使用文档中心管理大量文件

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注意: 本文是指由猎奇制造商自行车、 自行车组件和 bicycling 附件虚构公司创建示例 SharePoint 网站。

Microsoft Office SharePoint Server 2007 包括一个文档中心网站模板。使用该模板创建网站时,产生的网站针对创建、使用和存储大量文档而优化。例如,猎奇公司使用它的文档中心来存储和管理其技术手册、价目表以及产品规范和产品比较。

文档中心网站的使用方式

可以将文档中心网站作为一个创作环境或者内容存档位置。在创建环境中,用户频繁地签入和签出文件并为这些文件创建文件夹结构。启用了版本控制,每个文档可以有 10 个或更多个早期版本存在。用户频繁地签入和签出文档,工作流可以控制文档的生命周期。猎奇公司的文档中心是作为创作环境设置的。

相比之下,内容存档位置中发生的创作活动少之又少。用户只是查看或上载文档。文档中心网站模板支持创建知识库存档。一般情况下,知识库包含文档的单一版本,而一个网站可以扩展至容纳 1000 万个文件。在典型的情况下,例如大型组织的技术支持中心,10,000 个用户可能在访问内容,主要是进行阅读。而其中的 3,000 到 4,000 个用户可能将新内容上载到网站。

注意: 还可以使用记录中心网站模板创建另一种大型存档。该模板包含一些用来管理记录的保留和处置的功能。

文档中心的功能

文档中心网站提供了用来创建和管理大批量文档的功能。默认情况下,文档中心网站模板启用建议的文档管理功能。下面几部分将简要介绍主要功能。

树视图导航

对于大多数 Microsoft Windows 用户来说,树视图应该是一种熟悉的导航元素。“文档”库可以有许多级文件夹和子文件夹,因此您可以使用树视图迅速通过浏览找到所需的文档。下图显示了猎奇公司文档中心的树视图。

文档中心的树视图导航

主要和次要文档版本控制

可为任何文档库启用版本控制。猎奇公司文档中心使用了主要和次要版本控制,这是“文档”库的默认设置。

版本控制允许您跟踪对文档的更改,而且有助于您在修改内容的同时管理内容。当几个人共同处理多个项目,或信息需要经过若干个开发和审阅阶段时,版本控制就特别有用。

启用了版本控制时,您可以还原早期版本并将其作为当前文档,或者查看早期版本而不覆盖当前文档。下图显示了猎奇公司文档中心内一个文档的版本历史记录。

版本历史记录

签入和签出

文档中心的默认设置要求用户签入和签出文件。要求签出文件有助于防止在更改过程中发生冲突和混淆,因为一次只能有一位用户可以更改文件。要求签出时,在某人打开文件进行编辑时文件会自动签出,除非另一位用户已将该文件签出。

将文件签出期间,在您将该文件签入前,其他人将看不到您所做的更改。无论您使用的是硬盘还是服务器,情况都是如此。在签入文件时,系统将提示您输入有关所做更改的批注,这些批注将成为版本历史记录的一部分。由于“文档”库跟踪文件的主要版本和次要版本,因此系统会提示您选择要签入哪种类型的版本。

内容类型

内容类型是内容类别的一组可重复使用的设置。可以使用内容类型统一管理项和文档的元数据、模板及行为。例如,猎奇公司文档中心定义了六种内容类型,每种内容类型都使用特定于用户可以创建的文件类型的模板。猎奇公司使用 Microsoft Office Publisher 2007 文件作为价目表,使用 Excel 2007 工作簿作为产品比较表。“新建”菜单显示由网站的文档中心使用的内容类型以及为任何列表或库定义的内容类型。

显示内容类型的“新建”菜单

“相关文档”Web 部件

“相关文档”Web 部件可以帮助创建您创建、签出和更改的文档的个性化视图。在大型文档中心,该 Web 部件可使文件的查找和使用更加方便,让您省时又省力。下图显示了该 Web 部件:

“相关文档”Web 部件

除了上图中显示的列外,“相关文档”Web 部件还提供了指向包含文档及文档属性的文件夹的链接。

“即将开始的任务”Web 部件

“即将开始的任务”Web 部件向您通知与文档有关的任务。例如,如果您的工作组使用一个根据计划自动将文档存档的工作流,您可以将“即将开始的任务”Web 部件设置为先于系统通知您。

“即将开始的任务”Web 部件

除了上图中显示的列外,“即将开始的任务”Web 部件还提供了文档和文档属性的位置。

注意: 机器翻译免责声明:本文是由无人工介入的计算机系统翻译的。Microsoft 提供机器翻译是为了帮助非英语国家/地区用户方便阅读有关 Microsoft 产品、服务和技术的内容。由于机器翻译的原因,本文可能包含词汇、语法或文法方面的错误。

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