使用筛选修改 SharePoint 视图

使用筛选修改 SharePoint 视图

通过筛选,可减少视图中显示的项目数,仅显示你想要查看的数据。筛选器将选出与特定条件(例如位置、项目类型或价格范围)匹配的项目。使用索引和筛选器,还可帮助你返回到数据中或防止超过列表视图阈值。筛选器可按原样返回数据,也可对其进行分组或排序,以更佳地格式显示。

索引与筛选器结合使用可提高其性能。如果列表或库中项目数超过列表视图阈值,但仍在 20,000 项以下,通常可以添加现有列的索引。可应用筛选器,以获取列表视图阈值(5000 项)以下的显示数据。

筛选器通过基于运算(如大于或小于)选择项目和匹配数据,减少返回的数据量。创建经筛选的视图时,筛选表达式中第一个索引列应最大程度地减小数据集。例如,在状态或日期字段上筛选通常可以很大程度地减小数据集。如果有 15,000 个项目,最好使第一个索引返回 5000 项以下。如果数据集中不超过 5000 个项目,这也仍是一个好的做法。

SharePoint 会在查询中选择首先索引的列,然后使用其他列来选择数据。可能会也可能不会为视图筛选器中指定其他列建立索引。视图不使用这些索引,即使筛选视图返回的结果小于列表视图阈值。

例如,你拥有以下查询:大小 = 大型 AND 颜色 = 红色。在列表中,不会为大小建立索引,但会为颜色建立索引。只要列表中的“红色”项目少于 5000,查询就会在大型列表中成功。但是,如果有一个查询:大小 = 大型 OR 颜色 = 红色,尽管数据库可能会找出所有红色项目,但它必须扫描整个列表来查找所有大型项目。如果返回的项目数超过 5000,则会阻止该查询。

如果在筛选表达式中使用两个或多个列,则决定索引应使用 AND 运算符。例如,如果想从大型动物列表中返回“狗”。你拥有名为“物种”的无索引列,其中将“狗”作为了一个值。如果只查询“物种 = 狗”,则会阻止该查询。但是,如果拥有名为“种类”的索引列,则查询会变为:种类 = 哺乳动物 AND 物种 = 狗。也可以使用查询:种类 = 哺乳动物 AND (物种 = 狗 OR 物种 = 猫) 来搜索猫和狗。第二个查询选择所有哺乳动物,然后再筛选狗和猫。

注意: 如果将项目移动到回收站中,在确定筛选表达式是否超过列表视图阈值时仍会计入这些项目。如果清空回收站,则不再计入这些项目。请参阅清空回收站或还原文件了解详细信息。

如果要用来筛选的列未提供索引,最好首先创建索引。有关详细信息,请参阅向 SharePoint 列添加索引

为某个列编制索引之后,可在创建或修改视图时添加该列,然后用它筛选视图。创建视图前,可向列表中添加更多列,以便更加灵活地进行排序、分组和筛选。对于排序或筛选,可选择数据集中未显示的列。

创建视图

  1. 打开要在其中创建视图的列表或库。

  2. 根据你的版本,请执行以下操作之一:

    • 在 SharePoint 2016、2013、2010 或 SharePoint Online 经典体验中,单击“列表”或“”选项卡,然后单击“创建视图”。

      功能区上的 SharePoint 库“创建视图”按钮。
    • 在 SharePoint Online 或连接了组的 SharePoint 中,单击“视图选项”按钮上的向下箭头,然后单击“管理视图”或“编辑当前视图”。

      已选择“管理”视图的视图选择菜单
      编辑当前视图
  3. 向下滚动到“视图”部分,然后单击“创建视图”。

  4. 在“视图类型”页面上,单击要使用的视图。如果不确定,请选择“标准视图”。

    查看“类型”页面
  5. 键入“视图名称”。

    为视图设置名称和(可选)文件名
  6. 编辑视图的 Web 地址或接受默认。可稍后返回更改此值。

  7. 在“筛选器”部分中,单击“只有在以下条件为真时才显示项目”,然后选择希望如何基于其中一个索引栏筛选项目。

    例如,若要创建仅今天更改的项目的视图,请选择“修改日期(已索引)”列以及“”条件,然后键入“[今天]”。

    在 SharePoint Online 中,选择已索引的字段

    注意: 如果没有看到任何名称后带有“(已编入索引)”字样的栏,则说明您没有可用于该列表或库的任何索引栏。必须首先创建简单或复合索引

  8. 若要限制每页上显示的项目数,请向下滚动到“项目限制”并设置“要显示的项目数”值。创建视图时,默认显示的项目数为 30。

    设置要在“视图设置”页面中显示的项目数。
  9. 设置页面上的项目限制时,有两个选项可供您选择:

    • 按指定大小分批显示项目”会创建逐页的数据显示,在使用非交互式方法浏览项目时非常有用。

      项目数超过限制设置时,将分页进行显示。

      功能图像

    • 将返回的总项目数限制在指定数量内”会创建一个硬性限制,该限制可能或可能不会返回筛选操作的全部结果。这在测试视图、创建原型或者只想检索视图中的最高值时非常有用。

  10. 在“样式”下方,可选择“预览窗格​​”,以垂直窗格格式查看列表中项目的所有信息。编辑或创建视图时,可从“样式”下选择“视图样式”中的预览窗格。

    “视图设置”页面中的样式选项

    通过将鼠标悬停在页面左侧滚动区域中的项目标题上,你可以快速导航数据,以查看页面右侧垂直列出的当前项目的所有列值。显示的初始数据较少,这有助于更快显示视图。当列表较宽或存在许多列且需要水平滚动才可查看数据时,此样式非常有用。

    功能图像

  11. 单击“确定”。

可以对视图进行很多其他操作,但如果查看受阻,这样就足以查看列表视图阈值以外的数据了。使用移动设备查看时,也可进行排序、分组、设定总计、展开文件夹和优化视图。

修改视图

  1. 打开要在其中创建视图的列表或库。

  2. 执行下列操作之一:

    • 在 SharePoint 2016 、2013、2010 或 SharePoint Online 经典体验中,单击“列表”或“”选项卡,选择“当前视图”下的视图,然后单击“修改视图”。

      突出显示“修改视图”的库选项卡
    • 在 SharePoint Online 中的“视图选项”按钮上,单击向下箭头,然后单击“编辑当前视图”。

      已选择“管理”视图的视图选择菜单
  3. 向下滚动到“视图”部分,然后单击视图。

  4. 然后,你可以按照上面的“创建视图”程序中步骤 5 到步骤 9 的说明更改设置。

  5. 单击“确定”。

为获取可快速筛选许多项目的视图,在筛选器中的第一列必须是索引列。在视图筛选器中指定的其他列可以是或可以不是索引列,但视图不会使用那些索引。筛选器第一列应返回列表视图阈值以下的项数。

如果筛选器的第一列返回的项目超过“列表视图阈值”,则可以使用包含两个或更多列的筛选器。在定义两个或更多列的筛选视图时,使用 AND 运算符会限制返回的项目总数。但即使在这种情况下,仍旧需要将最有可能返回较少数据的列指定为筛选器中的第一列。使用 OR 筛选器几乎总是会增加返回的项目数量,并且在这些情况下不会生效。

有关视图的详细信息,请参阅创建、更改或删除列表或库的视图

重要:  虽然可索引单个查找列提高性能,但将索引查找列用于防止超过列表视图阈值无效。请使用其他类型的列作为主要或次要索引。

重要: 如果要按索引字段筛选列表,请检查回收站中已从列表或库删除的项目。回收站中的项目计入列表视图阈值,在从回收站中删除项目之前,这些项目不会从后端数据库中删除。如果列表和回收站中的筛选项目总数大于列表阈值限制,则可能获得不完整的结果,或者受阻。有关详细信息,请参阅清空回收站或还原文件

有两个关键字可用于筛选当前日期 [Today] 或当前用户 [Me]。它们是动态的,会随用户或日期变化。

如果只想查看中大型库中你的文档,使用 [Me] 可能很帮助。[Me] 作用于与人有关的列(例如“创建者”或“修改者”)。例如,若要查看你创建的所有文档,请对“创建者”列设定筛选器 [Me]。如果你是编辑者,并希望查看你之前处理过的文件,请对“修改者”列设定筛选器 [Me]。若要同时查看以上二者,请创建两个筛选器并用 Or 连接。

使用 [Me] 筛选
捕获由你创建或修改的文档的筛选器

[Today] 关键字作用于与日期相关的列。可通过数学计算,获取随当前日期更改的范围。例如,若要查看过去 30 天内修改的所有文档,可对“日期”列创建大于或等于 [Today] - 30 的筛选器。若要排除当前日期,请对“日期”列设置小于 [Today] 的第二个筛选器,并用 And 连接它们。

使用 [Today] 筛选
捕获过去 30 天内修改的文件的筛选器

还可从列表或库直接筛选,而不用添加另一个视图的开销。不能灵活设置大于或等于等运算符。筛选器列表取自列中的数据。例如,如有部门一列,可以筛选“HR”或“IT”部门。

  1. 在列表或库中,将光标悬停在待筛选列的标题上,或单击向下箭头。

  2. 在下拉框的下半部分,单击要筛的值。如果最初未显示复选框,将随你的选择显示出来。

    单击列标题,然后选择要筛选的值。
    SharePoint 2010、2013 或 2016
    单击列标题以快速筛选
    SharePoint Online 或 SharePoint 连接了组的网站
  3. 当完成后,若果想恢复显示所有值,请单击向下键,然后 [从列名称] 单击“清除筛选器”,然后单击“关闭”。

下面针对可与索引栏很好地配合工作的典型视图提出了一些建议:

筛选依据:

为以下栏编制索引:

例如:

最近更改的项目

修改时间”列

若要仅查看过去一周内更改的项目,请应用筛选器“修改时间”“大于”“[今天]-7”。

新项目

创建时间”列

若要创建仅在过去一周内添加的项目的视图,请应用筛选器“创建时间”“大于”“[今天]-7”。

我的项目

创建者”列

若要仅为你添加的项目创建视图,请应用筛选器“创建者”“”“[我]”。

今天到期的项目

截止日期”列(由你在列表或库中创建)

若要仅为截止日期为今天的项目创建视图,请应用筛选器“截止日期”“”“[今天]”。

讨论板更新

上次更新时间”项

若要创建仅含过去一个月更新过的讨论的视图,请应用筛选器“上次更新时间” 晚于 [今天]-30

文档库中的存档文件

修改日期

若要创建自 2016 年起未更改的文档的视图(随后想进行存档),请应用筛选器“修改日期小于 2016 年 12 月 31 日”。

查找财务数据子集

地区”、“年份”(作为两个简单索引)

若要创建东北地区 2015 年财务数据的视图,由于“地区”列的值可能少于“年份”列的值,因此请应用筛选器“地区为“NE”AND 年份为 2015”。

注意: 即使在基于列索引创建筛选列时,如果超过列表视图​​阈值,某些其他操作仍可能受阻,因为其需要访问整个列表或库。这些操作包括:添加或删除索引、在视图定义中创建排序;显示列汇总;以及添加、更新或删除计算字段。如果出现此情况,请尝试在“每日时间段”期间运行该操作,此时上限有所提高。

支持的列类型

  • 单行文本

  • 选择(单值)

  • 数字

  • 货币

  • 日期和时间

  • 人员或组(单值)

  • 托管元数据

  • 是/否​​

  • 查找

不支持的列类型

  • 多行文本

  • 选择(多值)

  • 计算

  • 超链接或图片

  • 自定义栏

  • 人员或组(多值)

  • 外部数据

我们将认真倾听

创建于 2017 年 4 月 30 日

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