使用数据连接向导将数据导入到 Word

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在您的 Microsoft Word 程序,您可以在 Word 中,但如何导入数据,并保护其安全内使用外部存在数据世界?它是详述进行正确的连接。

使用数据连接向导导入外部数据

在 Microsoft Word 中导入外部数据使用邮件合并。使用邮件合并创建一组文档,例如发送到多个客户或为假日卡片邮寄地址标签工作表的套用信函。您还可以导入的文本文件,Excel 工作表和 Access 表或查询直接,而无需使用连接文件。有关详细信息,请参阅创建邮件合并

导入文本以逗号分隔值 (CSV) 文件 (.csv) 非常简单。如果您的文本文件不使用列表分隔符定义在您的计算机的.csv 文件或文本文件不是.csv 文件,您可以使用 Schema.ini 文件指定了正确的文件格式。

导入文件

  1. 邮件选项卡的开始邮件合并组中,单击选择收件人>使用现有列表

    Word 功能区图像

  2. 在“选择数据源”对话框中,执行下列操作之一:

    • 若要使用现有.odc 文件,请双击.odc 文件。在导入的数据,并且您完成。

    • 要创建新的.odc 文件,请单击新建源,然后执行过程中的每个步骤。

      数据连接向导中显示。

  3. 欢迎使用数据连接向导页面中,单击其他/高级

    数据链接属性对话框中显示。

    有关各种对话框中的其他选项的详细信息,请单击帮助

  4. 提供商选项卡上,选择Microsoft Jet 4.0 OLE DB 提供程序,,然后单击下一步

  5. 连接选项卡上的选择或输入数据库名称框中,输入完整路径包含文本的文件的文件夹。

    为了帮助您找到的文件夹,请单击框旁边的浏览按钮。

  6. 单击全部选项卡,选择扩展属性,然后单击编辑值

  7. 属性值框中,输入下列选项之一:

    • 如果文本文件具有列标题,请输入文本;页眉 = 是

    • 如果文本文件不具有列标题,请输入文本;页眉 = 无

  8. 单击“确定”

  9. 若要确保您输入了正确的信息,请单击连接选项卡,然后单击测试连接

  10. 执行下列操作之一:

    • 如果您收到一条错误消息,重新检查您在前面的步骤中输入的值。

    • 如果您收到消息"测试连接成功",单击确定

  11. 单击“确定”

    数据连接向导将重新出现。

  12. 选择数据库和表页面下的名称列中,选择要导入的文本文件,然后单击下一步

  13. 保存数据连接文件和完成页上,在文件名框中,输入.odc 文件的名称,然后单击完成

    若要更改文件夹的位置,这是默认情况下的我的数据源文件夹,请单击浏览

  14. (可选) 若要使连接文件更易于查找,您可以在说明友好名称搜索关键字框中输入的其他信息。

使用 Schema.ini 文件指定不同列表分隔符字符或文本的文件格式

Schema.ini 文件是一个文本文件,其中包含用于替代默认文本驱动程序设置 Windows 注册表中的条目。一般情况下,使用 Schema.ini 文件,必须执行以下操作:

  • 将 Schema.ini 文件存储在您要导入的文本文件所在的文件夹。

  • 命名文件Schema.ini

  • 在 Schema.ini 文件的第一行中,键入要链接到的文本文件的名称用方括号括起来。

  • 添加其他信息,以指定不同的文本的文件格式。

以下各部分显示使用 Schema.ini 文件的常见的示例。

示例: 指定分号 (;) 作为分隔符

[Categories.txt] Format=Delimited(;)

示例: 指定制表符作为分隔符

[Products.txt] Format=TabDelimited

示例: 指定固定宽度的文件

[Shippers.txt]Format=FixedLengthCol1=ShipperID Text Width 11Col2=CompanyName Text Width 40Col3=Phone Text Width 24

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导入文本文件使用 ODBC 驱动程序是,至少两个步骤。首先,如有必要,在您的计算机文本的 ODBC 驱动程序定义 DSN 的用户。第二步,使用导入的文本文件 DSN 的用户。如果您的文本文件的逗号分隔值 (CSV) 文件,不使用列表分隔符定义在您的计算机或您的文本文件不是.csv 文件,您可以使用 Schema.ini 文件指定了正确的文件格式。

定义 DSN 的用户

  1. 打开控制面板,然后单击系统和安全>管理工具> ODBC 数据源 (32 位)ODBC 数据源 (64 位)。\

  2. ODBC 数据源管理器对话框中,在用户 DSN选项卡上,单击添加

  3. 创建新的数据源对话框中,选择Microsoft 文本驱动程序 (.txt; *.csv),,然后单击完成

    显示ODBC 文本设置对话框。

  4. 数据源名称中输入的名称。

  5. 清除使用当前目录复选框。

  6. 单击选择目录

  7. 选择目录对话框中,找到包含要导入,请确保在文件名框中,下面的列表中显示的文本文件的文本文件的文件夹,然后单击确定

  8. 单击两次“确定”。

有关各种对话框中的其他选项的详细信息,请单击帮助

导入文件

  1. 邮件选项卡的开始邮件合并组中,单击选择收件人>使用现有列表

    Word 功能区图像

  2. 在“选择数据源”对话框中,执行下列操作之一:

    • 若要使用现有.odc 文件,请双击.odc 文件。在导入的数据,并且您完成。

    • 要创建新的.odc 文件,请单击新建源,然后执行过程中的每个步骤。

      数据连接向导中显示。

  3. 欢迎使用数据连接向导页面中,单击ODBC DSN

  4. 连接到 ODBC 数据源页中,选择刚创建的用户 DSN,然后单击下一步

  5. 选择数据库和表页上,选择在名称列下的文本文件,然后单击下一步

  6. 保存数据连接文件和完成页上,在文件名框中,输入.odc 文件的名称,然后单击完成

    若要更改文件夹的位置,这是默认情况下的我的数据源文件夹,请单击浏览

  7. (可选) 若要使连接文件更易于查找,您可以在说明友好名称搜索关键字框中输入的其他信息。

有关各种对话框中的其他选项的详细信息,请单击帮助

使用 Schema.ini 文件指定不同列表分隔符字符或文本的文件格式

Schema.ini 文件是一个文本文件,其中包含用于替代默认文本驱动程序设置 Windows 注册表中的条目。一般情况下,使用 Schema.ini 文件,必须执行以下操作:

  • 将 Schema.ini 文件存储在您要导入的文本文件所在的文件夹。

  • 命名文件Schema.ini

  • 在 Schema.ini 文件的第一行中,键入要链接到的文本文件的名称用方括号括起来。

  • 添加其他信息,以指定不同的文本的文件格式。

以下各部分显示使用 Schema.ini 文件的常见的示例。

示例: 指定列标题

[Categories.txt] ColNameHeader=True

示例: 指定分号 字符 (;) 作为分隔符

[Categories.txt] Format=Delimited(;)

示例: 指定制表符作为分隔符

[Products.txt] Format=TabDelimited

示例: 指定固定宽度的文件

[Shippers.txt]Format=FixedLengthCol1=ShipperID Text Width 11Col2=CompanyName Text Width 40Col3=Phone Text Width 24

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  1. 邮件选项卡的开始邮件合并组中,单击选择收件人>使用现有列表

    Word 功能区图像

  2. 在“选择数据源”对话框中,执行下列操作之一:

    • 若要使用现有.odc 文件,请双击.odc 文件。在导入的数据,并且您完成。

    • 要创建新的.odc 文件,请单击新建源,然后执行过程中的每个步骤。

      数据连接向导中显示。

  3. 欢迎使用数据连接向导页面中,单击Microsoft SQL Server

  4. 连接到数据库服务器页面上,执行下列操作:

    • 服务器名称框中输入数据库服务器的名称。

      如果数据库是您的计算机上,输入(本地)

    • 登录凭据,请执行下列操作之一:

      • 若要使用您的 Windows 用户名和密码,请单击使用 Windows 身份验证

      • 要使用的数据库的用户名和密码,请使用下面的用户名和密码,请单击,然后在相应的框中输入的数据库的用户名和密码。

  5. 单击“下一步”。

  6. 选择数据库和表页上,在数据库框中选择的数据库、 表、 视图或用户定义的函数,在名称列中,选择,然后单击下一步

  7. 保存数据连接文件和完成页上,在文件名框中,输入.odc 文件的名称,然后单击完成

    若要更改文件夹的位置,这是默认情况下的我的数据源文件夹,请单击浏览

  8. (可选) 若要使连接文件更易于查找,您可以在说明友好名称搜索关键字框中输入的其他信息。

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从 SQL Server 数据库使用的 ODBC 驱动程序导入数据的两个步骤。首先,如有必要,在您的计算机的 ODBC 驱动程序定义 DSN 的用户。第二步,从 SQL Server 数据库导入数据。

定义 DSN 的用户

  1. 打开控制面板,然后单击系统和安全>管理工具> ODBC 数据源 (32 位) 或 ODBC 数据源 (64 位)。

  2. ODBC 数据库管理器对话框中,选择用户 DSN选项卡,,然后单击添加

  3. 创建新的数据源对话框中,选择SQL Server,然后单击完成

    显示创建新的数据源与 SQL Server对话框。

  4. 名称框中输入数据源名称。

  5. (可选) 在说明框中输入的数据源的说明。

  6. 服务器框中输入数据库服务器名称。

    如果数据库是您的计算机上,输入(本地)

  7. 单击“下一步”。

  8. 在下SQL Server 应如何验证登录 ID 的真实性?,请执行下列操作之一:

    • 使用您的 Windows 用户名和密码,请单击与 Windows NT 身份验证使用网络登录 ID

    • 若要使用的数据库的用户名和密码,通过使用 SQL Server 身份验证的登录 ID 和用户输入的密码,请单击,然后在相应的框中输入数据库登录 ID 和密码。

  9. 单击两次下, 一步,然后单击完成

  10. 若要确保您输入了正确的信息,请单击测试数据源

  11. 执行下列操作之一:

    • 如果您收到一条错误消息,重新检查您在前面的步骤中输入的值。

    • 如果您收到消息"测试成功完成 !",单击确定

  12. 单击两次“确定”。

有关各种对话框中的其他选项的详细信息,请单击帮助

从 SQL Server 数据库导入数据

  1. 邮件选项卡的开始邮件合并组中,单击选择收件人>使用现有列表

    Word 功能区图像

  2. 在“选择数据源”对话框中,执行下列操作之一:

    • 若要使用现有.odc 文件,请双击.odc 文件。在导入的数据,并且您完成。

    • 要创建新的.odc 文件,请单击新建源,然后执行过程中的每个步骤。

      数据连接向导中显示。

  3. 欢迎使用数据连接向导页面中,单击ODBC DSN

  4. 连接到 ODBC 数据源页中,选择您在上一节中定义数据源名称,然后单击下一步

  5. 选择数据库和表页上,在数据库框中选择的数据库、 表、 视图或函数下的名称列中,选择,然后单击下一步

  6. 保存数据连接文件和完成页上,在文件名框中,输入.odc 文件的名称,然后单击完成

    若要更改文件夹的位置,这是默认情况下的我的数据源文件夹,请单击浏览

  7. (可选) 若要使连接文件更易于查找,您可以在说明友好名称搜索关键字框中输入的其他信息。

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另请参阅

Office 数据连接概述

使用数据连接向导将数据导入 Publisher

使用数据连接向导将数据导入到 Visio

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