使用报告中心网站

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Microsoft Office SharePoint Server 2007 包括一个报告中心网站模板,组织可使用该模板创建用来管理报表以及显示和处理商务智能数据的网站。组织可以创建一个报告中心网站,并将其作为一个集中位置来访问商务智能数据。通过报告中心网站模板创建的网站具有一些功能,利用这些功能可以轻松地进行以下操作:

  • 组织和管理电子表格、报表和数据连接。

  • 创建衡量业务目标进展情况的关键绩效指标 (KPI)。

  • 在动态的个性化仪表板中显示业务数据。

根据您的业务需要,您可以创建一个报告中心网站在组织范围内广泛地传送商务智能信息,也可以将对报告中心网站的访问限制到必须要使用这些业务数据的特定团队或工作组。

注意: 本文是指由猎奇制造商自行车、 自行车组件和 bicycling 附件虚构公司创建示例 SharePoint 网站。

在猎奇公司,销售部门使用报告中心网站来创建、跟踪、共享和存储该部门的销售和财务数据。团队成员通过使用 Office SharePoint Server 2007 的 Excel Services 技术来处理已经作为交互式报表发布到报告中心网站的 Microsoft Office Excel 2007 工作簿。他们还可以通过监控 KPI 来跟踪销售进度,并在个性化的仪表板中查看销售信息。下图显示该部门报告中心网站的主页,该主页已经过自定义以显示一个用于显示季度销售额相关信息的 KPI Web 部件。

销售报告中心

管理电子表格、报表和数据连接

报告中心网站包括一些功能,既可以帮助您组织报表,也可以组织这些报表可能使用的外部数据源的连接。

报告库

报告中心网站上的报告库是一个中心位置,您可以在其中创建并保存报表(Office Excel 2007 工作簿)及仪表板页面。报表和仪表板页面是可用于报告库的默认内容类型。将 Excel 工作簿发布到报告中心上的报告库时,工作簿就可以通过单击操作在浏览器视图中打开,这是一种打开工作簿的方便方法,而用不着将工作簿添加到 Web 部件页中。下图显示了浏览器窗口中的一个报表。

浏览器窗口中的报表

仪表板页面包含一个或多个 Web 部件,例如业务数据 Web 部件、Excel Web Access Web 部件或 KPI Web 部件,可对这些 Web 部件进行筛选以便为来自一些不同数据源的数据和内容提供一个统一而灵活的视图。报告库简化了大量报表和仪表板的管理。下图显示了报告库的“视图”菜单,可用该菜单筛选您的视图,以显示报表、仪表板页面或在库中保存的所有内容。

查看当前报表

数据连接库

报告中心网站还包括一个数据连接库,这个专用的 SharePoint 文档库使 Office 数据连接 (.odc) 文件的存储、保护、共享和管理变得更加简便。.odc 文件是一种数据连接文件,它使用 HTML 和 XML 来存储业务应用程序或数据库等外部数据源的连接信息。可以在任何文本编辑器中查看或编辑 .odc 文件的内容。

例如,如果您的组织有连接到一个或多个外部数据源(如数据库或 OLAP 多维数据集)内的信息的 Excel 工作簿,则这些数据连接中包含有关如何定位、登录、查询和访问外部数据源的信息。虽然这种连接信息可以存储在工作簿本身中,但它经常存储在一个 .odc 文件内,尤其是在数据由多位用户共享并且连接信息必须要更新时。通过将这些 .odc 文件保存到报告中心网站上的数据连接库中,您可以确保您的组织需要用于其报表的所有数据连接文件都在一个中心位置,数据连接文件在该位置可以轻松地管理、更新以及重用于新报表。下图显示了数据连接库中的文件。

数据连接库

报告日历和参考库

报告中心网站还具有一些其他工具,可帮助您管理报表和商务智能数据。您可以使用报告日历来计划报表创建过程,或者传达有关报表创建频率或刷新频率的信息。可以使用参考库为使用您的网站的人员存储和共享与流程相关的信息。

使用 KPI 传达目标和状态

KPI 是一种简单易懂的图形指标,用于传达相对于预定义的标准或目标的进度。KPI 是有用的工具,可帮助团队、经理和企业快速评估其可度量目标的进度。

例如,KPI 可使用交通信号灯图标来指示具体某项业务工作是超过、达到还是未能达到目标。猎奇公司的销售部门使用一个 KPI 列表来跟踪其每季度销售目标的进度。如果他们具体某财季的总销售额超过预定目标,该季度的 KPI 就用绿色交通信号灯图标显示。如果某个季度的总销售额未达到最低目标,该季度的 KPI 就用红色交通信号灯图标显示。对于其他情况,则用黄色交通信号灯图标来显示 KPI。下图显示了一个 KPI Web 部件,该部件在销售部门的报告中心网站主页上显示每季度销售额 KPI 信息。

季度销售额 KPI

KPI 提高了评估关键业务目标的进度的速度和效率。如果没有 KPI,员工和业务经理可能必须费力地提取绩效数据并相对于目标来评估这些数据,然后花费时间通过单独的报表向业务决策者提供这些数据。如果没有一种方法快速而自动地对实时数据进行评估,就很难及时了解状态。通过 KPI,想要查看当前业绩的用户可以迅速查看其业务网站上的报表,甚至可以在其个人网站上查看相关指标。

KPI 连接到各种数据源中的业务数据,然后使用在一系列 KPI 中或者在单个 KPI 的详细视图中显示这些信息的 Web 部件。这些 Web 部件可以添加到报告中心网站上的仪表板中,也可以显示在其他列表和网站上。每个 KPI 都接收一个数据源中的单一值(来自单个属性或者通过计算所选数据的平均值),然后将该值与预先选择的值进行比较。由于值是对一系列数据计算所得,而不是在列表表单中显示数据,因此在衡量多个工作组或项目的绩效时 KPI 通常更加有用。但是,通过计算具体某个人的一系列数据(例如某位员工的销售额列表),KPI 可以评估个人绩效。

若要创建 KPI,首先要创建向其中添加一个或多个 KPI 的 KPI 列表。可以使用下列任何内容在 KPI 列表中创建新的指标:

  • SharePoint 列表中的数据。

  • Excel 工作簿中的数据。

  • 来自 Microsoft SQL Server 2005 Analysis Services 的数据。

  • 手动输入的信息。

创建直观的动态仪表板

仪表板是特殊的 Web 部件页,可显示来自各种不同源的业务数据。仪表板可以显示有关组织内的业务数据和业务流程的报表和 KPI。仪表板中显示的数据可被自动筛选,或者由用户选择的属性筛选,从而可以在整个组织内进行用于比较的数据分析。

仪表板由业务数据 Web 部件和筛选器 Web 部件组成,筛选器 Web 部件连接到业务数据 Web 部件。一些筛选器 Web 部件自动筛选数据,而另一些筛选器 Web 部件则允许用户输入值或者从列表中选择值,然后通过单击页面上的“应用筛选器”按钮来应用这些值。“应用筛选器”按钮是作为另一个 Web 部件实现的,在具有用户指定的值的一个或多个筛选器添加到页面之前,该按钮在仪表板上不可见。“应用筛选器”按钮和用户指定的筛选器显示在仪表板模板中的一个专用筛选器区域内。

下图显示了猎奇公司的销售报告中心网站上的销售仪表板。此仪表板显示一个 KPI Web 部件以及 Excel Web Access Web 部件中的报表信息。

销售仪表板

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