使用收集反馈工作流

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收集反馈工作流可将保存到列表或库中的文档或项目传送给一组人,以便收集他们的审阅反馈。默认情况下,收集反馈工作流与文档内容类型相关联,因此它可自动在文档库中提供。

本文内容

收集反馈工作流是如何工作的?

添加或更改为列表、 库或内容类型的收集反馈工作流

在文档或项目启动收集反馈工作流

完成收集反馈工作流任务

收集反馈工作流的工作方式

收集反馈工作流支持包含将文档或项目发送给一组人以收集审阅反馈的业务流程。收集反馈工作流可管理和跟踪审阅业务流程包含的所有人为任务,从而使该流程的效率更高。在该流程完成后,收集反馈工作流可为工作流所有者合并来自审阅者的所有反馈,并提供审阅流程的记录。

如果工作流可用,则可以直接从列表或库中的文档或项目中启动收集反馈工作流。要启动一个工作流,您可以选择要使用的工作流,然后填写一份指定工作流参与者(审阅者)、截止日期及任何相关任务说明的工作流启动表单。工作流启动后,服务器会向所有参与者分配任务。如果对服务器启用了电子邮件通知,则服务器也会向所有参与者发送电子邮件通知。参与者可以单击电子邮件任务通知中的链接来打开要审阅的文档或项目。参与者可以直接在文档中做出更改或插入注释。在任务表单中,参与者可提供反馈注释。他们还可以重新分配其审阅任务或者请求对要审阅的文档或项目做出更改。参与者可以从 Microsoft Office SharePoint Server 2007 网站中或直接从 2007 Microsoft Office 系统 中的某些程序中完成其工作流任务。在工作流的进行过程中,工作流的所有者或参与者可以查看“工作流状态”页面,以了解哪些参与者已完成其工作流任务。当工作流参与者完成其工作流任务后,工作流结束,并自动通知工作流所有者该工作流已完成。

默认情况下,收集反馈工作流与文档内容类型相关联,因此它可自动在文档库中提供。文档库的默认收集反馈工作流是一种并行工作流,在该工作流中可同时向所有参与者分配任务。您可以对这个预关联版本的收集反馈工作流进行自定义以满足您组织的需要,也可以向列表、库或内容类型添加全新版本的收集反馈工作流。

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添加或更改列表、库或内容类型的收集反馈工作流

在使用工作流之前,必须先将工作流添加到列表、库或内容类型以使其可用于特定位置的文档或项目。您必须具有“管理列表”权限才能向列表、库或内容类型添加工作流。在大多数情况下,网站管理员或管理特定列表或库的个人可执行此任务。

工作流在网站中的可用性会有所不同,具体取决于其添加位置:

  • 如果将工作流直接添加到列表或库中,则它仅对该列表或库中的项目可用。

  • 如果将工作流添加到列表内容类型(已添加到特定列表或库中的网站内容类型的实例)中,则它仅用于与该内容类型关联的特定列表或库中该内容类型的项目。

  • 如果向某个网站内容类型添加了工作流,则对于添加了该网站内容类型实例的每个列表和库中属于该内容类型的任何项目而言,该工作流都是可用的。如果您希望工作流对于网站集内所有列表或库中属于特定内容类型的项目都广泛可用,则达到此目的的最有效方式是将该工作流直接添加到相应的网站内容类型。

添加或更改列表、库或内容类型的收集反馈工作流

如果您要向列表、库或内容类型添加收集反馈工作流,或者要更改已经与列表、库或内容类型相关联的收集反馈工作流,则可以按照相同的步骤操作。

  1. 若要为您想为其添加或更改工作流的列表、库或内容类型打开“添加工作流”页或“更改工作流”页,请执行下列操作之一:

    • 对于列表或库:

      1. 打开要为其添加或更改工作流的列表或库。

      2. 设置菜单 设置菜单 中,单击列表设置,或单击要打开的库的类型设置。

        例如,在文档库中,单击“文档库设置”

      3. “权限和管理”下,单击“工作流设置”

    • 对于列表内容类型:

      1. 打开包含要为其添加或更改工作流的列表内容类型实例的列表或库。

      2. 设置菜单 设置菜单 中,单击列表设置,或单击要打开的库的类型设置。

        例如,在文档库中,单击“文档库设置”

      3. “内容类型”下,单击内容类型的名称。

        注意: 如果未将列表或库设置为允许多种内容类型,在列表或库的自定义页面上未显示内容类型部分。

      4. “设置”下,单击“工作流设置”

    • 对于网站内容类型:

      1. 在主页上的网站集,网站操作菜单 按钮图像 ,在网站设置,指向,然后单击修改所有网站设置

      2. “库”下,单击“网站内容类型”

      3. 单击要为其添加或更改工作流的网站内容类型的名称,然后单击“工作流设置”

        如果已经将工作流添加到此列表、库或内容类型,此步骤会将你直接引导至“更改工作流设置”页,而你需要单击“添加工作流”以转至“添加工作流”页。如果尚未将工作流添加到此列表、库或内容类型,此步骤会将你直接引导至“添加工作流”页。

  1. 在“更改工作流设置”页面上,单击“添加工作流”,或者单击要更改其设置的工作流名称。

  2. 请执行下列操作之一:

    • 如果要添加工作流,请在“添加工作流”页面上的“工作流”部分中,单击“收集反馈”工作流模板。

    • 如果要更改工作流的设置,请在“更改工作流”页面上,依照下列步骤来更改想要更改的设置。

  3. “名称”部分中,为工作流键入一个唯一的名称。

    1. “任务列表”部分中,指定要用于此工作流的任务列表。

      • 可以使用默认“任务”列表,也可以创建一个新列表。如果使用默认“任务”列表,则工作流参与者将能够使用“任务”列表的“我的任务”视图轻松地查找和查看其工作流任务。

      • 如果此工作流的任务将泄露您要与常规“任务”列表分开保存的敏感或机密数据,则应创建一个新任务列表。

      • 如果您的组织将具有大量工作流或工作流将涉及大量任务,则应创建一个新任务列表。在这种情况下,可能需要为每个工作流分别创建任务列表。

  4. “历史记录列表”部分中,选择一个要用于此工作流的历史记录列表。该历史记录列表显示在每个工作流实例进行期间发生的所有活动。

    可以使用默认“历史记录”列表,也可以创建一个新的历史记录列表。如果您的组织具有大量工作流,可能需要为每个工作流分别创建一个历史记录列表。

  5. “启动选项”部分中,指定工作流的启动方式、启动时间或启动者。

    注释: 

    • Specific options may not be available if they are not supported by the workflow template that you selected.

    • 仅当为库启用了对主要和次要版本控制的支持,并且选定的工作流模板可用于内容审批时,“启动此工作流,以便批准发布项目的主要版本”选项才可用。

  6. 如果要将此工作流添加到网站内容类型,请在“更新列表和网站内容类型”部分中指定是否要将此工作流添加到从该内容类型继承的所有内容类型。

    注意: 只有对于网站内容类型,才会在“添加工作流”页面中显示“更新列表和网站内容类型”部分。

  7. 单击“下一步”

  8. 在“自定义工作流”页面上,指定要用于任务传送方式、默认的工作流起始值、工作流完成方式以及工作流成功完成后所采取操作的选项。

    选择下列任意部分中的选项。您并不需要在每一部分中都指定选项:

    工作流任务

    若要

    请执行

    同时向所有参与者分配任务(并行工作流)

    选择“同时所有参与者(并行)”按钮。

    一次只向一个参与者分配任务(串行工作流)

    如果使工作流成为串行工作流,则前一个参与者必须完成任务,后面的参与者才会收到任务

    选择“一次一个参与者(串行)”按钮。

    允许工作流参与者将其任务重新分配给其他人

    选中“将任务重新分配给其他人”复选框。

    允许工作流参与者在完成任务之前请求对要审批的文档或项目进行更改

    选中“在完成任务前请求更改”复选框。

    默认工作流的起始值

    若要

    请执行

    为此工作流的所有实例指定一个默认的参与者列表

    键入您希望在启动此工作流时的参与者的姓名,或者单击“审阅者”从目录服务中选择个人和组。

    注意: 如果您已将此工作流设置为串行工作流,请按照所需的任务分配顺序来添加工作流参与者的姓名。

    向组分配单项任务

    选中“向输入的每个组分配单项任务(不要扩展组)”复选框。

    如果您计划指定组为工作流参与者,并且只想要向该组分配一项任务而不是为每个组成员分配单独的任务,请选择此选项。

    允许工作流的启动者更改或添加参与者

    选中“允许在启动此工作流时对参与者列表进行更改”复选框。

    默认情况下,此选项是选中的。如果您要阻止工作流的启动者更改或添加参与者,请清除此复选框。

    指定随每项任务一起出现的默认消息

    在文本框中键入消息或说明。

    指定并行工作流的截止日期

    “任务截止日期(并行)”下,键入或选择一个日期。

    指定串行工作流参与者必须完成工作流任务的时间

    “给每人以下时间量来完成其任务(串行)”下,键入一个数字,然后选择“天”“周”作为时间增量。

    指定在启动工作流时应收到通知(而不是任务分配)的人员列表

    “通知其他人”下,键入要通知的人员姓名,或者单击“抄送”从目录服务中选择个人和组。

    完成工作流

    若要

    请执行

    指定当特定数量的参与者完成其任务时表示并行工作流已完成

    选中“完成以下数量的任务”复选框,然后键入一个数字。

    注意: 如果您的工作流是一个串行工作流,则此选项不可用。

    指定当文档或项目被拒绝时表示工作流已完成

    选中“文档被拒绝”复选框。

    指定当文档或项目被更改时表示工作流已完成

    选中“文档被更改”复选框。

    完成后的工作流活动

    若要

    请执行

    在工作流完成后更新文档或项目的审批状态

    选中“更新审批状态(使用此工作流控制内容审批)”复选框。

    如果您想要此工作流管理内容审批,并且已选中了“添加工作流”页面上的“启动此工作流,以便批准发布项目的主要版本”复选框,请选择此选项。

  9. 单击“确定”。

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对文档或项目启动收集反馈工作流

您可以手动从保存文档或项目的列表或库中对该文档或项目启动收集反馈工作流。在启动工作流时可用的选项可能会有所不同,具体取决于向项目的列表、库或内容类型添加工作流时对工作流的自定义方式。您必须至少具有“编辑项目”权限才能启动工作流。某些工作流可能需要您同时具有“管理列表”权限才能对文档或项目启动工作流。

注意: 如果要确保工作流参与者能在工作流启动后收到有关其工作流任务的电子邮件通知和提醒,请与服务器管理员联系以确认是否为网站启用了电子邮件。

  1. 如果列表或库尚未打开,请在“快速启动”上单击其名称。

    如果未显示该列表或库的名称,则请单击“查看所有网站内容”,然后单击列表或库的名称。

  2. 指向要启动工作流的文档或项目的名称,单击出现的箭头,再单击“工作流”

  3. “开始新工作流”下,单击要启动的收集反馈工作流的名称。

  4. “审阅者”行上键入希望其审阅文档或项目的人员姓名,或者单击“审阅者”从目录服务中选择个人和组。

    注意: 如果您的工作流是串行工作流,请按照所需的任务分配顺序来键入或选择工作流参与者的姓名。

  5. 如果要将组作为工作流参与者,并且只想要向该组分配一项任务通知而不是为每个组成员分配单独的任务通知,请选中“向每个输入的组分配一项任务(不展开组)”复选框。

  6. 如果要包括消息或特定任务说明,请在“键入消息以包括在您的请求中”下的文本框中键入此信息。

  7. 要指定任务的完成时间,请在“截止日期”下执行下列操作之一:

    • 对于串行工作流,请键入一个数字,然后选择“天”“周”作为时间增量。

    • 对于并行工作流,请在“任务截止日期”下键入或选择一个日期。

    • 如果您希望其他人在启动工作流时能够收到通知(而不是任务分配),请在“抄送”行中键入其姓名,或者单击“抄送”从目录服务中选择个人和组。

  8. 单击“开始”

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完成收集反馈工作流任务

收集反馈工作流中的参与者可以从项目或文档所在的列表或库中或者直接在 2007 Office 版本 中的某些程序中完成其工作流任务。有关如何在客户端程序中完成工作流任务的信息,请参阅该程序的“帮助”。

在服务器上完成收集反馈工作流任务

  1. 转到网站的“任务”列表,然后选择“查看”菜单上的“我的任务”,以找到您的工作流任务。

    注意: 如果工作流没有使用默认的“任务”列表,那么您的工作流任务可能不会出现在“任务”列表中。要找到您的工作流任务,请打开保存工作流项目的列表或库。指向所需的项目,单击出现的箭头,然后单击“工作流”。在“正在运行的工作流”下,单击您参与的工作流的名称。在“工作流状态”页面上的“任务”下,找到您的工作流任务。

  2. 指向要完成的任务名称,单击出现的箭头,然后单击“编辑项目”

  3. 请执行下列操作之一:

    • 要阅读或查看文档或项目的内容,请单击在任务表单顶部显示的项目链接。

      如果直接在文档中添加注释或做出更改,请确保将所做的更改保存到服务器。

    • 要向工作流所有者提供反馈注释,请在提供的文本框中键入反馈信息,然后单击“发送反馈”

    • 要将审阅任务重新分配给其他人,请单击“重新分配任务”,指定要向其分配任务的人,然后单击“发送”

    • 要请求对项目进行更改,请单击“请求更改”,指定要向其分配更改请求的人,提供有关所请求更改的信息,然后单击“发送”

      注意: 根据向此项目的列表、库或内容类型添加工作流时对工作流的自定义方式,重新分配任务或请求更改的选项可能会不可用。

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注意: 机器翻译免责声明:本文是由无人工介入的计算机系统翻译的。Microsoft 提供机器翻译是为了帮助非英语国家/地区用户方便阅读有关 Microsoft 产品、服务和技术的内容。由于机器翻译的原因,本文可能包含词汇、语法或文法方面的错误。

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