使用电子邮件发送 Word 文档供他人审阅

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可以结合使用 Microsoft Office Outlook 2007 和 Microsoft Office Word 2007 有效地发送 Word 文档供他人审阅。每个收件人均可以使用 Office Word 2007 中的修订功能添加批注。您在收到返回的文档后,可以比较修订并将其合并回一个 Word 文档。

本文内容

步骤 1︰ 添加到快速访问工具栏在 Word 2007 中的审阅命令发送

步骤 2︰ 使用 Office Outlook 2007 发送 Word 2007 文档以供审阅

步骤 3︰ 审阅和合并的 Word 文档

步骤 1︰ 添加到快速访问工具栏中Word 2007请求审阅命令

在 Word 2007 中,利用“发送供审阅”命令只需一次单击访问操作即可发送文档供他人审阅。此命令不在功能区上,而是 Microsoft Office Fluent 用户界面的一部分。但是,您可以将该命令添加到显示在功能区顶部的快速访问工具栏上。

  1. 单击快速访问工具栏旁边的向下箭头。

  2. 单击“其他命令”

    自定义快速访问工具栏菜单

  3. “从下列位置选择命令”下拉列表中,单击“不在功能区中的命令”

  4. 向下滚动命令列表,然后单击“发送供审阅”

  5. 单击“添加”

    “Word 选项”对话框

    1. 单击“不在功能区中的命令”

    2. 单击“发送供审阅”

    3. 单击“添加”

  6. 单击“确定”关闭“Word 选项”对话框。

“发送供审阅”图标随即将显示在 Word 2007 中的快速访问工具栏上。

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步骤 2:使用 Office Outlook 2007 发送 Word 2007 文档供他人审阅

当您准备好发送 Word 2007 文档供他人审阅时,请执行下列操作:

  1. 在 Word 2007 中,单击快速访问工具栏上的“发送供审阅”

    随即将打开一封新的 Outlook 电子邮件,并将该 Word 文档添加为附件。默认情况下,邮件正文中会显示文本“请审阅附加文档”

    注意: 使用“发送供审阅”命令之前,必须先保存 Word 2007 文档。

  2. 您可以根据需要更改邮件的主题或正文。

  3. 在邮件中添加地址,其方式就像为任何其他 Outlook 邮件添加地址一样。

    提示: 您可以轻松地为自己或邮件收件人添加提醒。操作方法如下:在“邮件”选项卡上的“选项”组中,单击“后续标志”。随后,单击一个提醒期限或添加收件人提醒,然后单击“收件人标记”。通过替换默认文本“请审阅”,可以将“标志”文本更改为自己的提醒邮件。

  4. 单击“发送”

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步骤 3:查看和合并 Word 文档

当人员返回包括他们的批注和修订的 Word 文档时,请将文档保存在您的计算机的硬盘驱动器。有关如何保存附件的帮助,请参阅视图中,打开和保存附件

处理文档的多个副本时,有两个选项可供选择。第一个选项是并排比较两个文档(称为精确比较)。精确比较只显示两个文档之间的差异。第二个选项是将多个副本合并到一个新的 Word 文档中。完成合并后,可以在一个文档中查看每个人的更改,并根据需要加以接受或拒绝。

无论采用哪个选项,一次都只能处理原始文档和一个审阅副本,然后再对每个其他审阅副本重复该过程。

使用精确比较选项比较两个文档

“精确比较”选项对两个文档进行比较,并且只显示两个文档的不同部分。被比较的文档本身不变。默认情况下,精确比较结果显示在新建的第三篇文档中。

如果要比较多位审阅者所做的更改,请不要选择此选项,而应改为单击“将多位作者的修订组合到一个文档中”

  1. 在 Word 2007 中的“审阅”选项卡上,单击“比较”组中的“比较”

    Word 功能区图像

  2. 单击“比较文档的两个版本(精确比较)”

  3. “原文档”下,通过浏览找到要用作原文档的文档。

  4. “修订的文档”下,通过浏览找到要比较的另一个文档。

  5. 单击“更多”,然后为要比较的文档内容选择相应的设置。在“显示修订”下,选择您是要显示字符级别的更改,还是要显示字词级别的更改。

    如果您不想在第三个文档中显示更改,请选择要显示更改的文档。

    重要: 您在“更多”下选择的所有选项都将成为下次文档比较的默认比较选项。

  6. 单击“确定”

  7. 如果两个文档版本均有修订,Word 2007 将显示一个消息框。单击“是”可接受更改并比较文档。

  8. Microsoft Office Word 将会显示一个新建的第三篇文档,其中接受了原始文档中的修订,并将修订后的文档中的更改显示为修订。

    所比较的源文档将保持不变。

将多个文档中的批注和更改合并到一个文档中

如果您发送一个文档以供多名审阅者审阅,并且每名审阅者都返回文档,则可以按照一次合并两个文档的方式组合这些文档,直到将所有审阅者修订都合并到单个文档中为止。

  1. 在 Word 2007 中的“审阅”选项卡上,单击“比较”组中的“比较”

    Word 功能区图像

  2. 单击“合并多位作者的修订”

  3. “原文档”下,单击要将多个源中的更改合并到的文档的名称。

    如果看不到列表中的文档,请单击浏览原始 按钮

  4. “修订的文档”下,通过浏览找到包含某位审阅者的更改的文档。

  5. 单击“更多”

  6. “显示修订”下,为要比较的文档内容选择相应的选项。

    默认情况下,Word 2007 只显示对整个词的更改。例如,如果将单词 cat 更改为 cats,则文档中会将整个词 cats 显示为受过更改,而不是只显示字符 s。

  7. “修订的显示位置”下,单击“原文档”

  8. 单击“确定”

    要更改在单击“确定”时显示在屏幕上的文档,请在“比较”组中单击“隐藏源文档”“显示源文档”

  9. 重复步骤 1-8。Word 2007 会将所有更改都合并到原文档中。

注意: Word 一次只能存储一组格式更改。因此在合并多个文档时,系统会提示用户决定保持原文档的格式还是使用已编辑文档的格式。如果不需要跟踪格式更改,可以清除“比较并合并文档”对话框中的“格式”复选框。

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