加信息并更新本文。

注意: 机器翻译免责声明:本文是由无人工介入的计算机系统翻译的。Microsoft 提供机器翻译是为了帮助非英语国家/地区用户方便阅读有关 Microsoft 产品、服务和技术的内容。由于机器翻译的原因,本文可能包含词汇、语法或文法方面的错误。

扩展你的技能
了解培训
抢先获得新功能
加入 Office 预览体验计划

此信息是否有帮助?

谢谢您的反馈!

谢谢你的反馈! 可能需要转接到 Office 支持专员。

×