使用查找功能填充列表工具中的字段值

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可以使用查找功能填充列表类型字段(如下拉列表框或多重选择列表框)中的字段值。使用查找功能填充这些字段值时将允许您和其他用户更新这些字段中的选项,而无需使用 InfoPath Designer。

例如,假定您要添加一个让用户选择一种冰激凌口味的下拉列表框。为此,您可以在 InfoPath 中创建字段,添加特定选项值(例如“香草味”、“巧克力味”和“草莓味”)。但是,如果采用此办法,那么当您以后要添加新的口味时,就必须在 InfoPath Designer 中编辑该字段。

另一种办法是,创建一个特定表单(姑且命名为“口味”),以创建包含下拉列表框选项值的数据项。此表单通常包含一个用来记录口味名称的文本字段。然后,您或其他工作区用户可以使用此表单创建项目(为每个口味名称创建一个项目)。这些项目将列在其各自的视图中,姑且也命名为“口味”。然后,可以在下拉列表框中应用数据连接,该连接会在“口味”视图中“查找”所有项目,并将其值显示为下拉列表选项。当采用这种方法时,如果添加新的口味选项,您或其他用户只需使用“口味”表单添加新的项目即可。

可以创建从同一列表工具的另一个视图,或从同一 Groove 工作区的另一个列表工具提取值的查找。无法定义从另一个 Groove 工作区工具提取数据的查找。

注意: 如果要定义查找,强烈建议您使用在 SharePoint Workspace 列表工具中启动的表单模板,而不要使用直接在 InfoPath 中启动的表单模板。在列表工具中启动的表单模板包含可以进行查找的内置功能。

设置查找时需要执行两个一般性任务。您必须:

允许访问查询数据

定义查找

允许访问查找数据

若要允许其中定义了查找的字段访问另一个列表工具和视图中的数据,必须选中允许其他列表工具和视图共享查找数据的选项。

  1. 转至包含查找数据的工具。

  2. 进入设计器。

  3. 单击“设置和选项”,然后选中“允许此工具为其他工具中定义的查找提供数据”

  4. 单击列出查找数据项的视图。

  5. 单击“属性”,然后选中“允许此视图为其他工具中定义的查找提供数据”

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定义查找

通过设置字段属性来创建与外部数据的连接,您可以定义查找。必须在 Microsoft InfoPath 中设置这些字段属性。

  1. 打开要在其中定义查找的字段的字段属性。

  2. “数据”选项卡上,单击“从外部数据源获取选项”

  3. 单击“数据源”框旁边的“添加”

  4. “数据连接向导”中,接受“新建连接”...“仅接收数据”等设置,然后单击“下一步”

  5. 单击“SharePoint Workspace 库或列表”,然后单击“下一步”

  6. 当系统提示您提供有关包含查找数据的列表工具的信息时,请执行以下所有操作:

    • 选择包含查找数据项的工具、视图和视图列。

    • 如果需要,请在文本框中输入查找注释。

    • 单击“下一步”

    • 输入数据连接名称,然后单击“完成”

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