使用数据表

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打开表或查看查询结果时, Access 将在数据表视图中显示表或查询结果。 数据表视图中显示的表数据或查询结果通常称为数据表。 你可以自定义数据表的外观, 以显示用作简单报表的特定数据。

想进行什么操作?

了解数据表

通过修改和移动列或行来组织数据

更改网格线样式和背景色

更改文本格式

通过添加 "汇总" 行来汇总数据

应用排序和筛选

保存您的版式更改

了解数据表

数据表是表中包含的数据或查询返回的结果的可视化表示形式。 它以表格式 (行和列) 格式显示来自表、窗体或查询结果的每条记录的字段, 如下所示。

数据表视图中的“雇员”表

默认情况下, 在数据表视图中打开表和查询。 在导航窗格中, 右键单击一个表或查询, 然后单击快捷菜单上的 "打开" 以数据表形式打开表或查询。

对行和列应用特定格式或添加 "汇总" 行时, 数据表也可以用作简单报表。

通过修改和移动列或行来组织数据

你可以组织数据以使数据表更易于查看, 或仅在特定时间显示所需的数据。 本部分介绍了可用于实现此目的的几种方法。

调整列或行的大小

有时, 数据表中的所有列并非都适合你的屏幕或打印输出, 或者单个列可能占用的空间超过其内容所需的空间。 此外, 你可能需要更改行的高度, 以便不适合列的文本可以继续在新行上。

在 "数据表" 视图中打开表、查询或窗体后, 可以手动调整单个列的大小, 或自动调整列的大小以适应其内容。

手动调整列的大小

  1. 将指针放在要调整其大小的列的边缘。

  2. 当指针变为双向箭头时, 拖动列的边缘, 直到达到所需大小。

    调整数据表中的列大小

自动调整列的大小

  1. 若要调整列的大小以最适合其内容, 请将指针置于要调整大小的列的边缘。

  2. 当指针变为双向箭头时, 双击列的边缘。

    调整列的大小以最佳适应其文本

调整多列大小

  • 若要同时调整多个列的大小, 请按住 SHIFT 键, 选择多个相邻的列, 然后调整所选列的大小。 您也可以选择整个数据表并调整所有列的大小。

调整行的大小

  • 若要调整行的大小, 请将指针置于数据表中任意两个记录选择器之间, 然后拖动, 直到行达到所需的大小。

不能单独调整每行的大小, 调整行大小时, 所有行都将调整大小。

调整数据表中的行大小

将行调整为默认高度

  1. 若要将行调整为默认高度, 请右键单击记录选择器, 然后单击快捷菜单上的 "行高"。

    右键单击记录选择器

    在快捷菜单上单击“行高”

  2. 在 "行高" 对话框中, 选中 "标准高度" 复选框, 然后单击"确定"

注意: 通过单击 "快速访问工具栏" 上的 "撤消" 按钮, 无法撤消对列的宽度或行高的更改。 若要撤消更改, 请关闭数据表, 然后在系统提示您保存对数据表布局的更改时单击 ""。 单击 "" 也将撤消您所做的任何其他布局更改。

移动列

通过将列拖动到数据表中的不同位置, 可以快速更改数据表中列的顺序。 例如, 你可以执行此操作以确保特定列始终保持在视图中。

  • 单击列标题以选择列, 或按住 SHIFT 键以选择多个相邻的列, 然后将一列或多列拖动到新位置。

    将“名字”列移到最左侧

重命名列

在某些情况下, 你可能需要重命名列, 以便它能够更好地描述它所包含的数据。 例如, 如果包含电子邮件地址的列被命名为 EMAdd, 您可能希望通过将其更改为电子邮件地址使列标题更易于理解。 若要执行此操作, 请右键单击列的标题, 单击快捷菜单上的 "重命名列", 然后键入新名称。 例如, 键入 "电子邮件地址"。

重命名列

显示或隐藏栏

如果只想显示或打印数据表的某些列, 可以隐藏不希望显示的列。 例如, 如果您使用的是联系人信息数据库, 您可能只希望查看每个联系人的完整姓名和电子邮件地址。 可以通过隐藏所有其他列来创建此视图。

隐藏列

  1. 单击要隐藏的列的标题。

    若要选择相邻的列, 请按住 SHIFT, 然后单击 "其他列标题"。

    注意: 不能选择不相邻的列。 选择任何其他列并单独隐藏它们。

  2. 右键单击列标题, 然后单击快捷菜单上的 "隐藏字段"。

显示列

  1. 右键单击任意列标题, 然后单击快捷菜单上的 "取消隐藏字段"。

  2. 在 "取消隐藏列" 对话框中, 选中要显示的每个列旁边的复选框, 然后单击 "关闭"。

更改网格线样式和背景色

使用数据表时, 可以通过更改格式 (如网格线样式或背景色) 或通过为交替行创建不同颜色来增强数据的外观。

设置网格线样式

  1. 在 "开始" 选项卡上的 "文本格式" 组中, 单击 "网格线" 按钮旁边的箭头。

  2. 单击所需的网格线样式。

设置背景色

  1. 在 "开始" 选项卡上的 "文本格式" 组中, 单击 "背景色" 按钮旁边的箭头。

  2. 单击所需的背景色。

更改交替行的背景色

你可以设置独立于默认背景色的数据表中交替行的背景色。 通过设置交替背景色, 可以更轻松地区分相邻行。

  1. 在 "开始" 选项卡上的 "文本格式" 组中, 单击 "交替行颜色" 按钮旁边的箭头。

  2. 单击要应用的背景色。

更改文本格式

在 "数据表" 视图中打开表、查询或窗体后, 您可以更改文本的外观, 包括格式。 请注意, 您的更改将应用于整个数据表。 如果希望下次打开数据表时自动显示所做的更改, 请记住在关闭数据表时单击"是" , 系统会提示您保存对布局所做的更改。

使用 "开始" 选项卡上的 "文本格式" 组中的其他命令对数据表中的字体特征进行更改。

  1. 单击数据表中的任意单元格。

  2. 在 "开始" 选项卡上的 "文本格式" 组中, 执行下列一项或多项操作:

    • 若要更改字体, 请在 "字体" 框中键入或单击一种字体。

    • 若要更改字号, 请在 "字号" 框中键入或单击一种字号。

    • 若要更改字体样式, 请单击 "加粗"、"倾斜" 或 "下划线" 按钮 (或三个的任意组合)。

    • 若要更改字体颜色, 请单击 "字体颜色" 按钮旁边的箭头, 然后从调色板中选择一种颜色。

通过添加 "汇总" 行来汇总数据

通过向数据表添加 "汇总" 行, 可以快速查看列的计算总计。 除了对一列数据求和外, 你还可以使用 "汇总" 行执行其他计算, 例如查找平均值、计算列中的项数以及查找数据列中的最小值或最大值。

若要显示 "汇总" 行, 请执行下列操作:

  1. 在“开始”选项卡上的“记录”组中,单击“合计”。

    新行显示在数据表的底部, 第一列中显示 "汇总"。

  2. 单击与包含单词汇总的单元格位于同一行中的任意单元格。

  3. 单击显示的箭头, 然后单击要在该单元格中显示的计算类型。

    可用的函数或计算类型的列表取决于列的数据类型 。 例如, 如果列包含货币值, 您将看到适用于货币计算的函数列表, 例如 "最小值" 和 "最大值"。

    具有函数选项的数据表中的汇总行

有关使用 "汇总行" 功能的详细信息, 请参阅使用 "汇总行" 在数据表中显示列汇总一文。

应用排序和筛选

还有一些其他快速更改可使您的数据表更易于查看或打印。 例如, 在下图中, 公司名称按字母顺序排序。

包含按字母顺序排序的列的数据表

  • 若要应用排序, 请右键单击列 (或单击列标题中的箭头), 然后单击所需的排序选项。

  • 若要应用筛选, 请单击列标题中的箭头, 然后选中要显示的值的复选框。 或者, 您可以单击 "文本筛选器" 或 "数字筛选器" 来创建更详细的筛选器。

保存您的版式更改

更改数据表的布局和外观后, 如果希望在下次打开数据表时保留所做的更改, 则需要保存所做的更改。 在对其布局进行更改后关闭数据表时, 系统会提示您保存这些更改。 如果单击"是", 则会在下次打开数据表时保存和应用更改。 如果单击 "", 将放弃更改, 并且下次打开数据表时会打开默认布局设置 (或上次保存的设置)。

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