使用文档中心网站

使用文档中心网站

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SharePoint 提供了很多用于管理内容的功能,并且具有强大的缩放功能。如果您需要管理数百甚至上千个文档、视频等内容,可以考虑使用文档中心网站模板(默认情况下随 SharePoint 提供)。此模板针对大规模文档管理进行了优化。它可以节省时间和帮助您提高效率,SharePoint 还包含文档中心网站模板。文档版本、文档 ID、文档集、元数据导航和内容类型等重要功能已内置于该模板中。

文档中心网站适用于以下情形:

  • 创作环境    在“文档中心”创作环境中,用户可以创建和编辑数千个存储在中心库中的文档或媒体资产。

  • 内容存档    在内容存档(例如知识库)中,用户可以存储或查看文档。

本文将向您介绍文档中心网站模板中的功能,以及如何创建文档中心网站。

若要创建文档中心,请参阅使用模板来创建不同类型的 SharePoint 网站

文档中心网站有哪些内容?

文档中心网站模板包含用于更加轻松和高效地创建和管理大型文档集的功能。在大多数情况下,网站所有者可以单独添加每项功能。但是,文档中心网站模板会自动启用建议的文档管理功能。以下部分对这些功能作了简短介绍:

您可以使用“文档中心”网站作为创作环境或内容存档。在创作环境中,用户经常签入和签出文件并为这些文件创建文件夹结构。版本控制处于启用状态,而且每个文档存在 10 个或更多早期版本。此外,工作流可以控制文档生命周期。

相比之下,内容存档位置中发生的创作活动少之又少。用户仅查看或上载文档。文档中心网站模板支持创建称为知识库存档的内容类型。一般情况下,知识库包含文档的单一版本,而一个网站可以扩展至容纳 1,000 万个文件。在典型的情况下,如大型组织的技术支持中心,可能会有 10,000 名用户访问内容,主要是读取。其中 3,000 至 4,000 名用户可能会将新内容上载到网站中。

以下项说明可在文档中心网站中包含的某些 SharePoint 功能。此列表仅介绍了几个可用的功能。除了这些功能以外,大多数企业都会自定义文档中心的外观和导航,并包含企业专用的自定义 Web 部件功能。

托管元数据是一种用于为 SharePoint 中的文档指派特定术语的系统。随后,您可以使用这些术语对文档进行分类。您还可以使用元数据为用户创建功能强大的导航工具,以帮助他们快速查找所需的内容。

例如,假设贵公司具有一个知识库,其中包含帮助用户解决产品问题的文章。您可能需要创建元数据库术语,以便用户能够按产品、问题类型或其他特征筛选信息。

在文档中心网站中,每项内容都具有与文档位置无关的唯一 ID,例如 URL 链接。这意味着如果您移动或重命名文档,ID 将保持不变。因此,您可以使用 ID 为文档创建一种永久链接,并最大限度地减少由断开链接造成的潜在时间浪费。

文档版本将在文档中心网站中自动启用。这意味着您会自动拥有所有不同文档版本的历史记录。例如,在文档审阅过程中,这意味着您拥有在审阅期间输入的所有更新的记录。您可以跟踪更新、联系响应者等。此外,如果当前文章版本出现问题,您可以快速恢复到上次的有效版本。

内容类型是一种特定的内容类型,它与内容的一组设置一起使用。当有人创建预定义内容类型的文档时,它将自动接收该内容类型的所有相应设置。例如,文档中心可能具有内容类型集合,即不同类型的文档、视频、模板等。

内容管理器未自动包含在文档中心网站中。但是,许多用户都会添加它。内容管理器是一项 SharePoint 功能,它允许您管理整个组织和项目结构。通过使用元数据或内容类型,内容管理器可以自动将文档和其他项目传送到特定位置。例如,在知识库中,您可能希望内容管理器将所有新提交自动传送到特殊库,该库收集了有关特定产品的文章。

注意: 机器翻译免责声明:本文是由无人工介入的计算机系统翻译的。Microsoft 提供机器翻译是为了帮助非英语国家/地区用户方便阅读有关 Microsoft 产品、服务和技术的内容。由于机器翻译的原因,本文可能包含词汇、语法或文法方面的错误。

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