使用电子邮件收集数据

重要:  本文是由机器翻译的,请参阅免责声明。请在 此处 中查找本文的英文版本以便参考。

Microsoft Office Access 2007 能够轻松收集来自全球各地的人们(例如,您的销售团队成员、参与调查的人员或联系人)的数据。 Office Access 2007 可与 Microsoft Office Outlook 2007 一起使用,帮助您生成和发送包含数据输入表单的电子邮件。收件人填好表单并将其发给您后,将根据您的指示处理答复。例如,如果您选择自动处理答复,则在答复到达收件箱后,会立即将表单的内容添加到数据库的相应表中。使用“通过电子邮件收集数据”向导这一新功能,您不必代表您的用户输入数据,这样就节省了时间。

本文内容

何时使用数据集

开始之前

逐步执行向导

发送电子邮件之后

通过电子邮件收集数据

何时使用数据收集

以下列表探讨了利用此新功能的一些案例。

  • 调查    您希望做一个调查,并在 Access 中编译结果。首先,创建一个 Access 数据库,其中包括存储结果所必需的表,然后,使用向导生成包括问题(以字段形式出现)的表单,并将表单发送给参与调查的人员。参与者答复后,他们的答案会直接进入您在数据库中指定的表中。

  • 状态报表    无论是最新的库存级别还是关于待定问题最新的信息,您的团队都可以定期发送含有当前信息的电子邮件,以便让您了解最新的进展。

  • 事件管理    在组织某一事件(例如会议或培训)时,可以将一个或多个表单作为电子邮件发送,以收集联系人信息、首选旅行路线和酒店等。如果选择自动处理答复,那么参与者可以在不必通知您的情况下随时更改他们的选择,您始终可以访问到最新的数据,以便做出决策。

为了更容易地生成和以电子邮件形式发送数据输入表单,可以使用“通过电子邮件收集数据”向导完成该过程中的所有主要步骤,包括指定在答复到达收件箱时处理答复的方式。

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准备工作

如果这是您首次通过使用电子邮件收集数据,请执行以下步骤确保能够成功完成数据收集过程。

  1. 请确保计算机上已安装以下应用程序:

    • Office Access 2007    只有 Office Access 2007 才提供“通过电子邮件收集数据”向导。

    • Office Outlook 2007    用于发送电子邮件的计算机上必须安装并配置 Office Outlook 2007。如果已安装了 Outlook 但尚未进行配置,请启动 Outlook 并按照 Outlook 启动向导中的说明进行配置。有关该向导的帮助,请参阅 Outlook 帮助。

    • Microsoft Office InfoPath 2007(可选)    在生成数据输入表单时,可以在 HTML 格式的简单表单和由 InfoPath 生成的易用型表单之间选择。如果计算机上尚未安装 Office InfoPath 2007 或更高版本,或者您不能确定电子邮件的收件人将来是否会安装 Office InfoPath 2007 或更高版本,应选择 HTML 表单。

      注意: 请记住,用于通过电子邮件收集数据的表单并不是 Access 表单。向导将根据您选择的是 HTML 格式还是 InfoPath 格式为您生成一个特殊表单。

  2. 确保可能收到电子邮件的用户的计算机上安装了以下应用程序。如果没有必要的软件,用户将无法查看或编辑表单。

    • 支持 HTML 格式的电子邮件客户端    如果发送一个 HTML 表单,则收件人必须拥有支持 HTML 的电子邮件程序。

    • Office Outlook 2007 和 Office InfoPath 2007(二者均可选)    如果发送一个 InfoPath 表单,则收件人必须安装了 Office Outlook 2007 和 Office InfoPath 2007,才能查看和编辑 InfoPath 表单。

  3. 识别目标数据库。该数据库可以是 .mdb 或 .accdb 格式。另外,还支持 .mde 和 .accde 文件。

    如果您不希望使用现有数据库,则必须创建一个新的数据库。

  4. 找到或创建要用数据(此数据由答复您的邮件的用户提供)填充的表。如果您要为现有表收集数据,请确保这些表不是只读的,并且您拥有添加或更新表中内容的必要权限。

    有关创建表的详细信息,请参阅文章数据库中的创建表

    注意: 

    • 不能使用电子邮件来收集以下数据类型的字段:

      • 附件

      • 自动编号

      • 多值字段

      • OLE

    • 如果您的数据集操作填充两个或多个表,必须创建选择查询并将其用作窗体的记录源。确保查询中包括的所有所需字段从基础表。如果您使用的现有查询,确保查询不是只读,并且您具有必需的权限,以添加或更新其内容。有关创建基于两个或多个表的查询的详细信息,请参阅文章创建基于多个表的查询

  5. 在大多数情况下,您能够决定是要将收集的数据存储为新记录,还是使用数据更新现有记录。在以下情况下,您只能将数据存储为新记录:

    • 收集数据的目的是为了填充两个或更多表。

    • 基础表中没有主键字段。必须具有主键值才能将每个答复映射到现有记录。如果目标表没有主键字段,则可以添加一个主键字段,或指定具有唯一值的现有字段作为主键值。

    • 基础表中没有任何记录。如果该表为空,则向导假定您要添加记录。

    • 收件人的电子邮件地址不能以字段形式存储于数据库中。在收集数据以更新记录时,您将无法在向导生成的邮件中手动键入地址。地址字段必须位于目标表中,或位于与目标表相关的表中。例如,如果您在为更新“订单”表收集数据,则必须将地址存储为“订单”表或相关表(如“客户”表)中的某个字段。

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完成向导中的步骤

现在,您就可以开始运行向导了,它将帮助您设置数据收集过程。

本节内容

启动向导

选择数据输入窗体的类型

指定要执行的数据

选择窗体字段

指定要如何处理数据

选择要如何指定收件人的电子邮件地址

指定电子邮件地址字段

自定义电子邮件

创建和发送电子邮件

启动向导

  1. 打开目标数据库。

  2. 要填充一个表,请在导航窗格中选择表。要填充两个或多个相关表,请选择绑定到这些表上的查询。

  3. 请执行下列操作之一以启动向导:

    • 外部数据选项卡上的收集数据组中,单击创建电子邮件按钮图像

    • 右键单击表或查询,然后单击“通过电子邮件收集和更新数据”

      如果表不包含任何字段,或者只包含“自动编号”、“OLE 对象”、“附件”或“多值查阅”类型的字段,Access 将显示消息“所选的表或查询中没有任何支持使用电子邮件收集数据的字段”

      如果表包含支持数据收集的字段,则会启动向导。向导的第一页提供了该过程的主要步骤。如果目标表既支持添加数据也支持更新数据,则执行向导中的六个主要步骤:

      目标表支持添加和更新数据时的六个主要步骤

      如果对象仅支持添加记录,则执行五个主要步骤:

      目标表只支持添加数据时的五个主要步骤

  4. 单击“下一步”

    向导将提示您选择要创建的表单类型。

选择数据输入表单的类型

在本步骤中,必须选择是创建 HTML 表单还是 InfoPath 表单。如上文所述,不能使用 Access 表单通过电子邮件收集数据,而必须使用在向导中创建的 HTML 表单或 InfoPath 表单。 

选择要发送给用户的数据输入表单的类型

如果计算机上未安装 InfoPath,则“Microsoft Office InfoPath 表单”选项不可用。

要创建的表单类型由两个因素决定:一个是易用性,另一个是所有收件人的计算机上是否安装了必要的软件。InfoPath 表单更易于使用,但 HTML 表单需要的软件较少。 

InfoPath 表单能够提供更好的数据输入和编辑环境。另外,在用户单击“发送”按钮时,InfoPath 表单可执行对数据的初级验证,从而使用户能够在将答复发送给您之前更改错误的数据。

总之,与 HTML 表单相比,InfoPath 表单有几点优势,但是,任何用户,只要他们的电子邮件客户端支持 HTML,就可以查看和编辑 HTML 表单。

  1. 在向导中,只有所有收件人的计算机上都安装了 Office InfoPath 2007 和 Office Outlook 2007 时,才应该选择“Microsoft Office InfoPath 表单”选项。否则,请选择“HTML 表单”选项。

  2. 单击“下一步”

    接下来显示的向导页取决于目标对象是否支持数据更新。如果该对象是一个基于两个或更多表的查询,或者是一个没有主键字段或不包含任何记录的表,则向导将假定您要添加新记录,并提示您选择表单字段。在所有其他情况下,向导都先提示您指定是要添加还是要更新数据,然后才会要求您选择表单字段。

    如果向导会提示您选择窗体字段,直接转至本文的选择窗体字段部分。

指定您希望对数据进行怎样的处理

在本步骤中,可指定是要向数据库中添加新记录,还是更新现有记录。

您是在收集新数据还是在更新现有数据?

您使用的表单类型会影响收件人可在一个答复中向您发送的新记录的数目。更新数据时,收件人必须更新的记录数目表示一封邮件中将包含的预完成表单数目。下表总结了各种不同的情况:

表单类型

添加/更新

结果

HTML

添加

收件人在每个答复中只能包含一条新记录。

InfoPath

添加

收件人在每个答复中可以包含多条新记录。收件人可通过单击电子邮件底部的“插入行”来完成此操作。

注意: 在指定要包含在邮件中的字段后,向导中会出现一页,您可以在此设置若干选项。在此页中,您可以设置将在其中处理答复的 Outlook 文件夹,也可设置处理这些答复的方式所对应的选项。

HTML

更新

根据单个电子邮件地址所对应的记录数的不同,每封电子邮件将包含一个或多个预填表单。收件人可以检查和更新邮件中的各个表单。

InfoPath

更新

根据单个电子邮件地址所对应的记录数的不同,每封电子邮件将包含一个或多个预填表单。收件人可以检查和更新邮件中的各个表单。

另外,用户可通过单击电子邮件底部的“插入行”来发送额外的记录。下文将会介绍如何防止用户向更新请求中添加新记录。

  1. 在此向导中,选择“仅收集新信息”“更新现有信息”

    值得注意的是,如果您需要添加新的记录,则可以在创建邮件时,在电子邮件的地址框中键入电子邮件地址。但是如果您需要更新现有数据,则必须将收件人的电子邮件地址存储为基础表或查询或者相关表中的字段。

  2. 单击“下一步”

    向导会提示您选择要包含在表单中的字段。

选择表单字段

在本步骤中选择您要包含在表单中的字段。

指定要收集的数据。

通常没有必要将位于基础表或查询中的所有字段都包含在表单中。但是有两个例外:

  • 必填字段    如果您正在收集新记录,向导将自动包含其“必填”属性设置为“是”的所有字段。如果有任何记录的必填字段为空,Access 无法将该记录添加到表中。

  • 不受支持的字段类型    您将无法在表单中包含某些字段。向导不支持“自动编号”、“附件”、“OLE 对象”或“多值查阅”字段。这些类型的字段不会显示在向导的“表中的字段”“查询中的字段”列表中。在添加新记录时,表中的“自动编号”字段会自动填充。因为数据收集过程不能添加“OLE 对象”、“附件”和“多值查阅”值,所以您必须在“数据表”视图或“窗体”视图中填充这些字段。

  • 主键字段     下表总结了您何时可以在表单中包含主键字段:

收集数据的目的

数据类型

是否包含在表单中?

添加

自动编号

否。向表中添加记录时会自动生成主键值。

添加

非自动编号

是。在添加记录时,用户将可以在字段中键入值。如果指定值已经被使用,将不处理答复。

更新

自动编号或非自动编号

否。无法在表单中编辑主键值。此字段可用于将每个答复映射为现有记录。

  1. “表中的字段”“查询中的字段”列表中,双击所需字段。如果要包含所有字段,请单击“>>”

  2. 使用向上箭头和向下箭头按钮重新排列“要包含在电子邮件中的字段”列表中的字段。

  3. 对每个包含的字段,请在“字段属性”下指定一个标题。如果您是在更新数据,并希望显示字段以便于用户查看,但是又不希望用户更改数据,则单击“只读”。这样,该字段将显示在电子邮件中,其标题为“该字段为只读字段”。如果用户是在更新现有数据,该功能将非常有用。

  4. 单击“下一步”

    向导会提示您指定处理答复的方式。

指定处理数据的方式

在本步骤中,您需要就处理答复的方式做出重要选择 - 自动还是手动。请注意,此处的手动处理并不表示要在“数据表”或“窗体”视图中进行繁琐的数据输入。这只表示您需要手动启动导出操作,以将收集到的数据传送到目标表。 

指定处理答复的方式

自动处理

如果您选择自动处理答复,则在答复到达收件箱后,Outlook 和 Access 会一同将每个答复的表单内容导出到数据库的目标表中。

自动处理可节省大量的时间和精力。只要在答复到达收件箱时满足以下条件,就可以成功导出答复邮件:

  • 计算机上必须已运行 Outlook。如果未运行 Outlook,处理将在下一次启动 Outlook 时开始。

  • 计算机上必须安装了 Access。

  • 数据库不能受密码保护,且不应以独占模式打开。自发送电子邮件之后,数据库的名称或位置必须没有更改。

  • 自发送电子邮件之后,表和查询的名称以及表单中包括的字段的属性必须没有更改。

  • 您还是必须拥有添加或更新基础表和查询内容的必要权限。

如果未能满足其中的一项或多项条件,自动处理将会失败。如果处理失败,请尝试解决所有问题,然后手动导出失败的答复。解决问题后到达收件箱的所有答复将继续自动进行处理。

只允许更新数据

如果您是在更新数据,并选中了“自动处理答复并将数据添加到”复选框,则可以使用“只允许更新现有数据”复选框。如果您不希望用户可以发送新记录,则应选中此复选框。如果您只是添加新数据,则看不到“只允许更新现有数据”复选框。

手动处理

如果您要控制何时处理答复以及处理哪些答复,请清除“自动处理答复并将数据添加到”复选框。在这种情况下,答复会到达您的收件箱,但不会传送到数据库。您必须在 Outlook 中手动选择并右键单击每个答复,然后单击快捷菜单中的“将数据导出到 Microsoft Access”以填充数据库。

您可能需要手动处理未能自动处理的答复。在解决导致失败的问题后,您必须手动导出每个现有答复。

在开始导出操作之前请记住以下事项:

  • Office Access 2007 必须已安装在计算机上。

  • 如果数据库受密码保护,则在开始导出操作时将提示您输入密码。另外,数据库不应以独占模式打开,并且自发送电子邮件之后,数据库的名称或位置必须没有更改。

  • 自发送电子邮件之后,表和查询的名称以及表单中包括的字段的属性必须没有更改。

  • 您必须拥有添加或更新基础表和查询内容的所需权限。

指定其他处理选项

  1. 在向导的“指定如何处理答复”页上,查看存储答复的 Outlook 文件夹名称。如果您要为对此数据收集请求的答复指定一个不同的文件夹,请单击文件夹名称。在“选择文件夹”对话框中,选择一个不同的文件夹,或单击“新建”以创建一个新的文件夹。单击“确定”,然后切换回 Access。

  2. 单击“设置属性以控制答复的自动处理过程”以显示“使用电子邮件收集数据选项”对话框。

    “使用电子邮件收集数据选项”对话框

    使用此对话框可指定处理答复的方式。如果您要手动处理答复,请跳过下一步骤。

  3. “使用电子邮件收集数据选项”对话框中,查看设置,并在必要时用以下任意方式更改设置,然后单击“确定”

    • 放弃未向其发送邮件的人员的答复    如果您只希望自动处理那些由您邮件的原始收件人发送的答复,请选中此复选框。其他人的答复将存储在目标文件夹中,但不进行自动处理。

    • 接受同一收件人的多次答复     一个收件人可能会向您发送多个答复。如果您只希望自动处理来自每个收件人的第一个答复,请选中此复选框。第二个及后续答复将被存储在目标文件夹中,但不会进行自动处理。

      注意: 此设置仅控制处理的答复数目,而不是单个答复中的记录数目。换句话说,如果您发送的是一个 InfoPath 表单,则用户可以在一个答复中向您发送多条记录,并且 Access 会自动处理该答复中的所有记录,即使未选中此复选框也是如此。

    • 只允许更新现有数据    当收件人使用 InfoPath 表单更新数据时,他们除了可以向您发送对现有数据的更新外,还可以发送新记录。如果您只希望处理对现有数据的更新,请选中此复选框。

    • 处理的答复数    键入您希望自动处理的答复总数(来自所有收件人)。如果您希望自动处理所有答复,请在文本框中输入一个很大的值,如 5000。在到达指定值后收到的答复邮件都将存储在目标文件夹中,但不会进行自动处理。

    • 停止日期和时间    指定针对此电子邮件的答复的自动处理的停止时间。在此日期和时间之后收到的答复邮件都将存储在目标文件夹中,但不会进行自动处理。

      注意: 要在以后更改这些选项,请在“外部数据”选项卡的“收集数据”组中,单击“管理答复”。在“管理数据收集邮件”对话框中,选择要更改其设置的邮件,然后单击“邮件选项”。在此对话框中所做的更改会影响您所收到的对该邮件的所有后续答复。

  4. 单击“确定”,然后单击“关闭”

    下一步取决于您是在添加数据还是在更新它。如果您要添加新记录,继续下一节。如果您收集数据更新现有记录,请跳至部分中指定的电子邮件地址字段

选择指定收件人电子邮件地址的方式

如果您只是收集新信息,则可以使用以下两种方式指定电子邮件地址:

选择您的电子邮件的收件人。

  • 在由向导生成的电子邮件中逐个键入地址,或从通讯簿中选择地址。

  • 使用当前数据库中包含电子邮件地址的字段。该字段必须位于基础表或查询或者相关表中。

当您收集数据以更新现有记录时,您看不到此对话框,因为在这种情况下收件人的电子邮件地址必须可用作数据库中的字段。

  1. 在向导中选择所需的选项。

  2. 单击“下一步”

    如果您选择输入您自己的电子邮件地址,请跳到自定义电子邮件部分。如果您选择使用数据库中的字段,继续下一节。

指定电子邮件地址字段

在本步骤中,指定包含收件人的电子邮件地址的字段。

指定数据库中包含收件人的电子邮件地址的字段。

  • 如果该字段在当前表或查询中,则选择“当前表或查询”,从下拉列表中选择该字段,然后单击“下一步”

  • 如果包含收件人的电子邮件地址的字段没有在当前表或查询中,则执行以下步骤:

    1. 选择“关联表”

    2. 在下拉列表中,选择当前表中的字段,以将其连接到包含地址的表中。此字段通常为 ID 字段。

    3. 请执行下列操作之一:

      • 如果选择的字段只与一个表相关联,则会出现另一个下拉列表。在此列表中,选择包含电子邮件地址的字段。

      • 如果选择的字段与多个表相关联,则会出现另外两个下拉列表。在第一个列表中,选择包含电子邮件地址的表。在第二个列表中,选择相关字段。

    4. 单击“下一步”

关联表是指已定义了相互之间关系的表。在数据库中查看或编辑这些关系:

  • 数据库工具选项卡上的显示/隐藏组中,单击关系按钮图像

关于关系的详细信息,请参阅文章表关系指南创建、 编辑或删除关系

如果您选择使用地址字段,则无法在 Outlook 中预览或自定义电子邮件,但可以在向导中进行预览或自定义。在下一步中,向导将显示邮件的默认主题和正文,您可以选择对其进行自定义。

自定义电子邮件

在本步骤中,您可以查看邮件的组件并进行必要的更改。

自定义电子邮件

  1. “主题”“简介”字段中进行所需的更改。

  2. 如果选择使用存储在数据库的某一字段中的电子邮件地址,那么在此页上则可以进行其他选择。在“将收件人的电子邮件地址添加到:”下,选择其中一个选项。无论您选择哪个选项,用户都会收到电子邮件。如果选择在 Microsoft Office Outlook 中输入电子邮件地址,则此选项将不可用。

  3. 单击“下一步”

创建并发送电子邮件

向导将显示一个页面,通知您现在可以创建邮件,同时还会显示如何通过使用“管理答复”命令查看电子邮件的状态。

创建电子邮件

本页中可能会显示一些警告消息。下表介绍了每个警告,以及用于解决问题的操作。

警告

描述

解决方案

某些记录在指定的电子邮件地址字段中不包含有效的地址。将不会为这些行返回任何数据。

所选择的电子邮件地址字段包含空值。

如果您要为每条记录收集数据,请退出向导并使用电子邮件地址替换空值。然后重新启动向导。

您当前对数据库设置了一个独占锁;在释放独占锁之前,无法进行自动处理。

您当前以独占模式打开了数据库。

如果您选择自动处理答复,处理将会失败,因为 Access 无法对具有独占锁的数据库进行添加或更新。在发送邮件后立即关闭数据库,然后以非独占模式重新打开此数据库。

这些电子邮件中可能包含机密或敏感数据。

您正在收集数据以更新现有记录,并且您要发送的表单将使用现有数据进行预填充。

如果某些表单字段包含敏感数据,请返回到选择字段的向导步骤并从表单中删除包含敏感数据的字段。

要执行的下一步取决于您是自己指定电子邮件地址,还是使用数据库的某一表中存储的地址。

如果您选择在 Outlook 电子邮件中指定地址

在这种情况下,您可以在 Outlook 中输入电子邮件地址,并可以预览和自定义邮件,然后单击“发送”按钮。

  1. 单击“创建”以继续。

    将显示一封包含一个数据输入表单的 Outlook 邮件。邮件正文包含一个简介以及一个包含控件和提示的表单。强烈建议您不要对邮件正文做出任何更改。如果更改了表单结构,则可能无法处理答复。

  2. “收件人”“抄送”“密件抄送”文本框中,键入收件人的电子邮件地址。您也可以单击“收件人”“抄送”“密件抄送”按钮,从通讯簿中选择地址。

  3. 单击“发送”

如果您选择使用存储在数据库中的地址字段

在这种情况下,您已经预览并自定义了邮件。现在可以过滤电子邮件地址字段,从而可以选择要将邮件发送到的用户的地址。

  1. 单击“下一步”以显示“向收件人发送电子邮件”页面。

    向收件人发送电子邮件

  2. 通过选中相应的复选框可选择您要使用的电子邮件地址。

  3. 单击“发送”

    如果某些地址字段中的值不是有效的电子邮件地址,将显示一个对话框列出无效的地址。这种情况下,记下地址列表中,单击退出,验证地址,,然后尝试再次发送邮件。有关重新发送邮件的详细信息,请参阅重新发送数据收集电子邮件部分。

现在,您已经完成了使用电子邮件收集数据所涉及的大部分工作。如果您已经选择自动处理答复,且没有出现任何错误,则数据将传送至目标数据库,您无需再进行任何操作。

另一方面,如果您选择了手动处理答复,或出现了错误,则您仍需要进行操作。有关手动处理答复、排除故障以及数据收集邮件和答复的常规管理的详细信息,请参阅下一部分。

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发送电子邮件后

要对电子邮件做出响应,每个收件人都可单击“答复”,在表单中填写请求的信息,然后单击“发送”。本节向您介绍如何查看答复邮件,以及在所有答复均未经过正确处理的情况下所采取的操作。

本节内容

查看答复

验证和疑难解答自动处理答复

手动处理答复和错误疑难解答

重新发送数据收集电子邮件

您还可以在“请参阅”部分中找到指向有关管理答复和更改邮件选项的详细信息的链接。

查看答复邮件

无论您选择如何处理答复,您都可能想要找出答复您邮件的人,并且您还可能想要手动打开答复。要查看答复邮件,请执行下列操作:

  1. 切换至 Outlook,然后浏览至您指定用于存储数据收集答复邮件的文件夹。

    提示: 如果您忘记了文件夹名称,请在“外部数据”选项卡的“收集数据”组中,单击“管理答复”。在“管理数据收集邮件”对话框中,您将在“Outlook 文件夹”列中与要查看其答复的邮件相对应的行中找到该文件夹名称。

  2. 要在 Outlook 中打开一封答复邮件,请双击该邮件。您将看到由发件人完成的表单。

Access 不会处理对原始答复邮件的答复。因此,如果您看到来自收件人的一个或多个表单为空、未完成或未正确完成,则必须重新将原始电子邮件发送给那些用户,而不要使用“答复”命令。

同样,如果您想要发送给其他人的请求,您必须重新发送原始邮件,而不是将其转发。请参阅重新发送数据收集电子邮件的详细信息部分。

验证对答复的自动处理并排除故障

如果您选择自动处理答复,请执行下列操作以确保答复得到正确处理:

  • 对每个答复,请查看“后续标志”“数据收集状态”以及“类别”列中的值。

    提示: 如果您未在视图中看到“后续标志”“数据收集状态”“类别”列,请使用“字段选择器”添加这些列。右键单击列标题,然后单击“字段选择器”。在“字段选择器”对话框中,将每个字段拖放至现有列标题的左侧或右侧。

    在 Outlook 文件夹中,如果将“后续标志”设置为“数据收集操作成功”“数据收集状态”列为空,并且“类别”列中有一个绿色标志,则表明该答复已成功处理。

  • 另外,您可能希望查看目标表的内容以确保看到以新记录或对现有记录的更新存储的收集数据。

如果您怀疑答复不会自动处理,验证所有所需的处理条件,已满足。请参阅上文的部分自动处理、。然后,尝试下表中显示的建议。大多数建议需要修复问题,然后手动导出答复。手动导出的帮助,请参阅下一节,手动处理答复和错误疑难解答

问题

原因

解决方案

Outlook 文件夹中存在一个答复,但未被处理。“数据收集状态”列显示为“邮件尚未处理”

“使用电子邮件收集数据选项”对话框中查看邮件选项。选择的设置或者用于手动处理答复,或者用于防止特定答复被自动处理。

提示: 要显示选项,请在“外部数据”选项卡的“收集数据”组中,单击“管理答复”。在此对话框中,选择所需的邮件,然后单击“邮件选项”

手动导出答复邮件。

为确保自动处理尚未收到的答复,请更改选项对话框中的设置。

查看和更改选项的帮助,请参阅文章数据收集电子邮件选项

我答复了我的一封邮件,但该答复未得到处理。

对您自己的邮件进行答复的过程稍有不同。

填写在“已发送邮件”文件夹中找到的已发送邮件中的表单,而不填写您收到的邮件中的表单。浏览至“已发送邮件”文件夹,然后打开该邮件。单击“答复”,填写该表单,然后单击“发送”

答复邮件没有转到正确的文件夹。

只有对邮件的原始答复才能转到指定的文件夹。

对自己邮件的答复邮件不能移到指定的文件夹(除非使用了“已发送邮件”文件夹中邮件的副本生成答复邮件);如果答复邮件属于用于讨论的电子邮件主线,那么也无法移到指定的文件夹。

其他可能的原因包括:未安装 Office Access 2007 或者用于处理答复邮件所需的加载项丢失或损坏。

如果其中一封答复邮件未得到处理,请填写在“已发送邮件”文件夹中找到的已发送邮件中的表单。

如果用户填写了答复邮件中的表单,并且该邮件是对答复邮件的答复,请让该用户答复原始邮件。

如果您怀疑加载项丢失或损坏,请切换至 Outlook,然后在“工具”菜单上,单击“信任中心”,再单击“加载项”。确保可以看到“Microsoft Access Outlook 数据收集和发布加载项”一项。如果看不到该项,请尝试重新安装 Access。

“数据收集状态”列显示下面的字符串:

“找不到数据库。请找到该数据库,然后手动导入数据。”

数据库已移到其他位置、已重命名或删除或者已损坏。

将数据库还原到原始位置,然后手动导出答复邮件。

“数据收集状态”列显示下面的字符串:

“无法打开数据库进行数据导入,因为数据库已经被使用。请在数据库可用后,手动处理答复邮件。”

该数据库以独占模式打开,在释放独占锁之前,无法更改该数据库。

请让以独占模式打开数据库的用户关闭该数据库,并以普通模式打开。然后尝试手动导出答复邮件。

“数据收集状态”列显示下面的字符串:

“该 Access 数据库受密码保护。请手动将该数据导出到 Microsoft Access。”

目标数据库受密码保护。如果数据库需要密码,则无法进行自动处理。

手动导出答复邮件。如果您要使以后的答复邮件被自动处理,请删除数据库的密码保护。

“数据收集状态”列显示一条消息,表示一个表、一个查询或一个字段已丢失。

目标表或查询被删除或重命名,或者其结构被修改使得表单内容无法添加到表。

重新创建目标表和查询,或者创建并发送一封新的数据收集邮件。

“数据收集状态”列显示下面的字符串:

“无法处理该电子邮件。该电子邮件中的表单已损坏或已被修改。”

答复邮件中的表单已损坏,或者已有人(收件人或发件人)修改了该表单。

如果收件人修改了表单,请要求收件人重新向您发送表单,然后手动导出答复邮件。

如果原始邮件中的表单已损坏或者无效,则必须创建并发送一封新邮件。

“数据收集状态”列显示下面的字符串:

“在指定数据库中找不到完成处理所需的信息。”

映射对必须更新的现有记录的答复邮件所需的信息已丢失。

邮件设置需要与 Outlook 同步。在 Access 中,在“外部数据”选项卡的“收集数据”组中,单击“管理答复”。在“管理答复”对话框中,选择邮件。在“邮件详细信息”下,Access 将显示一个警告框。单击此警告以同步设置,然后关闭此对话框。切换回 Outlook,然后尝试手动导出答复邮件。

“数据收集状态”列显示下面的字符串:

“无法添加或更新数据,因为该数据会导致在只接受唯一值的字段内出现重复值。”

“索引”属性设置为“是(不允许重复)”的字段不能包含重复值。如果为表单字段分配的值已存在于表中相应的字段中,则操作将失败。

请让收件人发送另一封答复邮件,并在表单字段中使用不同的值。

“数据收集状态”列显示下面的字符串:

“您输入的值不是选项列表中的项...”

表单包含用于查询值的一个必填字段,但是用户并未为该字段指定一个值;或者该字段的“LimitToList”属性被设置为“是”,但是用户指定的值未在列表中。

请让收件人在填好所有字段后重新发送答复邮件,或者您自己填写并保存该表单,然后尝试再次导出。

“数据收集状态”列显示信息表示表单字段中指定的值无效。

收件人在一个或多个字段中输入了无效数据。

请让收件人在填好所有字段后重新发送答复邮件,或者您自己填写并保存该表单,然后尝试再次导出。

“数据收集状态”列显示下面的字符串:

“该邮件包含一个需要您填写的表单。完成后,请将其发送给该电子邮件的发件人。”

收件人未填写表单。

请让收件人在填写表单后发送另一答复邮件。

手动处理答复并排除故障

对答复的手动处理涉及从 Outlook 启动导出操作。

一次只能导出一个答复。避免其数据集状态列设置为使用电子邮件收集数据已成功的答复。此状态指示,答复已成功处理。必须手动处理的答复的数据集状态列设置为未处理的邮件。此列中有一条错误消息的答复具有未自动处理,并将需要一些疑难解答之前,您可以手动将其导出。请参阅上一节,验证和疑难解答自动处理答复,帮助进行故障排除。

  1. 在 Outlook 中,右键单击要手动处理的答复。

  2. 单击“将数据导出到 Microsoft Office Access”

  3. “将数据导出到 Microsoft Access”对话框中,查看答复邮件的详细信息,然后单击“确定”以导出。

    如果导出操作成功,您会看到消息“数据已成功导出到数据库”。如果操作失败,您会看到消息“出现错误,无法导入数据”,它后面是对导致失败的问题的描述。下表列出了可能导致导出操作失败的问题:

问题

原因

解决方案

当我右键单击一封答复邮件时,并未看到“将数据导出到 Microsoft Access”命令。

所选邮件不是有效的数据收集答复邮件。

从指定文件夹中删除不是数据收集答复邮件的邮件。

答复邮件没有转到正确的文件夹。

只有对邮件的原始答复邮件才会转到指定的文件夹。

对自己邮件的答复邮件不能移到指定的文件夹(除非使用了“已发送邮件”文件夹中邮件的副本生成答复邮件);如果答复邮件属于用于讨论的电子邮件主线,那么也无法移到指定的文件夹。

其他可能的原因包括:未安装 Access,或者用于处理答复邮件所需的加载项丢失或损坏。

如果其中一封答复邮件未得到处理,请填写在“已发送邮件”文件夹中找到的已发送邮件中的表单。

如果用户填写了答复邮件中的表单,并且该邮件是对答复邮件的答复,请让该用户答复原始邮件。

如果您怀疑加载项丢失或损坏,请切换至 Outlook。在 Outlook 中,在“工具”菜单上,单击“信任中心”,然后单击“加载项”。确保可以看到“Microsoft Access Outlook 数据收集和发布加载项”一项。如果看不到该项,请尝试重新安装 Access。

消息:

“找不到数据库。请找到该数据库,然后手动导入数据。”

数据库已移到其他位置、已重命名或删除或者已损坏。

将数据库还原到原始位置,然后重试。

消息:

“数据库已经被使用。”

该数据库以独占模式打开,在释放独占锁之前,无法更改该数据库。

请让以独占模式打开数据库的用户关闭该数据库,并以普通模式打开。然后尝试手动导出答复邮件。

消息:

“表、查询或字段已丢失。”

目标表或查询被删除或重命名,或者其结构被修改使得表单内容无法添加到表。

创建丢失的目标表和查询,或者创建并发送一封新的数据收集邮件。

消息:

“表单损坏或已被修改。”

答复邮件中的表单已损坏,或者已有人(收件人或发件人)修改了该表单。

如果收件人修改了表单,请要求他们重新向您发送表单,然后手动导出答复邮件。

如果原始邮件中的表单已损坏或者无效,则必须创建并发送一封新邮件。

消息:

“用于完成处理所必需的信息已丢失。”

映射对必须更新的现有记录的答复邮件所需的信息已丢失。

邮件设置必须与 Outlook 同步。在 Access 中,在“外部数据”选项卡的“收集数据”组中,单击“管理答复”。在“管理答复”对话框中,选择邮件。在“邮件详细信息”下,Access 将显示一个警告框。单击此警告以同步设置,然后关闭此对话框。切换回 Outlook,然后尝试手动导出答复邮件。

消息:

“无法添加或更新数据,因为该数据会导致在只接受唯一值的字段内出现重复值。”

“索引”属性设置为“是(不允许重复)”的字段不能包含重复值。如果为表单字段分配的值已存在于表中相应的字段中,则操作将失败。

请让收件人发送另一封答复邮件,并在表单字段中使用不同的值。

消息:

“您输入的值不是选项列表中的项。”

表单包含用于查询值的一个必填字段,但是用户并未为该字段指定一个值;或者该字段的“LimitToList”属性被设置为“是”,但是用户指定的值未在列表中。

请让收件人在填好所有字段后重新发送答复邮件,或者您自己填写并保存该表单,然后尝试再次导出。

消息:

“表单字段中的值无效。”

收件人在一个或多个字段中输入了无效数据。

请让收件人在填好所有字段后重新发送答复邮件,或者您自己填写并保存该表单,然后尝试再次导出。

消息:

“答复邮件包含一个需要您填写的表单。完成后,请将其发送给该电子邮件的发件人。”

收件人未填写表单。

请让收件人在填写表单后发送另一答复邮件。

尝试导出答复邮件直到“类别”列显示绿色正方形。

重新发送一封数据收集电子邮件

如果您希望向其他用户发送邮件,或者如果由于错误原始邮件未到达某些用户,请尝试重新发送邮件而不要将其转发。

  1. 外部数据选项卡上的收集数据组中,单击管理答复按钮图像

    即会显示“管理数据收集邮件”对话框。

    “管理数据收集邮件”对话框

  2. “管理数据收集邮件”对话框中,单击要再次发送的邮件。

  3. 单击“重新发送此电子邮件”

    如果已禁用重新发送此电子邮件按钮

    如果邮件设置必须与 Outlook 同步,则该按钮将变暗(不可用)。

    单击“邮件详细信息”下面的警告框,以同步设置。如果该过程成功,您将看到“同步成功”的消息。如果您看到一条错误消息,请尝试关闭,然后重新打开此对话框。

  4. Access 会执行特定检查,例如:验证目标表和查询是否仍然存在,是否仍然包含所有表单字段以及它们的数据类型是否被更改过。如果检查成功,向导页会提示您指定处理答复邮件的方式。如果不成功,您会看到一条消息,指示您重新创建电子邮件。 

  5. 继续进行您首次发送邮件时在向导中的操作。此时的设置可能与上一次的设置不同。

    要向其他用户发送电子邮件,请执行以下操作之一:

    • 手动指定电子邮件地址。(请注意,该选项只在您为添加新记录而收集数据时可用。)

    • 选择一个不同的电子邮件地址字段。

    • 使用相同的电子邮件地址字段,但是在上一步中只选择您需要的地址。

      使用向导步骤的帮助,请参阅本文前面的部分指定要如何处理数据

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