使用报表和图表在 Business Contact Manager

重要:  本文是由机器翻译的,请参阅免责声明。请在 此处 中查找本文的英文版本以便参考。

报表是获得客户、 商务联系人、 潜在顾客、 商机、 商务项目的见解和市场营销活动的极好工具。可以在Business Contact Manager for Outlook,打开默认报表数十加上修改、 保存、 更新和重新使用几乎任意的数量的其他报表。

本文介绍Business Contact Manager for Outlook中的报告功能,您可以使用报表,如何自定义它们,并使用它们来启动其他业务活动。

您要做什么?

打开并修改报表

保存、 刷新或打印报表

从报表中创建图表

将报表导出到 Excel 或其他程序进行分析

启动报表从市场营销活动

从小工具中打开报告

请参阅标准报告的列表

打开并修改报表

Business Contact Manager for Outlook提供了许多预定义的报表。如果看不到完全需要您可以打开非常相似,报表,然后根据需要进行修改。您还可以保存自定义的报表中的重复使用更高版本。

打开报表

  1. 在功能区上,单击报表的选项卡可用报表按其相关的工作区进行分组︰联系人管理销售营销商务项目打开组中包含已修改并保存的报表。

    功能区上的“报表”选项卡

  2. 若要打开的预定义的报表,单击您要查看的报表类型按钮,然后单击列表中的报表的名称。

  3. 若要打开已保存的修改的报告,单击保存报告,单击打开保存的报表对话框中的报表名称,然后单击打开

提示: 如果您不确定哪些组或类别中包含的报表,您正在寻找,请参阅标准报告的列表

修改报告的帮助,请参阅修改报表以使其更有用

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修改报表

您可以在Business Contact Manager for Outlook有大量的控制您的报表的外观。

本节内容

更改报表的布局

修改报表以使其更有用

更改报表的布局

有几种方式更改布局或报表的外观。您可以单独或组合; 使用以下方法所做的更改的顺序无关紧要。

  • 使用自定义报告窗格   在功能区上的布局组中,单击任何选项以打开自定义报表窗格

    • 选择列。如果您想要更改显示的列,单击此按钮,然后单击+ (加号) 以展开列表,并在其中查看所有项目。可用的选项因你正在修改的报表。选择您想要显示的列对应的复选框,并清除不希望看到在报表中的项目的复选框。

    • 页眉和页脚。如果您想要将页眉或页脚添加到报表中,或向报表添加备注,单击此按钮,然后选中的复选框,并输入您希望显示的列的信息。清除不希望看到在报表中的列对应的复选框。

    • 字体。如果您想要更改字体和数字的显示方式,请单击字体。单击要更改,并根据需要更新它们的选项。您可以更改字体和数字字段的总计和小计中报告正文中,对行和列标签上。

  • 使用排序和筛选器控件    在功能区上的排序和筛选组中,请执行以下任一操作︰

    • 筛选器。您可以通过筛选报表在报表中显示结果进行限制。筛选报表的信息,请参阅筛选器在 Business Contact Manager 记录

    • 按升序降序。单击其中一个选项以更改报表中的记录的排序顺序。默认情况下,根据主字段报告中按字母顺序排序列表。例如,在报表中标题为的帐户的商务联系人,列表被按最初的帐户名称。帐户名称下方,按字母顺序显示每个商务联系人链接到的帐户。

      提示: 在完整名称字段中的信息将显示名称。如果您的完整名称中包含标题,排序中包括标题。例如,全名高级 Carlos Lacerda 将不会列出 s。

  • 重新排序的列    若要更改的报表中的列的顺序,只需单击列名称,然后将其拖到所需的位置。

  • 辅助数据字段中的项目排序   若要翻转的文本或数字辅助字段中的顺序,单击报表中的字段名称。例如,在报表中标题为商务联系人的帐户,可以单击业务联系人姓名进行重新排序在每个帐户名下反向按字母顺序列出的商务联系人的姓名列。单击列标题以还原原始订单。同样,如果您单击地址-邮政编码的列名称,在每个帐户名称下的商务联系人列表是反向数字顺序重新排序。

  • 折叠或展开辅助数据字段中的组    单击- (减号) 在任何行中的报表,以折叠所有子项目并显示仅报告项目的第一行。例如,在报表中标题为商务联系人的帐户,您可以单击-(减号) 帐户名,若要隐藏链接的商务联系人的列表。若要指示列表已折叠, - (减号) 更改为+ (加号)。此功能可用于减少的规模和复杂的报表。要展开组,请单击加号+

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修改报表以使其更有用

有几种方式,您可以修改您的报表,以使其更有用给您自己或同事。

  • 筛选结果   打开报表之后, 使用简单高级筛选器从报表中排除特定记录。筛选报告结果可用于各种任务。例如,按位置筛选的报表上的潜在顾客是市场营销活动有关您计划在区域中的事件直接邮件极好基础。有关筛选的详细信息,请参阅筛选器在 Business Contact Manager 记录

  • 更改外观   更新更改报表的布局中的信息与您的报表的外观

  • 数据的自定义设置   即使打开报表之前,您可以使用自定义设置,如用户定义的字段或更改默认条目各种列表中对它,进行重要更改。添加用户定义的字段潜在顾客窗体中,例如,您需要请将特定于行业的信息记录并生成报告。更改在列表中,可用的选项,这些选项变为下一个报表中的数据的列。

有关编辑值列表中的详细信息,请参阅创建和自定义记录类型和列表

注意: 如果您Business Contact Manager 数据库从删除已添加到报表的用户定义的字段,则已保存的报表将不会显示删除字段中的信息。如果将报表导出到 Excel 中删除域之前的信息,这些报表将不会受到影响。

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更正报表中的数据错误

当您想在一个报表,可能会发现您想要更正的错误。例如,您可能会看到已使用了错误的帐户关联商务联系人。这种错误无法更正在报表中,但需要更正中涉及的单个记录。

若要更正此错误,在本示例中,打开商务联系人记录,然后在常规页的记录中,在链接的客户字段中,输入正确的帐户。如果您然后返回到报表,并在操作组中,单击刷新是正确的报表。

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保存、 刷新或打印报表

审阅报表后,您可能想要保存到它,更新数据,或打印报表所做的任何更改。从打开的报表,以完成所有这些操作。

保存修改后的报表

存在不需要保存您尚未修改,因为它是从功能区的报表选项卡上可用的报表。Business Contact Manager for Outlook数据库中存储已保存的报表。

  1. 在功能区上,单击报表选项卡,然后单击要打开时,报表的类型,然后单击报表名称以将其打开。

  2. 自定义报表,如下所述打开和修改报告

  3. 在功能区上的操作组中,单击另存为

  4. 另存为打开对话框中,在为报表键入一个名称,然后单击确定

若要打开自定义的报表,请单击保存的报表

提示: 报表将保存在与您修改创建已保存的报表的报表相同的类别。

刷新报表中的数据

每当您打开已保存的报表时,报表数据都会刷新。您还可以更新它根据需要。

  1. 在功能区上,单击报表选项卡,然后单击要打开时,报表的类型,然后单击报表名称以将其打开。

  2. 在功能区上的操作组中,单击刷新

打印报表

  1. 在功能区上,单击报表选项卡,然后单击要打开时,报表的类型,然后单击报表名称以将其打开。

  2. 在功能区上的操作组中,单击打印

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从报表中创建图表

从报表中 Business Contact Manager for Outlook 中,大多数和报表中创建的自定义报表,您可以创建图表。可以显示图表窗体中的报表将显示功能区上的活动图表按钮 ( 图表按钮 )。没有数据的报表不能查看为图表。

  1. 打开您想要查看为图表的报表。

  2. 在功能区上的显示组中,单击图表。如果图表是太宽而无法在您的监视器上显示,水平滚动条将显示在图表下面中。

    提示: 如果您想要创建更复杂的图表,报表数据导出到 Excel,并使用该程序创建图表。有关将报告数据导出到 Excel 的详细信息,请参阅导出到 Excel 或其他程序进行分析报表

chart example

  1. 使用功能区上的图表组中的控件以自定义您的图表。

  2. 标签    单击标签以添加或删除坐标轴标题图例

  3.     单击以选择报表中显示的数据。例如,在源商机图表中,您可以显示数字的商机   或收入数据。

  4. 如果您希望该图表以显示实际收入、 预期的收入,或两者,预期   和   选中这些复选框。

    注意: 在每个图表上,这些复选框不可用。

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将报表导出到 Excel 或其他程序进行分析

轻松,可以将Business Contact Manager for Outlook报表导出到 Microsoft Excel 或其他程序的更深入地分析。若要将报表数据导出到 Excel 以外的程序,首先将数据导出到 Excel。然后在 Excel 中,您可以保存其他程序可以打开的文件格式中的数据。例如,可以在各种程序中打开以逗号分隔值 (.csv) 文件格式保存 Excel 文件。

执行下列操作之一:

将报表保存为您的计算机上的 Excel 文件   

  1. 打开要导出到 Excel 的报表。

  2. 在功能区上的操作组中,单击导出到 Excel。在 Excel 中打开报表。

  3. 在 Excel 中,单击保存按钮以打开另存为对话框。选择从 20 个以上的文件格式用于保存报告。

电子邮件作为 Excel 文件附件的报表   

  1. 打开要发送电子邮件附件的报表。

  2. 在功能区上的操作组中,单击电子邮件形式发送。Outlook 电子邮件窗体与 Excel (.xlsx 格式) 文件作为附加报告随即打开。

  3. 填写收件人和主题行,键入一条消息 (可选),然后单击发送

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启动报表从市场营销活动

您可以使用报表包含地址、 电话号码或电子邮件地址的客户、 业务联系人或潜在顾客,启动市场营销活动中Business Contact Manager for Outlook。

  1. 打开要用作基础的市场营销活动的报表。

  2. 单击 CTRL + A 以突出显示所有列表中的记录。

  3. 在功能区上的通信组中,单击新的呼叫清单群发电子邮件直接邮件打印,,然后单击所有收件人选择收件人

  4. 在打开市场营销活动表单中,创建活动和内容的收件人列表。

    有关创建通话清单的信息,请参阅创建和呼叫列出 Business Contact Manager 中使用。有关创建其他市场营销活动的信息,请参阅推销产品和服务 Business Contact Manager 中

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从小工具中打开报告

若要从小工具中打开报告,请单击小工具上的报表图标。小工具从打开的报表一样从功能区中打开报表。

有关小工具的详细信息,请参阅在 Business Contact Manager 中使用小工具

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请参阅标准报告的列表

记录类型组织以下Business Contact Manager for Outlook中可用的标准报表的列表。

提示: 大多数报表可以转换成图表,创建图表从报表中所述。

帐户报表    

  • 按分配到的客户

  • 按城市的客户

  • 按省/市/自治区客户

  • 按邮政编码的客户

  • 按区域的帐户

  • 按类别的帐户

  • 按评级的帐户

  • 按付款状态的帐户

  • 源帐户

  • 帐户活动摘要

  • 按帐户活动

  • 被忽略的客户

  • 快速客户列表

业务联系人的报告    

  • 按客户的商务联系人

  • 按分配到的商务联系人

  • 按城市的商务联系人

  • 按省/市/自治区的商务联系人

  • 按邮政编码的商务联系人

  • 按类别的商务联系人

  • 按分级显示的商务联系人

  • 按付款状态的商务联系人

  • 按源的商务联系人

  • 按纪念日的商务联系人

  • 商务联系人的生日

  • 商务联系人活动汇总

  • 按商务联系人的活动

  • 被忽略的商务联系人

  • 快速商务联系人列表

潜在顾客报表

  • 按分配到潜在顾客

  • 分配给和评分的潜在顾客

  • 按分数的潜在顾客

商机报表

  • 按产品或服务项的商机

  • 按分配到的商机

  • 按源商机

  • 按帐户的商机

  • 按商务联系人的商机

  • 已过期商机

  • 销售漏斗

  • 销售渠道

  • 通过商机的活动

其他销售报表

  • 顶级客户按收入︰ 帐户

  • 顶级客户按收入︰ 商务联系人

  • 畅销产品︰ 最畅销产品

  • 畅销产品︰ 最赚钱产品

  • 畅销产品︰ 最高毛利产品

  • 高级引用︰ 按潜在顾客量

  • 高级引用︰ 通过总销售额

  • 休眠客户︰ 在过去 30 天

  • 休眠客户︰ 在过去 90 天

  • 休眠客户︰ 在过去 180 天

  • 休眠客户︰ 在过去 365 天

市场营销报表

  • 按市场营销活动的商机

  • 按市场营销活动的商务联系人

  • 按市场营销活动的帐户

  • 由市场营销活动

  • 按类型的市场营销活动

  • 通过通话清单的通话记录

业务项目报告

  • 商务项目的所有

  • 商务项目-截止的下一步

  • 商务项目-过期

  • 按状态商务项目

  • 商务项目按截止日期

  • 商务项目按分配对象

  • 按类型商务项目

  • 按优先级商务项目

  • 按帐户商务项目

  • 按商务联系人的商务项目

  • 项目任务-所有

  • 项目任务-下次到期

  • 项目任务-过期

  • 按项目的项目任务

  • 按分配给项目任务

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注意: 机器翻译免责声明:本文是由无人工介入的计算机系统翻译的。Microsoft 提供机器翻译是为了帮助非英语国家/地区用户方便阅读有关 Microsoft 产品、服务和技术的内容。由于机器翻译的原因,本文可能包含词汇、语法或文法方面的错误。

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