使用数据连接向导将数据导入到 Word 中

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你可以在 word 中使用的 Microsoft Word 程序外的数据世界, 但如何导入数据并保护它?这完全是关于创建正确的连接。

使用 "数据连接向导" 导入外部数据

在 Microsoft Word 中, 通过使用邮件合并来导入外部数据。使用邮件合并创建一组文档, 例如发送给许多客户的套用信函或用于节日卡片邮件的地址标签页。您也可以直接导入文本文件、Excel 工作表和 Access 表或查询, 而无需使用连接文件。有关详细信息, 请参阅在 Publisher 中创建邮件或电子邮件合并

导入逗号分隔值 (csv) 文本文件 (.csv) 非常简单。如果你的文本文件是不使用你的计算机上定义的列表分隔符的 .csv 文件, 或者如果你的文本文件不是 .csv 文件, 则可以使用 schema.ini 文件来指定正确的文件格式。

导入文件

  1. 在 "邮件" 选项卡上的 "开始邮件合并" 组中, 单击 "选择收件人" > "使用现有列表"。

    Word 功能区图像

  2. 在“选择数据源”对话框中,执行下列操作之一:

    • 若要使用现有的 .odc 文件, 请双击 .odc 文件。导入数据后, 您已完成操作。

    • 若要创建新的 .odc 文件, 请单击 "新建源", 然后执行过程中的每个步骤。

      此时将显示 "数据连接向导"。

  3. 在 "欢迎使用数据连接向导" 页面上, 单击 "其他/高级"。

    此时将显示 "数据链接属性" 对话框。

    有关各种对话框中不同选项的详细信息, 请单击 "帮助"。

  4. 在 "提供程序" 选项卡上, 选择 " Microsoft Jet 4.0 OLE DB Provider", 然后单击 "下一步"。

  5. 在 "连接" 选项卡上的 "选择或输入数据库名称" 框中, 输入包含文本文件的文件夹的完整路径。

    若要帮助查找文件夹, 请单击框旁边的 "浏览" 按钮。

  6. 单击 "全部" 选项卡, 选择 "扩展属性", 然后单击 "编辑值"。

  7. 在 "属性值" 框中, 输入下列值之一:

    • 如果文本文件包含列标题, 请输入文本;HDR = 是

    • 如果文本文件没有列标题, 请输入文本;HDR = No

  8. 单击“确定”。

  9. 若要确保输入正确的信息, 请单击 "连接" 选项卡, 然后单击 "测试连接"。

  10. 执行下列操作之一:

    • 如果收到一条错误消息, 请重新检查你在前面的步骤中输入的值。

    • 如果收到 "测试连接成功" 消息, 请单击"确定"。

  11. 单击“确定”。

    "数据连接向导" 随即重新出现。

  12. 在 "选择数据库和表" 页的 "名称" 列下, 选择要导入的文本文件, 然后单击 "下一步"。

  13. 在 "保存数据连接文件和完成" 页中, 在 "文件名" 框中输入 .odc 文件的名称, 然后单击 "完成"。

    若要更改文件夹位置 (默认情况下为"我的数据源" 文件夹), 请单击 "浏览"。

  14. 或者, 若要使连接文件更容易发现, 你可以在 "说明"、"友好名称" 和 "搜索关键字" 框中输入其他信息。

使用 schema.ini 文件指定不同的列表分隔符或文本文件格式

schema.ini 文件是文本文件, 其中包含替代 Windows 注册表中的默认文本驱动程序设置的条目。通常情况下, 若要使用 schema.ini 文件, 必须执行以下操作:

  • 将 schema.ini 文件存储在要导入的文本文件所在的同一个文件夹中。

  • 命名文件架构 .ini

  • 在 schema.ini 文件的第一行中, 键入要链接到的文本文件的名称, 并用括号括起来。

  • 添加其他信息以指定不同的文本文件格式。

以下各节介绍了使用 schema.ini 文件的常见示例。

示例: 指定一个分号字符 (;) 作为分隔符

[Categories.txt] Format=Delimited(;)

示例: 指定一个 tab 字符作为分隔符

[Products.txt] Format=TabDelimited

示例: 指定固定宽度的文件

[Shippers.txt]Format=FixedLengthCol1=ShipperID Text Width 11Col2=CompanyName Text Width 40Col3=Phone Text Width 24

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使用 ODBC 驱动程序导入文本文件至少是由两个步骤的过程。首先, 如有必要, 在您的计算机上定义 ODBC 文本驱动程序的用户 DSN。其次, 使用用户 DSN 导入文本文件。如果你的文本文件是不使用你的计算机上定义的列表分隔符的逗号分隔值 (CSV) 文件, 或者如果你的文本文件不是 .csv 文件, 则可以使用 schema.ini 文件来指定正确的文件格式。

定义用户 DSN

  1. 打开 "控制面板", 然后单击 "系统和安全>管理工具> odbc 数据源 (32 位)odbc 数据源 (64-bit)。\

  2. 在 " ODBC 数据源管理器" 对话框的 "用户 DSN " 选项卡上, 单击 "添加"。

  3. 在 "创建新数据源" 对话框中, 选择 " Microsoft 文本驱动程序 (* .txt; * .csv)", 然后单击 "完成"。

    此时将显示 " ODBC 文本设置" 对话框。

  4. 在 "数据源名称" 中输入名称。

  5. 清除 "使用当前目录" 复选框。

  6. 单击 "选择目录"。

  7. 在 "选择目录" 对话框中, 找到包含要导入的文本文件的文件夹, 确保该文本文件显示在 "文件名" 框下方的列表中, 然后单击"确定"

  8. 单击两次“确定”

有关各种对话框中不同选项的详细信息, 请单击 "帮助"。

导入文件

  1. 在 "邮件" 选项卡上的 "开始邮件合并" 组中, 单击 "选择收件人" > "使用现有列表"。

    Word 功能区图像

  2. 在“选择数据源”对话框中,执行下列操作之一:

    • 若要使用现有的 .odc 文件, 请双击 .odc 文件。导入数据后, 您已完成操作。

    • 若要创建新的 .odc 文件, 请单击 "新建源", 然后执行过程中的每个步骤。

      此时将显示 "数据连接向导"。

  3. 在 "欢迎使用数据连接向导" 页面上, 单击 " ODBC DSN"。

  4. 在 "连接到 ODBC 数据源" 页中, 选择刚刚创建的用户 DSN, 然后单击 "下一步"。

  5. 在 "选择数据库和表" 页中, 选择 "名称" 列下的文本文件, 然后单击 "下一步"。

  6. 在 "保存数据连接文件和完成" 页中, 在 "文件名" 框中输入 .odc 文件的名称, 然后单击 "完成"。

    若要更改文件夹位置 (默认情况下为"我的数据源" 文件夹), 请单击 "浏览"。

  7. 或者, 若要使连接文件更容易发现, 你可以在 "说明"、"友好名称" 和 "搜索关键字" 框中输入其他信息。

有关各种对话框中不同选项的详细信息, 请单击 "帮助"。

使用 schema.ini 文件指定不同的列表分隔符或文本文件格式

schema.ini 文件是文本文件, 其中包含替代 Windows 注册表中的默认文本驱动程序设置的条目。通常情况下, 若要使用 schema.ini 文件, 必须执行以下操作:

  • 将 schema.ini 文件存储在要导入的文本文件所在的同一个文件夹中。

  • 命名文件架构 .ini

  • 在 schema.ini 文件的第一行中, 键入要链接到的文本文件的名称, 并用括号括起来。

  • 添加其他信息以指定不同的文本文件格式。

以下各节介绍了使用 schema.ini 文件的常见示例。

示例: 指定列标题

[Categories.txt] ColNameHeader=True

示例: 指定分号 字符 (;) 作为分隔符

[Categories.txt] Format=Delimited(;)

示例: 指定一个 tab 字符作为分隔符

[Products.txt] Format=TabDelimited

示例: 指定固定宽度的文件

[Shippers.txt]Format=FixedLengthCol1=ShipperID Text Width 11Col2=CompanyName Text Width 40Col3=Phone Text Width 24

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  1. 在 "邮件" 选项卡上的 "开始邮件合并" 组中, 单击 "选择收件人" > "使用现有列表"。

    Word 功能区图像

  2. 在“选择数据源”对话框中,执行下列操作之一:

    • 若要使用现有的 .odc 文件, 请双击 .odc 文件。导入数据后, 您已完成操作。

    • 若要创建新的 .odc 文件, 请单击 "新建源", 然后执行过程中的每个步骤。

      此时将显示 "数据连接向导"。

  3. 在 "欢迎使用数据连接向导" 页面上, 单击 " Microsoft SQL Server"。

  4. 在 "连接到数据库服务器" 页面上, 执行下列操作:

    • 在 "服务器名称" 框中输入数据库服务器的名称。

      如果数据库在您的计算机上, 请按 enter (本地)

    • 在 "登录凭据" 下, 执行下列操作之一:

      • 若要使用你的 Windows 用户名和密码, 请单击 "使用 windows 身份验证"。

      • 若要使用数据库用户名和密码, 请单击 "使用以下用户名和密码", 然后在相应的框中输入数据库用户名和密码。

  5. 单击“下一步”。

  6. 在 "选择数据库和表" 页中, 选择 "数据库" 框中的数据库, 在 "名称" 列下选择 "表"、"视图" 或 "用户定义函数", 然后单击 "下一步"。

  7. 在 "保存数据连接文件和完成" 页中, 在 "文件名" 框中输入 .odc 文件的名称, 然后单击 "完成"。

    若要更改文件夹位置 (默认情况下为"我的数据源" 文件夹), 请单击 "浏览"。

  8. 或者, 若要使连接文件更容易发现, 你可以在 "说明"、"友好名称" 和 "搜索关键字" 框中输入其他信息。

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使用 ODBC 驱动程序从 SQL Server 数据库导入数据的过程分为两步。首先, 如有必要, 在计算机上为 ODBC 驱动程序定义用户 DSN。其次, 从 SQL Server 数据库导入数据。

定义用户 DSN

  1. 打开 "控制面板", 然后单击 "系统和安全>管理工具> odbc 数据源 (32 位) 或 odbc 数据源 (64-bit)。

  2. 在 " ODBC 数据库管理器" 对话框中, 选择 "用户 DSN " 选项卡, 然后单击 "添加"。

  3. 在 "创建新数据源" 对话框中, 选择 " SQL Server", 然后单击 "完成"。

    将出现 "创建新的数据源到 SQL Server " 对话框。

  4. 在 "名称" 框中输入数据源名称。

  5. (可选) 在 "说明" 框中输入数据源的说明。

  6. 在 "服务器" 框中输入数据库服务器名称。

    如果数据库在您的计算机上, 请按 enter (本地)

  7. 单击“下一步”。

  8. 在 "应如何验证登录 ID 的真伪?" 下, 执行下列操作之一:

    • 若要使用 windows 用户名和密码, 请单击 "使用网络登录 ID 与 windows NT 身份验证"。

    • 若要使用数据库用户名和密码, 请单击 "使用由用户输入的登录 id 和密码的 SQL Server 身份验证", 然后在相应的框中输入数据库登录 ID 和密码。

  9. 单击 "下一步" 两次, 然后单击 "完成"。

  10. 若要确保输入正确的信息, 请单击 "测试数据源"。

  11. 执行下列操作之一:

    • 如果收到一条错误消息, 请重新检查你在前面的步骤中输入的值。

    • 如果收到 "测试成功完成!" 消息, 请单击"确定"

  12. 单击两次“确定”

有关各种对话框中不同选项的详细信息, 请单击 "帮助"。

从 SQL Server 数据库导入数据

  1. 在 "邮件" 选项卡上的 "开始邮件合并" 组中, 单击 "选择收件人" > "使用现有列表"。

    Word 功能区图像

  2. 在“选择数据源”对话框中,执行下列操作之一:

    • 若要使用现有的 .odc 文件, 请双击 .odc 文件。导入数据后, 您已完成操作。

    • 若要创建新的 .odc 文件, 请单击 "新建源", 然后执行过程中的每个步骤。

      此时将显示 "数据连接向导"。

  3. 在 "欢迎使用数据连接向导" 页面上, 单击 " ODBC DSN"。

  4. 在 "连接到 ODBC 数据源" 页中, 选择您在上一节中定义的数据源名称, 然后单击 "下一步"。

  5. 在 "选择数据库和表" 页中, 选择 "数据库" 框中的数据库, 在 "名称" 列下选择表、视图或函数, 然后单击 "下一步"。

  6. 在 "保存数据连接文件和完成" 页中, 在 "文件名" 框中输入 .odc 文件的名称, 然后单击 "完成"。

    若要更改文件夹位置 (默认情况下为"我的数据源" 文件夹), 请单击 "浏览"。

  7. 或者, 若要使连接文件更容易发现, 你可以在 "说明"、"友好名称" 和 "搜索关键字" 框中输入其他信息。

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