使用智能文档

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智能文档的文件,例如 Excel 工作簿,它可以让您的帮助,根据您处理它们。几种类型的 Excel 文件,例如窗体和模板,也可用作智能文档。

了解有关智能文档

智能文档提供了两种常见的业务问题的解决方案: 控制业务流程和重复使用和共享信息。您可以创建这些智能文档解决方案的 Excel 工作簿中添加 XML 扩展包。可以下载这些解决方案,也可以使用智能文档软件开发工具包制定。

智能文档工作特别适用于工作簿的工作流的一部分。工作流都是自动的移动文档或项目通过特定序列操作或与业务流程相关的任务。工作流可以用于统一管理常见业务流程,例如文档审批或审阅。例如,您的公司可能具有填写年度员工支出窗体过程,并且您可能已使用 Excel 模板实现此目的。如果该模板将转换为智能文档,它可以连接到数据库的自动完成一些所需的信息,如雇员姓名、 员工编号和管理者的姓名。当您完成费用报表时,智能文档会显示一个按钮,您可以将其发送到工作流的下一步。智能文档"知道"谁是您的管理员,因为它可以自动传送给此人。和谁具有该文档时,无论智能文档知道它费用审阅工作流中的位于何处以及哪些步骤需要引起这种情况下一步。

您可以使用智能文档以帮助您共享和重用现有内容。例如,律师可以使用现有样板,当他们编写合同、 新闻报道可插入署名和其他常用的文本。智能文档可以也更加轻松地共享信息,然后甚至可以与其他 Microsoft Office 程序交互。例如,您可以使用智能文档将 Outlook 中,通过电子邮件发送所有无需离开文档,或您自己启动 Outlook。

添加智能文档解决方案时,它将显示在列表中可用的解决方案中,当您打开一个新的智能文档。若要使用的解决方案,必须首先将 XML 扩展包附加到您的文档,将 Excel 工作簿转换为智能文档。XML 扩展包包含多个组件,包括 XML 文件和引用那些组件的清单。当打开附加到扩展包的文档时,Excel 还会打开文档操作任务窗格。该任务窗格中可以包括用于完成任务和使用智能文档的帮助的工具。智能文档提供的特定功能取决于设计的创建者 — 开发人员或 IT 专业人员 — 实现。如有必要,则联系信息技术 (IT) 专业的位置和有关您的智能文档解决方案的详细信息。

注意: 首先使用智能文档时,您可能会看到一条消息指出您需要安装公共语言运行时组件,或您需要不同版本的组成部分。如果您看到这种类型的消息,请与系统管理员联系。

如果您没有开发或 IT 资源可用,您可以下载智能由第三方创建的文档。如果您是开发人员,并且您想要了解有关如何创建智能文档详细信息,请参阅 Microsoft Developer Network (MSDN) 网站上的智能文档软件开发工具包。

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添加和附加智能文档解决方案

  1. 如果看不到开发工具选项卡,请执行下列操作以显示它:

    1. 文件选项卡上,单击选项>自定义功能区

    2. 在右侧的自定义功能区对话框中,从自定义功能区下拉列表中选择主选项卡,然后再选中开发工具框。

    3. 单击“确定”

      注意: 如果您使用的 Excel 2007 中,单击 Office 按钮图像 Microsoft Office 按钮,,然后单击Excel 选项。在常用类别中,在使用 Excel 时采用的首选项中,选择功能区中的显示开发工具选项卡复选框,然后单击确定

  2. 开发工具选项卡的XML组中,单击扩展包

    扩展包

  3. 单击“添加”

  4. 安装 XML 扩展包对话框中,找到您想要添加的解决方案的清单的位置。

  5. 单击“打开”

  6. 可用 XML 扩展包列表中,单击您想要将附加到您的文档的解决方案,然后单击附加

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更改附加到智能文档的 XML 扩展包

  1. 如果“开发工具”选项卡不可用,执行下列操作以显示此选项卡:

    1. 文件选项卡上,单击选项>自定义功能区

    2. 在右侧的自定义功能区对话框中,从自定义功能区下拉列表中选择主选项卡,然后再选中开发工具框。

    3. 单击“确定”

      注意: 如果您使用的 Excel 2007 中,单击 Office 按钮图像 Microsoft Office 按钮,,然后单击Excel 选项。在常用类别中,在使用 Excel 时采用的首选项中,选择功能区中的显示开发工具选项卡复选框,然后单击确定

  2. 开发工具选项卡的XML组中,单击扩展包

    扩展包

  3. 执行以下任意操作:

    1. 若要从文档中删除 XML 扩展包名称和 URL 属性,请单击删除。XML 扩展包仍可在可用 XML 扩展包列表。

    2. 若要将当前 XML 扩展包替换为新的 XML 扩展包,在可用 XML 扩展包列表中,选择不同的 XML 扩展包,然后单击附加

    3. 可以将 XML 扩展包配置为自动更新设置时间间隔。要检查这些间隔之外的更新,请单击更新。如果可用的更新的 XML 扩展包,将下载新组件。

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删除智能文档解决方案

  1. 如果“开发工具”选项卡不可用,执行下列操作以显示此选项卡:

    1. 文件选项卡上,单击选项>自定义功能区

    2. 在右侧的自定义功能区对话框中,从自定义功能区下拉列表中选择主选项卡,然后再选中开发工具框。

    3. 单击“确定”

      注意: 如果您使用的 Excel 2007 中,单击 Office 按钮图像 Microsoft Office 按钮,,然后单击Excel 选项。在常用类别中,在使用 Excel 时采用的首选项中,选择功能区中的显示开发工具选项卡复选框,然后单击确定

  2. 开发工具选项卡的XML组中,单击扩展包

    扩展包

  3. 可用 XML 扩展包列表中,单击要删除的解决方案,然后单击删除

注意: 删除智能文档解决方案将删除该解决方案的注册表信息。删除该解决方案不会删除任何已安装在计算机通过 XML 扩展包由于其他智能文档可能会使用这些文件的文件。

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