使用查阅字段提高数据输入效率

重要:  本文是由机器翻译的,请参阅免责声明。请在 此处 中查找本文的英文版本以便参考。

在 Microsoft Office Access 表中创建查阅字段可帮助提高数据库的数据输入过程的效率。查询字段可以显示用户友好的值,该值绑定到源模拟运算表或值列表中的另一个值。例如,查阅字段可以显示绑定到另一个表、查询或列表中的相应联系人 ID 号的联系人姓名。

本文介绍查阅字段的类型,然后演示如何以及何时创建每种类型。

您要做什么?

选择查阅字段类型

创建查阅字段

何时在查阅字段中使用多个值

删除查阅属性

选择查阅字段类型

查阅字段显示用户可从其中进行选择的值列表。这可使数据输入更快、更准确。当在字段中输入的数据在另一个表中已存在时,您可以避免重复和重新输入数据可能出现的错误。查阅字段可以简单,也可以复杂。简单的查阅字段允许您只存储一个值,而复杂的查阅字段或多值查阅字段允许您存储在组合框或列表框控件中显示的多个值。对于多值字段中的每一项,将基于对应的绑定值来“查阅”显示值。在数据表中查看或访问查阅字段时,查阅字段被称为查阅列。您可以创建的两种类型的查阅字段,即查阅列表和值列表。

使用查阅列表

当查阅字段基于查阅列表时,该字段从数据库中的现有表或查询中获取其数据。在此类型的查阅中,表是相互关联的,并且当数据源中的值更改时,会在查阅字段中提供最新数据。

使用查阅值列表

当查阅字段基于查阅值列表时,查阅字段从您在创建字段时键入的值列表中获取其数据。当您具有一组有限的不常更改的值时,此类型的查阅字段是理想的。

创建查阅字段

可以在“设计”视图或“数据表”视图中创建查阅字段。若要将现有字段更改为查阅字段,请使用“设计”视图来更改数据类型。若要添加新的查阅字段,请使用现有表或查询作为查阅字段的数据源或创建您自己的值列表。下面各节介绍了创建查阅字段的这两种方法。

基于表或查询数据源创建查阅字段

  1. 在“数据表”视图中打开表,然后单击要在其中创建查阅字段的列标题。

  2. 单击查阅和关系数据类型。

    查阅字段视图

  3. 在查阅向导中,选择“使用查阅字段获取其他表或查询中的值”,然后单击“下一步”

注意: 如果查阅字段链接到 SharePoint 列表,则必须对 SharePoint 列表执行任何数据编辑。

  1. 若要选择查阅字段值的源,请从“表”“查询”“两者”选项中选择。

如果应用程序是为网站设计的,但源表采用客户端模式,则它必须具有数字主键,否则 Access 会显示错误消息。如果发生这种情况,则您必须首先从“设计”视图中为表创建数字主键,然后返回 Web 模式来创建查阅字段。有关采用 Web 模式设计表的详细信息,请参阅生成可在 Web 上共享的数据库

  1. 从列表中选择一个表或查询,然后单击“下一步”

  2. “可用字段”列表中,选择要添加的字段,然后单击“>”按钮将它添加到“选定字段”列表中。确保所选的一个或多个字段显示在“选定字段”列表中,重复此过程以添加其他字段,直到您添加了所有所需字段,然后单击“下一步”

  3. 如果选择了多个字段,并且要指定查阅字段的排序选项,请选择第一个排序字段旁边的下箭头,然后单击要作为值的排序依据的字段名称。

  4. 若要更改排序次序,请单击“升序”按钮,然后单击“下一步”

  5. 若要调整查阅字段的宽度,请使用鼠标将列拖动到所选宽度,然后单击“下一步”

注意: 可以调整查阅字段的列宽,但是如果您减小宽度使得查阅字段不再可见,则它将不会显示。

提示: 让“隐藏键列”复选框处于选中状态,以便使用查阅列的任何人都只会看到您想让他们在字段中看到的值而不是主键字段中的值。

  1. 为查阅字段键入标签名称。

  2. 要创建多值查阅列,请选中“允许多值”复选框。

注意: 必须选择“允许多值”才能允许存储多个值。请参阅何时在查阅字段中使用多个值一节。

在查阅向导中,选择多值查阅选项

  1. 单击完成,单击文件选项卡,然后单击保存

提示: 要验证或更改查阅字段的属性,请打开设计视图和属性的表中可在查阅选项卡上的字段属性

将表或查询用作查阅字段的数据源

 返回页首

基于值列表创建查阅字段

  1. 在导航窗格中,右键单击要处理的表,然后单击“设计视图”

  2. 单击对应于要定义为查阅字段,请单击向下箭头选择数据类型,所需的列的数据类型列中的单元格,然后单击查阅向导

注意: 如果 Access 显示无法启动查阅向导的消息,则您应该更改字段的数据类型。

  1. 在查阅向导中,选择“自行键入所需的值”,然后单击“下一步”

  2. 在向导的下一页上,键入您希望在查阅列表中出现的列的数目。

注意: 可以调整查阅字段的列宽,但是如果您减小宽度使得查阅字段不再可见,则它将不会显示。

  1. 键入查阅列表中显示所需的值,然后单击下一步

可以直接在查阅字段属性的“行来源”文本框中编辑值列表。

  1. 如果您在步骤 4 中指定了多个列,则必须选择您将使用哪个列来唯一标识每个值。在“可用字段”框中,双击您要用来唯一标识每个值的列,然后单击“下一步”

注意: 如果您没有在步骤 4 中指定多个列,此步骤不会显示。

  1. 在向导的下一页上,为查阅字段键入标签名称。

  2. 如果是在创建多值查阅列,请选中“允许多值”复选框。

    注意: 必须选择“允许多值”才能允许存储多个值。请参阅何时在查阅字段中使用多个值一节。

  3. 单击“完成”,然后单击“是”保存您所做的更改。

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何时在查阅字段中使用多个值

如果以下任一情况符合您的数据库的使用方式,请考虑允许查阅字段中显示多个值:

  • 您的当前值列表允许用户选择多个数据项。

  • 您的数据库频繁访问 SharePoint 网站。

  • 您的数据库链接到 SharePoint 网站。

虽然允许字段中使用多个值很有用,但如果将它移动到服务器上,则它也会降低数据库的功能。

警告: 创建了其数据源是现有表的多值查阅字段后,如果没有首先删除关系,则无法更改查阅字段的数据类型或字段大小。

设置或更改查阅字段的属性

使用查阅向导时,会自动设置查阅字段的属性。不过,您可以修改这些属性以便更改查阅字段的行为。

  • 在导航窗格中,右键单击要处理的表,然后单击“设计视图”

  • 单击要更改其查阅属性的字段。

  • 单击“查阅”选项卡。

  • 单击要更改的属性旁边的下拉箭头,然后选择所需的选项。

下表列出了可以设置或更改的查阅字段属性。

属性

操作

显示控件

根据控件类型,可将类型设置为以下内容之一:

仅复选框“是/否”字段。

  • 文本框     显示已经由用户输入的内容。

  • 列表框     在打开的窗口中显示值列表。

  • 组合框     在关闭时显示所选的值,在打开时显示可用的值列表。

注意: 设置显示控件文本框复选框的属性会禁用的查找。

行来源类型

选择是使用其他表或查询中的值还是指定的值列表中的值来填充查阅字段。还可以选择使用表或查询中字段的名称来填充列表。

行来源

指定为查阅字段提供值的表、查询或值列表。当“行来源类型”属性设置为“表/查询”“字段列表”时,此属性应设置为表、查询或表示查询的 SQL 语句的名称。当“行来源类型”属性设置为“值列表”时,此属性应包含一个由分号分隔的值列表。

绑定列

指定“行来源”属性中提供由查阅字段存储的值的列。此值的范围可以是 1 到“行来源”属性中的列数。

列数

指定行来源中可以在查阅列中显示的列的数目。此属性可以是 1 到 255 之间的整数值。

列标题

指定是否要显示列标题。该值可以是“否”(默认值)或“是”。

列宽

输入每一列的列宽。例如,如果不想显示某一列(如 ID 号),则可以为宽度指定 0。

列表行

指定在显示查阅列时出现的行数。

列表宽度

指定在显示查阅列时出现的控件的宽度。

限于列表

选择用户是否可以输入未在列表中找到的值。

允许多值

指定查阅字段是否使用多值字段并允许选择多个值。此设置可以是“否”(默认值)或“是”。如果选择“是”,用户将可以从“行来源”属性中为每条记录选择多个值。有关使用此选项的详细信息,请参阅何时在查阅字段中使用多个值

允许编辑值列表

指定是否可以编辑值列表查阅字段中的项目。当设置为“是”时,右键单击该查阅字段会显示“编辑列表项目”菜单选项。如果查阅字段有多个列,则忽略此属性。

列表项目编辑窗体

指定可用于编辑查阅字段中的列表项目的现有窗体。

仅显示行来源值

“允许多值”设置为“是”时,仅显示与当前行来源匹配的值。

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删除查阅属性

  1. 在导航窗格中,右键单击要处理的表,然后单击“设计视图”

  2. 选择要删除其查阅属性的字段。

  3. 单击“查阅”选项卡。

  4. “显示控件”下拉列表中,单击“文本框”然后保存更改

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注意: 机器翻译免责声明:本文是由无人工介入的计算机系统翻译的。Microsoft 提供机器翻译是为了帮助非英语国家/地区用户方便阅读有关 Microsoft 产品、服务和技术的内容。由于机器翻译的原因,本文可能包含词汇、语法或文法方面的错误。

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