使用收集签名工作流

重要:  本文是由机器翻译的,请参阅免责声明。请在 此处 中查找本文的英文版本以便参考。

收集签名工作流可将保存到列表或库中的 Microsoft Office 文档传送给一组人,以便收集其数字签名。收集签名工作流只用于包含一个或多个 Microsoft Office 签名行的 Microsoft Office Word 2007 或 Microsoft Office Excel 2007 文档。默认情况下,收集签名工作流与文档内容类型相关联,因此它自动在包含 Microsoft Office 签名行的文档或工作簿的文档库中提供。

本文内容

收集签名工作流是如何工作的?

添加或更改有关库或内容类型收集签名工作流

在文档或工作簿启动收集签名工作流

完成收集签名工作流任务

收集签名工作流的工作方式

收集签名工作流支持包含将文档发送给一组人以收集签名的业务流程。收集签名工作流可管理和跟踪签名流程包含的所有人为任务并在签名流程完成后给出该流程的记录,从而使数字签名流程的效率更高。

收集签名工作流与 Microsoft Office SharePoint Server 2007 中的其他预定义工作流不同,因为用户必须从将要执行签名任务的 2007 Microsoft Office 系统 客户端程序内启动此工作流。参与者还必须在该客户端程序内完成收集签名工作流的签名任务。

若要使用收集签名工作流,您必须先保存您的文档或工作簿到您想要使用的特定收集签名工作流可在 SharePoint 库。若要开始收集签名工作流,打开您要收集一个或多个签名Office Word 2007文档或Office Excel 2007工作簿。如果文档或工作簿未包含所需 Microsoft Office 签名行,必须插入它们或收集签名工作流不会可供使用。要启动从客户端程序内的工作流,请单击Microsoft Office 按钮,单击工作流,然后选择要使用收集签名工作流。填写您要在其中指定需要签署文档的人员的姓名工作流启动表单。窗体自动显示的建议签署人在文档或工作簿中指定的名称。您可以选择一次性分配签名任务或所有签署人签名的显示顺序。

工作流启动之后,服务器会将签名任务分配给所有参与者。如果对服务器启用了电子邮件通知,则服务器也会向所有参与者发送有关其签名任务的电子邮件通知。参与者可以单击电子邮件任务通知中的“编辑此任务”按钮,以打开要签署的文档或工作簿并完成其签名任务。

在收集签名工作流的进行过程中,工作流的所有者或参与者可以查看“工作流状态”页面,以了解哪些参与者已完成其工作流任务。当工作流参与者完成其工作流任务后,工作流结束,工作流所有者会收到一封表明收集签名工作流已完成的电子邮件。此电子邮件会指定已签署文档的所有人员的姓名,以及最初指定为建议签署人的人员姓名。

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添加或更改库或内容类型的收集签名工作流

在可以使用收集签名工作流之前,必须先将其添加到列表、库或内容类型以使其可用于特定位置的文档或项目。收集签名工作流主要适于在库中使用,并且只能对以 Office Word 2007 或 Office Excel 2007 打开的文档启动。您必须具有“管理列表”权限才能向库或内容类型添加工作流。在大多数情况下,网站管理员或管理特定列表或库的个人可执行此任务。

该工作流在网站中的可用性会有所不同,具体取决于其添加位置:

  • 如果直接将工作流添加到库中,则该工作流只可用于该库中的文档。

  • 如果将工作流添加到列表内容类型(添加到特定库中的网站内容类型实例),则在与该内容类型相关的特定库中,该工作流只可用于该内容类型的项目。

  • 如果将工作流添加到网站内容类型,则在添加了该网站内容类型实例的每个列表和库中,该工作流可用于该内容类型的任何项目。如果您希望工作流可在网站集的各个库之间广泛用于特定内容类型的项目,则获得此结果最有效的方法是将该工作流直接添加到网站内容类型。

添加或更改库或内容类型的收集签名工作流

如果您要向库或内容类型添加收集签名工作流,或者要更改已经与库或内容类型相关联的收集签名工作流,则可以按照相同的步骤操作。

  1. 要转到要向其添加工作流的库或内容类型的“添加工作流”页面或“更改工作流”页面,请执行下列操作之一:

    • 对于库:

      1. 打开要在其中添加或更改工作流的库。

        1. 设置菜单 设置菜单 ,单击要打开的库的类型设置。

          例如,在文档库中,单击“文档库设置”

      2. “权限和管理”下,单击“工作流设置”

    • 对于列表内容类型:

      1. 打开包含要为其添加或更改工作流的列表内容类型实例。

        1. 设置菜单 设置菜单 ,单击要打开的库的类型设置。

          例如,在文档库中,单击“文档库设置”

      2. “内容类型”下,单击内容类型的名称。

        注意: 如果未将库设置为允许多种内容类型,则“内容类型”部分不会出现在库的“自定义”页面上。

      3. “设置”下,单击“工作流设置”

    • 对于网站内容类型:

      1. 在主页上的网站集,网站操作菜单 按钮图像 ,在网站设置,指向,然后单击修改所有网站设置

      2. “库”下,单击“网站内容类型”

      3. 单击要为其添加或更改工作流的网站内容类型的名称,然后单击“工作流设置”

        如果已经向此库或内容类型添加了工作流,则此步骤可使您直接进入“更改工作流设置”页面,您需要单击“添加工作流”才会转到“添加工作流”页面。如果尚未向此库或内容类型添加任何工作流,则此步骤可使您直接进入“添加工作流”页面。

  2. 在“更改工作流设置”页面上,单击“添加工作流”,或者单击要更改其设置的工作流名称。

  3. 请执行下列操作之一:

    • 如果要添加工作流,请在“添加工作流”页面上的“工作流”部分中,单击“收集签名”工作流模板。

    • 如果要更改工作流的设置,请在“更改工作流”页面上,依照下列步骤来更改想要更改的设置。

  4. “名称”部分中,为工作流键入一个唯一的名称。

    1. “任务列表”部分中,指定要用于此工作流的任务列表。

      • 可以使用默认“任务”列表,也可以创建一个新列表。如果使用默认“任务”列表,则工作流参与者将能够使用“任务”列表的“我的任务”视图轻松地查找和查看其工作流任务。

      • 如果此工作流的任务将泄露您要与常规“任务”列表分开保存的敏感或机密数据,则应创建一个新任务列表。

      • 如果您的组织将具有大量工作流或工作流将涉及大量任务,则应创建一个新任务列表。在这种情况下,可能需要为每个工作流分别创建任务列表。

  5. “历史记录列表”部分中,选择一个要用于此工作流的历史记录列表。该历史记录列表显示在每个工作流实例进行期间发生的所有活动。

    可以使用默认“历史记录”列表,也可以创建一个新的历史记录列表。如果您的组织具有大量工作流,可能需要为每个工作流分别创建一个历史记录列表。

  6. “启动选项”部分中,指定工作流的启动方式、启动时间或启动者。

    注释: 

    • Specific options may not be available if they are not supported by the workflow template that you selected.

    • 仅当为库启用了对主要和次要版本控制的支持,并且选定的工作流模板可用于内容审批时,“启动此工作流,以便批准发布项目的主要版本”选项才可用。

  7. 如果要将此工作流添加到网站内容类型,请在“更新列表和网站内容类型”部分中指定是否要将此工作流添加到从该内容类型继承的所有内容类型。

    注意: 只有对于网站内容类型,才会在“添加工作流”页面中显示“更新列表和网站内容类型”部分。

  8. 单击“确定”。

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对文档或工作簿启动收集签名工作流

在启动收集签名工作流之前,您必须将要为其收集签名的文档或工作簿保存到包含收集签名工作流的 SharePoint 库中。您必须至少具有“编辑项目”权限才能启动工作流。某些工作流可能需要您同时具有“管理列表”权限才能对文档或项目启动工作流。

注意: 如果您要确保在启动工作流后工作流参与者可收到有关其工作流任务的电子邮件通知和提醒,请向您的服务器管理员核实,以确保已经对您的网站启用了电子邮件。

  1. 如果该库尚未打开,请在“快速启动”上单击其名称。

    如果没有显示该库的名称,则单击“查看所有网站内容”,然后单击库的名称。

  2. 指向文档或您想要启动收集签名工作流,请单击出现箭头,然后单击程序名称中编辑工作簿。

  3. 如果该文档或工作簿尚未包含签名行以捕获要收集的数字签名,请立即插入这些签名行。

    如何?

    1. 在打开的 Office Word 2007 或 Office Excel 2007 文档中,将指针置于文档中要添加签名行的位置。

    2. “插入”选项卡上的“文本”组中,单击“签名行”旁边的箭头,然后单击“Microsoft Office 签名行”

    3. “签名设置”对话框中,键入要在此签名行上进行签署的人员的相关信息。此信息直接显示在文档中签名行的下方。执行下列任意操作:

      • “建议签署人”框中键入签署人的姓名。

      • “建议签署人的职务”框中键入签署人的组织职务(如果有)。

      • “建议的签名人电子邮件地址”框中键入签署人的电子邮件地址(如果有)。

    4. 如果要向签署人提供任何说明,请在“签署人说明”框中键入这些说明。这些说明将显示在签署人用于签署文档的“签名”对话框中。

    5. 如果希望签署人能添加签名与批注,则请选中“允许签名人在‘签署’对话框中添加注释”复选框。

    6. 如果希望显示向签名行添加签名的日期,则请选中“在签名行中显示签署日期”复选框。

    7. 单击“确定”

    8. 要添加其他签名行,则请重复步骤 1 到步骤 7。

  4. 如果添加了新的签名行,请单击“Office 按钮”,然后单击“保存”保存更改。

  5. 如果文档已经签出,则必须签入文档才能启动工作流。要签入文档,请单击“Office 按钮”,指向“服务器”,然后单击“签入”

  6. 要启动工作流,请单击“Office 按钮”,然后单击“工作流”

  7. “工作流”对话框中,找到要使用的“收集签名”工作流,然后单击“开始”

  8. 工作流名称对话框中,键入您想要签署相应签署人行中,在文档的人员的姓名,或单击以选择从目录服务的人员的签名

  9. 如果想要按照签名行在文档中的显示顺序分配签名任务,请选中“要求以上面的顺序排列的签名,而不是一次全部出现”复选框。

    注意: 只有当文档包含多个 Microsoft Office 签名行时,此选项才可用。

  10. 如果您希望其他人在启动工作流时能够收到通知(而不是任务分配),请在“抄送”行中键入其姓名,或者单击“抄送”从目录服务中选择个人和组。

  11. 单击“开始”

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完成收集签名工作流任务

要通过向文档中添加签名来完成收集签名工作流任务,您必须从 Office Word 2007 或 Office Excel 2007 中完成任务。但是,您可以在服务器上编辑收集签名工作流任务,以便将任务委派给其他人或指定您的签名不再是必需的。

签署文档以完成收集签名工作流任务

  1. 在您的电子邮件任务消息中,单击“编辑此任务”按钮,然后单击“打开文档”

  2. 在活动文档顶部的消息栏中,单击“签名”

    注释: 

    • 如果保存此文档的库要求在编辑文档之前将文档签出,则您需要先单击消息栏中的“签出”,然后再单击“签名”

    • 如果文档中的多个位置请求签名,请单击消息栏中的“查看工作流任务”。在“工作流任务”对话框中,选择一项任务,然后单击“打开”以在特定位置进行签名。对列出的每项签名任务重复这些步骤。

  3. 要向文档中添加签名,请在“签名”对话框中执行下列操作之一:

    • 要添加签名的打印版本,请在“X”旁边的框中键入姓名。

    • 要为手写签名选择图像,请单击“选择图像”。在“选择签名图像”对话框中,查找签名图像文件的位置,选择所需的文件,然后单击“选择”

    • 要添加手写签名(仅适合 Tablet PC 用户),请使用墨迹功能在“X”旁边的框中签名。

  4. “签名”对话框中,单击“签名”

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在服务器上编辑收集签名工作流任务

  1. 转到网站的“任务”列表,然后选择“查看”菜单上的“我的任务”,以找到您的工作流任务。

    注意: 如果工作流没有使用默认的“任务”列表,那么您的工作流任务可能不会出现在“任务”列表中。要找到您的工作流任务,请转到保存工作流项目的库。指向所需的项目,单击出现的箭头,然后单击“工作流”。在“正在运行的工作流”下,单击您参与的工作流的名称。在“工作流状态”页面上的“任务”下,找到您的工作流任务。

  2. 指向要完成的任务名称,单击出现的箭头,然后单击“编辑项目”

  3. 请执行下列操作之一:

    • 要将签名任务分配给其他人,请在“代理”行上键入此人的姓名,或者单击“代理”从目录服务中选择人员。

    • 若要指示已签署了签名行,或您的签名不再需要,在更新任务,下选择已签署此签名行,则不再需要签名复选框。

  4. 单击“确定”。

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注意: 机器翻译免责声明:本文是由无人工介入的计算机系统翻译的。Microsoft 提供机器翻译是为了帮助非英语国家/地区用户方便阅读有关 Microsoft 产品、服务和技术的内容。由于机器翻译的原因,本文可能包含词汇、语法或文法方面的错误。

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