使用服务 Web 数据库模板将报价转变成已付发票

重要:  本文是由机器翻译的,请参阅免责声明。请在 此处 中查找本文的英文版本以便参考。

Access 2010 服务 Web 数据库模板可创建随即可用的数据库,允许您跟踪报价、发票、客户和其他与服务业务相关联的数据。

下面的视频显示如何使用此模板的简短方案。

您的浏览器不支持视频。 安装 Microsoft Silverlight、Adobe Flash Player 或 Internet Explorer 9。

如果您尚未,下载服务模板

请继续阅读以了解如何使用该模板构建您自己的数据库并开始使用它帮助运营业务。

本文内容

首次启动数据库

入门︰ 向服务数据库中添加现有数据

仪表板︰ 跟踪活动报价和发票

报价︰ 管理所有报价

发票︰ 管理所有发票

报表中心︰ 查看和打印报表

高级︰ 管理服务、 产品、 员工和客户

后续步骤

首次启动数据库

出现的对话框允许您选择是保留示例数据还是删除该数据,以便可以开始输入您自己的数据:

服务 Web 数据库模板的启动窗体

1.单击在左侧打开数据库并使用示例数据按钮。Access 将填充服务数据库虚构罗斯文商贸公司中的数据。

2.单击上删除示例数据,以便您可以开始输入您自己的权限按钮。

删除示例数据也会阻止启动对话框以后再次显示。

3.清除复选框以防止对话框以后再次显示。

注意: 服务模板中显示货币数据的所有字段和控件都使用美元符号 ($) 作为货币符号。如果您的区域设置使用其他货币符号,则应该考虑在删除示例数据之前调整受影响的字段和控件。有关详细信息,请参阅另请参阅部分。

入门︰ 向服务数据库中添加现有数据

“入门”选项卡包括以下其他选项卡,可帮助您输入业务数据并继续执行操作:

“入门”选项卡

功能

欢迎

指向有用资源的链接

公司信息

存储公司相关信息以在发票和其他报表上使用的字段

员工

员工数据表视图。登录员工记录在新报价和发票上

服务

可以添加到报价和发票的服务的数据表视图

产品

经销或使用的材料的数据表视图。可以将这些产品添加到报价和发票

报价和发票

两个数据表视图:报价和发票

当在启动对话框上单击“开始输入我的数据”时,Access 会将您定向到“入门”“欢迎”选项卡,在这里,您可以开始在新的服务数据库中输入数据。

服务 Web 数据库模板的“入门”选项卡

不必使用“入门”选项卡即可输入所有数据。该选项卡只是为了帮助您快速入门。您可以在下列“入门”选项卡上输入的大多数信息也可以在主要选项卡(例如,“报价”选项卡或“发票”选项卡)上输入。但是,您只能使用“公司信息”选项卡输入公司信息(将显示在报价和发票上)。

欢迎使用选项卡︰ 帮助和其他资源

“欢迎”选项卡上的链接指向可帮助您充分利用服务数据库的最新资源。尽管链接不会发生更改,但是当有新的资源可用时,链接目标便会更新。

  • 当查看完“欢迎”选项卡上的信息之后,单击“下一步”继续到“公司信息”选项卡。

公司信息选项卡︰ 输入公司信息

“公司信息”选项卡上,您可以输入有关您公司的信息,例如名称、地址、电话和电子邮件地址。此信息将显示在由数据库创建的发票和其他报表上。

服务数据库模板的“公司信息”选项卡

  • 在框中键入公司信息,然后单击“下一步”

员工选项卡︰ 输入员工信息

“员工”选项卡上,您可以开始将员工添加到数据库。这将有助于您跟踪哪些员工做了什么。例如,当创建新的报价时,登录用户将作为新报价的一部分记录下来。

  • 在数据表中键入每个员工的信息,然后单击“下一步”

    您还可以在主“员工”选项卡上查看、编辑和添加员工。

服务选项卡︰ 输入服务信息

“服务”选项卡上,添加有关您提供的服务的信息(例如,每项服务的小时费率)。您也可以通过删除服务或者将服务标记为“中断”来删除服务。只有当服务未显示在任何报价或发票中时,才能删除它。

当将服务添加到报价或发票时,该服务的默认小时费率将被添加到报价或发票。但是,您可在提交任何特定报价或发票之前调整任何服务的小时费率。调整报价或发票的费率不会影响服务的默认小时费率。

添加已存储在 Excel 中的服务数据

您可以将数据从 Excel 复制并粘贴到 Access 数据表中。复制和粘贴数据可为您节省时间,特别是当 Excel 中的数据已在与数据表上的列相同或非常相似的行或列中时。

当您准备将 Excel 数据复制并粘贴到 Access 时,有两个主要注意事项:

重要:  列“服务代码”对于每个服务必须具有一个值,并且该值必须是唯一的 – 即,两个或多个服务不能具有相同名称。

注意:  本节中的步骤假定“服务”数据表中所有四列均具有数据。如果所有这些列没有数据,您可以复制您已有的数据。必不可少并且必须具有唯一值的列是“服务代码”

从 Excel 数据从行转置成列

提示:  如果数据未按照 Access 数据表中列的相同顺序排序,请考虑在 Excel 中插入一个工作表,并将数据转置到新的工作表上。使用新工作表可以更加轻松地按 Access 数据表列的相同顺序排列数据。

  1. 在 Excel 中,选择数据,然后按 Ctrl+C。

    提示:  若要选择多个不相邻的单元格组,选择时请按住 Ctrl 键。

  2. 右键单击某个单元格外部选定数据 (例如,单元格选择的最低行下方),然后在粘贴选项下,单击转置按钮︰
    粘贴转置

重新排列顺序与服务数据表不同的 Excel 数据列
  1. 打开包含服务相关数据的 Excel 工作簿。

  2. 插入新工作表。此步骤的帮助,请参阅 Excel 文章插入或删除工作表

  3. 在新工作表上:

    1. 键入或粘贴单元格 A1 中的服务代码

    2. 键入或粘贴单元格 B1 中的服务说明

    3. 键入或粘贴单元格 C1 中的默认小时费率

    4. 键入或粘贴单元格 D1 中的笔记

  4. 将服务的名称或代码复制到 A 列:

    1. 单击列出了名称或代码的工作表的标签。

    2. 选择名称或代码列表,然后按 Ctrl+C

    3. 单击新工作表的标签。

    4. 选择单元格 A2,然后按 Ctrl+V。

  5. 将服务说明复制到 B 列:

    1. 单击单元格 B2,然后键入一个等号 (=)。

    2. 单击列出了说明的工作表标签。

    3. 单击包含第一个说明的单元格,然后按 Enter。
      Excel 会将单元格引用粘贴到新工作表上的单元格 B2 中。

    4. 在新工作表,请再次单击单元格 B2,然后双击填充柄 填充柄
      Excel 将为列表中的其他单元格引用粘贴到 B 列。

  6. 重复步骤 5,但是使用 C 列并复制服务的默认小时费率。

  7. 重复步骤 5,但是使用 D 列并复制服务的备注。

从顺序与服务数据表上的列相同的列中粘贴数据
  1. 在 Excel 中,选择数据,然后按 Ctrl+C。

    若要选择多个不相邻的单元格组,选择时请按住 Ctrl 键。

  2. 在 Access 中,在服务选项卡上,右键单击数据表上的星号,然后单击粘贴
    服务数据表上的快捷菜单

一次添加一个服务

  • 单击“添加新服务”以打开“服务详细信息”窗体,并输入服务相关信息。
    - 或 -

  • “服务”选项卡上的数据表中输入数据。

产品选项卡︰ 输入产品信息

“产品”选项卡上,添加服务期间您经销或使用的产品相关信息。

当将产品添加到报价或发票时,单价将作为报价或发票的一部分记录下来。但是,您可在提交任何特定报价或发票之前调整任何产品的单价。调整报价或发票的价格不会影响产品的单价。

添加已存储在 Excel 中的产品数据

您可以将数据从 Excel 复制并粘贴到 Access 数据表中。复制和粘贴数据可为您节省时间,特别是当 Excel 中的数据已在与数据表上的列相同或非常相似的行或列中时。

当您准备将 Excel 数据复制并粘贴到 Access 时,有两个主要注意事项:

重要:  列“产品代码”对于每个服务必须具有一个值,并且该值必须是唯一的 – 即,两个或多个服务不能具有相同名称。

注意:  本节中的步骤假定“产品”数据表中所有四列均具有数据。如果所有这些列没有数据,您可以复制您已有的数据。必不可少并且必须具有唯一值的列是“产品代码”

从 Excel 数据从行转置成列

如果数据是按行(相对于列)排列的,则在将数据粘贴到 Access 之前应转置 Excel 中的数据。

提示:  如果数据未按照 Access 数据表中列的相同顺序排序,请考虑在 Excel 中插入一个工作表,并将数据转置到新的工作表上。使用新工作表可以更加轻松地按 Access 数据表列的相同顺序排列数据。

  1. 在 Excel 中,选择数据,然后按 Ctrl+C。

    若要选择多个不相邻的单元格组,选择时请按住 Ctrl 键。

  2. 右键单击某个单元格外部选定数据 (例如,单元格选择的最低行下方),然后在粘贴选项下,单击转置按钮︰
    粘贴转置

重新排列顺序与产品数据表不同的 Excel 列
  1. 打开包含产品相关数据的 Excel 工作簿。

  2. 插入新工作表。此步骤的帮助,请参阅 Excel 文章插入或删除工作表

  3. 在新工作表上:

    1. 键入或粘贴单元格 A1 中产品代码

    2. 键入或粘贴单元格 B1 中的产品说明

    3. 键入或粘贴单元格 C1 中的单价

    4. 在单元格 D1 中键入或粘贴“单位数量”

    5. 键入或粘贴单元格 E1 中的笔记

  4. 将产品的名称或代码复制到 A 列:

    1. 单击列出了名称或代码的工作表的标签。

    2. 选择名称或代码列表,然后按 Ctrl+C

    3. 单击新工作表的标签。

    4. 选择单元格 A2,然后按 Ctrl+V。

  5. 将产品说明复制到 B 列:

    1. 单击单元格 B2,然后键入一个等号 (=)。

    2. 单击列出了说明的工作表标签。

    3. 单击包含第一个说明的单元格,然后按 Enter。
      Excel 会将单元格引用粘贴到新工作表上的单元格 B2 中。

    4. 在新工作表,请再次单击单元格 B2,然后双击填充柄 填充柄
      Excel 将为列表中的其他单元格引用粘贴到 B 列。

  6. 重复步骤 5,但是使用列 C 并复制产品的单价。

  7. 重复步骤 5,但是使用列 D 并复制产品的单位数量。

  8. 重复步骤 5,但是使用列 E 并复制产品的备注。

从顺序与产品数据表上的列相同的列中粘贴数据
  1. 在 Excel 中,选择数据,然后按 Ctrl+C。

    若要选择多个不相邻的单元格组,选择时请按住 Ctrl 键。

  2. 在 Access 中,在产品选项卡上,右键单击数据表上的星号,然后单击粘贴
    服务数据表上的快捷菜单

一次添加一个产品

  • 单击“添加新产品”以打开“产品详细信息”窗体,并输入产品信息。
    - 或 -

  • “产品”选项卡上的数据表中输入数据。

报价和发票的选项卡︰ 输入报价和发票

如果您现有一些报价和发票,则可以在“报价和发票”选项卡上的数据表中输入。

  1. 要输入报价,请单击“添加新报价”。要输入发票,请单击“添加新发票”

  2. 在打开的详细信息窗体中,输入您拥有的信息(例如,状态、生成报价或发票的员工以及客户)。

  3. 如果您输入的客户不在数据库中,Access 将提示您输入新客户。单击“是”,然后填写新客户相关信息。当关闭数据表后,客户将出现在“客户”下拉列表中。

  4. 在完成各个报价或发票后,单击“保存并关闭”。数据已保存,关闭窗体。

  5. 在添加完现有报价和发票之后,单击“下一步”

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仪表板︰ 跟踪活动报价和发票

“仪表板”选项卡提供了一个便利的位置用于跟踪公开报价和未付发票,以及添加新的报价或发票。

服务数据库模板的“仪表板”选项卡

查看有关报价或发票的详细信息

  • 单击“报价编号”下方的某个值,以打开该报价的“报价详细信息”窗体。

    您可以编辑报价详细的信息之前提交 – 即,如果状态新建

  • 单击“发票编号”下方的某个值,以打开该发票的“发票详细信息”窗体。

创建新的报价或者发票

  • 单击“新建报价”“新建发票”,然后填写出现的窗体。

    注意: 如果未登录到数据库,请从“销售人员”下拉列表中选择您的姓名,以将您的姓名添加到报价或发票。

返回页首

报价︰ 管理所有报价

“报价”选项卡提供了视图,可帮助您基于状态管理报价。

服务数据库模板的“报价”选项卡

下列选项卡上列出了报价:

  • 活动    列出尚未开票、被拒绝或已过期的报价。

  • 已批准    列出已批准或已开票的报价。

  • 已开票    列出已开票的报价。您可以查看列出的报价的发票。

  • 已过期    列出已过期但未开票的报价。

  • 被拒绝    列出被拒绝的报价。您可以批准被拒绝的报价,使其可用于开票。

查看有关报价的详细信息

  • 单击“报价编号”下方的某个值,以打开该报价的“报价详细信息”窗体。

    您可以编辑报价详细的信息之前提交 – 即,如果状态新建

“报价详细信息”窗体

“报价详细信息”窗体

1.报价编号和状态显示在报价详细信息窗体的左上角。

2.使用按钮在报价详细信息窗体顶部提交、 批准、 拒绝或发票报价,创建重复的报价,并在准备打印查看报价。

3.在报价详细信息窗体顶部按钮下方的框是有关报价的常规信息。

4.中间报价详细信息窗体选项卡是有关报价的详细信息︰ 行项目 (服务和产品),服务位置、 税款和条款和笔记。您可以调整费率和单价的行上任何报价的项目,而不影响关联的服务或产品的默认值。

5.在报价详细信息窗体的右下角显示的服务、 产品和税总数量。如果您更新的行项目选项卡或税款和条款选项卡上的详细信息,请单击刷新总计以更新此区域中显示的金额。

创建新的报价

  • “报价”选项卡上,单击“新建报价”,然后填写“报价详细信息”窗体。

    注意: 如果未登录到数据库,请从“销售人员”下拉列表中选择您的姓名,以将您的姓名添加到报价。

提交报价进行审批

未提交的报价不具有报价编号;在报价编号下,将显示值[...]

  1. “报价”选项卡上,在包含要提交的报价的行中单击 [...]
    Access 将打开“报价详细信息”窗体,并显示报价。

  2. 查看报价的常规信息和详细信息,并进行任何必要的更改(例如,添加或删除行项目、调整行项目的费率或单价,或者添加备注)。

  3. “报价详细信息”窗体顶部,单击“提交”

批准或拒绝已提交的报价

  1. “报价”选项卡上,单击“报价编号”下方的某个值以打开“报价详细信息”窗体并显示该报价。

  2. 查看报价信息,然后执行下列操作之一:

    • 如果报价是可接受的,单击“报价详细信息”窗体顶部的“批准”

    • 如果报价是可接受的,存在少量更改,请单击“报价详细信息”窗体顶部的“复制”。Access 将基于原始报价创建新报价。然后,您可以修订和提交新报价,并进行审批。

    • 如果报价不可接受,单击“报价详细信息”窗体顶部的“拒绝”

将已批准的报价转变成发票

  1. “报价”选项卡上,单击“已批准”选项卡。
    Access 会显示已批准的报价(包括已开票的报价)。

  2. 单击“报价编号”下方的某个值,以打开该报价的“报价详细信息”窗体。

  3. 查看报价信息。

    注意: 您无法更改任何的已批准的报价的详细信息。但是,您可以通过单击重复进行复制的报价、 修改和提交报价重复,然后批准并使用该报价创建发票。

  4. “报价详细信息”窗体顶部,单击“发票”

打印报价或通过电子邮件发送报价

  1. “报价”选项卡上,单击“报价编号”下方的某个值以打开“报价详细信息”窗体并显示该报价。

  2. “报价详细信息”窗体顶部,单击“查看报价”
    Access 将以打印形式打开报价。

    注意:  报价顶部的按钮不会显示在最终副本上。

  3. 单击报价顶部的合适按钮。

 返回页首

发票︰ 管理所有发票

“发票”选项卡上,您可以创建新发票和按状态查看发票。

服务数据库模板的“发票”选项卡

下列选项卡上列出了发票:

  • 未付    列出未付但尚未过期的发票。

  • 已过期   列出未付但已过期的发票。

  • 支付   列出已付的发票。

查看有关发票的详细信息

  • 单击“发票编号”下方的某个值,以打开该发票的“发票详细信息”窗体。

    您可以编辑发票的详细的信息之前提交 – 即,如果状态新建

“发票详细信息”窗体

“发票详细信息”窗体

1.发票编号和状态显示在发票详细信息窗体的左上角。

2.使用按钮在发票详细信息窗体顶部提交发票或支付,则可创建重复的发票的标记,若要查看哪些发票外观进行打印时,来将更改保存到发票和关闭发票详细信息窗体。

3.在发票详细信息窗体顶部按钮下方的框是有关发票的常规信息。如果从报价创建该发票它从该报价,继承此信息,但您可以对发票进行更改,而不影响源报价。

4.中间发票详细信息窗体选项卡是有关发票的详细信息︰ 行项目 (服务和产品),服务位置、 税款和条款和笔记。如果从报价创建该发票它从该报价,继承这些详细信息,但您可以对发票详细信息进行更改,而不影响原始报价。您可以调整费率和单价的任何发票上的行项目而不影响关联的服务或产品的默认值。

5.在发票详细信息窗体的右下角显示的服务、 产品和税总数量。如果您更新的行项目选项卡或税款和条款选项卡上的详细信息,请单击刷新总计以更新此区域中显示的金额。

创建新的发票

  • 单击“新建发票”,然后填写“发票详细信息”窗体。

    注意: 如果未登录到数据库,请从“销售人员”下拉列表中选择您的姓名,以将您的姓名添加到报价。

提交发票进行支付

未提交的发票不具有发票编号;在发票编号下,将显示值[...]

  1. “发票”选项卡上,在包含要提交进行支付的发票的行中单击 [...]
    Access 将打开“发票详细信息”窗体,并显示发票。

  2. 查看发票的常规信息和详细信息,并进行任何必要的更改(例如,添加或删除行项目、调节行项目的费率或单价,或者添加备注)。

  3. “发票详细信息”窗体顶部,单击“提交”

打印发票或通过电子邮件发送发票

  1. 发票”选项卡上,单击“发票编号”下方的某个值以打开“发票详细信息”窗体并显示该发票。

  2. “发票详细信息”窗体顶部,单击“查看发票”
    Access 将以打印形式打开发票。

    注意:  发票顶部的按钮不会显示在最终副本上。

  3. 单击发票顶部的合适按钮。

将发票标记为“已付”

  1. “发票”选项卡上,在“未付”选项卡上,单击“发票编号”下方的某个值以打开“发票详细信息”窗体并显示该发票。

  2. “发票详细信息”窗体顶部,单击“标记为已支付”

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报表中心︰ 查看和打印报表

服务数据库模板包含四种报表:客户列表和三个销售报表(每月、每季和每年)。

服务数据库模板的“报表中心”选项卡

若要预览报表:

  • 单击“报表中心”选项卡,然后在“选择报表”下,单击需要查看的报表。
    Access 将在预览窗格中显示报表。

您可以通过使用预览窗格顶部显示的选项来自定义预览。所显示的选项取决于您预览的报表。

若要打印报表:

  1. 预览要打印的报表。

  2. “报表中心”选项卡上,单击“在新选项卡中打开”,然后按 Ctrl+P。

高级︰ 管理服务、 产品、 员工和客户

“高级”选项卡提供了一个用于管理以下列表的方便位置:

  • 客户

  • 员工

  • 产品

  • 服务

每个列表都显示为数据表,可在其中轻松发现不一致的地方并对数据进行批量更改。

服务数据库模板的“高级”选项卡

后续步骤

当您开始使用服务模板管理自己的业务时,您很有可能希望用新的方法来查询或筛选数据。您也许会发现要修改数据库,以便更好地满足需要。本部分中的链接为您提供有关可执行的典型任务和修改操作的详细信息。

注意: 机器翻译免责声明:本文是由无人工介入的计算机系统翻译的。Microsoft 提供机器翻译是为了帮助非英语国家/地区用户方便阅读有关 Microsoft 产品、服务和技术的内容。由于机器翻译的原因,本文可能包含词汇、语法或文法方面的错误。

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