日历概要

使用日程安排助理

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此视频介绍如何使用“日程安排助理”来帮助处理有许多参加者的复杂会议。

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向日历添加假日

打印显示约会和会议的日历

与他人共享 Outlook 日历

我们的会议规模越来越大。所以,为便于处理涉及到的各种复杂问题,我们将使用调度助手。

与会者和资源列在这里。

与其相邻的是其对应在时间表中用彩条表示的日程安排。

带底纹的区域表示我们的会议时间。

通过查看这些指示条,我们可以知道列表中的与会者已受到邀请,

并且我们的会议已显示在他们的日历中。

您可以检查此图例来了解指示条中各种颜色的含义。

这位与会者已接受会议,所以她的指示条显示她在这段时间的状态为忙。

这些与会者仍未定。

默认情况下,我们只能在指示条中看到忙/闲信息 —

而看不到详细信息,除非与会者允许我们共享其日历。

即使这样,已知信息也够我们尝试找到与每个人的日程安排都不

冲突的会议时间了。

单击“添加与会者”,然后再添加两个人。

再添加一个较大的会议室,并删除第一个会议室。

看来在已邀请的人中,有一个人的日程排定可能与我们的会议安排冲突,

所以我们尝试将会议后移半小时。

您可以在下面这里执行此操作,不过,有更容易的方法:只需拖动这些线条即可更改开始和结束时间。

找到看来对每个人都合适的时间后,您可以发送更新。

各与会者将收到更新的会议请求。

同样,收件人可以查看邀请并单击“接受” ,“暂定”或“谢绝”。

使用 Outlook 的收件人还可以选择建议一个新时间。

如果他们单击“暂定并建议新时间”,就会看到一个和调度助手很像的对话框。

他们可以更改开始时间或结束时间,然后单击“建议时间”。之后,他们可以添加消息并单击“发送”。

随后您可以打开建议并决定是接受,删除还是答复建议。

要找到一个让每个人都满意的会议时间的确算得上是一件苦差事,

但调度助手可帮您简化这项工作。

接下来,您将看到当我们与其他人共享日历时会发生什么情况。

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